UN LUGAR PARA CADA COSA, Y CADA COSA EN SU LUGAR

AGUSTIN REYES PONCE

Estructuracin de las relaciones existentes entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los objetivos sealados

EUGENIO SISTO VELASCO.

Ordenar y agrupar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando funciones, autoridad, responsabilidad y jerarqua y estableciendo las relaciones que entre dichas unidades deben existir. Hacer eficiente la coordinacin humana.

ISSAC GUZMAN VALDIVIA. Coordinacin de las actividades de todos los individuos de una empresa con el propsito de obtener el mximo de aprovechamiento posible de los elementos materiales, tcnicos y humanos, en la realizacin de los fines

Establecer una estructura formal que permita a los integrantes colaborar eficaz y eficientemente en el logro de los objetivos. Con base a los objetivos fijados en la planeacin, la organizacin se encarga de dividir el trabajo, agrupar las actividades, establecer jerarquas, designar reas de autoridad y responsabilidad de los integrantes, coordinar a los grupos en sentido vertical y horizontal, por medio de las relaciones de autoridad y comunicacin.

Cuando los gerentes desarrollan o modifican la estructura organizacional, involucran decisiones sobre seis elementos clave:

Especializacin

del trabajo Departamentalizacin Cadena de mando Amplitud de control Centralizacin y descentralizacin Formalizacin.

ESPECIALIZACION DEL TRABAJO:

Se utiliza para describir el grado en que las actividades de una organizacin se divide en tareas separadas. (divisin de trabajo) Su esencia es que un individuo no realiza todo el trabajo, se divide en etapas, que concluye una persona diferente, por lo tanto se especializan en una sola actividad.

DEPARTAMENTALIZACION: Es el primer paso al disear la Estructura de un organismo social. Estructura es la distribucin y orden de las partes de un todo . Se denomina departamentalizacin al proceso de agrupar actividades y/o personas en unidades organizadas, con base en una efectiva divisin de trabajo para fines administrativos; la unidades creadas forman la Estructura total del organismo social

Tipos de Departamentalizacin:

Funcional: consiste en agrupar funciones anlogas u homogneas segn su funcin principal. Empresas industriales

Por producto: se realiza cuando una empresa tiene lneas diversificadas de producto, con gran volumen de operaciones y variedad de mercados, su objetivo es obtener los resultados de cada producto.

Por zonas Geogrficas: en sectores alejados fsicamente o cuando el tramo de operaciones o de personal a supervisar es muy grande se aplican unidades territoriales o geogrficas.

Por cliente: la creacin de unidades por clases especiales de clientes a quienes se da servicio: minoristas, mayoristas, gobierno, tiendas de autoservicio; su objetivo es determinar la responsabilidad de los vendedores sobre cada departamento creado.

Por proceso o equipo: el agrupamiento de equipos de trabajo en distintos departamentos reportara eficiencia y ahorro de tiempo. Empresas industriales

Por secuencia: empresas productoras que trabajan sin interrupcin los tres turnos

CADENA DE MANDO: Es la lnea continua de autoridad que se extiende de los niveles organizacionales mas altos a los mas bajos y que define quien informa a quien. Ayuda a los empleados a responder preguntas como A quien recurro si tengo un problema? y Ante quien soy responsable?.

CADENA DE MANDO:

En la cadena de mando tenemos presente dos importantes conceptos:

Autoridad. Se refiere al derecho inherente de una posicin administrativa para dar rdenes y esperar que se cumplan. Unidad de Mando. Ayuda a preservar el concepto de una lnea ininterrumpida de autoridad, si se rompe la unidad de mando un subordinado podra tener que atender a demandas o prioridades conflictivas de varios superiores.

AMPLITUD DE CONTROL

Es el numero de empleados que puede dirigir un gerente de manera eficaz y eficiente. Fayol: en puestos de jefe menos de 6 personas, y en trabajos rutinarios de 20 a 30 personas; R.C. Davis: distingue dos tipos de tramo de control a) ejecutivo de 3 a 9 personas y b) operativo hasta 30 personas. Lyndall Urwick; jefe de nivel superior, no mas de 5 personas, y niveles inferiores entre 8 y 12 personas.

CENTRALIZACION, DELEGACION Y DESCENTRALIZACION Uno de los problemas del proceso de organizacin es determinar el grado de autoridad para tomar decisiones que se dar a los integrantes de diversas jerarquas establecidas en un organismo social. Los conceptos utilizados para este aspecto son: Centralizacin Delegacin Descentralizacin

CENTRALIZACION

Es retener, concentrar o reservar a una persona o pequeo grupo de personas el poder de tomar decisiones en un organismo social.

DELEGACION Se define como un proceso que permite la transferencia de autoridad de un superior a un subordinado. Delegar autoridad en otra persona es otorgarle poder para que actu en representacin de quien la concede. Quien delega sigue conservando siempre el control y la responsabilidad sobre la autoridad delegada y puede recuperarla cuando se considere conveniente.

DESCENTRALIZACION Es el conjunto de delegaciones estructuradas deliberadamente en un organismo social. Es decir es un sistema que tiene como finalidad impulsar la toma de decisiones en los niveles inferiores de un organismo social. La descentralizacin permite:
Toma de decisiones mas rpida y mejor en cualquier nivel Ahorro de tiempo en las comunicaciones Motivacin al participar en la toma de decisiones

FORMALIZACIN Se refiere al grado en el que los trabajos estn estandarizados, y en el que las normas y procedimientos guan el comportamiento de los empleados. Si un trabajo esta muy formalizado, entonces la persona que lo realiza tiene poco poder de decisin en cuanto a lo que realizar, cuando se har y como lo har.

En todo tipo de organizaciones el diseo de su estructura, deber reflejar entre otras cosas el tipo de autoridad delegada a los administradores, lo cual facilita el cumplimiento de los objetivos. (LINEAL, FUNCIONAL Y DE ASESORIA O STAFF)

AUTORIDAD LINEAL O MILITAR Reyes Ponce: es aquella en que la autoridad y responsabilidad correlativas se transmiten ntegramente por una sola lnea para cada persona o grupo (cada individuo tiene un solo jefe) Jorge Barajas: la autoridad lineal es la que ostenta un jefe para dirigir a sus subordinados, teniendo la responsabilidad directa del logro de los objetivos asignados.

VENTAJAS Sencillo y claro No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad Se crea una firme disciplina, porque cada jefe adquiere toda su autoridad, y para los subordinados es el nico que la posee Es mas fcil y til en la pequea empresa

DESVENTAJAS Carece de los beneficios de la especializacin Carece de flexibilidad en caso de crecimiento de la empresa Arbitrariedad, ya que cada jefe tiene cierto sentido de propiedad de su puesto Difcil de capacitar a un jefe en todos los aspecto que debe de coordinar

En este tipo de estructura se cumple el principio de Unidad de Mando sealado por Henry Fayol. (recibir ordenes de un jefe)

AUTORIDAD FUNCIONAL O DE TAYLOR Frederick Taylor observa que en la autoridad lineal no se da la especializacin, por lo cual sealo la necesidad de contar con especialistas que fungieran como jefes, de tal manera que cada obrero recibiera ordenes especificas de los expertos en cada una de las actividades que constitua su trabajo, con el fin de aumentar la eficiencia. (identifica ocho actividades o campos especiales)

En la actualidad, se crean departamentos con autoridad en sus respectivas especialidades, y esta autoridad recae sobre todo el personal.

Ventajas

Desventajas

Mayor especializacin y alta eficiencia de la persona. La divisin del trabajo es planeada en elementos mas simples Disminuye la presin sobre un slo jefe por el nmero de especialistas con que cuenta la organizacin. Difcil diferenciar la autoridad y responsabilidad de cada jefe en los aspectos que son comunes a varios. Se viola el principio de la unidad de mando, lo que origina confusin y conflictos. La no clara definicin de la autoridad da lugar a conflictos entre jefes.

ASESORIA O STAFF Reyes Ponce

Este sistema trata de aprovechar las ventajas y evitar las desventajas de los dos sistemas anteriores: a)De la lineal conserva la autoridad y responsabilidad ntegramente transmitida a travs de un solo jefe para cada funcin. b)Pero esta autoridad de lnea recibe asesoramiento y servicios tcnicos especializados para cada funcin.

Jorge Barajas La funcin del Staff consiste en asesorar a sus superiores de lnea, para que estos tomen las decisiones y den las instrucciones pertinentes a travs de la cadena de mando establecida. Debe reiterarse que el principal responsable siempre ser el jefe de lnea y la del Staff ser la de investigar y dar consejo especializado, sin intervenir en las decisiones finales o dar ordenes de lo que debe de hacerse.

VENTAJAS
Investiga que puede mejorarse o innovarse Sugiere planes concretos y detallados a la gerencia Instruye para la implantacin y establecimiento de nuevos sistemas o procedimientos. Revisin de los resultados

DESVENTAJAS
Confusin de los campos de autoridad lineal y Staff Jefes de lnea ven como intrusos o tericos a los de Staff Los de Staff consideran como incompetentes a los de lnea

Los principales instrumentos metodolgicos de la organizacin son los organigramas y manuales.

Es la representacin grfica que muestra como estn relacionadas las diferentes unidades de la estructura interna de una institucin o empresa.

Sirven para representar la jerarqua, autoridad, responsabilidad, comunicacin y relaciones formales de los miembros de un organismo social

POR SU AMBITO

GENERALES Contienen informacin representativa de una organizacin hasta determinado nivel jerrquico, segn su magnitud y caractersticas. En el sector pblico pueden abarcar hasta el nivel de direccin general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina ESPECIFICOS Muestran en forma particular la estructura de un rea de la organizacin

MICROADMINISTRATIVOS Muestran en forma particular la estructura de un rea de la organizacin MACROADMINISTRATIVOS Involucran a ms de una organizacin MEGADMINISTRATIVOS Consideran una o ms organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo especfico. Cabe sealar que el trmino megadministrativo corresponde a una convencin utilizada normalmente en el sector pblico, aunque tambin puede utilizarse en el sector privado

POR SU NATURALEZA

INFORMATIVO Se denominan de este modo a los organigramas que se disean con el objetivo de ser puestos a disposicin de todo pblico, es decir, como informacin accesible a personas no especializadas ANALITICO Tiene por finalidad el anlisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional y de cierto tipo de informacin que presentada en un organigrama permitiendo la ventaja de la visin macro o global de la misma. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones

FORMAL Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organizacin, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobacin. As por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Annima se considerar formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A. INFORMAL Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todava con el instrumento escrito de su aprobacin

P R E S E N T A C

VERTICALES

HORIZONTALES

I
O N

MIXTOS

P R E S E N T A C

DE BLOQUE

CIRCULARES

I
O N

ESCALAR

INTEGRALES

O
N T

FUNCIONALES

E
N I D O

DE PUESTOS PLAZAS Y UNIDADES

Es un documento que incluye en forma sistematizada las actividades a ser cumplidas por los miembros de la organizacin y la forma en que las mismas deben ser realizadas. El propsito es el de sistematizar las funciones y operaciones que realiza la organizacin, as como instruir al personal sobre los objetivos, polticas, funciones, autoridad, normas, procedimientos u otros aspectos de la institucin.

Importancia y necesidad

La importancia del manual administrativo reside en el hecho de suministrar informacin para la accin, al servir de gua para la ejecucin del trabajo. A su vez el manual tiene la relevancia de facilitar el adiestramiento, la supervisin y el mejor desempeo de los ejecutivos.

Los manuales administrativos se suelen clasificar en tres categoras:

Manuales de organizacin. Manuales de polticas. Manuales de sistemas y procedimientos.

I. II. III.

Manuales de organizacin: es un instrumento que contiene detalles de la empresa u organizacin tales como: Nivel estratgico corporativo de la empresa (misin, visin, objetivos corporativos). La estructura de la organizacin y la base sobre la cual se dise esa estructura. Las relaciones entre la funcin de lnea y la de asesora. Los deberes y responsabilidades especficas del nivel operativo.

Manuales de polticas: incluye en forma escrita las polticas de la empresa, que son la gua bsica para la accin; as mismo indican los limites generales dentro de los cuales deben realizar se las actividades. Una correcta formulacin de las polticas en un manual, permitir: Agilizar el proceso decisorio. Establecer lneas o guas al personal directivo para que pueda obrar y adecuar las actividades a los objetivos de la institucin. Facilitar la descentralizacin. Servir de base para una constante y efectiva revisin.

Manual de sistemas y procedimientos: es llamado, tambin manual de operacin; es un manual de trmites y mtodos de trabajo. Es quizs el manual ms comn en las organizaciones. A travs de ellos se orienta y sistematiza la actividad operativa de la empresa o institucin. El manual de procedimientos incluye la descripcin de normas, procedimientos, flujogramas de los procesos, formularios de registro y sus respectivos instructivos.

Manual de organizacin: i. Contenido o ndice. ii. Introduccin: seala el propsito del manual y la ayuda que puede brindar a las personas responsables de su aplicacin. iii. Instrucciones para el uso del manual. iv. Cuerpo principal. v. Misin y filosofa de la empresa. vi. Objetivos generales de la organizacin. vii. Estructura organizativa (descripcin general). viii. Organigrama. ix. Descripcin de todas las funciones comunes a las distintas unidades que conforman a la organizacin. x. Descripcin de las funciones por reas o departamentos con su respectivo organigrama. xi. Glosario de trminos. (Con anexos si los hay).

Manual de polticas, sistemas y procedimientos. i. Contenido o ndice ii. Introduccin. iii. Instrucciones para su uso. iv. Cuerpo principal. v. Polticas de la institucin. vi. Procedimientos que se utilizan dentro del sistema. vii. Estructura o flujo de pasos de cada procedimiento. viii. Objetivos del procedimiento. ix. Alcance del procedimiento. x. Normas que lo fundamentan. xi. Descripcin de los procedimientos mismos. xii. Responsabilidad por la ejecucin de los procedimientos. xiii. Responsabilidad por la ejecucin de los procedimientos. xiv. Formular instructivos. xv. Glosario de trminos.

CONCLUSION El proceso de organizar busca establecer la estructura orgnica ms eficiente y eficaz, utilizando los principios cientficos de la administracin. Una buena organizacin debe satisfacer, adems, la necesidad objetiva de que cada trabajador conozca y realice su funcin dentro del organismo con el mnimo de esfuerzo, el menor costo y el mximo rendimiento. En ese sentido los pasos esenciales en el proceso de organizar son:

1. 2.

3.

4. 5.

6.

7.

8.

Identificar las funciones, actividades y tareas necesarias para alcanzar los objetivos principales de la organizacin. Preparar el organigrama funcional de la organizacin que muestre las distintas actividades o funciones a realizar por la institucin. Definir las funciones con sus correspondientes deberes en trminos de la descripcin de las diferentes clases de cargos que existirn dentro de la organizacin. Seleccionar al personal adecuado para cubrir los cargos. Preparar el manual de la organizacin y el manual descriptivo de las clases de cargos, con las funciones, tareas y actividades a realizar por las personas que los ocupen. Preparar el manual de normas y procedimientos para la ejecucin de las actividades a realizar por las personas que ocupen los cargos. Identificar y cuantificar los recursos materiales necesarios para la ejecucin de las actividades. Conseguir y acondicionar el rea fsica para los funcionamientos de la organizacin.