MEDICION DE ARCHIVOS

Beneficios: Planificacin de tareas especficas Disear espacios fsicos para archivos Elaborar pliegos de condiciones para contratar trabajos archivsticos con empresas externas Presentar informes Transferir documentacin Disear tablas de retencin documental

MEDICION DE ARCHIVOS NTC 5029

La norma contempla mtodos para la medicin de archivos con documentacin en soporte papel, preferiblemente en tamao carta u oficio Qu metodologa se emple? Anlisis de resultados obtenidos Se establecieron promedios y frmulas Opiniones de fabricantes de papel, estanteras, unidades de conservacin y de otras empresas

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Cul es el objeto de la norma? Especificar mtodos para la medicin de archivos, con soporte papel, de una manera fcil y rpida con un mnimo margen de error No se aplica para medicin de planos, mapas o cartografas Los resultados pueden variar en un 10% por encima o por debajo del valor del clculo

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Definiciones: Archivo Canto o filo Depsito de Archivo Documento Documento de Archivo Folio Gramaje Medicin Lineal Soporte Documental Unidad de Conservacin

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MEDICION DE FOLIOS Cuantifica un archivo en trminos de hojas, papeles o folios Es la medida ms exacta, pero a la vez, la ms dispendiosa de realizar Las otras formas de medicin estn orientadas a buscar una aproximacin del tamao del archivo

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MEDICION EN METROS LINEALES Es la ms aceptada archivsticamente Se mide con la documentacin puesta de canto o filo La estantera debe estar diseada para que cada bandeja corresponda a 1 metro lineal de documentacin

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La cantidad de folios vara segn el gramaje del papel y el tipo de unidad de conservacin en que est almacenada la documentacin Q = # metros X PFM Donde Q es la cantidad de folios, # metros, son los metros lineales y PFM es el promedio de folios por metro lineal.

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MEDICION DE METROS CUADRADOS Mide el espacio fsico en metros cuadrados que ocupa la documentacin Es un mtodo impreciso: no tiene en cuenta espacios entre estanteras, # de bandejas en estantes, tipo de unidades de conservacin 1 mt2 = 1.3 mts lineales, vlido en estanteras de 5 bandejas, dos caras y espacio de 0.70 mt

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MEDICION EN METROS CUBICOS Permite calcular espacio fsico tridimensional ocupado por una documentacin Ideal para medir archivos ubicados en costales cajas de cartn, etc. Se determina el promedio de folios por metro cbico (PFM3), segn el gramaje del papel y unidades de conservacin

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til para el clculo de reas necesarias para almacenar documentacin El AGN recomienda el uso de estantera de tipo fijo con 5 bandejas por estante, utilizando las dos caras y espacio entre muebles de 0.70 metros. 1 m2 = 5.8 metros lineales de folios

MEDICION DE ARCHIVOS TABLA DE EQUIVALENCIA

Tipo de Papel Docs fechas 1500 y 1900 Papel Man o Semi-Ind Gramaje 75 gm/2 Unidad de Conservac. Legajo Carpeta Legajo Otros (1) Legajo Carpeta Caja de Arc Otros PFM
7.000 6.800 4.800 6.450 9.450 9.000 6.300 8.700

PFM3
98.000 95.200 67.200 90.300 132.300 126.000 88.200 96.000

MEDICION DE ARCHIVOS TABLA DE EQUIVALENCIA

Tipo de Papel Docs fechas 1500 y 1900 Papel Man o Semi-Ind Unidad de Conservac. Legajo Carpeta Legajo Otros (1) PFM 7.000 6.800 4.800 6.450 PFM3 98.000 95.200 67.200 90.300

Gramaje 75 gm/2

Legajo Carpeta Caja de Arc Otros

9.450 9.000 6.300 8.700

132.300 126.000 88.200 96.000

MEDICION DE ARCHIVOS TABLA DE COEFICIENTE DE CONVERSION

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Mts lineales Mts lineales Mts lineales Mts Cuadrados Mts Cuadrados Mts Cuadrados Mts Cbicos Mts Cbicos Mts Cbicos Toneladas Toneladas Toneladas

Multiple por:
0.172413 0.06927 0.0336 5.8 0.4015384 0.1948799 14.4362 2.49 0.48484 29.7619 5.1313655 2.062536

Obtiene:
Mts Cuadrados Mts Cbicos Toneladas Mts Lineales Mts Cbicos Toneladas Mts Lineales Mts Cuadrados Toneladas Mts Lineales Mts Cuadrados Mts Cbicos