FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

ESCUELA DE CONTABILIDAD

INFORME DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

DOCENTE: CPC. Porro Valverde, Marco Aurelio

INTEGRANTES: Bazn Lozano, Julia Nelly Burga Villalobos, Celia Giannina Grandez Fernndez, Mara Esther Ros Tello, Manuel Saavedra Delgado, Mara Ysabel Saucedo Acosta, Miguel ngel

EXAMEN ESPECIAL DIRECCIN DE TRNSITO Y TRANSPORTES PERODO ENERO JUNIO 2001

I.- INTRODUCCION

1.- ORIGEN DEL EXAMEN.

El Examen Especial efectuado a la Direccin de Transito y Transportes de la Municipalidad Distrital de Jos Leonardo Ortiz, realiz en mrito a la Resolucin de Alcalda N 494-2001-MDJLO/A de fecha 16 de Junio del 2001, en cumplimiento al Plan Anual de Control del ao 2001, aprobado mediante Resolucin de Controlara N273-2000CG de fecha 27-12-2000, tiene como finalidad de avaluar la Gestin Administrativo, a fin de determinar responsabilidades.

2.-NATURALEZA Y OBJETIVOS DEL EXAMEN

Teniendo en cuenta los antecedentes expuestos, la accin de control a desarrollar corresponde a un examen Especial No Programado que tiene los objetivos siguientes:
2. 1. Estudiar y evaluar la estructura del control interno de la direccin de trnsito con el fin de tener una opinin, sobre la efectividad de los controles internos.

2.NATURALEZA Y OBJETIVOS DEL EXAMEN

2.2. Determinar las papeletas de infraccin aplicadas por la polica nacional del Per, ingresaron a caja de la municipalidad y si cuentan con la documentacin sustentatoria.

2.3 . Determinar el uso adecuado de las Boletas de Internamiento y Ordenes de Libertad. 2.4. Determinar si ingreso a Caja de la Municipalidad, el pago de derecho de Uso de Vas y Estacionamiento del Comit de Carga la Unin

3.-ALCANCE DEL EXAMEN

El Examen Especial se realiz de acuerdo a las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas- NAGAS, y Normas de Auditora Gubernamental (NAGU); y comprende la revisin selectiva de los documentos que sustentan el proceso de las operaciones relacionadas con la Direccin de Transito y Transportes durante el periodo Enero al 15 de Junio del ao 2001; se inici el 25 de Junio del 2001 y concluyo el 25 de Agosto del 2001;

El informe no se remiti en su oportunidad por motivo de la ejecucin del Examen especial del Programa Vaso de Leche periodo 2000, Auditora a los Estados Financieros y Presupuestarios periodo 1999 - 2000, Evaluacin Semestral del Plan Anual de Control del ao 2001, y Seguimiento de Medidas correctivas I Semestre del 2001.

4.- ANTECEDENTES Y BASE DE LA ENTIDAD

ANTECEDENTES
La Municipalidad Distrital de Jos Leonardo Ortiz, comprendida dentro del mbito de la Provincia de Chiclayo, como persona jurdica de derecho pblico, tiene su origen con la dacin de la Ley N13734, del 28-11-61, con domicilio legal en la Av. Sanz Pea N2151 de la Urbanizacin Latina de esta localidad.

BASE LEGAL Y ACTIVIDADES QUE DESARROLLA

La Municipalidad Distrital de Jos Leonardo Ortiz de la Provincia de Chiclayo, es un organismo de derecho pblico con autonoma econmica y administrativa en los asuntos de su competencia, se rige por:
Ley N23853, Ley Orgnica de Municipalidades, sus modificatorias y Reglamentaciones. Ley N26162, Ley del Sistema Nacional de Control y Normatividad Legal, que rige el accionar del sector Pblico. Las Municipalidades representan al vecindario, promueven la adecuada prestacin de los servicios Pblicos locales, fomentar el bienestar de los vecinos y el desarrollo integral y armnico de las circunscripciones de su jurisdiccin.

La Municipalidad ejerce sus funciones administrativas a travs de los siguientes niveles: Consejo Municipal, Alcalda, Direccin Municipal, Administracin Municipal y dems rganos de la Municipalidad.

5. COMUNICACIN DE HALLAZGOS DE AUDITORA

Durante el desarrollo del examen, se solicit y tom en cuenta a las aclaraciones y/o descargos de los funcionarios y servidores de la Direccin de Transito y Transportes, de conformidad con lo indicado en las normas de Auditora Gubernamental NAGU 3.60, aprobado con Resolucin de Contralora N162-95-CG del 22.09.95 y modificada por R.C.N112-97-CG de fecha 20.06.97, R.C.N141-99-CG del 25.11.99 y R.C N259-2000-CG de 7-12-00; los mismos que fueron evaluados previamente a la emisin del Informe. En el anexo N01 se detalla la relacin de personal de la Municipalidad Distrital de Jos Leonardo Ortiz, relacionada con los hechos observados, con indicacin de nombres y apellidos, cargos, periodo de gestin, condicin laboral y direccin domiciliaria

6.- MEMORANDO DE CONTROL INTERNO

En anexo N 02 se adjunta el Memorndum de Control Interno, emitido como resultado de nuestra evaluacin al sistema de Control Interno implementado en las reas administrativas y operativas de la entidad. El mismo que fue remitido al Titular de la Entidad mediante Oficio N 098-2001-MDJLO/OAI de fecha 19.11.01. A la fecha de emisin del Informe, el Titular de la Entidad no alcanz el dictado de la aplicacin de las acciones correctivas en relacin a la supervisin e implantacin de las observaciones y recomendaciones formuladas en el Memorndum de Control Interno.

II.-OBSERVACIONES
Del anlisis y revisin efectuada a las Papeletas de Infraccin, Boletas de Internamiento, Ordenes de Libertad, Recibos de Ingresos de Caja, Informes emitidos por la P.N.P y de la Direccin de Trnsito y Transporte y otros documentos que sustenta los expedientes de las infracciones cometidas durante el perodo de Enero a Junio del ao 2001 se ha determinado lo siguiente:

1. EXISTEN PAPELETAS POR INFRACCIONES QUE NO CUENTAN CON DOCUMENTACIN SUSTENTATORIA, CUYO INGRESO A CAJA NO FUE EVIDENCIADO, POR S/. 27,000.00 DURANTE EL PERODO DE ENERO A JUNIO DEL AO 2001. Existen algunas papeletas de infraccin aplicadas por la Polica Nacional del Per, en coordinacin con la Municipalidad de Enero a Junio de ao 2011, que no cuentan con la documentacin sustentatoria como son: boleta de internamiento, ordenes de libertad y recibos de ingresos a caja; no evidencindose el pago en caja de la Municipalidad por un monto de S/. 27,00.00. Por lo expuesto, le asiste responsabilidad administrativa a los Funcionarios y servidores por no haber vigilado que los sistemas operativos. Administrativos y de control funcionen adecuadamente, incumpliendo el inciso d) del Art. 28 y los Inciso a) y b) del Art. 21 contenido en la Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Pblico-, aprobada mediante D.L. N276. Y responsabilidad por funcin de la suma de S/. 27,000.00 al Ex Director de Transito y Transporte.

2. EXISTEN PAPELETAS POR INFRACCIONES QUE CUENTAN CON BOLETA DE INTERNAMIENTO, SIN DOCUMENTACIN SUSTENTATORIA, CUYO INGRESO A CAJA NO FUE EVIDENCIADO POR S/.13,470.00 DURANTE EL PERODO FEBRERO . JUNIO DEL 2001.

Existen algunas papeletas de infraccin de Enero a Junio del 2001 impuestas por la Polica Nacional del Per (PNP), en coordinacin con la Municipalidad, cuyas unidades fueron internadas en el Deposito Oficial de Vehculos (DOV) mediante boleta de internamiento; no evidencindose la orden de libertad, ni el pago correspondiente en caja por un monto de S/. 13,470.00 Por lo expuesto existe responsabilidad administrativa y solidaria por funcin de la suma de S/. 13,470.00 a los siguientes Funcionarios: Ex Director de Transito y Transporte, Ex Administrador y Ex Director del Deposito Oficial de Vehculos (DOV)

3. EXISTEN PAPELETAS POR INFRACCIONES QUE CUENTAN CON BOLETA

DE INTERNAMIENTO Y RDENES DE LIBERTAD; SIN QUE SE EVIDENCIE EL INGRESO A CAJA DE LA MULTA CORRESPONDIENTE POR UN MONTO DE S/ 5 604.00 DURANTE EL PERODO FEBRERO . JUNIO DEL 2001.

FEBRERO
RDENES
PAPELETAS DE INFRACCIN Y RDENES DE LIBERTAD

MARZO

ABRIL

PAPELETAS DE INFRACCIN , BOLETAS DE INTERNAMIENTO Y RDENES DE LIBERTAD

GIRADAS POR EL LIQUIDADOR INFRACTOR

PAGO DEL DERECHO DE DEPOSITO OFICIAL DE VEHCULOS CUENTA CON LIQUIDACIONES DE PAGO GIRADAS POR LA DIRECCIN DE TRNSITO Y TRANSPORTES EL PAGO EN CAJA

NO SE EVIDENCIA

EL PAGO EN CAJA DE LA MUNICIPALIDAD

INCONSISTENCIA EN LOS NUMEROS DE RECIBOS DE PAGO DE LAS RDENES PUESTO QUE CORRESPONDE A OTROS CONCEPTOS MONTO

1 350.00

2 550.00

1 704.00

El hecho constituye inobservancia a lo dispuesto en las normas de control interno para el rea de contabilidad pblica, en relacin a la documentacin. El hecho observado ha ocasionado un perjuicio econmico a la Municipalidad de J.L.O, por un monto de S/. 5 604.00. La causa a tal deficiencia se debe al uso indebido de las rdenes de libertad por parte del girador; al registrar un recibo de ingreso a caja que no le corresponde y utilizando liquidaciones de pago que no fueron reportados a Caja de la municipalidad. De acuerdo a la NAGU 3.60 se le comunica de la deficiencia expuesta a los Funcionarios y servidores.

4. PAPELETAS POR INFRACCIONES APLICADAS POR LA POLICA NACIONAL DEL PER (P.N.P) QUE SOLO CUENTAN CON BOLETAS DE INTERNAMIENTO; NO EVIDENCIANDOSE EL PAGO A CAJA DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE J.L.O POR UN MONTO DE S/ 2 790.00 DURANTE LOS MESES DE FEBRERO Y MARZO DEL 2001. El hecho constituye inobservancia a lo dispuesto en las normas de control interno para el rea de contabilidad pblica, en relacin a la documentacin. El hecho observado ha ocasionado un perjuicio econmico a la Municipalidad de J.L.O, por un monto de S/. 2 790.00. La causa a tal deficiencia se debe al desorden administrativo en la Direccin de Trnsito y Transportes, en el Depsito Oficial de Vehculos ; falta de supervisin de las papeletas de infraccin y boletas de internamiento por parte del Director de Trnsito y Transportes. De acuerdo a la NAGU 3.60 se le comunica de la deficiencia expuesta a los Funcionarios y servidores.

5. TALONARIOS

DE ORDENES DE LIBERTAD SUSTRADOS, QUE

FUERON UTILIZADOS INDEBIDAMENTE Y QUE NO CUENTAN CON

DOCUMENTACIN SUSTENTATORIA POR MONTO DE S/. LOS MESES DE MARZO Y MAYO DEL

927.00

DE

2011.

Perdidas de 2 talonarios de Ordenes de Libertad N 14 (2101-2150) y N 18 (2301-2350), de las cuales fueron utilizadas 5 Ordenes en el mes de Marzo 2001 por el importe total de S/. 772.50 y en el mes de Mayo 01 Orden por el importe de S/. 154.50. Por lo expuesto, les asiste responsabilidad administrativa y solidaria por funcin de la suma de S/. 927.00, al Ex Director de Transito y Transporte y Ex Administrador del Deposito Oficial de Vehculos

6. EXISTEN
MONTO DE MAYO

ORDENES DE LIBERTAD, CUYAS INFRACCIONES DURANTE LOS MESES DE FEBRERO Y

FUERON CANCELADAS EN IMPORTES MENORES EN CAJA, POR UN

S/. 729.00 DEL 2001.

Existen ordenes de libertad por infracciones que fueron exoneradas por disposicin del Director de Transito y Transportes y/o orden superior; sin embargo no se evidencia el documento que sustenta la autorizacin de la exoneracin. Por lo expuesto, les asiste responsabilidad administrativa y solidaria por funcin de la suma de S/. 729.00, al Ex Director y Ex Liquidador de la Direccin de Transito y Transportes.

7. ORDENES DE LIBERTAD CUYOS RECIBOS DE INGRESOS NO INGRESARON A CAJA DE LA MUNICIPALIDAD Y LLEVAN UN SELLO QUE NO CORRESPONDE AL CAJERO POR UN MONTO DE S/. 258.00. Las Ordenes de Libertad llevan un sello que no corresponde a la Direccin de Trnsito y Transportes lo cual ha ocasionado un perjuicio econmico a la Municipalidad Distrital de Jos Leonardo Ortiz, por un monto de S/. 258.00.

La causa de tal deficiencia se debe al desorden Administrativo en la Direccin de Trnsito y Transportes y a la falta de control y supervisin. Por lo expuesto, les asiste responsabilidad administrativa al Ex Director de Trnsito y Transporte y al ExAdministrador del D.O.V.

8. RETENCIN DE INFRACCIONES Y DERECHO DE DEPSITO POR UN MONTO DE S/. 184.50 A CARGO DEL EX-DIRECTOR DE TRNSITO Y TRANSPORTES. Que en los operativos que realiza la Municipalidad se interna permanentemente en el Depsito Municipal cientos de mototaxis, muchas de las cuales salen negociando directamente con los funcionarios de trnsito. La causa de tal deficiencia se debe al desorden Administrativo en la Direccin de Trnsito y Transportes y a la falta de control y supervisin. Por lo expuesto, le asiste responsabilidad administrativa al Ex Director de Trnsito y Transporte por no haber vigilado que los sistemas operativos, administrativos y de control y supervisin de las papeletas de infracciones impuestas por la Polica Nacional del Per (PNP).

9. PAGO POR DERECHO DE USO DE VIAS Y ESTACIONAMIENTO NO REORTADOS A CAJA POR UN MONTO DE S/. 800.00

Los Transportistas La Unin por las autorizaciones provisionales de los meses de enero, febrero, mayo y julio de fecha 12.07.01 cancelaron al Director de Trnsito y Transporte el monto de S/.700.00 de los cuales no se evidencia la suma de S/.600.00 nuevos soles en caja de la Municipalidad.

Asimismo otro Comit de transportistas, seala que para el otorgamiento de la autorizacin provisional de la zona de parqueo de Mayo a Diciembre del ao 2001 fue de S/.300.00; de los cuales pago S/. 100.00 al Ex-Director de Trnsito y Transportes y S/. 200.00 por caja de la Municipalidad. Y solo se evidencia el pago de S/. 100.00.
Por lo expuesto le asiste responsabilidad administrativa, al Ex Director de Transito y Transportes y por haber retenido indebidamente la suma de S/. 800.00 por conceptos de vas y estacionamiento.

CONCLUSIONES:
Como resultado del Examen Especial practicado a la Municipalidad Distrital de Jos Leonardo Ortiz, por el periodo Enero al 15 de Junio 2001, se formulan las siguientes conclusiones: 1. Se ha determinado que de Enero a Junio de ao 2001, existen algunas papeletas de infraccin aplicadas por la Polica Nacional del Per, en coordinacin con la Municipalidad, que no cuentan con la documentacin sustentatoria como son: boleta de internamiento, ordenes de libertad, y recibos de ingresos a caja; no evidencindose el pago en caja de la Municipalidad por un monto de S/. 27,000.00.

2. Se ha determinado que existen algunas papeletas de infraccin de Enero a Junio de ao 2001 impuestas por la Polica Nacional del Per, en coordinacin con la Municipalidad, cuyas unidades internadas en el Depsito Oficial de Vehculos (DOV) mediante boleta de internamiento, no evidencindose orden de libertad, ni el pago correspondiente en caja por un monto S/ 13,470.00.

3. Durante los meses de febrero, marzo y abril del 2001 existen algunas papeletas de infraccin, boleta de internamiento y ordenes de libertad, cuyos infractores pagaron solo el derecho de depsito oficial de vehculos, no evidencindose la cancelacin en caja de la Municipalidad de las infracciones cometidas por un monto de S/ 5,604.00 4. Durante los meses de febrero, marzo y abril del 2001, se ha determinado que existen algunas boletas de internamiento del Depsito Oficial de Vehculos, cuyas infracciones ascienden a S/ 2,790.00; no evidencindose los recibos de ingresos a Caja de la Municipalidad, ni la Orden de Libertad. 5. Se ha determinado que los talonarios de orden de libertad sustrados fueron utilizados indebidamente durante los meses de marzo y mayo del ao 2001 por un monto de total S/ 927.00, ocasionando un perjuicio econmico a la Municipalidad.

6. Existen rdenes de libertad giradas por el liquidador, durante los meses de febrero y mayo, cuyas infracciones fueron canceladas de menos en caja por un monto de S/. 729.00, debido a la exoneracin dispuesta por el Director de Transito y Transportes y/o orden superior; sin embargo no se evidencia el documento que sustenta la autorizacin de la exoneracin.

7. De la verificacin efectuada a la documentacin que sustenta a las ordenes de libertad N01955 y 01957 de fecha 26.05.2001, se ha determinado que los pagos de infraccin y derechos de deposito por un monto de S/. 138.00 no ingreso a caja de la Municipalidad; debido a que el sello que aparece en el recibo de ingreso a caja no corresponde al que utiliza el cajero de la municipalidad; por lo tanto la infraccin cometida que no se cancelo dentro del plazo establecido por la Municipalidad sera de S/.240.00 y el derecho del depsito equivale a S/.18.00 por un total de S/. 258.00 las rdenes de libertad mencionada fueron tramitadas por el ex Administrador (DOV) segn se evidencia en su declaracin escrita de fecha 31.08.01 de la giradora situacin que inobserva lo dispuesto en la Norma de Control Interno y la Ordenanza Municipal.

8. De acuerdo a la verificacin de la documentacin que sustenta a la orden de libertad N 01907 de fecha 26.02.2001, se ha determinado la retencin de infracciones y de derechos de deposito por la suma de S/.120.00, que no fue cancelada dentro de los 05 das establecidos por la Municipalidad si no despus de 99 das; segn se evidencia en los recibos de ingreso N 034630A y 03461-A de fecha 05.06.2001. Al no cancelarse la infraccin dentro del plazo establecido por la Municipalidad, el Ex Director de Trnsito y Transportes asumir el pago pendiente de S/.184.50 (S/.300.00 S/.115.50). 9. Se ha determinado que el pago por derecho de uso de vas estacionamiento del comit de carga LA UNION de los meses de enero y febrero del ao 2001 por el monto de S/.600.00 no ingres a caja de la Municipalidad segn manifestacin de los transportistas sealan que cancelaron al Ex Director de Trnsito y Transportes el monto de S/.700.00; no evidencindose el ingreso a caja de la municipalidad. As mismo otro Comit pago S/.100.00 al Ex Director de Trnsito y Transportes y S/.200.00 ingreso a caja de la Municipalidad.

Estos hechos expuestos constituyen inobservancia a lo dispuesto en la Norma de Control Interno para el rea de Contabilidad Pblica N 280-06 - Documentacin Sustentatoria aprobada por Resolucin de Contralora N 072-CG de fecha 26.06.98; as mismo se ha transgredido la Ordenanza Municipal N018-2000-T del 23.08.00 y se ha incumplido en el inciso d) y j) del art. 28 y los incisos a) y b) del art. 21 del Decreto Legislativo N 276 de fecha 06.06.84 y su Reglamento D.S. N 005-90-PCM del 15.01.90

AL TITULAR DE LA ENTIDAD

RECOMENDACIONES
En merito a las conclusiones y observacin expuestas en el presente informe, con el propsito de contribuir a la administracin de la municipalidad distrital de Jos Leonardo Ortiz, se considera pertinente formular las recomendaciones que indican:

En relacin a las conclusiones, disponga el inicio de las acciones administrativas y/o Legales Correspondientes contra los servidores funcionarios a fin de resarcir el perjuicio econmico ocasionado a la municipalidad distrital de Jos Leonardo Ortiz. Disponga que el presente informe pase a la comisin permanente de procesos administrativos disciplinarios (CPPAD), para instaurar el correspondiente proceso, a efecto que se determine las acciones administrativas disciplinarias s los funcionarios y/o servidores involucrados en los hechos observados de conformidad con lo establecido en la ley de bases de la carrera administrativa y de remuneraciones del sector publico y en el reglamento de la ley de la carrera administrativa aprobados mediante DL-N276 del 06. marz.84 y DS-n 005-90PCM del 15. Ene. 90 respectivamente, respecto a las observaciones N 01, 02, 03, 05, 06, 07, 08, 09.