MANUALES

ADMINISTRATIVOS

CONCEPTO Son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin.

OBJETIVOS DE LOS MANUALES

Instruir al persona, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, polticas, procedimientos , normas, etc.

Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo. Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporacin a las distintas funciones operacionales.

Proporcionar informacin bsica para la planeacin e implementacin de reformas administrativas.

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin.

TIPOS
Se presentan seis tipos de manuales de aplicacin en las organizaciones empresarias:

A.- Manual de Organizacin. B.- Manual de Polticas. C.- Manual de procedimientos y normas. D.- Manual del especialista. E.- Manual del empleado.
F.- Manual de Propsito mltiple.

Manual de organizacin:
El Manual de Organizacin es un documento normativo que contiene, de forma ordenada y sistemtica, informacin sobre el marco jurdico-administrativo, atribuciones, antecedentes histricos, misin, visin, objetivos, organizacin y funciones de una dependencia o entidad Los Manuales de Organizacin por el alcance de su informacin se pueden clasificar en:

Manual General de Organizacin: refleja la estructura orgnica de la organizacin en su totalidad. Manual Especfico de Organizacin: comprende las funciones y responsabilidades de una unidad administrativa en especial, de acuerdo a la divisin administrativa que se posea en la Organizacin.

Manual de polticas:
El Manual de Polticas es el contiene escritas en l las polticas establecidas por una institucin, en este documento se indican la forma de proceder y los lmites dentro de los cuales deben enmarcarse las actividades tendientes a alcanzar los resultados Institucionales. Toda poltica debe estar orientada hacia el objetivo primario o razn de ser de la institucin.

Los Manuales de Polticas por el alcance de su informacin se clasifican en: Manuales Generales de Polticas: abarcan a toda la Institucin, incluye como elemento primario todas aquellas disposiciones generales, las cuales las establece cada unidad administrativa a efectos de sus propias responsabilidades y autoridad funcional. Manuales especficos de Polticas: se ocupan de una funcin operacional o una unidad administrativa en particular.

Manual de procedimientos y normas:

Este tipo de Manual se orienta a especificar detalles de la ejecucin de actividades organizacionales, con el fin de unificar criterios a lo interno de la institucin sobre la manera correcta en que deben ser realizadas. Al recuperar la informacin de la forma ms adecuada de desempear las tareas se logra asegurar su calidad, as como agilizar la circulacin de la informacin para que esta llegue oportunamente a las unidad es organizativas que la requieran. En el manual de procedimientos se especfica: Quin debe hacer una actividad; Qu debe hacerse en esa actividad; Cmo debe hacerse la actividad; Dnde debe hacerse; y Cundo debe hacerse la actividad.

Manual para especialistas:

Contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuacin de los empleados que cumplen iguales funciones.

Manual del empleado:

Contiene aquella informacin que resulta de inters para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relacin con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporacin. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivacin y programacin de carrera de empleados, derechos y obligaciones, entre otros.

Manual de propsitos mltiples:

Reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensin de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confeccin y mantenimiento.