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Comunicao Escrita

Documentos Administrativos e afins

UC -1.2

Documentos Administrativos e Afins


Requerimento
Carta comercial Acta e convocatria Relatrio Curriculum Vitae e Carta de acompanhamento

Requerimento - 1
Requerimento:
texto em que um cidado se dirige autoridade solicitando a satisfao de um interesse seu. base de (in)deferimento -> conformidade com lei e requisitos exigidos em cada caso.

Estrutura:

Requerimento - 2

identificao do cargo da entidade (Presidente, Ministro,

Chefe, Director...) e da instituio a que dirigido;


identificao do requerente:
especfica, consoante as circunstncias e requisitos
Ex: se nos dirigimos a uma Repartio de Finanas ou a uma
Escola: nome, nmero do bilhete de identidade, morada, profisso, estado civil, nmero de contribuinte, ...;

pedido e fundamentao do que requerido frmula de encerramento. "Pede/Aguarda deferimento,"; local e data; Assinatura.

Requerimento - Exemplo
Exmo. Senhor Presidente do Conselho Executivo da Escola Secundaria Jos Saramago

Maria Albertina Tavares Linho, professora do Quadro de Nomeao Definitiva, do 1 Grupo, vem requerer, de acordo com o disposto no artigo 104. do Decreto-Lei 139/80 de 28 de Abril, que a contagem de tempo de servio para efeitos de aposentao seja acrescida de 30

dias, conforme estipulado, e respeitante ao ano lectivo de 2009-2010.


Pede deferimento, Bragana, 1 de Janeiro de 2011

Assinatura

Carta comercial:

Carta Comercial -1

um meio de comunicao de uma empresa com o mundo em que esta inserida: outras empresas, publico. Presentemente, o tom usual de uma natural e

corts conversa:
uma escrita intencionada mas agradvel -> desencadear no receptor impresses positivas de

interesse pelo que se expe;


No confundir naturalidade com vulgaridade ou familiaridade

Carta Comercial Estrutura - 1


Cabealho: Localidade e data Endereo do destinatrio: Referncias: Assunto:
identificao do remetente e do ramo de actividade, morada; telefone, fax, e-mail. estes elementos esto habitualmente inseridos no logtipo da empresa;

nome da empresa (nome, ttulo e cargo do destinatrio, se conhecidos) e endereo;


Ex: N/ Ref. 133/11 carta n 133 do ano de 2011; Ex: V/ Ref. - referncia feita em relao a documentos externos; Breve identificao do assunto - Ex.: Assunto: Devoluo de garantia bancria.);

Carta Comercial Estrutura - 2


Frmula de saudao Corpo da carta:
escreve-se sempre esquerda; Ex: Exmo(s). Senhor(es) // Exma(s). Senhora(s);
desenvolvimento do assunto apresentado; Ideia(s)-chave, justificao e concluso do assunto; Exs: Com os nossos cumprimentos, // Com os nossos melhores cumprimentos, // Agradecemos a ateno prestada, // Sem outro assunto, habitualmente precedida de uma formula Ex: Atentamente, // Ao vosso dispor, // Ao seu dispor, Por debaixo da assinatura deve constar, dactilografado - nome, ttulo ou cargo do responsvel pela carta;

Frmula de encerramento:

Assinatura.

Dados do remetente Dados do destinatrio

N/Ref.: 11/11 V/Ref.: 05/11 V/Comunicao 05/01/2011 Data Assunto: envio de cheque

Exmo Senhor
Junto enviamos o n/ cheque n 0001112, s/Banco BPN, no valor de 500, para pagamento da V/factura n 142. Agradecemos o

envio do respectivo recibo.

Com os nossos melhores cumprimentos,

Atentamente, _____________ Rosa Paulo

Carta Comercial
Iniciais identificativas de quem redigiu e de quem
dactilografou; Identificao do(s) anexo(s), se existirem:
Ex. Anexo: garantia bancria referida;

Post Scriptum
na forma abreviada: P.S. Hoje, com a facilidade do processamento de texto em computador:
0 P.S. no pode resultar de um acaso 0 recurso adequado ao P.S. deve resultar de uma estratgia intencional para vincar algo.

Carta Comercial
Quando se escreve uma carta para obter qualquer coisa. Por isso, h que procurar faz-lo de uma forma agradvel para todos. Entre outras, a correspondncia pode assumir as seguintes tarefas: Dar seguimento a ordens de compra, venda, envio, etc. Fazer ofertas Dar a conhecer um novo produto ou servio Apresentao de pessoas, empresas, etc. Acusar a recepo, informaes e circulares Reclamaes, pedidos de pagamento, facturao

A carta um documento comercial que deve acompanhar qualquer um dos documentos de suporte da transaco comercial

Carta Comercial
A carta para que cause boa impresso deve usar-se: Papel adequado Espaamento adequado Ausncia de rasuras Margens direita e esquerda Envelope de boa qualidade Endereo correcto Selagem cuidadosa
FORMATO Orientaes da carta comercial: Papel A4 Dactilografado s de um lado e espaamento de 1,5 linhas

Carta Comercial Exemplo


LIVRARIA ARCO-RIS Rua Sacadura Cabral, 40 2850-072 Nazar

SC/054/00-MP/AS

Lisboa, 12 de Abril de 2010

Assunto: Devoluo de garantia bancria N 25.995-D de 500 Exmos. Senhores:

Junto devolvemos a garantia bancria em referncia, que nos havia sido confiada como garantia de fornecimentos.
Sem outro assunto de momento, recebam os n/ melhores cumprimentos. De V. Exas. Atentamente,

Assinatura Nome dactilografado


Serv. Cobranas

Anexo: o mencionado

Carta Comercial Exemplo


Horcio dos Reis Rua do Gregrio, n. 13 1200 Lisboa Telf: (21) 324561 Bragana, 26 de Maio de 2010 ASSUNTO: Anncio n. 1234/98 publicado no jornal "Forum Estudante" Exmo. Senhor, Em resposta ao anncio de 25 do corrente referido em epgrafe, venho por este meio candidatar-me ao posto publicitado pois creio ter o perfil pretendido.

Com esse objectivo, remeto a V. Ex. o meu Curriculum Vitae manifestando, desde j, a
minha inteira disponibilidade para um posterior contacto onde poderei fornecer mais informaes. Com os melhores cumprimentos
_________________________________

Horcio dos Reis

Anexo: Curriculum Vitae

Exemplo Carta formal


Cabealho
Joana Fernandes Av. do Brasil, 567, 4 Esq. 1700-023 Lisboa
Ex.mo Senhor: Dr. Pedro Faria Magalhes Instituto do Emprego e Formao Profissional Av. 24 de Julho, 541, 7 1200 034 Lisboa

Lisboa, 5 de Maio de 2010

Assunto: Envio de documentao

Abertura e texto inicial


Ex.mo Senhor / Ex.ma Senhora / Ex.mos Senhores:
Junto envio a documentao referente ao Venho enviar a documentao / Envio em anexo o meu Curriculum Vitae Venho solicitar a V. Ex.a se digne conceder-me uma audincia Solicito a ateno de V. Ex.a para o assunto que passo a expor: Em resposta ao anncio publicado no jornal do passado dia, venho apresentar a V. Ex.as a minha candidatura ao lugar de

Na sequncia da conversa telefnica com, venho comunicar a V. Ex.a a minha disponibilidade para

Venho informar V. Ex.a de que estou inteiramente ao vosso


dispor para uma possvel colaborao com a vossa empresa. Como do conhecimento de V. Ex.a, encontro-me

actualmente a desempenhar as funes de


Venho solicitar a ateno de V. Ex.as para os factos que passo a expor.

Vimos chamar a ateno de V.Ex.as para a seguinte


situao.

Fecho
Agradecendo antecipadamente a ateno de V. Ex.a, apresento os meus melhores cumprimentos, Com os (meus/nossos) melhores cumprimentos, - Gratos pela ateno dispensada, somos com estima e considerao, - Esperando a vossa resposta com a maior brevidade, somos, Atentamente

Incio da Carta
Deve estimular-se o receptor a continuar a leitura da carta.

FRMULAS UTILIZADAS Incio/comeo de assunto


Serve a presente para Pela presente vimos junto de V. Exa.(s) solicitar Tendo tomado conhecimento de

Incio/Informao, esclarecimento
Informamos V. Exa.(s) que Vimos, por este meio, informar V. Exa.(s) que Cumpre-nos pela presente informar V. Exa.(s) que Temos o prazer de informar V. Exa.(s) que

Incio da Carta
FRMULAS UTILIZADAS
Incio/Apresentao e desculpas, comunicaes negativas Lamentamos no nos ser possvel Lamentamos vermo-nos impossibilitados Cumpre-nos informar V. Exa.(s) que nos de todo impossvel

Incio/Sequncia de assunto
Na sequncia da carta de V. Exa.(s) de (data) temos o prazer de De acordo com a carta de V. Exa.(s), de (data) lamentamos Em referncia carta de V. Exa.(s) de (data) cumprenos esclarecer que

Incio da Carta
FRMULAS UTILIZADAS Incio/Resposta
Respondendo carta de V. Exa.(s), de (data) vimos pela presente confirmar Acabamos de receber a prezada carta de V. Exa.(s), a qual nos mereceu a nossa melhor ateno e Acusamos a recepo da vossa carta qual passamos a responder.

Incio/Reclamao

Confirmamos a nossa carta de (data) e somos obrigados a insistir com inteiro desagrado que somos obrigados a levar ao conhecimento de V. Exa.(s) que

Diferentes Corpos de Carta


Junto enviamos o n/ cheque n ___, s/ Banco _____: de _____, para pagamento da(s) v/factura(s) n(s)___, deduzido o desconto de ___% de p.pto. de __, agradecendo o envio do respectivo recibo. Junto enviamos o n/ recibo n ____, relativo ao cheque/transferncia que tiveram a amabilidade de nos remeter. Informamos que se encontra(m) vencida(s) as n/factura(s) n(s)____, de ___________, no total de __________. Caso estejam interessado(s) em obter o desconto especial de __%, pedimos o favor de nos fazer(em) remessa dentro do prazo mximo de 8 dias. Findo este prazo e no caso de no recebermos a(s) v/notcia(s), ser posto em contencioso.

Carta de Candidatura para resposta ao anncio


O O

que ? uma carta simples; Permite apresentar-nos; Acompanha o Curriculum. que devemos escrever nela? A identificao ou seja o nome, a morada, o telefone/ telemvel; A referncia fonte do anncio, ou seja, o nome do jornal, a data da publicao, e eventualmente o n. de referncia do anncio; O nome da funo a que se candidata; Dever sempre manifestar a sua disponibilidade para uma prxima entrevista Conclua-a apresentando os melhores cumprimentos, date-a e assine-a.

CARTA DE CANDIDATURA PARA RESPOSTA A UM ANNCIO (Modelo)


Maria Fonseca Rua das Rosas, n36 5300 Bragana Ex.mo.(a) Senhor(a) Director(a) dos Recursos Humanos Rua das Camlias, n12 5300 Bragana Ex.mo(a) Sr.(a), Em resposta ao Vosso anncio inserido no Jornal Mensageiro, publicado no dia 12 de Dezembro de 2010, com ref. 152/3, venho por este meio apresentar a minha candidatura funo de Cozinheiro. Junto, em anexo, o meu Curriculum Vitae detalhado, conforme o solicitado, bem como, o meu certificado escolar, referenciando a minha formao e experincia adquirida durante os estgios que efectuei. Mais informo da minha disponibilidade para e entrevista, agradecendo desde j todo o interesse que a minha candidatura lhe possa merecer. Na respectiva de um contacto, subscrevo-me com os melhores cumprimentos. Bragana, 20 de Dezembro de 2010 Atenciosamente _________________________________ (Assinatura do Candidato)
Nota: Este modelo d apenas indicaes para a elaborao de uma carta para resposta a um anncio. Os dados aqui referidos so fictcios.

Carta de Candidatura Espontnea


O que ? um meio de acesso ao Mercado Fechado; Permite-lhe dar-se a conhecer; de fazer a sua prpria promoo pessoal; Concede-lhe uma oferta espontnea dos seus servios a um empregador. Objectivo da Carta de Candidatura Espontnea: Chama a ateno para o seu Curriculum Vitae; Incita o interesse do empregador Demonstra o seu interesse e motivao
Nota: Uma Carta de Candidatura Espontnea deve ser como

um bom anncio de publicidade, pois permite-lhe promover a sua imagem pessoal

Sociedade Financeira de Aquisio a Crdito Precisa FUNCIONRIO ADMINISTRATIVO(m/f) Lisboa


Requere-se: 12 Ano de Escolaridade Idade compreendida entre os 25 e 35 anos Boa capacidade de organizao Boa capacidade de relacionamento Experincia profissional (2 anos no mnimo) Conhecimentos de informtica na ptica do utilizador Oferecemos: Remunerao compatvel com a funo e o curriculum do candidato Boas perspectivas de realizao profissional Resposta ao n 646 D/11 deste Jornal

CARTA DE CANDIDATURA ESPONTNEA (MODELO)


Maria Fonseca Rua das Rosas, n36 5300 Bragana 15 Dezembro de 2010 Ex.mo(a) Sr.(a) Director(a),

Conclui este ano o curso de Prticas Administrativas, na SOPROFOR Sociedade Promotora de Formao, Lda, com a Qualificao Profissional de Nvel II. Tenho experincia profissional como Aprendiz de Prticas Administrativas, desenvolvida durante a Formao Prtica (estgios de empresa) do curso mencionado. Sendo a vossa cadeia de hotis conhecida pela qualidade dos servios desenvolvidos nessa rea, penso poder contribuir com os meus conhecimentos para a continuao desse sucesso. Assim, gostaria de numa entrevista pessoal com V.Exa., poder fornecer informaes mais detalhadas, juntando para o efeito, em anexo, o meu Curriculum Vitae, para V. Apreciao.

Atenciosamente _________________________________ (Assinatura do Candidato)


Nota: Este modelo d apenas indicaes para a elaborao de uma carta de candidatura espontnea. Os dados aqui referidos so fictcios.

Convocatria
A convocatria elaborada com uma certa antecedncia em relao data da reunio, de forma a dar a possibilidade de os participantes tomarem conhecimento da ordem de trabalhos, prepararem-se

para os assuntos a debater.


Na convocatria, para alm do dia, ms, ano, hora e local, sero especificados os participantes e assuntos a debater.

Convocatria
Deste modo, os convocados sabero exactamente o que se
ir tratar na reunio e poder prepar-la com antecedncia, evitando que surjam perguntas sobre assuntos que nada tm

a ver com o que se quer ver decidido e poupando tempo para


discutir o que realmente importante. Quando se tratam de Assembleias gerais de sociedades annimas as convocatrias tm que ser publicadas com 30 dias de antecedncia num jornal local e no Dirio da Repblica. Se estas forem cotadas, as convocatrias tero ainda de ser publicadas no Boletim de Cotao da Bolsa e tambm num Jornal Nacional

Convocatria
Convocatria - documento que:
em conformidade com os estatutos de
uma organizao, ou;

de acordo com a legislao aplicvel,


anuncia aos membros:
a data e hora de uma assembleia ou reunio; a hora e o local; e a Agenda ou Ordem de Trabalhos

Acta
Uma acta uma exposio objectiva e escrita
sobre uma ocorrncia. Corresponde mesmo, na maioria dos casos a uma obrigao legal. As actas so documentos que registam os factos relevantes ocorridos numa reunio, sem que sejam

feitas

interpretaes,

dadas

opinies

ou

apresentadas propostas de soluo por parte daqueles a quem compete elaborar a acta.

Acta
O registo obedece ao cumprimento das seguintes

normas:
-A escrita de nmeros deve ser por extenso; -No devem ser deixados espaos em branco (todas as

linhas em branco devem ser trancadas com um trao);


-No so permitidas rasuras nem emendas (todas as alteraes devem ser ressalvadas no final ou, se detectadas atempadamente, colocando-se a palavra digo frente da palavra a alterar e a seguir a palavra rectificada).

Acta:

Acta

registo de acontecimentos, opinies, propostas,

arquivo de decises e processos como estas foram tomadas, ou seja,


de tudo que de relevante ocorreu numa assembleia, ou reunio duma instituio

Depois de aprovada e assinada um registo oficial com:


funo constitucional - garante a vontade colectiva numa organizao e regula o agir da mesma funo executiva - um texto com fora para impor o seu cumprimento:
documentando decises e atribuio de cargos,

identificando quem executar determinadas tarefas;

funo documental arquiva o processo da continuidade de uma organizao, e;


pode funcionar como prova em aces legais.

Cabe assembleia ou reunio aprovar ou no a acta; -> os

membros controlam a justeza do resumo e a adequao do


documento.

Acta caractersticas
Acta - documento sumrio, objectivo, breve, claro e funcional. Estrutura:
Nmero (sequencial) Data e hora; Tipo de assembleia ou reunio:
se ordinria ou extraordinria;;ou se resultante duma 1 ou 2 convocat6ria - frequente ver-se, p. ex.: "Incio: 21 horas. Se no houver qurum de imediato se proceder a nova
convocat6ria, reunindo a assembleia, trinta minutos depois, com os elementos presentes";

Local da assembleia ou reunio; Nome ou n dos presentes ou ausentes:


em grandes assembleias habitual livro para registo das presenas.

Acta caractersticas
Estrutura (continuao):
Ordem de Trabalhos: transcrita tal qual foi apresentada na convocatria; referncia leitura, votao e aprovao da acta da sesso anterior (se estiver pendente); sntese das comunicaes do Presidente da Mesa; referncia aos elementos que se inscreveram no perodo Antes da Ordem de Trabalhos", os assuntos que abordaram e os esclarecimentos que lhes foram prestados. Depois da introduo da Ordem de Trabalhos:

nome dos que pediram a palavra, sntese das suas intervenes,


referncia a eventuais documentos que tenham trazido, que (se conveniente) podero vir a ficar anexados acta;

Acta caractersticas
Estrutura (continuao):
Depois da introduo da Ordem de Trabalhos (continuao):
referncia a votaes, se ocorrerem, nmero de votos a favor e contra, nmero de abstenes e declaraes de voto; hora do encerramento da reunio; registo sobre a leitura da acta, discusso, votao e resultados respeitantes sua aprovao (se assim se procedeu):
Acta-minuta, ou se A acta foi sendo redigida pelo(a) secretrio(a);

assinatura do(a) secretrio(a) e do(a) presidente, ou


assinatura de vrios elementos,

consoante circunstncias, hbitos e/ou exigncias das


formalidades.

Acta
A acta essencialmente constituda por trs partes

distintas:
A parte inicial ter de conter os elementos que constam da convocatria (data, hora, local, entre outros); Na segunda parte dever descrever os factos relevantes ocorridos, de uma forma clara e objectiva. Deve seguir ponto por ponto, a ordem de trabalhos, devendo cada ponto terminar com uma concluso, que

a deciso tomada ou a proposta feita;

Acta
A terceira parte resume as concluses ou decises

tomadas pelos participantes, pode mencionar a data da


prxima reunio. O pargrafo final da acta elaborado nos seguintes moldes: E nada mais havendo a tratar foi encerrada a sesso da qual se lavrou a seguinte acta que, depois de lida e aprovada, vai ser assinada pelo presidente e por mim que a elaborei.

Relatrio
Relatrio - apresenta exposio de factos observados por ordem/pedido de algum:
Redactor sujeito s instrues recebidas e s normas das organizaes. Pode incidir sobre um leque variado de matrias e situaes: Pode limitar-se a informar - fica pela descrio dos factos encontrados. Pode visar outros objectivos: p.ex.: fornecer informaes fundamentadas para que, com base nelas, quem o pediu possa tomar decises. Qual o objectivo do relatrio? - informar apenas, ou informar e convencer ou seja: expor, interpretar e propor? A quem se destina? A um ou vrios leitores? Que necessidades tem ou tm? Bom relatrio - identifica as necessidades e satisf-las.
relatrio de um acidente, de uma peritagem de seguros, relatrio tcnico, relatrio de contas, etc.

Consequentemente:

Relatrio - estrutura
Simples, claro, preciso, lgico, adaptado a cada caso particular, breve tanto quanto possvel. "Diga-me rapidamente o que precisava de saber ontem" Incluir esquemas, desenhos, tabelas, fotografias, clculos (se facilitarem a compreenso) Um relatrio que no entendido por quem o solicitou = MAU relatrio.

Relatrio Informal
0 mais corrente:
No exigida exposio exaustiva, Tem habitualmente 1-3 paginas, com a estrutura:

1. Descrio sumaria do assunto do relatrio; 2. Mensagem principal do relatrio; 3. Resumo dos factos observados; 4. Previses/propostas ou recomendaes (se existirem); 5. Anexos (se existirem).

Relatrio Formal
Relatrio, pormenorizado e completo:
Pode ir s dezenas de paginas; e conter diversos anexos. Tem a seguinte estrutura e apresentao: Pgina de rosto:
Ttulo do relatrio; Nome da empresa a que se destina; Preparado para: Elaborado por:

Pgina do resumo ou sumario: Pagina do ndice; Corpo do relatrio:

Justificao da proposta, Benefcios/custos implicados; Introduo - o problema; Anlise/discusso comparada entre o que existe e o que prope; Informao tcnica sobre o que se prope, Avaliao de hipteses diversas, comparaes e custos; Concluses e Recomendaes;

Anexos

CV e Carta de acompanhamento
Curriculum Vitae:
Um bom CV aquele que desperta no empregador a vontade de comunicar pessoalmente com o candidato Caractersticas: Claro; sem erros de ortografia; frases curtas; sem repeties; pargrafos bem definidos Estrutura tipo Europass ou semelhante

CV - dicas
Candidatos com experincia:
Valorizar experincia; Ser concreto, evitar adjectivao vaga (grande, importante); Dizer o essencial Valorizar estgios, actividades extracurriculares Conotaes polticas, religiosas, Clubistas e afins Inventar coisas

Candidatos sem experincia:


Nunca:

Carta de acompanhamento
Se o anncio pedir manuscrita, pratique bastante Estrutura:
Pargrafo de introduo: Pargrafo de desenvolvimento: Pargrafo de encerramento: Frmula de cortesia Assinatura
Solicitando entrevista Razes da carta (resposta a anncio ou autoproposta)

Aspectos nucleares, motivaes, argumentos para contratar o candidato

Bibliografia
Comisso Europeia O Curriculum Vitae (CV) Europass. http://europass.cedefop.europa.eu/europass/home/vernav/ Europasss+Documents/Europass+CV/navigate.action?locale_i d=18 . 30-11-2007 16:40 Nascimento, Zacarias e Jos M. C. Pinto A Dinmica da Escrita: como escrever com xito. 4 ed. Lisboa: Pltano Editora, 2005 Rodrigues, Elizabete Modelos de cartas. Porto: Faculdade de Cincias da Universidade do Porto, 2006. http://www.fc.up.pt/fcup/bolsaEmprego/documentos/model os_de_cartas_2006.pdf . 30-10-2007 17:25