COPIDE

Curso

GERENCIA Y GESTIN DE OBRAS

HUARAZ, 14 de Mayo del 2011

Los puntos de partida

El conocimiento de la gerencia aplicada al manejo y la gestin de Construccin de obras, es algo til para: Residentes de Obras Pblicas y Privadas, como asistentes de obra. Coordinadores, jefes o directores de proyectos, programas y planes. Tomadores de decisin, planificacin y definicin de polticas y estrategias en los diferentes niveles (local, nacional, regional.

Pero, que sera ideal tener como base

Formacin tcnica

Motivacin

Tener una responsabilidad gerencial

Habilidades para dirigir

Experiencia en los temas

Como el tema es muy amplio, vamos a seguir el programa, pero enfatizando en lo siguiente
Organizacin, eficaz, efectiva y eficiente Sistema de monitoreo y evaluacin

Planificacin

Modelo de gestin

Capacidad para la ejecucin

Gestin de recursos

OBJETIVOS DE LA GERENCIA DE OBRAS

GESTIN:

MANEJO:
Uso sostenible de los RR.NN Produccin limpia Calidad y cantidad de agua Reduccin de vulnerabilidad Controlar la contaminacin Adaptacin al cambio climtico

Fortalecimiento de capacidades Desarrollo organizacional y de ejecucin Ordenamiento territorial (polticas) Recursos y financiamiento Monitoreo y evaluacin Comunicacin Gobernabilidad e institucionalidad Responsabilidad Social

RN sostenibles Produccin Conservacin Externalidades Calidad de vida

FUNCIONES DE LA GERENCIA DE OBRAS

Planificacin
(Plan de Gestin)

Estrategias

Organizacin
(Comit de obras)

Empoderamiento

Capacidades

Direccin
(Plan de Manejo)

Capitalizacin

Procesos

Control
(Monitoreo y evaluacin)

Gerencia con liderazgo en manejo de cuencas

Premisas
El lder da direccin clara y atractiva cada actor. El lder debe ser un facilitador para lograr los objetivos El lder debe ser humilde y trabajar para servir a los actores. Manejo

Visin compartida Esfuerzos conjuntos Procesos colaborativos Desarrollo adaptativo

Gestin Gerencia y liderazgo

Valores
Hacer lo correcto Respeto y confianza Transparencia

ESTILOS DE GERENCIA EN MANEJO DE OBRAS

Directiva, el gerente da rdenes y controla todo el proceso de planificacin, organizacin y monitoreo y evaluacin. Consultiva, el gerente mantiene el control y consulta a sus colaboradores (especialistas) Por Delegacin, el control del gerente es bajo y su intervencin es poca (depende de ciertos actores o de los expertos/tcnicos) Participativa, el control del gerente es bajo y su intervencin es alta, permite la participacin de su personal y de los actores de las cuencas.

ACCIONES CLAVE
Resolver o contribuir a la solucin de los problemas lgidos, la alimentacin, la salud, la pobreza, la falta de agua. No se guie por planteamientos clsicos de reforestar si hay hambre o sed o enfermedad. Desarrollar respuestas inmediatas de corto plazo, palpables y duraderas, este es el desafo. Luego considere la generacin e incrementos de ingresos (capacidad de ahorro), luego la conservacin o esta se puede lograr en forma paralela. Seleccione acciones, estrategias, proyectos que permitan efectos catalizadores o multiplicadores Algo muy importante, ser la organizacin para todas estas propuestas. Visualiza la generacin de externalidades y como internalizarlas, para no seguir con la dependencia externa.

Instrumento de planificacin: Plan estratgico Plan maestro Plan rector Plan de gestin
Organizacin: Equipo humano Estructura organizacional Manual de funciones Reglamentos Direccin: Manual de operaciones Plan de manejo Planes operativos Plan de finca Reglamentos Monitoreo y evaluacin: Lnea base, indicadores SME Sistematizacin de experiencias Comunicacin

Gerencia en Obras

Base de apoyo

Instrumentos y herramientas

Estrategia

Gerencia en Obras
Comunicacin

Relaciones poltico institucionales

Planificacin
Estratgica Basada en ordenamiento territorial Participativa Sistmica Adaptativa Respaldo legal, institucional, tcnico, social y poltico Respuesta a demandas y necesidades Que diga como se va ha implementar

Organizacin
El tipo de organizacin (Estudios obras)Licitaciones, comit de Obras, departamento legal, etc. El equipo, humano Quines?, mecanismos de seleccin. Definir una estructura tcnica y administrativa(departamento, divisiones, unidades, etc) Funciones Estrategia de motivacin e incentivos

El cambio organizacional a Comit de Obras

Proceso para consolidar la unidad organizacional para el manejo de la Empresa
Organizacin existente en la Empresa, que tenga la posibilidad de servir de base al proceso

Evoluciona a comit gestor de obras, con plataformas de base social comunitaria

Monitoreo y evaluacin
Indicadores Cuntos? Utilidad? Responsables? Lnea base Monitoreo Evaluacin Sistematizacin de experiencias Comunicacin Retroalimentacin Adaptacin (ajustes)

Instrumentos y herramientas

Modelo de gestin de Obras

Una pequea explicacin..

EFICACIA, EFICIENCIA Y EFECTIVIDAD

Dicha efectividad est compuesta por dos indicadores:

5. Eficacia: mide el nivel de xito del proyecto en su ejecucin. Se mide la eficacia a nivel de cantidad, tiempo y calidad: Impactos logrados Eficacia operativa = Impactos planificados

El valor 1 significa que se ha producido justamente lo planificado, un valor mayor a 1 significa una produccin mayor a lo planificado. Un valor menor a 1 implica que no se han realizado todos los impactos. Tiempo programado Eficacia en tiempo = Tiempo realizado

Igual a la eficacia operativa, si el valor es de 1, se han ejecutado los impactos en el tiempo estipulado; si el valor es mayor a 1, significa que se han realizado los impactos en menor tiempo del planificado; y si es menor a 1, significa que han extendido el tiempo.

5.

Eficiencia: mide el costo de ejecucin del proyecto. Toma en cuenta el presupuesto

asignado y el presupuesto ejecutado con respecto a las actividades: Eficiencia = Eficiencia de Actividades x Eficiencia presupuestaria Donde la Eficiencia de Actividades es el ndice de ejecucin de las actividades planificadas para un perodo.
Actividades ejecutadas Actividades planificadas

Eficiencia de Actividades =

La Eficiencia Presupuestaria es el ndice de ejecucin presupuestaria para un perodo.

Eficiencia Presupuestaria = Presupuesto asignado Presupuesto ejecutado

Efectividad = Eficacia x Eficiencia

La decisin de multiplicar y no promediar se justifica por la funcin de alerta temprana del sistema.

Cuando se multiplica el indicador de menor valor impone un peso mayor en la efectividad.

Por ejemplo, cuando la eficacia es de 0.95 y la eficiencia es de 0.85, la efectividad sera de 0.81. Como se puede ver, la efectividad de hecho es ms bajo que la eficiencia. De esta manera, el semforo de efectividad seala un coeficiente menor (se acciona ms rpido), porque. Si se hubiera calculado por promedio, la efectividad hubiera sido 0.90.

Coaching?
Caractersticas del entorno actual:
Reconocimiento del valor estratgico de las personas. Necesidad de potenciar el liderazgo de los directivos. Importancia de una adecuada gestin del talento.

Cambios en las competencias del departamento de RRHH: Reclutamiento y fidelizacin de empleados. Comunicacin interna. Gestin de formacin personalizada, etc.

El concepto de coaching.
COACHING: Proceso de acompaamiento individual destinado a impulsar el desarrollo de las capacidades profesionales y personales con el fin de mejorar el

rendimiento de una persona o de un grupo.

Elementos clave: El coach es aquel que dinamiza y acompaa en la capacidad de aprendizaje y

perfeccionamiento a la persona tutelada.

Tipos de coach
1- Coach externo o consultor coach. 2- Coach interno. 3- Directivo coach

El coachee es la persona o las personas a las que se les aplica esta prctica.

El concepto de coaching
Principios en los que se apoya: El coaching se centra en las posibilidades del futuro, no en los errores del pasado ni en el rendimiento actual. Para obtener lo mejor de las personas, el coach debe creer en su potencial. El coaching funciona en base a una relacin de confianza y confidencialidad. Cada persona, no aprende del coach, sino de si mismo estimulado por el coach. Goethe: Lo mejor que puedes hacer por los dems no

es ensearles tus riquezas sino hacerles ver la suya propia.

El concepto de coaching
Gestin del aprendizaje

Gestin del conocimiento

Coaching como sistema de

Gestin de personas

Gestin cultural

Internacional Organizacin for Standarization (IOS = ISO)

Qu es ? ISO 14000
Es el compendio de una serie de normas que establecen los lineamientos para implementar un sistema de gestin ambiental. ISO 14001 es la nica norma auditable y establece los requisitos que debe cumplir una empresa para obtener una certificacin de su sistema de gestin ambiental.

ISO 14000
Quin la hizo?
El Comit Tcnico 207 de la ISO es el encargado de elaborar las 17 normas de la serie ISO 14000, y para ello ha conformado 6 subcomites, los cuales trabajan diferentes disciplinas :
Sistema

de gestin ambiental Auditoras ambientales Anlisis del ciclo de vida Evaluacin del desempeo ambiental Ecoetiquetado Trminos y definiciones

ISO 14000
Cuales son?
14001: Sistemas de gestin ambiental. gua para su uso 14004: Directrices generales concernientes a principios, sistemas y tcnicas de implantacin.

14010: Directrices para auditora ambiental. Principios generales

14011: Procedimientos de auditora

14012: Criterios de calificacin para los auditores ambientales

14050: Trminos y definiciones

MODELO DEL SGA ISO 14001 REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA

Revisin de la Gerencia

Evaluacin Verificacin y Accin Correctiva

Mejoramiento Continuo
Poltica Ambiental

Implementacin y Operacin Planeacin

ISO 9,000; calidad para el cliente

ISO, 14,000, calidad ambiental ISO 26,000, responsabilidad social empresarial

QU ES UN FONDO AMBIENTAL? Es un mecanismo permanente de gestin y administracin de recursos para garantizar la implementacin de iniciativas, actividades y proyectos, dirigidos a maximizar la eficiencia y efectividad de las inversiones que tienen como objetivos lograr la sostenibilidad de los recursos naturales y del ambiente en las cuencas hidrogrficas.

Los mecanismos de financiamiento para formar el Fondo Ambiental

Fondo semilla Aporte de gobierno central y local Pago por servicios ambientales Tarifas, canon, impuestos Donaciones Cooperacin externa Prstamos Convenios, otros.

Pero esto requiere organizacin, capacidades y gestin, para cada caso se deben conocer los requerimientos

EL ESQUEMA DE UN FONDO AMBIENTAL

Visin Misin

Valores y principios
Objetivos Organizacin Administracin Lneas de financiamiento Tiene un rgano poltico, Tiene un rgano directivo,. Tiene un rgano ejecutivo Tiene un rgano operativo financiero

FUNCIONES CLAVE
Permitir la implementacin del plan de manejo en forma sostenible. Gestionar recursos (varias modalidades o alternativas) Definir los criterios para determinar prioridades y priorizar las inversiones (de los proyectos). Capitalizar los recursos invertidos. Administrar los recursos (reglamentos, formularios, guas, criterios, etc) La sostenibilidad

OBJETIVO DEL FONDO AMBIENTAL

Es la captacin de recursos financieros locales, nacionales e internacionales,

Administracin de los mismos, para el financiamiento de planes, programas, proyectos y actividades tendientes a la proteccin, conservacin, mejoramiento, restauracin y el uso racional de los recursos naturales y el medio ambiente, De conformidad con las prioridades y decisiones emanadas de los planes de manejo.

UTILIDAD JUSTIFICACIN
Responsabilidad descentralizada. Mecanismos propios a nivel local. A donde ubicar los recursos derivados de la recuperacin de costos. La disponibilidad de recursos requiere administracin y gestin financiera. Para el funcionamiento de los comits de Obra o instancias similares.

El compromiso de largo plazo en el manejo de la Obra - Empresa.

CMO ORGANIZAR UN FONDO AMBIENTAL?

Todo con base a la ley. Organizacin, es clave (Comit de Obras): Ley de aguas Necesidad sentida, conocer conceptos, beneficios, limitantes y experiencias. Una comisin de trabajo y asesora (Quin lidera?). Propuesta, discusin y acuerdo (objetivos, diseo, componentes). Aprobacin Por quin? Manuales, guas, reglamentos, formularios, etc. Formalizacin o constitucin legal.

QUIN ASUME LA RESPONSABILIDAD? Organizacin (de acuerdo a los fines y objetivos), manejo de la Obra. Comit directivo, administracin, vigilancia y otras necesarias. Deberes y derechos. Proceso gradual y de empoderamiento. Competencia segn marco legal. Capacidades fortalecidas/formadas

LIDERAZGO EN EL MANEJO Y GESTIN DE OBRAS

Estamos de acuerdo, que necesitamos buenos gerentes, pero tambin buenos lderes. Ojal tengamos buenos gerentes y lderes a la vez.

Una reflexin:
El lder es natural? Se pueden hacer lderes? Se pueden adaptar lderes? Comentarios?

Una persona quizs sea un gerente eficaz (buen planificador y administrador), pero carente de las habilidades del lder . Otra persona tal vez sea un buen lder con habilidad para desatar el entusiasmo -, pero carente de las habilidades administrativas para canalizar la energa que desatan en otros. Ante los desafos del compromiso dinmico del mundo actual de las organizaciones, muchas de ellas estn apreciando ms a los gerentes que tambin tiene habilidades de lderes.

UNA ORGANIZACIN ES EL REFLEJO DE SUS LDERES!

GESTION Y LIDERAZGO
La gestin no es algo que se hace con la gente. Puedes gestionar tu inventario, tu talonario de cheques, tus recursos naturales. Pero no gestionas otros seres humanos. Se gestionan las cosas, se lidera a la gente

CMO MEJORAR MIS CAPACIDADES DE LIDERAZGO?

Cules son mis fortalezas y debilidades como lder? Dnde necesito mejorar mis capacidades?

Qu se necesita para identificar oportunidades poniendo al riesgo en perspectiva?

Cmo puedo motivar e inspirar a otros hacia un propsito comn? Qu habilidades son necesarias para construir un equipo de trabajo exitoso?

Cmo lograr la autoconfianza necesaria para liderar a otros?

Cmo puedo poner mas entusiasmo y celebrar los esfuerzos comunes?

Cmo saber, si estamos frente a un lder

CARACTERSTICAS DE LOS LDERES Visualizacin de escenarios futuros y estrategias Orientacin a resultados Innovacin / Iniciativa Seguridad en si mismo / Identidad personal Capacidad de asumir responsabilidades y hacerse cargo de las consecuencias Conservacin del espritu / incremento de respuesta ante condiciones adversas Capacidad de influir en la conducta de otros Dominio de tcnicas de interaccin social

El liderazgo adaptativo: puede ser enseado?

Habilidad para generar credibilidad, confianza , inspirar y despertar lo mejor entre los otros, intervenir en sistemas complejos y ser el conductor de un cambio creativo/original.

Realizar un anlisis de coherencia entre ambiciones y aspiraciones

Ambiciones, son todas aquellas cosas que deseamos para nosotros (anhelos de ser reconocidos, poder, bienestar, dinero, etc). Aspiraciones, todas las cosas que queremos sean para los otros (acceso a servicios, trabajo, seguridad ciudadana, etc)

Liderazgo en Obras e incidencia til?

Qu es la Incidencia en manejo de Obras?

La Incidencia es la organizacin de un proceso deliberativo y planificado para influir en algn actor con poder de decisin. Puede ser ejercido por cualquier persona, grupo u organizacin que busque la promocin de intereses a favor del manejo de la Empresa.

Qu es la Incidencia de las Obras?

Es el proceso planificado de la ciudadana organizada (Comits de Intervencin social) para influir en las polticas y programas pblicos que tienen relacin con los recursos naturales ,cuencas poblacin. Busca influir en aquellos actores que toman decisiones de carcter o inters pblico.

El liderazgo en manejo de Obras

Escenario de gestin territorial
Regional

Regin Vertiente

Cuenca
Nacional

Subcuenca Micro cuenca

Municipal

Comunitario

Fuente de agua

El punto de partida

Desarrollo de procesos:
Participativos Organizacionales Gestin de recursos Comunicacin Gobernabilidad Institucionalidad Sostenibilidad

Qu es lo que hay que liderar en manejo y gestin de Obras?

Facilitacin en la resolucin de conflictos Integracin de esfuerzos colaborativos (cogestin) Fortalecimiento de capacidades y cambio de actitudes

El Gerente de Obras debe trabajar con personas, equipos e instituciones

Personas que aprenden

Equipos que aprenden

Organizaciones que aprenden

Liderazgo en Gerencia de Proyectos

Se requieren lderes a diversos niveles: Comunitario (Juntas de aguas, comits comunales, etc) Poltico-administrativo (Municipios, Mancomunidades) Institucional (Ministerios, Comits interinstitucionales, etc) Tcnico-profesionales (Ingenieros, expertos, consultores) Decisores y polticos (Gubernamentales, Org. regionales) Representacin internacional
En los Organismos de Empresas (Comits, Consejos, Autoridad)

10 COMPROMISOS PARA EL LIDERAZGO EN GERENCIA Desafiar el proceso de largo plazo 1. Bscar oportunidades de cambio, crecimiento, innovacin, y mejora 2. Experimentar, aceptar riesgos, y aprender de los errores Inspirar una visin compartida (cogestin) 3. Visin integral sobre el futuro 4. Comprometer a otros en una visin comn, recurriendo a sus valores, intereses, y sueos. Permitir actuar a otros (cogestin) 5. Promover la colaboracin y sembrar confianza 6. Fortalecer a la gente delegando poder, dndole opciones, desarrollando competencias, asignando tareas crticas y ofreciendo soporte visible

10 COMPROMISOS PARA EL LIDERAZGO GERENCIA DE OBRAS Marcar el camino para los actores 7. Dar el ejemplo comportndose en forma consistente con los valores compartidos 8. Obtener pequeos logros que demuestren un progreso consistente Reconocer lo que hacen los actores 9. Reconocer las contribuciones individuales que hacen al xito del proyecto 10.Celebrar los logros del equipo en forma regular

PROCESO DE LIDERAZGO EN OBRAS

El lder identifica las necesidades de los actores en las Obras El lder relaciona motivaciones con metas

Se establecen metas adecuadas

El lder ofrece ayuda en la trayectoria de los actores hacia las metas

Los actores estn satisfechos y motivados y aceptan al lder

Existe desempeo eficiente

Actores y organizacin (comit de cuencas) alcanzan mejor sus metas

Liderazgo de los gobiernos locales y el manejo de Obras

Considerar como punto de partida que las autoridades locales, tienen autoridad y poder, pero quizs falte el liderazgo. Son electos en forma democrtica tienen seguidores Alcaldes representan la institucionalidad ms estable y con vnculos polticos.

El manejo y gestin de Obras requiere un aliado local (municipio, junta de agua, comunidad organizada), entonces conviene promover el liderazgo de las autoridades locales. Liderazgo de las autoridades locales, favorecen los procesos, estrategias y desarrollo de acciones , inters comn.

Liderazgo de las instituciones y el manejo de Obras

Actores institucionales Competencia legal Personas vs organizacin Relacin y posicionamiento en el tema Grado y nivel de articulacin con los actores locales (respaldo de las bases) Proceso para impulsar el liderazgo Competencia + liderazgo= efectividad Fortalecimiento y consolidacin

Liderazgo nacional/regional y el manejo de Obras

Regin en un pas o Regin conjunto de pases
La escala o escenario, complejo, posible competencia formal Roles generales, articulacin limitada en la operatividad Polticas regionales que trascienden en la gestin y manejo de cuencas vs polticas locales Dificultad en el empoderamiento (por designacin)