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Qu es un documento de archivo?

Qu nos dice el DICCIONARIO DE LA LENGUA ESPAOLA (23 ed.)?

Documento (Del lat. documentum)
1. m. Diploma, carta, relacin u otro escrito que ilustra acerca de algn hecho, principalmente de los histricos. 2. m. Escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo.
~ autntico. 1. m. Der. El que est autorizado o legalizado. ~ privado. 1. m. Der. El que, autorizado por las partes interesadas, pero no por funcionario competente, prueba contra quien lo escribe o sus herederos. ~ pblico. 1. m. Der. El que, autorizado por funcionario para ello competente, acredita los hechos que refiere y su fecha.

ALGUNAS DEFINICIONES

Se entiende por documento toda expresin en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresin grfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informticos.

Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histrico Espaol (BOE nmero 155 de 29/6/1985)

ALGUNAS DEFINICIONES
Se entiende por documento, toda expresin en lenguaje oral o escrito, natural o codificado, recogida en cualquier tipo de soporte material, as como cualquier otra expresin grfica, que constituya testimonio de funciones y actividades sociales del hombre y de los grupos humanos, con exclusin de las obras de creacin y de investigacin editadas, y de las que, por su ndole, formen parte del patrimonio bibliogrfico, as como de las expresiones aisladas de naturaleza arqueolgica, artstica o etnogrfica.

Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos

(BOJA nmero 4 de 10/01/1984)

ALGUNAS DEFINICIONES
Se entiende por documento, a los efectos de la presente Ley, toda informacin producida por las personas fsicas o jurdicas de cualquier naturaleza como testimonio de sus actos, independientemente de su soporte, forma de expresin o contexto tecnolgico en que se haya generado.
Se excluyen de este concepto las publicaciones que no formen parte de un expediente administrativo.
Anteproyecto de Ley de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andaluca (sometido a opinin pblica BOJA nm. 201, de 14 de octubre de 2009

ALGUNAS DEFINICIONES

Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas fsicas o jurdicas, pblicas o privadas, de acuerdo con unas caractersticas de tipo material y formal
Diccionario de Terminologa Archivstica (1993)

Y para qu se producen y por qu se conservan los documentos?

Ramn Alberch y Cruz Mundet nos dan 3 razones en su libro Archvese!: los documentos del poder, el poder de los documentos

1 RAZN
Para la gestin administrativa de los asuntos corrientes (son el apoyo informativo para la toma de decisiones) y por el valor probatorio que les concede la ley.
IMPERATIVO LEGAL y EXIGENCIAS DE LA TRAMITACIN

FUNCIN DE CONSTANCIA

2 RAZN
Para el caso de las instituciones pblicas, como recurso bsico de informacin para los ciudadanos y garanta de transparencia administrativa imprescindible en un Estado de Derecho. FUNCIN DE COMUNICACIN

3 RAZN
Los documentos adquieren un valor histrico y son objeto de consulta por parte de investigadores y ciudadanos en general.

Varias maneras de clasificar a los documentos

Documentos de archivo: caracteres y elementos

Caracteres de los documentos:
caracteres perdurables (los que no van a cambiar a lo largo de la vida de los documentos)
EXTERNOS E INTERNOS

caracteres mudables (los que van a modificarse, pasando por distintos estados a lo largo de la vida de los documentos).
EDAD DEL DOCUMENTO, VALORES DEL MISMO Y ESTADO DE CONSERVACIN

Caracteres perdurables
Caracteres externos Clase Tipo Formato
Cantidad Forma

Caracteres internos Entidad productora Orgenes funcionales Fecha y lugar de produccin Contenido sustantivo
Segn Schellenberg, T. R.

Caracteres perdurables: EXTERNOS

Forman la apariencia externa del documento

Clase
determinada por el procedimiento empleado para transmitir la informacin. Por tanto dependiendo del procedimiento empleado tendremos documentos:
Textuales: transmiten la informacin mediante texto escrito. Iconogrficos: documentos que emplean signos no textuales para transmitir la informacin (mapas, planos, fotografas, etc.) Sonoros: emplean el sonido para transmitir la informacin (discos, cintas magnticas, discos compactos, etc.) Audiovisuales: documentos que combinan la imagen en movimiento y el sonido (cintas de video, videodiscos, etc.) Electrnicos: generados por cualquier sistema informtico tanto con soporte fsico o sin l.

Tipo
de qu tipo de documento se trata?. Puede ser un informe, un oficio, un certificado, etc. Existen tantos tipos documentales como actividades posibles tiene un organismo.

Formato
va de acuerdo con el soporte. As si es papel, los formatos son carta, A4, oficio, etc. Si se trata de videocassettes el formato es VHS, Beta, Super8, etc. Si se trata de imgenes electrnicas es jpg, bmp, gif, etc. O de textos electrnicos es txt, rtf, html, doc, xml, etc.

Cantidad o volumen
se trata del nmero de unidades (volmenes, legajos, documentos) y del espacio que ocupan los documentos, en metros lineales si se trata de textos manuscritos, o en bites si son electrnicos, o en minutos si son sonoros o visuales.

Forma
nos estamos refiriendo a la tradicin documental, es decir, a la condicin de original o copia de los documentos: se trata de un original, de una copia simple, de una copia certificada, de una minuta o borrador, etc. Por tradicin documental entendemos los diversos modos de transmisin de un documento, es decir, la relacin existente entre el modo en que un documento fue emitido y el modo en que se nos ha transmitido en los archivos. La categoras diplomticas de la tradicin se reducen fundamentalmente a: el borrador, la minuta, el original, y la copia.

Caracteres perdurables: INTERNOS

Se refieren a la formulacin del discurso y contenido del documento.

Entidad productora: nos referimos al autor del documento (cualquier persona

fsica o institucional, pblica o privada). Es decir, el responsable legal del mismo.

Orgenes funcionales: son las razones por las cuales se ha producido un

documento. Es decir, la funcin (gestin de recursos humanos), la actividad (contratacin de trabajadores) y el trmite (redaccin de un contrato de trabajo) por los que ha sido realizado.

Fecha y lugar de produccin: estos caracteres sitan al documento en el

tiempo y en el espacio. Datacin crnica y tpica.

Contenido sustantivo: el asunto del que trata el documento, sus fines u

objetivos.

Documentos de archivo: elementos

Elementos que caracterizan a los documentos de archivo
(segn Schellenberg, T. R.)

Gnesis: cada documento de archivo surge de un proceso natural como

resultado de la actividad de personas e instituciones. Los documentos de archivo surgen como producto y reflejo de las tareas de su productor.

Exclusividad: el contenido de cada documento es nico. Aunque se trate del

mismo tipo documental como una factura; la fecha, el valor, los items son distintos en cada una, dentro de una serie. Dicho de otro modo, la informacin que contiene rara vez se encuentra en otro documento con idntica extensin e intensidad.

Interrelacin: como principio general, las piezas aisladas (documentos sueltos)

no tienen sentido o valor archivstico, o tienen muy poco. Su razn de ser viene dada por su pertenencia a un conjunto (la unidad archivstica o expediente administrativo) y por las relaciones establecidas entre s.

Unicidad: Cada documento de archivo es nico, no se produce en mltiples ejemplares. Las copias de un documento estas no son ejemplares del documento original, sino otro documento igualmente nico. Integridad: Cada documento debe mantener sus caracteres internos y externos ntegros para conservar sus valores. La integridad de un documento de archivo hace referencia a su carcter completo e inalterado. Es necesario que un documento est protegido contra modificaciones no autorizadas. Carcter seriado: Los documentos de archivo se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen series. Objetividad: El documento de archivo constata una actividad personal o institucional sin aadir a ello criterios de valoracin o subjetividad. Autenticidad

DOCUMENTO DE ARCHIVO Definicin completa

Nuestra definicin de documento de archivo se hace ms amplia o extensiva, atendiendo a todos sus caracteres externos e internos, (que enumeramos de forma didctica para que quede constancia clara de los mismos) y a su relacin con la entidad productora: (Caracteres externos): "Documento archivstico es toda expresin testimonial, en cualquier lenguaje, forma o soporte (forma oral o escrita, textual o grfica, manuscrita o impresa, en lenguaje natural o codificado, en cualquier soporte documental as como en cualquier otra expresin grfica, sonora, en imagen o electrnica), generalmente en ejemplar nico, (aunque puede ser multicopiado o difundido en imprenta), ... (Caracteres internos): ... de carcter autntico, objetivo e imparcial, esencialmente administrativo y/o jurdico, generado en cualquier fecha, de forma automtica y espontnea, conservado ntegro en forma original, indivisible, seriado o unido a otros de su especie por un vnculo originario y necesario, interdependiente o interrelacionado (condicionando a los dems y siendo por ellos condicionado), y formando parte de un fondo o conjunto orgnico, ... (Relacin con la entidad productora): ... producido, recibido y acumulado, como resultado del proceso natural de la actividad o gestin de una persona o entidad pblica o privada, en cumplimiento de sus funciones o fines jurdicos y/o administrativos y conservado como prueba, informacin y continuidad de gestin.

Francisco Fuster Ruiz en su artculo "Archivstica, archivo, documento de archivo... necesidad de clarificar los conceptos"

TIPOLOGA DOCUMENTAL Contexto de produccin

Tipo de documentacin que genera la Administracin:
La que resulta de las decisiones de la Administracin: resoluciones, acuerdos,
La que resulta de sus juicios: informes,

La que le sirve para comunicarse, bien entre ellos o bien con otros organismos: comunicaciones, notificaciones, publicaciones,
La que le permite dejar constancia de su actividad: actas, certificados, La que llega del exterior: denuncias, solicitudes, alegaciones,

Tipo de documentacin que genera una Empresa:

La que le permite la direccin de la sociedad: actas, acuerdos, informes, expedientes de direccin, ... La que le permite la administracin de la sociedad: funciones de secretara, ... La que le permite la gestin de personal: nminas y pagos, expedientes de personal, ... La que le permite el control contable: libros de contabilidad, informes de cuentas, informacin fiscal, ... La que le permite comunicarse con el exterior: correspondencia,...

Ms tipos de productores de documentos: entidades bancarias, instituciones eclesisticas, instituciones sanitarias, instituciones socio culturales y cientficas, instituciones militares, instituciones de enseanza, etc. Cada uno de estos productores generan tipos documentales diferentes que se ajustan a las necesidades de cada uno.

TIPOLOGA DOCUMENTAL
bsica en la Administracin

Documento administrativo es cualquier documento producido por un rgano de la Administracin Pblica, por lo que no pueden considerarse como tales, a pesar de que sean incorporados a los expedientes, documentos redactados por particulares y dirigidos a rganos de la Administracin Pblica, tales como instancias y recursos (salvo, naturalmente, en los casos excepcionales en que ciertos rganos administrativos tienen la posibilidad-de- recurrir).
Documentos administrativos: un ensayo de diplomtica contempornea / Ana Beln Snchez Prieto

FUNCIONES
es un instrumento de constatacin que permite comprobar el desarrollo de una actuacin administrativa es un instrumento de comunicacin, a otros rganos o unidades de la Administracin (notas interiores) o a terceros interesados, ya sean personas jurdicas pblicas y privadas o personas jurdicas naturales.

CARACTERSTICAS

Producen efectos frente a terceros o en el mbito de la propia Administracin. Son emitidos por un rgano administrativo. Por tanto quedan excluidos todos los documentos redactados o creados por los interesados, como las solicitudes, las alegaciones o los recursos y reclamaciones. Su emisin es vlida.

Establecer un catlogo exhaustivo de las tipologas documentales utilizadas por las Administraciones Pblicas es una tarea muy laboriosa. Se han realizado trabajos centrados en tipologas especficas. No obstante, en un sentido estricto, la tipologa documental es mucho ms abundante y variada de lo que parece. Si tomamos como referencia el Manual de documentos administrativos (1995) podemos clasificar a los documentos administrativos en cinco bloques:

DOCUMENTOS DE DECISIN (contienen una declaracin de voluntad de un rgano administrativo sobre materias de su competencia)

RESOLUCIONES ACUERDOS

DOCUMENTOS DE TRANSMISIN (comunican la existencia de hechos o actos a otras personas, rganos o entidades)

COMUNICACIONES NOTIFICACIONES PUBLICACIONES

DOCUMENTOS DE CONSTANCIA (contienen una declaracin de conocimiento de un rgano administrativo, cuya finalidad es la acreditacin de actos, hechos o efectos)

ACTAS CERTIFICADOS CERTIFICACIONES ACTO PRESUNTO

DOCUMENTOS DE JUICIO (contienen una declaracin de juicio de un rgano administrativo, persona o entidad pblica o privada, sobre las cuestiones de hecho o de derecho que sean objeto de un procedimiento administrativo)

INFORMES

DOCUMENTOS DE LOS CIUDADANOS (el instrumento por el que el ciudadano se relaciona con la actividad de las Administraciones Pblicas)

SOLICITUDES DENUNCIAS ALEGACIONES RECURSOS

Bajo el trmino Formularios, y basndose tambin en el Manual de documentos administrativos1, el Ministerio de Poltica Territorial ha recogido un listado de documentos administrativos de utilizacin ms comn en la tramitacin de cualquier procedimiento administrativo.

1 FASE

DOCUMENTOS DE INICIACIN

ACUERDO DE INICIACIN DEL PROCEDIMIENTO REQUERIMIENTOS DE SUBSANACIN DE DEFECTOS EN LA SOLICITUD

PETICIN DE MEJORA VOLUNTARIA DE LA SOLICITUD

ACUERDO DE ADOPCIN DE MEDIDAS PROVISIONALES ACUERDO DE ACUMULACIN DE PROCEDIMIENTOS ACUERDO DE PRCTICA SIMULTNEA DE TRMITES
1. Elaborado en 1995 por un equipo de funcionarios pblicos coordinados por la Subdireccin General de Simplificacin Administrativa y Programas de Atencin al Ciudadano. Objetivo: Elaborar modelos documentales adaptados a las necesidades especficas de las distintas unidades de la AGE y susceptibles de tratamiento informtico.

2 FASE

DOCUMENTOS DE INSTRUCCIN

ACUERDO DE APERTURA DE UN PERODO DE PRUEBA ACUERDO DE PRACTICA DE PRUEBA ACUERDO POR EL QUE SE RECHAZAN LAS PRUEBAS PROPUESTAS OFICIO DE PETICIN DE INFORME PRECEPTIVO DETERMINANTE OFICIO DE PETICIN DE INFORME PRECEPTIVO NO DETERMINANTE OFICIO DE PETICIN DE INFORME FACULTATIVO CITACIN DE COMPARECENCIA CONCESIN DE TRMITE DE AUDIENCIA ACUERDO DE APERTURA DEL PERODO DE INFORMACIN PBLICA ACUERDO DE AMPLIACIN DE PLAZOS ACUERDO DE TRAMITACIN DE URGENCIAS ACREDITACIN DE LA NOTIFICACIN

3 FASE

DOCUMENTOS DE TERMINACIN

ACUERDO DE CADUCIDAD POR PARALIZACIN DEL PROCEDIMIENTO IMPUTABLE AL INTERESADO ACUERDO DE CADUCIDAD POR PARALIZACIN DEL PROCEDIMIENTO INICIADO DE OFICIO NO SUSCEPTIBLE DE PRODUCIR ACTOS FAVORABLES RESOLUCIN TIPO RESOLUCIN DE INADMISIN CERTIFICADO DE ACTO PRESUNTO ACUERDO DE LA SUSPENSIN DE LA EJECUCIN DE UNA ACTO

A modo de ejemplo: basado en el Manual de documentos administrativos,

la Universidad de la Palmas de Gran Canaria elabor su propio Manual de normalizacin de documentos administrativos de la ULPGC.

AGRUPACIONES DOCUMENTALES (naturales)

FONDO

SECCIN

SERIES

EXPEDIENTES

UNA PRIMERA DEFINICIN

AGRUPACIN DOCUMENTAL
Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa en ejercicio de sus funciones

FONDO
Totalidad de la documentacin producida y recibida por una institucin o persona en desarrollo de sus funciones o actividades.

SECCIN
Son las divisiones del fondo identificadas con la produccin documental de una unidad o divisin administrativa o funcional de la institucin que produce el fondo.

SERIE
Son el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una funcin determinada.

EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO
Una unidad documental formada por un conjunto de documentos generado, orgnica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolucin de un mismo asunto (Diccionario de Terminologa Archivstica).

AGRUPACIONES DOCUMENTALES (artificiales)

COLECCIN DOCUMENTAL Segn Heredia Herrera: su origen no responde al resultado de una gestin institucional / personal, sino a la voluntad de alguien (la mayora de las veces es producto de una donacin o compra). Suelen ser documentos cuya unin y relacin entre ellos la determina bien un tema o asunto, bien el coleccionista o autor de la coleccin. No suelen tener una carcter seriado, de manera que requerir una descripcin individualizada. Documentos que suelen integrar las colecciones: estampas, dibujos, fotografas, grabados, etc.

AGRUPACIONES DOCUMENTALES (artificiales)

SECCIN FACTICIA (tambin segn Heredia Herrera) Se trata de agrupaciones documentales realizadas voluntariamente en los archivos a partir de sus fondos y responden bsicamente a motivos de conservacin o instalacin determinados: Ej.: Coleccin de Mapas y Planos, etc. Coleccin Digital de Mapas, Planos y Dibujos del Archivo General de Simancas A veces, han sido los propios archiveros los que han formado series facticias atendiendo a criterios subjetivos. En ocasiones se han agrupado documentos en torno a una temtica para destacar su importancia.

Secciones "facticias" (ARCHIVO DE INDIAS)

El Archivo tiene en la actualidad cuatro Secciones "facticias", esto es, organizadas a partir de documentos procedentes de otros fondos.
En la de PATRONATO (Seccin l), adems de los documentos correspondientes al Patronato Real o derechos de la Corona en materia eclesistica, se guardan los documentos que fueron considerados ms importantes por parte del Archivo a principios del siglo XIX. En la de TITULOS DE CASTILLA (Seccin XIII), se han reunido los que hacen referencia a distintos ttulos nobiliarios. En la de MAPAS Y PLANOS (Seccin XVI) se conservan aquellos documentos (no slo mapas y planos) que por sus caractersticas fsicas requieren una conservacin especial: mapas, planos, tejidos, diseos, bulas... En la de DIVERSOS (Seccin XV), pueden consultarse los documentos de dos Archivos particulares (Fernando Abascal, virrey del Per, y Camilo Garca Polavieja, capitn general primero en Cuba y luego en Filipinas, ambos en e siglo XIX), y las donaciones y compras de documentos.

Al hilo de las secciones facticias

Polmica: Archivo General de la Guerra Civil Espaola

(Salamanca)

En Web oficial En wikipedia

INTERESANTE: dossier de prensa Declaraciones sobre el Archivo General de la Guerra Civil Espaola desde 1995 hasta 2005.

VALORES DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos se elaboran para la gestin administrativa, por exigencias de una tramitacin; pero no con finalidad histrica. No obstante con el paso del tiempo, algunos van a adquirir esa categora.

VALOR PRIMARIO
El documento desde su nacimiento posee un valor primario, tiene como objetivo principal plasmar la gestin de una actividad determinada: valor administrativo. Al mismo tiempo, cada documento tiene un valor legal, jurdico o probatorio, es prueba de los actos que contiene. En cuanto el procedimiento se finaliza el documento pierde el valor administrativo, pero sigue manteniendo el probatorio. Ejemplo: LISTAS DE EMBARQUE (compaas areas).

VALOR SECUNDARIO: histrico o permanente

Se deriva de la utilidad que el documento pueda tener con posterioridad como fuente para la investigacin histrica y para la accin cultural.

Qu documentos llegan a tener un valor histrico?

Los documentos que tras cumplir su funcin administrativa y previo proceso de valoracin, seleccin y eliminacin documental, son considerados de valor permanente y conservados por tiempo indefinido (archivo histrico) Constituyen la memoria viva de su creador (persona fsica o jurdica) Sirven como fuente para el estudio de la historia y para la difusin cultural

Segn Ramn Alberch y Cruz Mundet, en los pases ms avanzados alcanzan el valor histrico entre el 1 y el 5 % de los documentos producidos.

VALOR LEGAL, JURDICO o PROBATORIO

VALOR ADMINISTRATIVO

VALOR HISTRICO

Imagen sacada de La vida de un documento administrativo (el expediente electrnico)

Los valores del documentos esta ntimamente relacionados con el ciclo de vida documental y al mismo tiempo con las etapas del archivo.

Edad administrativa (primera edad documentos corrientes)

Circulacin y tramitacin de los asuntos iniciados. La documentacin es de uso frecuente.

ARCHIVO DE OFICINA / GESTIN

Edad intermedia (segunda edad documentos semicorrientes)

El documento o el expediente referente a un asunto debe conservarse, siendo objeto de consulta o de uso como antecedente de manera poco frecuente.

ARCHIVO CENTRAL

Edad histrica (tercera edad documentos no corrientes)

El documento adquiere valor permanente, estar al servicio de la cultura y de la investigacin. Su conservacin ser definitiva.

ARCHIVO INTERMEDIO - HISTRICO

Segn Paloma Fernndez Gil Manual de organizacin de archivos de gestin en las oficinas municipales

Segn Manual de organizacin de archivos de oficinas Universidad de Alicante

Presentacin realizada por David Gmez Domnguez compartida bajo una Licencia Creative Commons

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