MISION

Formar ciudadanos y ciudadanas en los conocimientos, valores y competencias del saber administrativo pblico, para el desarrollo de la sociedad, el estado y el fortalecimiento de la capacidad de gestin de las entidades y organizaciones prestadoras de servicio pblico; en los diferentes niveles de educacin superior, educacin para el trabajo y el desarrollo humano, la investigacin y asistencia tcnica en el mbito territorial, nacional y global.

VISION
La ESAP en el 2019 ser una institucin de carcter universitario, de calidad acadmica acreditada, lder en la transformacin de la sociedad, las entidades pblicas y las organizaciones sociales y el rgano consultor del Estado en el saber administrativo pblico, difundiendo y generando conocimiento en los mbitos nacional territorial y global.

La ESAP en cumplimiento de su marco normativo trabaja en la transformacin de la sociedad en general, las entidades territoriales, pblicas, organizaciones civiles y ciudadanos, desde la formacin, investigacin, asesoras y consultoras, en el saber administrativo pblico, con excelencia acadmica y liderazgo en la proyeccin social, con la mejora continua de sus procesos y un talento humano competente que garantiza la eficiencia, eficacia y efectividad en la prestacin de sus servicios para la satisfaccin de sus usuarios.

POLITICA DE CALIDAD

OBJETIVOS DE CALIDAD
Prestar servicios educativos de alta calidad, mediante actividades enfocadas a la investigacin y produccin del conocimiento de lo pblico. Brindar herramientas tecnolgicas de apoyo a la educacin y desarrollo de competencias informticas. Prestar asistencia tcnica integral y efectiva que permitan la transformacin organizacional de las entidades pblicas y comunidades organizadas.

OBJETIVOS DE CALIDAD
Incidir efectivamente en la formacin gerencial de los altos funcionarios del Estado. Mejorar de forma permanente los procesos, procedimientos y trmites al interior de la ESAP. Desarrollar prcticas de desarrollo humano orientadas a mejorar el desempeo de las personas y estrategias de la entidad.

MAPA DE PROCESOS

La Funcin Pblica como sistema integrado de gestin tiene como propsito bsico la adecuacin de las personas a la estrategia de la organizacin para la produccin de resultados acordes con las prioridades y cumplimiento de metas corporativas.
Carta Iberoamericana de la Funcin Pblica

ANTES DE LA CONSTITUCIN DE 1991.

Dilucin de la responsabilidad de la Alta Direccin. CONTROL CIRCUNSCRITO A LA AUDITORA DE CUENTAS Y AL CONTROL PREVIO. Inconvenientes ocasionados por la coadministracin.

EL CONTROL INTERNO.

Control Fiscal de las Contraloras y Auditorias Internas de las Entidades Pblicas.

DESPUS DE LA CONSTITUCIN DE 1991.

PRINCIPIO ADMINISTRATIVO BSICO Y FUNDAMENTAL DE LA ADMINISTRACIN PBLICA.

Cada Entidad toma conciencia e interioriza su verdadera responsabilidad en el diseo y desarrollo de adecuados Sistemas de Control Institucionales.

Control de Gestin y Resultados de Las Oficinas Asesoras de Control Interno de las Entidades Pblicas.

ARTCULO 209
La administracin pblica, tendr un control interno que se ejercer en los trminos que seale la ley

LEY 87 DEL 29 DE NOVIEMBRE DE 1993

Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado

DECRETO REGLAMENTARIO 1826 DEL 3 DE AGOSTO DE 1994

ARTCULO 269
En las entidades pblicas, las autoridades correspondientes estn obligadas a disear y aplicar, segn la naturaleza de sus funciones, mtodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley

CONSTITUCIN POLTICA DE COLOMBIA (1991)

Definicin del Control Interno. Objetivos del Sistema de Control Interno. Caractersticas del Control Interno. Elementos para el Sistema de Control Interno. Campo de Aplicacin. Responsabilidad del Control Interno. Contratacin del Servicio del Control Interno con Empresas Privadas. Evaluacin y Control de Gestin en las Organizaciones. Definicin de la Unidad u Oficina de Coordinacin del Control Interno. Jefe de la Unidad u Oficina de Coordinacin del Control Interno. Designacin del Jefe de la Unidad u Oficina de Coordinacin del Control Interno. Funciones de los Auditores Internos. Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno. Informe de los Funcionarios del Control Interno. Trmino de Aplicacin.

Creacin de la Oficina. Designacin del Jefe. Presentacin de Informe Ejecutivo Anual. Traslado de Funciones Disciplinarias. Prohibicin del Control Previo Constitucin de Comits y Subcomits de Coordinacin del Sistema de Control Interno.

DECRETO REGLAMENTARIO 1537 DEL 26 DE JULIO DE 2001

Racionalizacin de la Gestin Institucional. Manuales de Procedimientos. Rol de las Oficinas de Control Interno. Administracin de Riesgos. Polticas de Control Interno diseadas por el DAFP.

ARTCULO 189, NUMERAL 11

Corresponde al Presidente de la Repblica como Jefe de Estado, Jefe del Gobierno y Suprema Autoridad Administrativa : Ejercer la potestad reglamentaria, mediante la expedicin de los decretos, resoluciones y rdenes necesarios para la cumplida ejecucin de las leyes

DECRETO 2145 DEL 4 DE NOVIEMBRE DE 1999

Por el cual se dictan normas Sobre el Sistema Nacional de Control Interno

Artculo 8. Designacin de responsable del control interno. Modifquese el artculo 11 de la Ley 87 de 1993, que quedar as: Para la verificacin y evaluacin permanente del Sistema de Control, el Presidente de la Repblica designar en las entidades estatales de la rama ejecutiva del orden nacional al jefe de la Unidad de la oficina de control interno o quien haga sus veces, quien ser de libre nombramiento y remocin. Cuando se trate de entidades de la rama ejecutiva del orden territorial, la designacin se har por la mxima autoridad administrativa de la respectiva entidad territorial. Este funcionario ser designado por un perodo fijo de cuatro aos, en la mitad del respectivo perodo del alcalde o gobernador. Pargrafo 1. Para desempear el cargo de asesor, coordinador o de auditor interno se deber acreditar formacin profesional y experiencia mnima de tres (3) aos en asuntos del control interno. Pargrafo 2. El auditor interno, o quien haga sus veces, contar con el personal multidisciplinario que le asigne el jefe del organismo o entidad, de acuerdo con la naturaleza de las funciones del mismo. La seleccin de dicho personal no implicar necesariamente aumento en la planta de cargos existente.

Artculo 9. Reportes del responsable de control interno. Modifquese el artculo 14 de la Ley 87 de 1993, que quedar as: El jefe de la Unidad de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces en una entidad de la rama ejecutiva del orden nacional ser un servidor pblico de libre nombramiento y remocin, designado por el Presidente de la Repblica. Modificado por el art. 231, Decreto Nacional 019 de 2012. Este servidor pblico, sin perjuicio de las dems obligaciones legales, deber reportar al Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica, as como a los Organismos de Control, los posibles actos de corrupcin e irregularidades que haya encontrado en el ejercicio de sus funciones. El jefe de la Unidad de la Oficina de Control Interno deber publicar cada cuatro (4) meses en la pgina web de la entidad, un informe pormenorizado del estado del control interno de dicha entidad, so pena de incurrir en falta disciplinaria grave. Los informes de los funcionarios del control interno tendrn valor probatorio en los procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales cuando las autoridades pertinentes as lo soliciten. Pargrafo transitorio. Para ajustar el periodo de que trata el presente artculo, los responsables del Control Interno que estuvieren ocupando el cargo al 31 de diciembre del 2011, permanecern en el mismo hasta que el Gobernador o Alcalde haga la designacin del nuevo funcionario, conforme a la fecha prevista en el presente artculo.

MARCO LEGAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

ARTCULO 209 LEY 87 DE 1993 ARTCULO 269

DECRETO 1826 DE 1994

DECRETO 1537 DE 2001

DECRETO 1599 DE 2005

CONSTITUCIN POLTICA

ARTCULO 189

Ley 489 de 1998

Dto. 2145 de 1999

DEFINICIN DEL CONTROL INTERNO

El Control Interno es un SISTEMA integrado por el esquema de organizacin y el conjunto de los planes, mtodos, principios, normas, y mecanismos de verificacin y evaluacin adoptados por una entidad con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, as como la administracin de la informacin y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las polticas trazadas por la direccin y en atencin a las metas u objetivos previstos. (Articulo 1 de la Ley 87 de 1993)

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

CONTROL ESTRATGICO CONTROL DE GESTIN
Mtodos, Procedimientos Actividades, Operaciones, Actuaciones, Administracin de la Informacin y Administracin de los Recursos

Esquema de organizacin Planes, Principios, Normas, Polticas, Metas u Objetivos

Mecanismos de Verificacin Y Evaluacin

CONTROL DE EVALUACIN

QUE ES EL MECI?
Es el Modelo Estndar de Control Interno que permite el diseo, desarrollo y operacin del Sistema de Control Interno en las Entidades del Estado. (se adopto mediante el decreto 1559 de 2005).

MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO Proporciona una estructura bsica para EVALUAR la estrategia, la gestin y los propios mecanismos de evaluacin del proceso administrativo. Busca orientar a las entidades hacia el cumplimiento de sus objetivos y a la contribucin de stos a los fines esenciales del Estado. Para ello propone parmetros para EVALUAR y CONTROLAR los elementos bsicos que se deben tener en cuenta.

PRINCIPIOS DEL MECI

AUTOCONTROL:

Capacidad de cada servidor pblico para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos.

PRINCIPIOS DEL MECI

AUTORREGULACIN:

Capacidad institucional para aplicar de manera participativa los mtodos y procedimientos establecidos en la normatividad que permitan el desarrollo e implementacin del SCI.

PRINCIPIOS DEL MECI

AUTOGESTIN:

Capacidad para interpretar, coordinar y aplicar la funcin administrativa que le ha sido asignada.

O B J E T I V O S

CUMPLIMIENTO ESTRATEGICO EJECUCION EVALUACION INFORMACION

Responsabilidades para la Implementacin del MECI 1000:2005 Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Representante Legal Comit de Coordinacin de Control Interno Responsable delegado de la Direccin Equipo MECI Oficina de Control Interno (responsable de la evaluacin independiente)

Roles y responsabilidades del Equipo MECI

Adelantar el proceso de diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno bajo las orientaciones del representante de la direccin. Capacitar a los servidores de la entidad Asesorar en el diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno. Revisar, analizar y consolidar la informacin para presentar propuestas Trabajar en coordinacin con los servidores designados por rea.

ETAPAS PARA LA IMPLEMENTACION DEL MECI

Etapa 1: Planeacin al diseo implementacin.
Etapa 2: Diseo e implementacin. Etapa 3: Evaluacin a la implementacin del MECI.

Etapa 4: Elaboracin del Normograma

COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIN

El representante legal, conjuntamente con el equipo directivo deben suscribir y difundir en toda la entidad un Acta de Compromiso, donde hacen manifiesto su inters en coadyuvar de manera directa y recurrente en la implementacin del MECI 1000:2005.

ACTO ADMINISTRATIVO
Las entidades deben expedir un primer acto administrativo que autorregule el Sistema de Control Interno de la entidad, por medio del cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005.

DESIGNACIN DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN

El Representante Legal de la Entidad, como nico responsable de establecer, desarrollar y mantener el Sistema de Control Interno, designar a un Directivo de Primer Nivel de la respectiva Entidad, distinto al Jefe de la Oficina de Control Interno

SUBSISTEMAS CONTROL ESTRATEGICO Acuerdos, compromisos o protocolos ticos Desarrollo del talento humano Estilo de direccin Planes y progranas Modelo de operacin por procesos Estructura organizacional No. 1 2 3 4 5 6 CONTROL DE GESTIN Polticas de operacin Procedimientos Controles Indicadores Manual de procedimientos Informacin primaria Informacin secundaria Sistemas de informacin Comunicacin organizacional Comunicacin informativa Medios de comunicacin No. 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22
Autoevaluacin Actividades de control

Ambiente de control

CONTROL DE EVALUACIN Autoevaluacin del control Autoevaluacin de la gestin

No. 23 24

COMPONENTES

Evaluacin independiente

Direccionam estratgico

Informacin

Evaluacin independiente al sistema de control 25 interno Auditoria interna 26

Contexto estratgico 7 Identificacin de ruesgos 8 Anlisis de riesgos 9 Valoracin de riesgos 10 Polticas de administracin 11 de riesgos

Plan de mejoramiento 27 institucional Plan de mejoramiento por 28 procesos Plan de mejoramiento 29 individual

Comunicacin pblica

Administraci n de riesgos

ELEMENTOS

Planes de mejoramiento

1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATGICO

Permite el Control al cumplimiento de la orientacin Estratgica y organizacional de la Entidad. Controla la planificacin y su accin, hacia la consecucin de sus objetivos en forma eficiente y eficaz, con un claro sentido de cumplimiento a la finalidad social del Estado. Componentes:
Ambiente de Control Administracin de Riesgos Direccionamiento Estratgico

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATGICO

COMPONENTES
AMBIENTE DE CONTROL

ELEMENTOS
Acuerdos, Compromisos Protocolos ticos. Desarrollo del Talento Humano. Estilo de Direccin. Planes y Programas. Modelo de Operacin. Estructura Organizacional. Contexto Estratgico. Identificacin de Riesgos. Anlisis de Riesgos. Valoracin de Riesgos. Polticas de Administracin de Riesgos. o

DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO ADMINISTRACIN DE RIESGOS

Fines Esenciales del Estado

Autorregulacin del

Asignacin de Competencias Constitucionales y Legales

Cultura de la Ciudadana Necesidades de las Comunidades o Grupos de Inters Principios Morales y ticos de la Sociedad y del Servidor Pblico Principios y Valores del Gobernante y sus Directivos

Acuerdos, Compromisos, o Protocolos ticos

Comportamiento

tico de los Servidores Pblicos

Caracterizacin del Estilo de Direccin Gestin Pblica

Favorable al control y la transparencia de la

Desarrollo del Talento Humano

Estilo de Direccin
Polticas y prcticas
de desarrollo del Talento Humano

1.1 COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL

Acuerdos, Compromisos, o Protocolos ticos Define el estndar de conducta de la entidad pblica.

Establece las declaraciones explcitas en relacin con las conductas de los servidores pblicos. Mantiene la coherencia de la gestin de la entidad con los fines consagrados en la Constitucin, la Ley y la finalidad social del estado dentro de un marco de Gestin tica.

Desarrollo del Talento Humano Define el compromiso de la entidad con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del Servidor Pblico. Determina las polticas y prcticas de Gestin Humana.
Incorpora los principios de Justicia, Equidad y Transparencia.

Estilo de Direccin Define la filosofa y el modo de Administrar del gobernante. Garantiza la concientizacin de una funcin Administrativa orientada al Servicio Pblico. Facilita la comprensin organizacional de la dinmica

Orientan el da a da de la entidad
Soporta el Clima Organizacional de la entidad

Autorregulacin del Comportamiento tico de los Servidores Pblicos Caracterizacin del Estilo de direccin Favorable al control y la transparencia de la Gestin Pblica Polticas y prcticas de desarrollo del Talento Humano

Marco de Referencia para Coordinacin y Ejecucin de las Actuaciones Institucionales

Planes y Programas
Cargos, Funciones, Relaciones y

Fines Esenciales del Estado

Niveles de Autoridad y Responsabilidad

Competencias Constitucionales y Legales Necesidades y Expectativas de las Comunidades o Pblicos Servicios Complementarios de las dems Entidades del Estado

Modelo de Operacin por Procesos

Estructura Organizacional
Patrn Organizacional
que coordina la Asignacin de Recursos, el Diseo de Flujos de Informacin y Relaciones de Trabajo

1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

Proyecta a la Entidad plazo.

a corto, mediano y largo

Impulsa y gua las actividades hacia las metas y los resultados previsto. La Planeacin en la Entidad debe ser el paso inicial obligado de su Gestin, y constituye la base de su Control Estratgico, Organizacional, Operativo y Evaluativo. Permite identificar, ordenar o armonizar de manera participativa y concertada las estrategias.

Permite conformar el estndar organizacional que soporta la operacin de la entidad pblica, armonizando con enfoque sistmico la Funcin, Misin y Visin institucional; orientndola hacia una Organizacin por Procesos.

El Modelo de Operacin por Procesos permite:

Administrar la entidad como un todo

Define actividades que agregan valor Trabajo en equipo

Centra los esfuerzos organizacionales en los grupos de Inters

La flexibilizacin, centralizacin, desconcentracin de funciones. Participacin Comunitaria. Transparencia en la Gestin Pblica

Configura integral y articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones, y los niveles de responsabilidad y autoridad que permiten dirigir y ejecutar los procesos y actividades.

Debe ser Flexible, que se adapte a las necesidades y exigencias a que se ve expuesta la Entidad.

Se construye a partir del Modelo de Operacin por que define las unidades organizacionales por procesos, los flujos de informacin y comunicacin, los cargos requeridos, niveles de responsabilidad, autoridad y se determinan la asignacin de cargas de trabajo.
Garantiza la eficiencia y la racionalizacin en el uso de los recursos.

Se fundamenta en la Autorregulacin y favorece el Autocontrol.

Identificacin de Riesgos
Permite a las Entidades conocer los eventos potenciales que ponen en peligro el logro de la funcin Constitucional y Legal y el cumplimiento de la Misin y los Objetivos

ANALIZA
AGENTES GENERADORES
Originan el riesgo ( Personas, materiales, equipos, instalaciones y entorno) Razones o motivos por los cuales se genera un riesgo

CAUSAS

Las Consecuencias

EFECTOS

Anlisis de Riesgos
Establece la Probabilidad de Ocurrencia de los Riesgos y el Impacto de sus Consecuencias, calificndolos y evalundolos para su aceptacin y manejo.
PROBABILIDAD CALIFICA Y IMPACTO EVALA

Valoracin de Riesgos
Determina el nivel o el grado de exposicin de la Entidad a los impactos del Riesgo. Priorizar los Riesgos de acuerdo con su calificacin, para su manejo La Entidad debe Ponderar los procesos y sus Riesgos, de a cuerdo a la importancia para la Entidad y el impacto negativo de stos ltimos en la organizacin. La adopcin de una Metodologa para la Valoracin de los Riesgos, constituye en s misma un proceso de Auto regulacin para la entidad

Polticas de Administracin de Riesgos

Estructura criterios orientadores para la toma de decisiones respecto al tratamiento de los Riesgos y sus efectos al interior de la entidad.
Establece Guas de Accin para los Servidores Pblicos, para el tratamiento de los Riesgos. Acepta

Asumirlo

Frecuencia baja

Medidas de respuesta a los Riesgos.

Evita Reduce Comparte

Frecuencia y gravedad son altas Disminuir la frecuencia Distribuir una porcin del Riesgo con otra entidad

Ambiente de Control

Polticas de Operacin

Lineamientos para la Accin y el desempeo

Direccionamiento Estratgico

Procedimientos

Manual de Operacin

Instrumento Integrado de la Regulacin de las Operaciones General

Administracin de Riesgos

Controles

Indicadores

Mecanismos de Monitoreo a la Operacin

Mtodo de Ejecucin Responsables, Asignacin de Cargos

Controles Inmersos en los Procesos

2.1 ACTIVIDADES DE CONTROL

Polticas de Operacin
Guas de Accin para implementar estrategias.

Definen los lmites y parmetros

Se constituyen en la orientacin de la actuacin de la entidad. Consultan las estratgicos normas legales y los de lineamientos los planes,

Todo en procura del cumplimiento programas y proyectos de la Entidad.

Procedimientos

Tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso.

Establece:
Mtodos Perfiles

Asignacin de Responsabilidad y Autoridad

Flujogramas

Controles
Prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo, la adecuada ejecucin de las actividades y tareas requeridas para el logro de objetivos.
Caractersticas de los riesgos: suficientes, comprensibles, eficaces, econmicos y oportunos. De los riesgos debe conocerse frecuencia y consecuencias. su naturaleza,

Indicadores

Conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a medicin que permiten observar la situacin y las tendencias de cambio generadas en la Entidad, en relacin con el logro de los objetivos y metas previstos.
Se disean con base en la funcin constitucional y legal, la misin y las caractersticas que le son propias a la institucin.

Manual de Operacin
Elemento de Control materializado en la forma de llevar a cabo las operaciones en la Entidad.

El Manual de Operacin se estructura mediante los cdigos y la descripcin de los aspectos relacionados, que componen Modelo de Operacin, la Administracin de Riesgos y los dems elementos del Componente de Actividades de Control.

Ambiente de Control

Direccionamiento Estratgico

Informacin Primaria

Flujos de Informacin Interna y Externa Requeridos en la Operacin

Administracin de Riesgos

Informacin Secundaria

Sistemas de Informacin

Mecanismos para Registro y Generacin de la Informacin

Actividades de Control

Parmetros y Requerimientos de Informacin al Gobierno Nacional o Local y rganos de Control

Parmetros y necesidades de Informacin a Grupos de Inters y Rendicin de Cuentas a la Comunidad

2. 2 COMPONENTE INFORMACIN

2.2 INFORMACIN

Datos que al ser ordenados y procesados adquieren significado para el grupo de inters de la Entidad al que va dirigido. Reduce la incertidumbre y aumenta el conocimiento con respecto a eventos internos y externos que se suceden en la entidad. Debe servir para la toma de decisiones y debe ser:

Objetiva
Relevante Verificable Significativa Pertinente Consistente y Uniforme Equitativa

Informacin Primaria
Entorno Inmediato Entorno Lejano

Datos provenientes de fuentes externas que se procesan al interior de la Entidad y la circunscribe al entorno de los proveedores, contratistas y las fuentes de financiacin, as como al entorno del ambiente poltico, social, econmico y tecnolgico.

Informacin Secundaria
Son los datos que se originan y procesan al interior de la Entidad. Provienen de la fijacin de polticas, de la ejecucin de los procesos y de sus actividades. Debe garantizarse su registro oportuno, exacto y confiable. Debe ser soporte para la toma de decisiones y la divulgacin a los diferentes grupos de inters

Sistemas de Informacin Recursos humanos y tecnolgicos orientados a soportar la toma de decisiones. Se clasifican en Estratgicos y de Gestin. Caractersticas principales: Integralidad Oportunidad Relevancia Disponibilidad Seguridad

Ambiente de Control

Direccionamiento Estratgico Administracin de Riesgos

Comunicacin Organizacional

Flujos de Comunicacin Requeridos para la Operacin

Medios de Comunicacin

Actividades de control

Comunicacin Informativa

Estrategias para el Manejo de los Medios de Comunicacin hacia los Grupos de Inters y a la Comunidad

Informacin

Mecanismos Eficientes de Socializacin de informacin Institucional

2.3 COMUNICACIN PBLICA

2.3 COMUNICACIN PBLICA

Perfecciona las relaciones humanas de la Entidad con sus grupos de inters internos y externos.

Facilita el cumplimiento institucionales y sociales.

de

los

objetivos

La Comunicacin en las Entidades tiene una dimensin estratgica. La Comunicacin debe plantear soluciones a la necesidad de divulgar los actos administrativos (Rendicin de Cuentas) o de gobierno y proyectar la imagen de la Entidad.

Comunicacin Organizacional
Difusin de polticas e informacin generada al interior.

Identifica los objetivos, las estrategias, los planes, los programas y los proyectos hacia los cuales se orienta la Gestin.
Proyecta el compromiso de la direccin con la rectitud y la transparencia, como gestores y ejecutores de lo pblico. La comunicacin circula en varias direcciones: Descendente Ascendente Cruzada

Comunicacin Informativa
La constituye la informacin amplia y transparente de la Entidad hacia los diferentes grupos de inters externos, sobre los objetivos y los resultados de la gestin. Contribuye a la Rendicin de Cuentas ante los diferentes grupos de inters, a los rganos de control fiscal y a generar el respeto colectivo por lo pblico y lo institucional.

Medios de Comunicacin
Son los mecanismos, mtodos, recursos e instrumentos utilizados para garantizar la divulgacin y circulacin amplia y focalizada de la informacin y de su sentido, hacia los diferentes grupos de inters. la Entidad debe disponer de medios de comunicacin permanentes y eficaces que permitan realizar el seguimiento correspondiente.

3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIN

Se constituye por los mecanismos de Verificacin y Evaluacin del Sistema de Control Interno, para determinar si ste apoya al cumplimiento de los objetivos de la Entidad. Garantiza la correcta evaluacin y seguimiento de la Gestin de la Entidad permitiendo acciones oportunas de Correccin y de Mejoramiento.
Autoevaluacin

Componentes:

Planes de Mejoramiento

Evaluacin Independiente

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIN

COMPONENTES
AUTOEVALUACIN

ELEMENTOS
Autoevaluacin del Control. Autoevaluacin de Gestin. Evaluacin del SCI. Evaluacin de la Gestin (Auditora Interna). Institucional. Por procesos Individual.

EVALUACIN INDEPENDIENTE PLANES DE MEJORAMIENTO

Autoevaluacin
Acciones que le permiten medir la efectividad del Control Interno, y los resultados de la Gestin de la Entidad. Es un proceso Estratgico mediante el cual la Entidad Evala y monitorea en forma integral, la existencia y la efectividad de los controles y el desempeo organizacional frente al cumplimiento de sus objetivos.

Ambiente de Control

Informes de Autoanlisis para el Mejoramiento del Sistema de Control Interno del Proceso y la Entidad

Direccionamiento Estratgico

Autoevaluacin del Control

Administracin de Riesgos

Acciones de Mejoramiento para el Sistema de Control Interno del Proceso y la Entidad

Actividades de Control

Informacin

Autoevaluacin de Gestin

Informes de Autoanlisis de la Gestin Realizada del Proceso y de la Entidad

Comunicacin Pblica

Acciones de Mejoramiento de la Gestin del Proceso y de la Entidad

3.1. AUTOEVALUACIN

Autoevaluacin del Control

Permite a la Entidad autodiagnosticar su situacin de Control. Determina la Calidad y Efectividad de los Controles Internos. Define las acciones de Mejoramiento de orden funcional, por procesos e Individual.

Autoevaluacin de Gestin Se basa en los Indicadores de Gestin, diseados en la Planeacin Estratgica y en la Operacin de la Entidad. Evala peridicamente el comportamiento de las variables cuantitativas o cualitativas establecidas en los indicadores. Monitorea los factores crticos de xito de los procesos.

Ambiente de Control

Direccionamiento Estratgico

Evaluacin del Sistema de Control Interno

Informes de Recomendaciones para el Mejoramiento del Sistema de Control Interno

Administracin de Riesgos

Acciones de Mejoramiento para el Sistema de Control Interno del Proceso y la Entidad

Actividades de Control

Informacin

Auditora Interna

Informes de Recomendaciones para la toma de decisiones y/o para el Mejoramiento de la Gestin

Comunicacin Pblica

Acciones de Mejoramiento de la Gestin del Proceso y de la Entidad

Autoevaluacin de la Gestin

3.2 EVALUACIN INDEPENDIENTE

Evaluacin Independiente
Examen autnomo que hace la OCI de la Entidad sobre el Sistema de Control Interno y sobre las acciones llevadas a cabo para cumplir los objetivos misionales. Su caractersticas son: la Independencia, la Neutralidad y la Objetividad.

La Neutralidad es la cualidad que permite emitir juicios objetivos sobre el SCI y la Gestin sin favorecer a ningn Servidor Pblico.
La Evaluacin Independiente es Conversacional para lograr compromisos y Constructiva dar valor agregado.

Evaluacin del Sistema de Control Interno

Proceso de Evaluacin cuyo objetivo es emitir juicios fundados a partir de evidencias, sobre el grado de efectividad del Control Interno en la operacin y cumplimiento de objetivos de la Entidad.El proceso de Evaluacin debe ser efectuado por servidores, o reas administrativas, independientes que no intervienen en la Gestin de operaciones de la institucin, a fin de garantizar su independencia.

Auditora Interna
Mecanismos que permiten de manera independiente, emitir juicios sobre el desempeo de las reas o procesos bajo examen, mediante aplicacin de normas y tcnicas de auditoria aceptadas internacionalmente. Debe tener alcance en cuatro aspectos bsicos de Evaluacin a la Administracin de la entidad: Auditora de Cumplimiento, Auditora Organizacional, Auditora de Gestin y Auditora de Resultados

Competencias Constitucionales o Legales y Normatividad Vigente Ambiente de Control

Mecanismos de Seguimiento y Vigilancia al Cumplimiento de los Planes

Direccionamiento Estratgico

Plan de Mejoramiento Institucional

Acciones de Mejoramiento Corporativo

Administracin de Riesgos

Actividades de Control

Informacin

Planes de Mejoramiento

Por procesos

Comunicacin

Acciones de Mejoramiento para los Procesos o dependencias

Autoevaluacin
Evaluacin Independiente Evaluacin de los diferentes rganos de Control del Estado

Planes de Mejoramiento Individuales

Acciones de Mejoramiento en el hacer Individual de los Servidores Pblicos

3.3 PLANES DE MEJORAMIENTO

Planes de Mejoramiento
Consolidan las acciones requeridas para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno, en el direccionamiento Estratgico, en la Gestin y en los resultados de la Entidad. Agrupa las acciones de mejoramiento derivadas de la Autoevaluacin, recomendaciones generadas por la Evaluacin Independiente y de los hallazgos del Control Fiscal. La finalidad es mejorar el desempeo en la Entidad, y garantizar el uso transparente y eficiente de los recursos. Busca generar conductas positivas y proactivas de acatamiento a las normas, por parte de los Servidores pblicos.

Plan de Mejoramiento Institucional

Plan corporativo que integra las acciones de mejoramiento que la Entidad debe adelantar para fortalecer su desempeo institucional y cumplir con su funcin, misin y objetivos en los trminos de la Constitucin, la ley y los compromisos adquiridos con sus grupos de inters. Evala el diseo e implementacin de las acciones sealadas en el Plan de Mejoramiento Institucional; y verifica que efectivamente se impacte la Gestin de la entidad y el Sistema de Control Interno.

Planes de Mejoramiento Por procesos Planes Administrativos que contienen las acciones de Mejoramiento a nivel de los Procesos y de las reas responsables dentro de la Entidad. Su diseo requiere la definicin de un programa de realizacin, la aprobacin por parte del Comit de Coordinacin de Control Interno, el Comit de Auditora y del nivel Directivo Responsable.

Planes de Mejoramiento Individuales

Son las acciones de mejoramiento (que dentro del Plan de Mejoramiento Funcional) debe ejecutar cada uno de los servidores pblicos, propiciando con ello el mejoramiento de los procesos y los resultados del rea a la cual pertenecen.
Debe mantener la integridad de la funcin administrativa de la Entidad orientada hacia el servicio pblico.

ELEMENTO

PRODUCTO A EVALUAR

1.1.1 Acuerdos, Compromisos y Protocolos ticos

Documento con los principios y valores de la entidad, acto administrativo de adopcin y socializacin. Cdigo de tica, Cdigo de Buen Gobierno. Manual de Funciones y competencias laborales, Plan institucional de Formacin y capacitacin, Manual de Induccin y Reinduccion en respuesta a cambios organizacionales; tcnicos o normativos, plan de bienestar, plan de incentivos, plan de salud ocupacional, sistema de evaluacin del desempeo. Acuerdos de Gestin suscritos y evaluados, evidencias que soporten el compromiso de la Alta direccin con la aplicacin del MECI y SGC .

1.1.2 Desarrollo de Talento Humano

1.1.3 Estilo de Direccin

ELEMENTO

PRODUCTO A EVALUAR

1.2.1 PLANES Y PROGRAMAS

La Planeacin de la entidad contempla: Diagnostico Estratgico, Misin, Visin, objetivos institucionales, acciones, cronogramas, responsabilidades y metas, definicin de indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad, proceso de seguimiento y evaluacin que incluya la evaluacin de la satisfaccin del cliente y partes interesadas Modelo de operacin por Mapa de procesos.

1.2.2 MODELO DE OPERACIN POR PROCESOS

1.2.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Estructura organizacional de la entidad.

ELEMENTO

PRODUCTO A EVALUAR

1.3.1 CONTEXTO ESTRATEGICO

Metodologa para adelantar el proceso de Administracin del Riesgo adoptados por la alta direccin. Identificacin de factores internos y externos Riesgos identificados por procesos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos de la entidad.

1.3.2 IDENTIFICACION DE RIESGOS

1.3.3 ANALISIS DE RIESGOS

Anlisis de la probabilidad, impacto y evaluacin del riesgo frente al proceso.

1.3.4 POLITICAS DE ADMISNISTRACION DE RIESGOS

Controles, evaluacin, Valoracin del riesgo frente al proceso, acciones de control necesarias, Mapa de riesgos por proceso

ELEMENTO

PRODUCTO A EVALUAR

2.1.1 POLITICAS DE OPERACION 2.1.2 PROCEDIMIENTOS 2.1.3 CONTROLES

Polticas de operacin adoptadas por procesos. Divulgacin. Procedimientos a travs de los que se desarrollan los procesos. Controles preventivos y correctivos definidos para cada proceso o actividad. Indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad definidos por cada proceso del avance y cumplimiento en la ejecucin de los planes y programas. Manual de operaciones adoptado y divulgado

2.1.4 INDICADORES

2.1.5 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ELEMENTO

PRODUCTO A EVALUAR

2.2.1 INFORMACION PRIMARIA

Mecanismos para la recepcin, registro y atencin de sugerencias, recomendaciones, peticiones, quejas y reclamos por parte de la ciudadana. Identificacin de fuentes de informacin primaria. Fuentes externas
Mecanismos para recibir sugerencias o recomendaciones de parte de los servidores TRD, Fuentes internas de informacin (manuales, actos administrativos, Actas, informes) sistematizadas y de fcil acceso. Manejo organizado y sistematizado de la correspondencia, recursos fsicos, humanos, financieros y tecnolgicos, sistema documental institucional.

2.2.2 INFORMACION SECUNDARIA

2.2.3 SISTEMAS DE INFORMACION

ELEMENTO

PRODUCTO A EVALUAR

2.3.1 COMUNICACIN ORGANIZACIONAL

Mecanismos internos de comunicacin, proceso de divulgacin de planes, presupuestos, polticas, utilidad, calidad y oportunidad de la informacin, canales de comunicacin, plan de comunicacin. Mecanismos legales y administrativos de participacin ciudadana, mecanismos de divulgacin de gestin de resultados, mecanismos de divulgacin para la participacin ciudadana, informacin a la ciudadana sobre planes, programas, presupuestos, proceso de rendicin de cuentas a la ciudadana.
Mecanismos de comunicacin.

2.3.2 COMUNICACIN INFORMATIVA

2.3.3 MEDIOS DE COMUNICACION

ELEMENTO

PRODUCTO A EVALUAR

3.1.1 AUTOEVALUACION DE CONTROL

Herramientas de autoevaluacin de controles definidos, evidencias de sensibilizacin a los servidores sobre la cultura de autoevaluacin. Herramientas de autoevaluacin de gestin definidos, evidencias de sensibilizacin a los servidores sobre la cultura de autoevaluacin.

3.1.2 AUTOEVALUACION DE GESTION

ELEMENTO

PRODUCTO A EVALUAR

3.2.1 EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Informe ejecutivo anual de control interno

3.2.2 AUDITORIA INTERNA

Procedimiento de Auditoria Interna y programa anual de auditoria.

ELEMENTO

PRODUCTO A EVALUAR

3.3.1 PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL 3.3.2 PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS

Herramientas de evaluacin definidas para la elaboracin del plan de Mejoramiento institucional. Herramientas de evaluacin definidas para la elaboracin del plan de Mejoramiento por procesos.

3.3.3 PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL

Herramientas de evaluacin definidas para la elaboracin del plan de Mejoramiento inl.

SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

POLTICA DE CALIDAD
Intencin global y orientacin expresada por la alta direccin con respecto a la calidad. La poltica de calidad debe estar orientada a satisfacer necesidades de los clientes, a la mejora continua y medio ambiente. Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de calidad, Es comunicada y entendida dentro de la organizacin y revisada para su continua adecuacin.

OBJETIVO DE LA CALIDAD
Un objetivo es una meta cuantificada al que se dirigen todos los esfuerzos, en un corto plazo. Se deben formular con respecto a: la conformidad, oportunidad, costo (precio). Facilitan la medicin del grado de cumplimiento de la poltica de calidad e incluir los conceptos de satisfaccin del cliente y mejora continua, Establecen indicadores para la medicin de los mismos.

Herramienta de gestin sistmica y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeo institucional en trminos de calidad y satisfaccin social en la prestacin de los servicios a cargo de entidades y agentes obligados (Art. 1 Ley 872 de 2003).

QUE ES UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD?

PARA QUE IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

Para detectar y corregir desviaciones en los procesos y tenerlos controlarlos. Para registrar las desviaciones y las acciones correctivas implementadas. Para facilitar el control poltico y ciudadano a la calidad. Para ajustar procedimientos, metodologa y los requisitos a lo exigido en la NTCGP

PORQUE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

Compromiso de todos los funcionarios por hacer las cosas bien. Adopcin de una visin Estratgica para: Evaluar el desempeo institucional Orientar la calidad de los productos o servicios Consolidar los proceso estndares que reflejen las necesidades implcitas y obligatorias

 Promover informacin confiable Promover la transparencia, la participacin y el control poltico y ciudadano Mejora continua

ARMONIZACIN ENTRE LOS SISTEMAS DE CONTROL INTERNO Y GESTIN DE LA CALIDAD

CONCEPTUALIZACIN
SISTEMA DE CONTROL INTERNO, SCI: Un sistema integrado por el esquema de organizacin, el conjunto de planes, mtodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificacin y evaluacin adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, as como la administracin de la informacin y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las polticas trazadas por la Direccin y en atencin a las metas u objetivos previstos.

CONTROL ESTRATGICO

CONTROL DE GESTIN

CONTROL DE EVALUACIN

CONCEPTUALIZACIN

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD PARA ENTIDADES, SGC: Herramienta de Gestin sistemtica y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeo institucional en trminos de calidad y satisfaccin social en la prestacin de los servicios a cargo de las entidades. Esta enmarcado en los Planes estratgicos y de desarrollo de tales entidades.

Modelo por Procesos

C L I E N T E S A T I S F A C C I N

Responsabilidad de la direccin
R e q u i s i t o s

Gestin De Recursos

Medicin , Anlisis y Mejora

C L I E N T E

E X T E R N O

Entrada

Realizacin del producto

Salida

Productos Servicios

E X T E R N O

Modelo por Procesos

CONCEPTUALIZACIN

El SCI tiene como objetivo final el cumplimiento de las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las polticas trazadas por la Direccin y en atencin a las metas u objetivos previstos, mientras que el SGC es aquella parte del Sistema de Gestin de la Entidad, enfocada en el

logro de resultados en relacin con los objetivos de la calidad, para satisfacer las necesidades, expectativas y

requisitos de los clientes y partes interesadas en procura de la mejora continua.

COMPLEMENTARIEDAD DE LOS SISTEMAS

Contribuyen al cumplimiento de los fines esenciales del Estado Guardan una relacin de complementariedad entre sus propsitos; El MECI proporciona una estructura para el Control Interno a la estrategia, la gestin y la evaluacin en las entidades del estado, cuyo propsito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la contribucin de estos a los fines esenciales del Estado. El SGC esta orientado a dirigir y evaluar el desempeo institucional en trminos de calidad y satisfaccin social en la prestacin de servicios a cargo de las entidades.

BENEFICIOS DEL CONTROL Y DEL EJERCICIO DE LA CALIDAD

Cumplimiento de los
objetivos Cultura enfocada al control Capacitacin del personal Mejoramiento del clima laboral Aumentar el compromiso de los servidores Fortalecimiento de las relaciones interpersonales Acercamiento a la ciudadana y parte interesadas Mejorar la rendicin de cuentas

Mejorar la calidad de bienes y

servicios Mejorar el desarrollo tecnolgico Mejoramiento de la imagen de la entidad Satisfaccin de los clientes y la ciudadana Desarrollo de la calidad de los proveedores Satisfaccin real de las necesidades de los usuarios Fortalecimiento del uso de los planes de mejoramiento

FUNCIONALIDAD DE LOS SISTEMAS

SCG DETECTAR CONTROLAR REGISTRAR FACILITAR AJUSTAR MECI
CONTROL ESTRATEGICO CONTROL DE CUMPLIMIENTO CONTROL DE INFORMACION CONTROL DE EJECUCION CONTROL DE EVALUACION

Proceso del Negocio

CLIENTE

MEJORAMI ENTO CONTINUO

REQUISITOS PARA LA IMPLEMENTACION

SCG MECI

Identificar usuarios Obtener informacin de necesidades y expectativas Identificar procesos Determinar mtodos Identificar y disear los puntos de control Documentar y describir procesos Realizar el seguimiento

Autodiagnstico Plan de diseo Diagnstico del estado real de los elementos Evaluacin de resultad. Definicin de ajustes o diseos Definir mtodo de Implement. Implementar el elemento control. Realizar seguimiento efectividad del elemento Implementado

PRINCIPIOS

SGC: 8. Medicin, Anlisis y Mejora

SGC: 4. Requisitos Generales 5. Responsabilidad Direccin 6. Gestin de Recursos

MECI: Sub. de Control de Evaluacin MECI: Sub. de Control Estratgico

ACTUAR

PLANEAR

VERIFICAR
SGC: 8. Medicin, Anlisis y Mejora
MECI: Sub. de Control de Evaluacin

HACER
MECI: Sub. de Control de Gestin

SGC: 7. Prestacin del Servicio

ESTRUCTURA DE LA NORMA
1. Objeto y Campo de aplicacin 1.1 Generalidades. 1.2 Aplicacin. 2. Normas para consulta 3. Trminos y definiciones 4. Sistema de Gestin de la Calidad 4.1 Requisitos Generales. 4.2 Requisitos de la documentacin. 4.2.1 Generalidades. 4.2.2 Manual de la Calidad. 4.2.3 Control de los documentos. 4.2.4 Control de los registros.

5. Responsabilidad de la Direccin

5.1 Compromiso de la direccin. 5.2 Enfoque al cliente. 5.3 Poltica de la Calidad. 5.4 Planificacin 5.4.1 Objetivos de la Calidad. 5.4.2 Planificacin del sistema de gestin de la calidad. 5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicacin 5.5.1 Responsabilidad y autoridad 5.5.2 Representante de la direccin 5.5.3 Comunicacin interna 5.6 Revisin por la direccin 5.6.1 Generalidades. 5.6.2 Informacin de entrada para la revisin. 5.6.3 Resultados de la revisin.

6. Gestin de los recursos 6.1 Provisin de recursos 6.2 Recursos humanos 6.2.1 Generalidades. 6.2.2 Competencia, formacin y toma de conciencia. 6.3 Infraestructura. 6.4 Ambiente de trabajo

7. Realizacin del producto

7.1 Planificacin de la realizacin del producto 7.2 Procesos relacionados con el cliente 7.2.1 Determinacin de los requisitos relacionado con el producto. 7.2.2 Revisin de los requisitos relacionados con el producto. 7.2.3 Comunicacin con el cliente.

7.3 Diseo y desarrollo 7.3.1 Planificacin del diseo y desarrollo. 7.3.2 Elementos de entrada para el diseo y desarrollo. 7.3.3 Resultados del diseo y desarrollo. 7.3.4 Revisin del diseo y desarrollo. 7.3.5 Verificacin del diseo y desarrollo. 7.3.6 Validacin del diseo y desarrollo. 7.3.7 Control de los cambios del diseo y desarrollo.

7.4 Compras. 7.4.1 Proceso de compras. 7.4.2 Informacin de las compras. 7.4.3 Verificacin de los productos comprados. 7.5 Produccin y prestacin del servicio 7.5.1 Control de la produccin y de la prestacin del servicio 7.5.2 Validacin de los procesos de la produccin y de la prestacin del servicio. 7.5.3 Identificacin y trazabilidad 7.5.4 Propiedad del cliente 7.5.5 Preservacin del producto 7.6 Control de los equipos de seguimiento y medicin

8. Medicin, anlisis y mejora 8.1 Generalidades. 8.2 Seguimiento y Medicin 8.2.1 Satisfaccin del cliente 8.2.2 Auditora interna 8.2.3 Seguimiento y medicin de los procesos. 8.2.4 Seguimiento y medicin del producto. 8.3 Control del producto no conforme. 8.4 Anlisis de datos. 8.5 Mejora. 8.5.1 Mejora continua. 8.5.2 Accin correctiva. 8.5.3 Accin preventiva

Requisitos Exigidos por la Norma

Con carcter general, la organizacin debe:
Identificar los procesos necesarios para el sistema de gestin de la calidad. Determinar la secuencia e interaccin de estos procesos. Determinar los criterios y mtodos necesarios para garantizar la eficacia de la operacin y control de esos procesos. Confirmar la disponibilidad de recursos e informacin necesarios para apoyar la operacin y el seguimiento de estos procesos. Llevar a cabo el seguimiento, la medicin cuando sea aplicable el anlisis de estos procesos. Llevar a cabo las acciones pertinentes para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de los procesos. Controlar aquellos procesos que se decide contratar externamente y que pudieran afectar a la conformidad del producto con los requisitos.

Documentacin Mnima Necesaria

Poltica de la Calidad y Objetivos de la Calidad, documentados. (Apartado 4.2.1. a). Manual de la Calidad. (Apartado 4.2.1. b). Procedimientos documentados. (Apartado 4.2.1. c). Registros. (Apartado 4.2.1. c). Documentos y registros que la organizacin determine como necesarios para asegurar una planificacin, operacin y control eficaces de sus procesos. (Apartado 4.2.1. d). Instrucciones de trabajo, cuando sea necesario.

(Apartado 7.5.1. b).

Planes de Calidad, cuando sean necesarios.

(Apartado 7.1 Nota.1).

Procedimiento Apartado Norma

Procedimiento Procedimiento 4.2.4. Procedimiento 8.2.2. Procedimiento Procedimiento Procedimiento para el control de los documentos 4.2.3. para el control de los registros de calidad. de planificacin y realizacin de auditoras. de control de productos no conformes. 8.3. de acciones correctivas. 8.5.2. de acciones preventivas. 8.5.3.