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Toda negociacin debe seguir un proceso, no es un acto o un momento , la negociacin transita por tres etapas o fases: 1. 2. 3. Lo que sucede antes. Lo que sucede durante. Lo que se hace despus.
Objetivo: Buscar informacin, definir nuestra posicin, preparar la estrategia y los medios a utilizar, antes de que se produzca algn encuentro o conversacin. Una buena preparacin permite que la negociacin se desarrolle con mayor fluidez y determina en gran medida el xito de la misma, ya que al estar preparado la confianza del negociador aumenta, lo que har que se sienta seguro de si mismo y, en definitiva negociar mejor.
FASE DE PREPARACIN
La preparacin debe incluir: a) b) c) d) e) f) g) h) i) Definir el tipo de negociacin. Definir el tipo de negociador y su estilo. Definir nuestra oferta. Definir la postura de la otra parte La actitud frente a la negociacin. Definir con precisin los objetivos. Que estn ofreciendo sus competidores . Definir el lugar de negociacin. Definir el momento de negociacin.
El tipo de negociacin se define por la manera en que cada parte trata de conducir la misma para alcanzar sus objetivos. Negociacin colaborativa, se busca que ambas partes ganen, compartiendo el beneficio. ganarganar.
Negociacin competitiva, cada parte trata de alcanzar el mximo beneficio a costa del oponente. ganar-perder.
Cada negociador tienen un estilo personal de negociar que puede ser engaoso. Sin embargo tienen una personalidad definida, emociones y puntos de vista personales, que determinan su estilo bsico: que se puede definir como: Competitivo o colaborativo. Suave o duro.
Conviene identificar el estilo de la otra parte para anticipar sus movimientos, y si fuera el caso contrarrestarlo, con argumentos que puedan ser ms convincentes, evitando sorpresas.
Cuando se acude a la mesa de negociacin uno debe tener un conocimiento exacto de la oferta que presenta, en que medida satisface las necesidades de la otra parte y que ventajas y desventajas tiene contra las otras ofertas que pudiera tener, para estar preparado para cualquier cuestionamiento de la contraparte y evitar, en lo posible, tratar de salir del paso inventando una respuesta ( uno podra quedar en evidencia perdiendo toda su credibilidad).
Se debe investigar los objetivos que persigue la otra parte y en que grado le importan para estimar la posible relacin de poder durante la negociacin, la cual vendr determinada por el inters que tenga cada una de las partes en alcanzar un acuerdo. Aquella que ms necesidad tenga en cerrar un acuerdo, aquella que juegue ms, es quien tendr una posicin ms dbil.
Aunque la relacin de poder no nos favorezca, uno no puede entrar a una negociacin con el sentimiento de inferioridad, con el convencimiento de que la otra parte es ms fuerte, ms inteligente, de que nos va a barrer: estaramos perdidos. Siempre hay que acudir a una negociacin con el objetivo de alcanzar el mejor resultado. Si la otra parte abusa de su poder y trata de imponernos unos trminos inaceptables slo queda la opcin de romper la negociacin. En resumen nunca se debe negociar con miedo y tampoco tener miedo a negociar.
Es recomendable tener un rango de resultados vlidos: Resultado optimo; es el mejor posible. Resultado aceptable; por debajo del resultado ptimo pero suficientemente bueno para cerrar el acuerdo. Resultado mnimo; marca lo aceptable, por debajo del cual no interesa cerrar ningn acuerdo.
En relacin al lugar existen tres posibilidades: o o o Negociar en nuestro territorio. Negociar en su territorio Negociar en terreno neutral.
Negociando en su territorio
En este caso las ventajas sealadas en el punto anterior benefician a la otra parte, No obstante, tambin esta opcin nos ofrece algunas ventajas: Permite presionar a la otra parte para que haga consultas necesarias y tome una decisin sobre la marcha. Permite jugar con las interrupciones y ganar tiempo: con le excusa de que no se dispone all de ciertos datos o que hay consultar con algn especialista, se puede solicitar levantar la reunin y quedar en reanudarla ms adelante.
Territorio neutral
En este caso las partes se encuentran en igualdad de circunstancias, por lo que ninguna de ellas se podr sentir cohibida por negociar en terreno ajeno. Un inconveniente de esta opcin es que ninguno de ellos cuenta con los recursos que dispone en su terreno y que tambin podra poner al servicio del visitante. Negociar en terreno neutral puede ser una manera adecuada de comenzar las negociaciones, especialmente cuando las partes no se conocen. No obstante, a medida que se vaya avanzando resultar probablemente ms cmodo seguir negociando en una nueva de las sedes.
Recomendaciones
Sin importan el lugar que se elija, el entorno debe ser adecuado, confortable, que facilite la negociacin. Hay que cuidar:
Buena luz y temperatura agradable. Acstica (que se oiga con calidad, sin ruidos incomodos) Amplitud suficiente. Colocacin: que no haya privilegios para las personas. Material de apoyo (proyector, computador, telfonos, etc.). Sala reservada: poner a disposicin de los visitantes una sala privada por si necesitan estar a solas par discutir sus deliberaciones.
Negociar exige una gran concentracin por lo que uno no puede tener la mente distrada por culpa de la incomodidad del lugar.
Analice lo que estn ofreciendo sus competidores (Lder de la industria y competencia promedio) en negociaciones parecidas y trate de identificar (y fundamentar) sus ventajas competitivas.
Hay que estimar el tiempo que sta podr prologarse, con vista a poder tener cerrado un acuerdo en una fecha oportuna, sin embargo, a veces las oportunidades surgen en los momentos ms inesperados, en cuyo caso no cabe ms que reaccionar con agilidad.
Hay que evitar negociar con prisa, ya que nuestra posicin negociadora ser muy dbil, de lo que se podra aprovechar la otra parte. Si las cosas se presentan as y no hay ms remedio que negociar con prisa, habr que tratar por todos los medios que la otra parte no perciba esta urgencia.
a) b) c) d) e) f) g)
Establecimiento del clima. Presentaciones. Definir puntos de partida. Definir demandas y ofertas. Fase de concesiones. Fase de conclusin. Rompimiento de la negociacin.
Supone el 5% del tiempo total de la negociacin. Hablar de temas neutrales y ajenos a la negociacin. Hablar de s mismo ms bien que del otro. No sentarse antes de romper el hielo. Cuidado con las palmaditas (falta de respeto). No aprovechar para sondear la posicin de la otra parte.
b) PRESENTACIONES
Presentacin de cada una de las partes: nombre de las personas, funcin, papel que desempean durante la negociacin. Propsito de la negociacin: objetivo. Presentacin del plan de trabajo: calendario, duracin total de la negociacin, duracin de cada parte, plan de trabajo a seguir (simple, especfico y flexible), orden de intervencin, etc.
d) DEFINIR DEMANDAS Y OFERTAS La oferta debe ser presentada; Con firmeza (transmitir conviccin), Sin matizarla demasiado, Sin argumentarla: Con el fin de guardar los argumentos como reserva de negociacin. Debe ofertar antes que la otra parte, cuando se tiene claro el nivel en que uno quiere negociar: La primera oferta es la que establece el marco de la negociacin. EL segundo ofertante tiene la posibilidad de ajustarse a ese marco (a la alza o a la baja) o endurecer la negociacin. No conteste ms que a las preguntas de clarificacin, hasta que la otra parte haya hecho una contra oferta.
e) FASE DE CONCESIONES
1. Utilice tcticas de: Si... entonces para animar concesiones mutuas. 2. Utilice tcticas especficas como la pesca con mosca para cambiar pequeas concesiones por grandes. Lo vital para una de las partes, puede no serlo para la otra. 3. Utilice argumentos de falta de fondos y evite detalles sobre cul es su presupuesto. 4. Proclame las concesiones que ha hecho y que le resultan costosas. 5. Si las concesiones se realizan con rapidez, la parte adversa considera que no ha habido lucha por lo tanto piensa, que tiene que seguir obteniendo ms y ms.
e) FASE DE CONCESIONES
6. Tome en cuenta el ego de la otra persona
Busque soluciones Ganas - gano. No engae con falsas promesas, y no se deje engaar. Evite crear una situacin de te debo una.
7. No atosigue a sus interlocutores. Deles tiempo para hablar. 8. No deje que se convierta en una batalla personal.
Concntrese en los asuntos, no en las personas. Utilice a los miembros de su equipo para disipar conflictos.
f )FASE DE COMPROMISO
Se llega a ella cuando las partes se han acercado lo suficiente en uno o ms puntos. Aqu se deben utilizar las preguntas y llegar al punto de compromiso.
f) FASE DE CONCLUSIN
mismo.
Confrmelo por escrito tan pronto como sea
posible.
g) ROMPIMIENTO DE LA NEGOCIACIN
Si los trminos que ofrece la otra parte, tras largas y agotadoras discusiones, siguen estando por debajo de nuestro mnimo aceptable no quedar ms alternativa que levantarse e irse. La ruptura pude ser temporal o definitiva. La temporal se puede utilizar como forma de presionar a la otra parte para que rectifique su posicin y haga alguna concesin. Cuando resulta evidente que no va a ser posible llegar a un acuerdo es preferible romper cuando antes que seguir perdiendo el tiempo y hacindoselo perder a la otra parte.
Evale su actuacin, sus intervenciones. Valore el acuerdo final y comprelo con sus objetivos inciales. Aprenda de los fallos. Trate de mejorar sus puntos dbiles y potencie los fuertes.
b) FASE DE CONTINUACIN
En esta fase, se establece y realiza el seguimiento de los acuerdos.
Se vigila peridicamente el grado de cumplimiento. Si aparecen desviaciones, es preciso actuar de inmediato para reconducir. Al finalizar el plazo de cumplimiento de lo pactado, conviene hacer una evaluacin total de los resultados.
Inters
Entender y respetar las demandas y posiciones de los dems y las propias. Negociar significa voluntad y compromiso de las partes
Trate de entender y respetar los intereses de la contraparte, manifieste sus propios intereses (Sin revelar que tanto valora lo que quiere)
Colaboracin Trabajar en conjunto con la otra parte para realizar una obra que beneficie a ambos. Siempre se debe buscar el tu ganas-yo gano
Emocin
Identificar y valorar los sentimientos (gestos y actitudes) involucrados en la situacin de negociacin, para determinar como influyen en su desarrollo.
Parece la negociacin un juego de suma cero en cual cada parte piensa que las opciones son ganar o perder?
Comunicacin
Habilidad para influenciar la conducta de los dems en beneficio de la negociacin respetando sus derechos.
Reljese
Este mentalizado para posibles sospechas, hostilidades, odos sordos y la falta de respeto de la otra parte.
Trate de comprender la postura de la otra parte, escchelo y trate de hacerlo su compaero en la solucin del problema
2. RECOMENDACIONES .
1. Elaborar una agenda de trabajo que incluya; los puntos a tratar, las personas que intervendrn, la fecha y el lugar en donde se celebrar la negociacin.
2. No perder tiempo discutiendo puntos en conflicto o tratando de comprobarle a la otra parte que esta equivocado, o bien tratar de lucirse.
3. No permitir que el orgullo o el coraje impidan que razonar correctamente. 4. No ser el nico que hable; hacer preguntas y escuchar respuestas.
2. RECOMENDACIONES .
5. Observar las actitudes fsicas y expresiones de la cara de la otra parte. Algunas personas muestran con mucha claridad sus sentimientos y sus actitudes, incluso cuando verbalmente estn diciendo alguna cosa diferente. 6. Estar listo para cambiar su enfoque, si el que se esta utilizando no da resultado. 7. Si no se pudiera adelantar sobre algn punto especfico, pasar a otro simplemente diciendo, Dejemos esto por el momento. Qu le parece s...? Una vez de que se haya llegado a acuerdos respecto a los puntos de menor controversia, los puntos ms complicados parecern menos difciles. Tambin cabe la posibilidad de sugerir que se tome un descanso para tomar un caf, o bien para realizar algn encargo, y solucionar el punto en controversia regresando despus.
2. RECOMENDACIONES .
8. Tener una lista de puntos que se consideren problemticos y repasarlos de forma sistemtica, eliminndolos a medida que son tratados y haciendo resmenes peridicos. 9. Si la otra parte cede en algo importante, se debe pensar la manera de corresponderle. Si por el contrario usted es quien debe inicialmente ceder sobre algn punto, haga uso de esto como medio para obtener alguna ventaja.
Estilos de negociacin
ESTILOS DE NEGOCIACIN
Negociacin Competitiva
Cada parte busca el mximo beneficio posible. Solo se cede en lo imprescindible. No se interesa por la relacin de las partes en el futuro. No hay flexibilidad. Dificulta las relaciones a futuro de las partes. La probabilidad de que la negociacin fracase es alta.
Negociacin Cooperativa
El criterio son los intereses no las posiciones. Se espera que las partes estn dispuestas a ganar y perder algo. Fijar principios externos (lo importante es la relacin y ganar-ganar).
Cuestionario (Cont)
Estilos de negociacin
Ganar
B Yo pierdo, t ganas
C Yo Pierdo, t pierdes Perder
D Yo gano, t ganas
A Yo gano, t pierdes Ganar
Tu
Perder
Yo
O. Henry (William Sydney Porter) (North Carolina, 1862 - New York, 1910)
Estilos de Negociacin
En cualquier actitud de negociacin se ha comprobado que existe una doble necesidad: obtener una ganancia y seguir manteniendo una relacin con la otra parte:
Unos escogen deliberadamente la ganancia, en detrimento de la relacin. Otras dan primaca a la relacin, aceptando el riesgo de perder momentneamente. Y otros quieren ganar en ambos aspectos: relacin y ganancia. Estos son considerados negociadores perfectos.
Estilos de Negociacin
Preguntas
1. A veces fanfarroneo cuando gano discusiones 2. Acepto criterios de terceros para lograr una mejor solucin 3. Acostumbro evitar discusiones simplemente evitando a la persona 4. Ante agresiones reacciono endureciendo ms mi posicin 5. Busco conciliar posiciones de todos, evitando discusiones 6. Busco conformar a todos para terminar rpido la negociacin 7. Al tener que tratar un conflicto suelo intentar enviar a otra persona 8. Cedo en la medida que el otro cede 9. Colaboro con la contraparte para encontrar soluciones superadoras D I E D C T E T I
SI
NO
10. Consigo que mis ideas sean aceptadas si o si, aunque provoque resentimiento en otros
Preguntas 11. De toda situacin trato de sacar alguna ventajita... 12. Doy mucho valor a las expectativas del otro, me duele no alcanzarlas 13. Eludo enfrentamientos frontales 14. En general me enoja que me planteen objeciones 15. Cambio los criterios de negociacin segn mi conveniencia momentnea 16. Es comn en m no atender cuando alguien molesto toca el timbre 17. Frecuentemente busco un atajo intermedio 18. Frecuentemente planeo ser duro y luego no puedo hacerlo 19. Suelo postergar indefinidamente el encarar a una persona por un conflicto 20. Frecuentemente trato de satisfacer las necesidades del otro 21. Hago conocer mi posicin y luego me dispongo a escuchar la del otro pacientemente 22. Insisto en mantener mi posicin a toda costa, a veces caprichosamente 23. Siempre trato de no ser puesto en dificultades 24. Integro ideas de todos en forma creativa 25. Las reacciones negativas de la otra persona me debilitan emocionalmente
SI T C E D T E
NO
T C E
C I D E I C
Preguntas 26. Me aprovecho de una situacin de fortaleza para ganar posiciones 27. Me aseguro de llegar a conocer los intereses del otro 28. Me contengo en manifestar mi oposicin si creo que puedo herir al otro 29. Comparto mis problemas internos para lograr soluciones creativas 30. Me cuesta en general decir NO 31. Me gusta regatear al comprar algo 32. Me hace sentir mal tener que ir a un negocio a devolver o cambiar algo que compr 33. Me suelen definir como un camalen o corcho 34. Muy rara vez me exaspero en una discusin 35. No juzgo los argumentos del otro hasta entenderlos en profundidad 36. Persevero con dureza en mi enfoque 37. Pienso que es preferible un acuerdo regular a seguir confrontando D I C I C T E
SI
NO
T C I
D T
38. Postergo mis exigencias esperando una situacin ms receptiva del otro 39. Me incomoda tener que ir a negociar algo con alguien 40. Propongo nuevas alternativas que integren las propuestas anteriormente expresadas
C
E I
Preguntas 41. Propongo una situacin intermedia para salir del estancamiento 42. Sacrifico mis deseos para sostener la relacin 43. Si lo tengo, utilizo mi poder para imponer ideas 44. Siempre justifico detalladamente mi posicin 45. Soy en general partidario del no te metas 46. Suelo amenazar en una negociacin 47. Suelo conformarme con soluciones mitad y mitad 48. Suelo descontrolarme y gritar en una negociacin 49. Suelo no atender llamados o contestar mensajes conflictivos 50.Suelo tratar de adaptarme a los deseos del otro 51. Tiendo a dividir las cosas por partes iguales sin analizar demasiado 52. Tiendo a endurecer mis exigencias cuando alguien se opone 53. Tiendo a no mostrar mis sentimientos 54. Trato de elaborar decisiones en conjunto 55. Trato de equilibrar ganancias y prdidas 56. Trato de mostrar todos los puntos de vista 57. Trato de no lastimar los sentimientos del otro 58. Trato de no reflotar desacuerdos anteriores 59. Trato que todos los participantes puedan opinar 60. Uso mi habilidad comunicacional (verbal y no verbal) para volcar la situacin a mi favor T C D I E D T D E C T D E I T I C E I D
SI
NO
I n t e r s
l a
Mucho
C Considerado
I Integrador
p e r s o p n o a r
T
Transaccional
Poco
E Evasivo
D Dominante
Poco
Mucho
Letra D: estilo "Dominante" (o "Duro) - Le preocupa casi exclusivamente el objeto negociado, con poco o ningn inters por la relacin con la otra parte Letra E: estilo "Evasivo" - No le interesa demasiado ni el objeto negociado ni la relacin con la otra parte, complicando el avance de las negociaciones con sus evasivas Letra C: estilo "Condescendiente" (o "Suave") - Le preocupa casi exclusivamente la relacin con la otra persona, y poco o nada el objeto negociado Letra T: estilo "Transaccional" - Juega entre los estilos dominante y condescendiente, segn la conveniencia momentnea Letra I: estilo "Integrador" - Le interesa el objeto negociado, pero tambin mantener la relacin con la otra persona en el largo plazo
BASE TICA
En negociacin slo se vale engaar como estrategia de supervivencia (Guerra).
Si mentimos, tarde o temprano el proceso cae y la confianza se pierde.
CONCLUSIN
La negociacin debe verse como un juego de inteligencia que hay que dominar y disfrutar mientras se aprende a ganar sin forzar a otros y sin que nos importe demasiado.
CONCLUSI
En toda negociacin se debe ser estricto con la realizacin de la tarea y generoso en el trato con las personas.
Roger Fisher William Ury