Programacin de las fases del proyecto en un grfico tipo GANTT

Cuando es la primera vez que se trabaja en la creacin de un negocio, realizar una planificacin realista no es sencillo. Para evitar cometer errores, se deben conocer muy bien los pasos previos a la puesta en marcha de la empresa.

La primera etapa est constituida por la consecucin de los fondos que van a destinarse para las inversiones en activos y capital de trabajo. Su origen puede darse desde prstamos, subsidios otorgados por el Estado, aportes propios, negociaciones de compras a plazos y si es del caso, capitales de riesgo. La segunda etapa consiste en adecuar tcnicamente el negocio con la dotacin de mquinas, herramientas, los equipos de trabajo y los suministros esenciales como papel, lpiz, disquetes, sillas, escritorios, entre otros. La tercera etapa consiste en mostrar en el mercado local y el potencial la funcin del negocio, los servicios que presta, las soluciones que otorga al cliente.

Es un componente del plan de negocios y tiene como objetivo describir el cronograma con los pasos que se van a dar para la puesta en marcha de la nueva empresa. Este plan debe prever prioridades y fechas de las realizaciones.

 Estudios y desarrollos previos: Puede ser conveniente antes de poner en marcha la empresa realizar algn estudio especfico (punto de equilibrio del mercado) o realizar algn desarrollo tcnico previo. Estos procesos deben estar descritos indicando lo que se espera de ellos y las acciones a tomar en funcin de los resultados obtenidos, incluso decidiendo abortar la creacin de la empresa. Obtencin de subvenciones: Si se necesita alguna clase de subvencin o ayuda pblica para llevar adelante el proyecto, tambin conviene tenerlo muy en cuenta y, sobre todo, prever aquellas acciones que se tomarn en el caso de problemas en la obtencin de las ayudas. Trmites de constitucin: Constituir una sociedad de carcter mercantil conlleva un proceso legal en muchos casos laborioso y molesto para el emprendedor. Se deben tener claros los pasos que hay que dar, pues omitir alguno de ellos puede hacer que el emprendedor se encuentre con problemas legales una vez la empresa est ya en marcha.

El diagrama de Gantt nos permite determinar la actividad que realiza cada uno de los responsables del proyecto, donde se estn utilizando los diferentes recursos y la duracin de cada actividad. Esto permite dar al responsable del proyecto una visin general de la situacin del mismo en cada momento. Los cronogramas de Gantt fueron creados por el ingeniero norteamericano Henry L. Gantt para tratar de resolver la cuestin de la planificacin de actividades al distribuirlas en un calendario. De esta manera se poda visualizar el tiempo de duracin de las distintas actividades, con sus fechas de inicio y final y el tiempo total necesario para realizar esa actividad. El grfico que cre es hoy en da un instrumento fundamental a la hora de la elaboracin de un proyecto. El grfico es un simple sistema de coordenadas en el que se colocan en el eje horizontal la escala temporal y en el eje vertical las actividades a realizar.

La escala temporal que est situada en el eje horizontal podemos definirla en la unidad que consideremos ms adecuada al tipo de actividad o trabajo a realizar, es decir, en horas, das, semanas, meses, etc.

A las actividades del eje vertical le asignaremos una lnea horizontal o bloque rectangular cuya longitud variar en funcin de su duracin temporal. La posicin de cada bloque en el diagrama indica cuando comienza y cuando acaba la actividad o tarea definida en el eje vertical. Los bloques correspondientes a tareas ms importantes o crticas para el desarrollo del proyecto se rellenan de otro color.

En este diagrama vemos;

Las diferentes etapas de un proyecto para el desarrollo de un Manual de Procedimientos para empresas, los trabajos a ser realizados en forma ordenada. Las barra horizontal indica el tiempo de ejecucin de cada fase o proceso. La Primera columna nos indica la actividad a desarrollar Vemos las lneas de color azul que nos indica la duracin desde que fecha hasta que fecha se desarrolla una actividad. Tambin este diagrama nos permite observar de manera rpida las actividades a ser realizadas en forma paralela. Por ultimo nos permite ver de manera rpida los domingos y feriados (en color gris)
Como vemos este diagrama es de mucha utilidad practica y rpida, para mantener cualquier actividad perfectamente organizada y coordinada en tiempo, haciendo mucho mas eficiente nuestras actividades.