Enterprise Resource Planning

ERP

Ing. Rosa Navarrete

ERP (Enterprise Resource Planning Planeacin de los Recursos Empresariales)

El Software de Planeacin de Recursos de la empresa, o ERP, surge para integrar en un nico sistema de informacin automatizado, el soporte a todos los departamentos y funciones de una compaa, satisfaciendo cada una de las necesidades particulares de todos los departamentos.
El ERP combina mdulos en un programa de software nico e integrado, el cual corre sobre una sola base de datos corporativa, de manera que los diferentes departamentos pueden compartir informacin y comunicarse con mayor facilidad.

Cronologa de evolucin de los sistemas integrados

1960

1970

1980

1990

DRP
DRP Analiza los stocks por el costo de pedido y el costo de almacenamiento

MRP
MRP Elabora un plan de produccin, que define los requerimientos de materiales para la produccin

MRP II

ERP
ERP Integra todos los procesos de la Organizacin como: Diseo, Compras, Produccin, Ventas, Financiero, Postventa, Recursos Humanos, Administracin de Proyectos

Concepto de ERP

Una solucin ERP, es una aplicacin integrada de software para la gestin empresarial, que cumple con las siguientes caractersticas:
Es modular cubre las necesidades de las distintas reas de una empresa aporta conectividad entre aplicaciones complementarias Tiene amplia funcionalidad globalidad (permite trabajar con mltiples idiomas, monedas y compaas) flexibilidad para adaptarse a las necesidades de la empresa con garanta de evolucin con las necesidades globales informticas del mercado y las ltimas tecnologas Aporta la explotacin de la informacin dirigida hacia la inteligencia de negocios.
4

Caractersticas de un ERP
1. arquitectura
Cliente / servidor
autentificacin del cliente autorizaciones y niveles de privilegios seguridad y privacidad de los datos proteccin de recursos

De servicios abiertos de datos sistemas abiertos multiplataforma

2. Flexibilidad
el software tiene que adaptarse a los cambios en su entorno incorporacin de un sistema de configuracin: conjunto de estndares y procedimientos que controlan el proceso de modificar un sistema tanto durante el desarrollo como durante el mantenimiento

3. Modularidad

Caractersticas de un ERP
4.
5.

seguridad
Integracin
tratamiento de la organizacin como un sistema integrado base de datos comn (data warehouse) que asegura la integridad

6. 7.

interfaz grfico de usuario CIM (fabricacin integrada por ordenador, computer integrated manufacturing)
anlisis y desarrollo de los subsistemas de la planta de fabricacin comprende
sistemas de transporte y almacenado de piezas fabricadas y materias primas redes de comunicaciones que permiten control distribuido sistemas de gestin de stock, entradas y salidas, optimizacin puestos de trabajo basados en robots industriales

8.

simulacin

Caractersticas de un ERP
9. Trazabilidad
fundamental en el control de calidad de la empresa capacidad para controlar cada lote de artculos
componentes concretos utilizados en su produccin y su origen centros de trabajo y operarios

til en el seguimiento de partidas defectuosas

10. comunicaciones internas y externas (EDI)

intercambio electrnico de datos (EDI): intercambio de datos en un formato normalizado entre los diferentes sistemas informticos de quienes participan en una transaccin comercial documentos: pedidos, facturas, confirmaciones,... redes de comunicaciones pblicas o privadas

11. ayuda al usuario (tutoriales, ayuda en lnea)

Caractersticas de un ERP
12. consultas y generacin de informes a pedido
13. Migracin a nuevas versiones / plataformas 14. capacidad de conexin con Internet/Intranets/Extranets 15. Orgware
mtodo de implementacin y de mejora de procesos herramientas que permiten redisear los procesos de negocio manteniendo la integridad de las aplicaciones y los datos

Arquitectura de un ERP

Salarios y convenios Planificacin de turnos

otros

Perfiles profesionales

Cuentas a cobrar

otros

Anlisis financiero

recursos humanos

Formacin y desarrollo

Activos fijos nminas

contabilidad Contabilidad y general finanzas

tesorera

Software extendido

almacn de datos

Software extendido

CLIENTES

facturacin compras pedidos

ventas y distribucin
otros

Gestin de transporte

Plan de produccin

inventario y fabricacin
otros

Planificacin recursos de materiales Planificacin capacidades

PROVEEDORES

Anlisis de ventas

Administracin de la calidad

ARQUITECTURA

SOLUCIONES DE LA INDUSTRIA

Mdulos de los ERP

principales mdulos
produccin finanzas distribucin recursos humanos

otros mdulos
gestin comercial

tesorera gestin financiera

control de almacn
mantenimiento gestin de proyectos servicio postventa y soporte herramientas de desarrollo

compras (gestin de materiales)

workflow (gestin de procesos de negocio) reporting
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Mdulos de ERP: produccin

Planificacin de la produccin
cubre las actividades de produccin de una compaa industrial planifica la produccin (stocks, capacidades, empleados, compras de materias primas o componentes,...) subsistemas
plan maestro de produccin (MPS) anticipan cuellos de botella en la produccin y permiten tomar decisiones especifica para el prximo pedido de produccin qu productos deben fabricarse y comprarse, en qu cantidades y cundo utilizacin de datos histricos, clculo de tendencias,...

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Mdulos de ERP: produccin

planificacin de capacidades (CRP)
rene la informacin del trabajo en curso y la aade a la programada por MRP, calculando la carga de trabajo con respecto a la capacidad de las instalaciones productivas permiten planificar horas extra, turnos de operarios, mantenimiento preventivo, adquisicin de nuevos equipos,...

otros mdulos
gestin de costes administracin de calidad enlaces con CAD monitorizacin de la produccin ...

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Mdulos de ERP: contabilidad y finanzas

Mdulos de contabilidad y finanzas
cuentas por cobrar cuentas por pagar costes de recursos costes de actividad costes dinmicos contabilidad general

tesorera
activos fijos nminas anlisis financiero contabilidad de contratos
13

mdulos de ERP: distribucin

distribucin
actividades de ventas y distribucin de los productos
presentacin de ofertas pedido gestin de almacenes facturacin,...

abarca varias reas funcionales de la empresa

comercial (compras y ventas) almacn transporte

permiten conocer
estado de pedidos niveles de crditos pactados con clientes y proveedores posiciones de cuentas de los clientes facturas pendientes de pago anlisis de ventas en trminos de volumen y ganancias

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Mdulos ERP: distribucin

submdulos de distribucin
planificacin de necesidades de distribucin intercambio electrnico de datos (EDI) tiempos y administracin de gastos facturacin lotes compras
solicitudes de ofertas de compra contratos de compra rdenes de compra

ventas
contratos de venta ofertas de ventas anlisis de ventas promociones y ofertas 15

Mdulos ERP: distribucin

previsiones
gestin de transporte gestin de flotas de transporte gestin de combustible rdenes de transporte tarifas de transporte administracin de entregas planificacin de rdenes de transporte

gestin de almacn
control de inventarios embalajes rdenes de reaprovisionamiento ubicaciones

gestin de la calidad

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Procesos de negocio
Los procesos de negocios constituyen la base para la arquitectura de flujo de datos en los ERP.
Un proceso de negocio establece la forma en que se organiza, coordina y enfoca el trabajo para producir un bien o servicio. Un proceso de negocio determina: flujos concretos de materiales, informacin y conocimientos, es decir, conjuntos de actividades formas particulares en que las organizaciones coordinan el trabajo, la informacin y los conocimientos caractersticas procesos de negocio Existen a travs de la estructura organizativa. Agrupan empleados de diferentes funcionalidades (departamentos) para completar el trabajo.

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Proceso de negocio: tramitacin pedido

ventas fabricacin e inventario contabilidad distribucin

Base de datos clientes

BD de productos y servicios Obtener datos cliente Peticin almacn

Sistema contable

Gestin de distribucin

Identificar servicio solicitado

Introducir detalles factura

Entregar pedido

Obtener detalles del cliente

Obtener requisitos

Fabricacin

Comprobar crdito cliente

Sistema gestin de pedidos

ERP (SAP, PeopleSoft, Oracle, Baan,...) 18

Proceso de negocio: pedido en DELL

El pedido se procesa para su entrega a fbrica. Una vez recibido/confirmado el pago, el pedido se entregar a la fabricacin. Se realiza el pedido de piezas al inventario para poder programar el pedido para su fabricacin. El tiempo de prefabricacin depende del sistema MONTAJE. solicitado y, sobre todo, de Un equipo de montaje de monta la disponibilidad piezas. las piezas en un sistema y es responsable de la totalidad Los sistemas completados del montaje, as como de la se colocan en cajas, calidad y garanta de conjuntamente con el ratn, propiedad. el teclado, los cables de alimentacin y la PRUEBAS documentacin. Las cajas Los sistemas pasan a la fasese cierran y se completa la El producto pasa al de pruebas para su preparacin para el y envo. departamento de logstica comprobacin mediante es despachado a la direccin diagnsticos de Dell y indicada por elde cliente. descarga software.

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Procesos de negocio
Requerimiento de compra:
responder a la llamada de un cliente que solicita un producto para tenerlo en su almacn en una fecha determinada y con un precio que se necesita negociar para cerrar o no la operacin en ese momento.

involucra:
consultar inventario (productos disponibles, reservados, en inspeccin, suficientes, pendientes de llegar,...) considerar importancia del pedido (adelantar o no a otros pendientes), controlando el riesgo de la operacin plantear conveniencia y plazos de fabricacin para aadirlos a los de entrega de proveedores (si es necesario material) considerar un plazo de entrega real (nivel de saturacin de la fbrica) considerar subcontratacin a terceros

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Procesos de negocio
considerar productos sustitutivos para completar el pedido (por ejemplo, servidos anteriormente al mismo cliente tener en cuenta costes de los productos en su compra y en su transformacin considerando distintas alternativas de compra por volumen, o de fabricacin por lotes econmicos,...

para responder a la pregunta se involucra a gran parte de las reas de la empresa, por lo cul, los ERP son el rea de software ms importante.
antes: soporte de procesos de fabricacin actualmente: abarcan todos los procesos y recursos

Otros ejemplos: desarrollo de un nuevo producto: pasos desde que nace la idea hasta que se realiza un prototipo. contratacin de un empleado

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Beneficios de un ERP

Disponer de una solucin integrada que apoya las funciones de la empresa:

Integracin de la informacin en un solo lugar (BD centralizadas, diseo corporativo) Procesos constantes y controlados, para manejo en diferentes tipos de industria Confiabilidad en la informacin del sistema Definicin de un solo flujo de trabajo Definicin de las reglas del negocio Sistemas con tecnologa de punta

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Beneficios de un ERP

Garantia de una actualizacin contnua e inmediata de la aplicacin en funcin de las necesidades del negocio Reduccin de los costes fijos:
Segn Gartner Group (ERP challenges .- 2003)

Reduccion de costo: 7% all 11%

Reduccin de inventarios: 11% al 25%

Reduccin del costo de calidad

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Problemas de ERPs
hay sectores en los que no siempre se cubren las necesidades
se desarrollan herramientas de enlace (middleware) a otras aplicaciones conocidas que se convierten en mdulos del estndar implantaciones muy especializadas y necesidad de
amplios conocimientos tecnolgicos trabajo en equipo con las empresas que desarrollan los mdulos complementarios

complejidad: la mitad de las implantaciones no alcanzan los beneficios esperados

los responsables subestiman el esfuerzo de gestin del cambio, centrndose en beneficios directos: reduccin tiempos de entrega, reduccin de inventario, mayor satisfaccin del cliente,... imprescindible invertir en cambio corporativo y formacin del personal

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Problemas de ERPs
costes implementacin
la implementacin es mucho ms costosa (entre tres y diez veces) que el producto en s:
altos costes de asistencia de implementacin por parte de empresas de integracin de sistemas enfoques de reingeniera adoptados por las empresas implementadoras de ERPs (es decir, adaptar la empresa al producto) necesidad de reemplazar gran parte de la arquitectura de tecnologa de informacin para dar soporte al ERP

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problemas de los ERPs

grado de estandarizacin
para cambiar los procesos estndar de los ERPs hay que reprogramarlos y puede ser complicado y delicado solucin: ajustar la empresa a los procesos del ERP pregunta: se obtienen ventajas competitivas al utilizar procesos estandarizados que tambin pueden implementar las empresas de la competencia? alternativa: enfoque hbrido
mantener gran parte de los procesos estndar cambiar el cdigo del ERP donde se compruebe que se van a obtener ventajas competitivas (difcil demostrarlo)

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problemas de los ERPs

cambios en el cdigo del ERP
necesidad de mantener la capacidad de actualizar nuevas versiones el ERP en el futuro (internamente o presionando al proveedor) si los cambios no se incorporan rpido, el sistema ERP puede influir negativamente en la flexibilidad y grado de respuesta

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Cundo se recomienda un ERP

Cuando una compaa debe manejar informacin corporativa compleja y en gran volumen.

Cuando los procesos de una empresa son crticos (empresas industriales, de produccin).
Cuando una empresa requiere control centralizado de sus filiales. Cuando una empresa ha definido su gestin en base de procesos de negocio estndar en su rama.

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Razones para implantar un ERP

Desde finales de los 90 se ha tenido un incremento en la implantacin de ERPs, apoyado por:
La necesidad de simplificar y estandarizar la infraestructura de tecnologas de la informacin (grandes cantidades de sistemas antiguos y diferentes entre s) El requerimiento de acceso a informacin fiable para mejorar las interacciones y comunicaciones con clientes y proveedores La necesidad de mejorar los procesos de negocio, con base a una mejor disponibilidad y calidad de informacin inteligente de la empresa Competitividad global Reduccin del costo de TI

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30

Implantacin de ERP
Metodologa
Seleccin de varios productos que pueden solucionar la problemtica planteada Presentacin comercial de la/s empresa/s Eleccin del producto que mejor se adapta Encargo de la definicin de la implantacin Definicin del proyecto Revisin coste proyecto Negociacin precio, implantaciones y modificaciones Puesta en marcha Implantacin Sustitucin antiguo sistema por el nuevo Valoracin de resultados

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implantacin de ERP
Anlisis de la situacin de la empresa -comprensin de los procesos de negocio -Informacin que se suministra a los directivos -Controles de la situacin de la empresa -Carencias de los SI Memorando del Proyecto -situacin empresa en aspectos organizativos y operativos -Recomendaciones y comentarios -Objetivos y plan de implantacin -Responsabilidad equipo de proyecto -Programa de reuniones -Factores crticos de xito -Obstculos que se pueden anticipar

Definicin del proyecto

Fases de la implantacin

Preparacin de la implantacin

Desarrollo y confirmacin

-Revisin de polticas operativas y procesos de negocio para identificar reas que requieren modificaciones -Prototipo para impartir un curso de capacitacin a directivos (definicin de requisitos, procedimientos, controles,...) -Plan Detallado de Implantacin: - tareas - tiempo de cada una - responsable/s

-Desarrollo de nuevos procedimientos y controles -Generacin de las bases de datos -Programacin y prueba de modificaciones en los mdulos -Prueba piloto -Formacin de usuarios

Implantacin

Puesta en explotacin

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Implantacin de ERP

tiempo de implantacin:
compaas pequeas y medianas: desde unos meses hasta un ao y medio
mayores facilidades de coordinacin posibilidad de implantar todo el sistema de una sola vez

grandes compaas: hasta cuatro aos

implementaciones por fases, en diferentes unidades de negocio, mltiples departamentos y elevado nmero de mdulos gran cantidad de niveles de decisin que dificultan la coordinacin

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Implantacin de ERP

otros factores que influyen en el tiempo

mdulos ERP implantados necesidad de acometer proyectos de reingeniera de procesos modificaciones en el ERP
no son muy habituales (la empresa se ajusta al ERP) cuando se realizan suelen provocar retrasos e incrementos significativos de costes

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Implantacin de ERP

costes de implantacin de un ERP

concepto
consultora hardware/infraestructura equipo de implementacin entrenamiento y formacin software

coste medio 30% 25% 15% 15% 15%

rango 20% - 60% 0% - 50% 5% - 20% 10% - 20% 10% - 20%

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Implantacin de ERP
Composicin terica del equipo de proyecto por parte del cliente
ejecutivo sponsor:
establece el compromiso de la alta direccin con el proyecto formula los objetivos estratgicos

director de proyecto
comit de seguimiento
asignacin de recursos humanos y financieros resuelve posibles conflictos toma de decisiones estratgicas reuniones mensuales

responsables de las reas funcionales de la empresa usuarios finales usuarios clave

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Implantacin de ERP
por parte del proveedor
ejecutivo de cuenta
asiste al ejecutivo sponsor y al director de proyecto en la definicin de objetivos, alcance y criterios corresponsable de la direccin y seguimiento coordina la asignacin de recursos

consultor principal
coordina recursos gestiona la planificacin del proyecto

consultor de aplicacin: responsable de tareas funcionales, forma al equipo y realiza el anlisis y diseo conceptual de adaptaciones, personalizaciones y mejoras del ERP

director tcnico: responsable de las tareas de desarrollo de mejoras

consultor tcnico: instalacin del sistema estndar, control de calidad de las adaptaciones, coordinacin del equipo de desarrollo, documentacin adaptaciones programador
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Proveedores de ERPs

PeopleSoft 9%

JDE 7%

Baan 7%

SSA/BPCS 3%

JBA International 3%

Intentia 2% Oracle 13% QAD 2%

Otros 22% SAP 32%

Fuente: Gartner AMR Research (2003)

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Costos referenciales de ERPs

SAP
BAAN ORACLE JD EDWARDS MARCAM PEOPLE SOFT SOLOMON MOVEX

$ 80.000 A $ 100.000

$ 100.000 A $ 500.000

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40

Decisin ERP : desarrollar o comprar software

Desarrollo
Todo el proceso requiere de muchos esfuerzos La actualizacin y el mantenimiento necesita de recursos internos Poco flexibles para responder a cambios El mantenimiento es costoso No representa una competencia principal del negocio !

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Decisin ERP : desarrollar o comprar software

Compra
Utilizando paquetes comerciales (COTS, Commercial OffThe-Shelf)
Permiten la integracin con sistemas existentes Mayor flexibilidad a cambios y actualizaciones Menor costo total Proveedores de soluciones de ERP: SAP, Baan, PeopleSoft, J.D. Edwards, Oracle, Lawson, QAD, SSA

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Comparativo desarrollo o in-house vs ERP comercial o COTS (commercial off the shelf)

In house
Utilizan un sistema transaccional

ERP- Cots
Utilizacin de un solo sistema

Sistemas costosos e inflexibles

Las bases de datos no estn integradas

Un slo grupo integrado de aplicaciones para toda la empresa

Opera mediante una base de datos integrada para la toma de decisiones en toda la empresa

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Comparativo desarrollo o in-house vs ERP comercial o COTS (commercial off the shelf)

In house
Sistemas de difcil mantenimiento poco flexibles a las nuevas necesidades de la empresa

ERP- Cots
Enfoque en restructuracin de procesos de negocios efectivos y orientados a los clientes

Mltiples plataformas de hardware, sistemas operativos y bases de datos de diferentes proveedores

Mejorar y simplifica el hardware y el software utilizado

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posicionamientos frente a los ERP

Apoyando los ERP
un sistema ERP es el nico SI que necesita una empresa para dar soporte a su negocio el enfoque ERP simplifica y estandariza los sistemas a lo largo de la empresa haciendo ms fcil de actualizar los sistemas en el futuro un sistema ERP reduce el coste de las operaciones de TI y el personal necesario para mantener el SI corporativo un sistema ERP fuerza la integracin de todos los procesos y permite alcanzar un elevado grado de integridad de los datos

Criticando los ERP

la utilizacin de sistemas ERP est al alcance nicamente de grandes empresas los sistemas ERP se hicieron populares gracias al Y2K, pero con el tiempo su futuro es poco claro el sistema ERP y su implementacin son muy caros. El sistema necesita grandes modificaciones o la empresa necesita someterse a importantes reingenieras de procesos para adaptarse los ERP son normalmente lentos y no se ajustan a las transacciones que necesitan la mayora de las empresas

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posicionamientos frente a los ERP

Apoyando los ERP
un ERP es una excelente herramienta de soporte de decisiones que aportar ventajas competitivas los sistemas ERP engloban las mejores prcticas para diferentes procesos, permitiendo a la empresa configurar sus sistemas rpida y fcilmente, as como minimizar sus costes de implementacin los sistemas ERP permiten una mejor integracin global

Criticando los ERP

los ERP no han obtenido los retornos de inversin previstos inicialmente muchas empresas han abandonado sus negocios debido a la implementacin de un ERP TI los ERP incrementan los costes en

a pesar de una implementacin ERP, se necesitan muchas otras aplicaciones para un correcto funcionamiento

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Seleccionar un ERP

infinidad de ofertas comerciales, cada una asegura contar con la solucin integral y, en particular, promete resolver sus necesidades actuales y futuras Para tener xito, debe planificar, evaluar y seleccionar adecuadamente una solucin y posteriormente implementarla y probarla en forma satisfactoria

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Defina su presupuesto
Las soluciones modulares permiten posponer parte de la inversin para el momento en que realmente son necesarias
Aparte del valor del software, no descuide el valor de la implementacin. En trminos generales, puede igualar o incluso superar el valor de la licencia Considere invertir en un plan de mantenimiento y soporte. Su valor anual oscila entre un 15% y 25% del valor de la licencia, esto le dar derecho a la solucin de problemas, incorporacin de mejoras y posiblemente a la actualizacin de versiones del software
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Defina su presupuesto
Incluya un anlisis detallado de su hardware (40% del valor de la licencia).
Frecuentemente las necesidades de hardware no se descubren sino hasta el final cuando ya no le queda presupuesto Agregue finalmente la capacitacin (10% del valor de las licencias). A cuntas personas deber entrenar para la implantacin, utilizacin y mantenimiento del sistema durante su operacin?

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Evale y seleccione su alternativa

Su seleccin se basa tanto en el software, como en el implantador de la solucin. Algunos criterios de seleccin:
Permanencia del proveedor en el tiempo y proyecciones futuras Posicin financiera del proveedor en el tiempo Cantidad de clientes con esa solucin Referencias de clientes con los cuales conversar directamente Demostracin de la solucin (standard u orientada a requerimientos especficos) Modelo de distribucin (directa o va VARs) Caractersticas y funcionalidades (ojo con las promesas de futuras versiones)

Integracin con otros mdulos (satisfaccin de necesidades futuras)

Relaciones estratgicas (ojo con mdulos ofrecidos por terceros) Soporte (telefnico, web, personal) Premios (criterios para el otorgamiento y cantidad indican evaluaciones satisfactorias)

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Errores fatales
1. Adquirir

el software de acuerdo a lo que hizo su competencia

2. Seleccionar basndose slo en las funcionalidades del software 3. No considerar a la Ca. Proveedora del Software en la evaluacin 4. No evaluar detalladamente a las Cas. Implantadoras de Proyectos

5. Adquirir un producto con costos iniciales bajos, pero que tenga altos costos posteriores (especialmente los costos ocultos)
6. Haber evaluado usando un grupo minoritario de sus expertos, evitando que el resto de su empresa compre la idea
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Errores fatales
7. Considerar slo las opciones populares de productos y servicios
8. Adquirir un producto demasiado complejo para sus requerimientos 9. Tomar su decisin sin haber definido adecuadamente los requerimientos 10. Escoger software que se encuentre muy al comienzo o muy al final de su ciclo de vida

11. Escoger opciones basadas en tecnologa en vas de desaparecer

12. Adquirir software para enmendar procesos de negocios

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