Auxiliar Administrativo

Michelane Rodrigues

ADMINISTRAO
Amanh, est toda a esperana por menor que parea o que existe para festejar. Guilherme Arantes

Administrar criar, manter e fazer progredir um negcio de maneira organizada e planejada, ou ainda trabalhar isoladamente na manuteno e desenvolvimento de um negcio. Interpretar os objetivos propostos pela empresa e transform-los em ao gerencial, atravs do planejamento, da organizao, da direo e do controle dos esforos realizados em todas as reas.

FUNES DO ADMINISTRADOR
Planejar - Elaborar o plano de ao, visualizando um estado futuro.

Definindo antecipadamente, que atividades e recursos sero utilizados para se atingir os objetivos propostos.
Organizar Processo de ordenar o fluxo de pessoas e materiais

(atribuindo responsabilidades); obtendo o mximo de resultado possvel com um mnimo de recurso;

Controlar - Acompanhar, verificar tudo o que ocorre na organizao,

analisando se est dentro do planejado. Tem tambm a finalidade de identificar modificaes pertinentes ao planejamento inicia.
Coordenar - Processo de direo, ativar o comportamento das

pessoas por meio de ordens, ajudar a tomar decises por conta prpria.
Comandar - Delegar s pessoas responsabilidades na execuo do

plano de ao.

ESCRITRIO
o local destinado execuo dos atos

administrativos.

Auxiliar de Escritrio
aquele que executa tarefas administrativas e de escritrio, de carter rotineiro, tais como:
Preencher, registrar, separar, ordenar e arquivar documentos e

expedientes diversos;
Extrair pedidos de mercadorias; (Ramos de Vendas ou mercadorias para

empresa)
Digitar correspondncias, ttulos, contratos, relatrios e outros

expedientes;
Elaborar mapas e planilhas de demonstraes de dados; (Excel

Avanado)
Atender e informar pessoas. (De forma clara e objetiva)

Dicas para manter o escritrio em forma.

Retire tudo que no usado para o trabalho; (Porta Retrato, Imagens, coisas que no fazem parte do trabalho) Use agenda; (No memorize tudo na cabea) Disponha os objetos de tal forma a t-los sempre mo; (Organizada)

Mantenha as gavetas sempre arrumadas;

Use papis mais de uma vez; (rascunho)

Ao fim do dia, organize o escritrio; (Uns cinco minutos antes do final do expediente, organize sua parte para o outro dia)

Planeje o dia seguinte.

O profissional no novo cenrio.

Possuir objetivo e metas claras; (Decidido) Ter competncia profissional; (Sabe o que faz) Possuir equilbrio pessoal; (Pessoal x Trabalho) Ter comprometimento com o trabalho; (Veste a camisa da empresa) Dinmico e criativo;

Aberto s mudanas; (Sem resistncia)

Buscar o auto desenvolvimento. (Reciclagem)

GERENCIANDO O TEMPO
Quem vive sem pensar no pode dizer que vive. Caldenon de La Barca Vrios compromissos deixam de ser cumpridos, novas e antigas

tarefas, tambm, deixam de ser executadas por profissionais por terem dificuldades e gerenciar o seu tempo.
O primeiro passo organizar as tarefas que realmente precisam ser

realizadas naquele dia, no esquecendo de relacionar as atividades pessoais, como estudo, lazer, sade, dedicao a famlia, aos amigos. Para no fugir do planejado necessrio controlar o fluxo de telefonemas desnecessrios, e-mails sem muita importncia etc.

Gesto Estratgica do Tempo.

Gerir o tempo se tornou uma das tarefas mais imprescindveis e difceis na atualidade. uma competncia fundamental ainda no trabalhada de forma eficiente pela maioria dos profissionais no dia-a-dia. Gerir o prprio tempo se tornou um desafio to grande quanto aprender competncias de cunho tcnico e por muitas vezes mais difcil. Administrar o tempo tem duas funes bsicas: busca de eficcia no trabalho e uma melhor qualidade de vida. Este tema tem se tornado essencial na medida em que cada vez mais existem presses advindas de praticamente todos os lados para que as aes aconteam e para que as atividades sejam realizadas de forma otimizada, mudanas na maneira de trabalhar e ver o comportamento e imprevistos, muitos imprevistos cada vez mais freqentes provocando a necessidade de termos 30 horas no dia para que possamos resolver tudo o que precisamos.

Estas cobranas geralmente tornam o nosso dia curto e cansativo, com o estresse elevado, os nervos a flor da pele e a vontade de sumir, viajar, se enfiar em um buraco e ficar l... quietinho, sem ningum para incomodar.
Alm de termos que aprender a gerir nosso prprio tempo tempos que aprender a gerir o tempo alheio que tanto nos influencia.

Gerenciar o tempo passa por alguns caminhos fceis de entender, mas de relativa dificuldade de aplicao, o primeiro problema que temos que nos condicionar, o segundo, talvez como o regime, comea na segunda e acaba na quarta-feira, ou seja, no temos o hbito de dar seqncia a nossas aes e por fim, economizar tempo... leva tempo.

Alguns Fatores que Causam Desperdcio de Tempo.

No ter autodisciplina; Adiar tarefas importantes;

No estabelecer prioridades;
No usar agenda; Marcar vrios compromissos ao mesmo tempo.

Alguns Caminhos Facilitadores....

Buscar objetividade: Saber chegar na raiz do que importante,

evitar sobrecargas desnecessrias ou perder-se em detalhes que no agregam valor. (Maior Transparncia)
Definir prioridades: Esta talvez a habilidade mais difcil e tambm a

mais importante para conseguir otimizar o tempo. Temos uma limitao natural de tempo (24 horas no dia e 8 de trabalho) e uma quantidade de tarefas a desempenhar durante este tempo. Com a rotina acabamos por no exercitar a habilidade de filtrar o que importante. Trabalhar prioridades significa filtrar, selecionar e definir os elementos que so imprescindveis naquele dia ou naquela semana.Termos bem claro qual ser a nossa prioridade ou prioridades, ter foco, direo. (Cultura da Empresa)

Alguns Caminhos Facilitadores....

Delegar: Dividir o fardo, contar com a ajuda de outras pessoas,

evitando centralizar todas as decises, quem no consegue delegar acaba carregando um peso excessivo e chega um momento em que o trabalho simplesmente deixa de ser produtivo e o cansao, desnimo e o estresse elevado tomam conta. (Aumenta a produtividade; maior controle)
Diga no: No assuma mais do que pode fazer, prefervel fazer

menos mas com mais qualidade do que tentar abraar o mundo e no conseguir o resultado esperado ou desejado.Nunca prometa o que no pode cumprir, isto fatalmente ir te causar desgaste e sobrecarga. (Carga de Trabalho Controlado)
Cuide do seu estado mental e fsico: muito importante cuidar da

nossa cabea, descanse faa exerccios. Perceba que quando sua mente esta mais tranqila e seu corpo mais relaxado as tarefas fluem melhor. Permita-se ter momentos de tranqilidade e descanso periodicamente. (Aumento do Tempo livre)

Enfim....
Gastamos cerca de 70 a 80% do nosso tempo com

funes que no agregam valor de forma substancial a nossa vida, gastamos este tempo resolvendo problemas menores e em geral perdemos de vista o que realmente importante. Por fim, gerir o tempo deve considerar diversos outros pontos que devem ser considerados em relao a realidade de cada um. O ponto central : desenvolva meios de ter uma melhor qualidade de vida. Afinal, vivemos apenas uma vez, sendo assim, busque viver o melhor que puder.

Relacionamento Interpessoal.
Cada vez mais as pessoas procuram alternativas para se relacionarem

melhor com seus colegas de trabalho e sua famlia. O velho probleminha de relaes humanas ainda um fator grave no ambiente de trabalho, bem como fora dele. Muitos profissionais passam por srios problemas de relacionamento. Ento, o que fazer para resolver estas situaes da melhor maneira possvel?
Uma boa dica saber manter o controle, medir os atos e se considerar um ser

humano capaz, respeitador, para ter condies de ouvir, respeitar e perguntar aos outros no momento certo. Alguns questionamentos bsicos para o bom relacionamento interpessoal: Saber questionar habilmente, Saber ouvir, Saber respeitar os pontos de vista do outro.
Para relacionar se com seus colegas de trabalho: evite conversas

paralelas, desempenhe bem suas funes, evite discusses, seja sempre educado e corts com seus colegas de trabalho e seja uma pessoa frente de seu tempo, ou seja, aberta para o novo.
Para relacionar se bem com o cliente: conhea sua atividade, desempenhe

bem sua funo, no assuma compromissos que no poder cumprir, mantenha sempre a tranqilidade, mesmo diante de clientes descontrolados.

Equipe
um pequeno nmero de pessoas com conhecimentos complementares, compromissadas com propsitos, metas e desempenhos e abordagens comuns, e pelos quais se mantm mutuamente responsveis. Para que o indivduo tenha o desejo de participar e contribuir no grupo, algumas condies so fundamentais:
Que conhea os objetivos do grupo;
Que tenha papel definido no grupo e que conhea os outros

papis que poder desempenhar no futuro;

Que conhea os papis dos companheiros de grupo;

Que conhea os papis que possa constatar o aproveitamento de

suas contribuies ao grupo.

Nas equipes consegue-se reunir conhecimentos e experincias complementares que, por definio ultrapassam de qualquer indivduo participante de equipe.

Trabalhar em Equipe
maior que a soma das parcelas;

Jamais poder ser uma lei;

Somente poder ser uma idia; Jamais poder ser um cdigo de regras; Poder ser apenas um modo de olhar o mundo; Podemos dizer isto meu e nos sentirmos bem; Podemos dizer isto nosso e nos sentirmos melhor ainda; Podemos pensar: eu fao minha parte e nos darmos por satisfeitos;

Podemos nos perguntar: eu posso fazer mais? e alcanarmos a

sinceridade;
Podemos trabalhar ao lado dos demais e apenas funcionar; Podemos trabalhar com os demais e ento crescer;

Podemos crescer!!!

Condies de Trabalho
Para obter uma maior produtividade e qualidade no nosso trabalho precisamos de um ambiente agradvel e favorvel. Veja como:
Ventilao: o ambiente precisa dispor de janelas ou frestas que permitam a

circulao de ar fresco e arejado, como tambm de ventiladores ou ar condicionado para manter uma temperatura agradvel.
Iluminao: este ponto interfere diretamente na produtividade da empresa,

um ambiente mal iluminado pode trazer srias conseqncias. importante que o ambiente tenha entrada de luz natural, obviamente que, as lmpadas fluorescentes contribuiro para a melhor distribuio de luz.
Limpeza e Conservao: a limpeza fundamental para que o ambiente se

torne mais receptivo, no somente para os colaboradores da empresa, como tambm para os clientes que ali comparecero.
Decorao: um ambiente bem decorado estimula a contnua conservao da

limpeza, alm de tornar o local de trabalho mais agradvel, no permitindo que o trabalho caia na monotonia.
Som: o barulho outro fator que implica diretamente na produtividade da

empresa, os rudos interferem no raciocnio lgico, podendo prejudicar o andamento do trabalho.

Aplicao do Conceito: 5S
Um conceito simples que pode ser implantado na empresa,

o 5S, este programa provm melhoria atravs da iluminao de problemas identificados nos processos correntes, no ambiente de trabalho.
SENSO DE UTILIZAO: dar um jeito nas coisas desnecessrias. (descarte).

SENSO DE ORGANIZAO: ter lugares certos para as coisas, para quando precisar no ficar procurando, o ato de procurar provoca atraso no trabalho e gera desperdcio de tempo.

SENSO DE LIMPEZA: conservar o local de trabalho e os equipamentos sempre limpos. Em termos gerais eliminar toda forma de sujeira. Limpeza a condio absolutamente necessria para a realizao do trabalho de forma agradvel.

SENSO DE SADE: ter sade fsica e mental, a sade fundamental para a nossa felicidade e da nossa famlia. A sade no apenas ausncia de doena e sim a qualidade de vida que levamos. (padronizao).

SENSO DE AUTO - DISCIPLINA: utiliza a disciplina rgida para praticar naturalmente os 4S anteriores, transformando assim o 5S num modo de vida. (disciplina)
Reflita: a qualidade no comea com algo, mas sim, com algum.

TCNICA DE ARQUIVAMENTO
Nunca se arrependa das coisas que fez e errou, mas sim do que no fez por medo de errar.

Esta tcnica representa um papel importante para a empresa, pois os documentos requerem qualidade e funcionalidade. O valor e a importncia dos documentos arquivados devem ser avaliados constantemente, antes de serem destrudos.
Arquivo: um conjunto de documentos recebidos e/ou produzidos,

que devem ser preservados pelas instituies, para futuras consultas. a principal fonte da histria da empresa, portanto desenvolva normas criativas para manter seu arquivo atualizado. Determina se o valor do documento levando em considerao sua importncia, finalidade e tempo de vigncia, no caso da vigncia pode se organizar um quadro ou tabela de prazos, facilitando o trabalho.

Armazenamento dos Documentos.

Segurana: os documentos arquivados so de extrema

importncia, em virtude disso, os cuidados a serem tomados contra incndio, roubo, extravio e deteriorao, devem ser prioritrios.
Preciso: os documentos devero ser de fcil acesso,

ou seja, arquivados de forma que possam ser localizados com preciso e por qualquer pessoa que necessite.
Simplicidade: o arquivo deve ser compreendido por

todos, pois o mesmo no se resume em guardar documentos e sim, uma fonte de informao que tem como pretenso atender a todos.

Atualizao dos Arquivos

Transferncias Peridicas: feitas em intervalos pr

determinados, do ativo para o inativo ou morto.

Transferncias Permanentes: feitas em intervalos

irregulares,sem qualquer planejamento.Normalmente ocorrendo quando o acumulo de papel est atrapalhando o andamento do servio, e quando isso acontece leva se muito tempo para separar os documentos.
Transferncias Dirias: as mais

recomendadas, pois facilita o trabalho e mantm a ordem.

Tipos de Arquivo
Ativo documentos que se encontram em

fase de concluso e por esse motivo esto constantemente em uso. (Faturas, notas fiscais, contas a pagar, extrato bancrio do ms)
Inativo documentos que so consultados e utilizados com menor freqncia. (Contratos, escrituras, estatutos, livro de registro de aes, procurao)
Morto documentos que raramente

podero ser utilizados, no considerar esse arquivo como depsito de lixo, pois esse arquivo requer as mesmas tcnicas de um arquivo ativo. (Relatrios, livros, registros contbeis, registro de funcionrios, impostos, taxas)

EQUIPAMENTOS
Para que seja eficaz o sistema de consulta e utilizao dos documentos arquivados, os equipamentos so de fundamental importncia. Horizontal: os documentos ficam arquivados uns sobre os outros, de forma horizontal, dentro de um mvel.
Vertical: os documentos ficam arquivados

dentro de um mvel na vertical, neste tipo de sistema podemos utilizar posio frontal e lateral. Rotativo: o equipamento que permite girar o eixo na vertical ou na horizontal, facilitando o acesso aos documentos.

Acessrios
Para facilitar o acesso aos documentos, so utilizados acessrios. So eles:
Pastas: protegem os documentos comuns a

um assunto, tem dimenses padronizadas. As pastas so suspensas e seus dois braos metlicos se apiam na lateral do arquivo.

Guias: dividem as pastas agrupando os documentos. As guias possibilitam aos arquivistas melhor visibilidade.

Acessrios
Projees: as projees podem ser de

papelo, plstico ou ao, alm de serem fixas ou adaptveis. Permitem ao arquivista localizar os assuntos no arquivo. Tiras de Insero: papeletas que aps receberem as devidas instrues, so inseridas nas projees das pastas ou das guias, estas tiras indicam a finalidade da pasta ou da guia.
Notaes: so informaes registradas nas tiras de insero, e posteriormente colocadas nas pastas ou guias

TEMPO DE ARMAZENAGEM.
TIPO DE DOCUMENTO
gua e Esgoto

TEMPO DE ARMAZENAGEM
Ano exerccio

Pagamento de Aluguel COFINS DARF Duplicatas, carnes e recibos Imposto de Renda IPVA, multas de trnsito Notas Fiscais

05 anos 05 anos 05 anos 02 anos 05 anos 02 anos 05 anos

PRXIMO MDULO: A EMPRESA