GESTION DE PROYECTOS

ING. ALEJANDRA BENITES R agbenitesr@ucvvirtual.edu.pe

Exponer los proyectos: PROYECTO DE DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS ESTRUCTURACIN Y MODERNIZACIN DE LA GESTIN DOCUMENTAL MTC http://www.mtc.gob.pe/pdd/presentacion.htm ADECUACIN E IMPLEMENTACIN DE LA CASA DE LA GASTRONOMA PERUANA EN LA CIUDAD DE LIMA http://www.mincetur.gob.pe/plancopesconacional/regiones/lima/CASA_GASTRONOMIA/PREINVERSION/Perfil _CasaGast.pdf

SEMANA 2
Fases y Ciclo de Vida de un proyecto. Influencias de la organizacin

Este proyecto es tan importante para nosotros, que no podemos permitir que asuntos ms importantes interfieran con el......

Que es un proyecto Informtico?

Crear una aplicacin que automatice el trabajo. Implantar una aplicacin que automatice el trabajo. Auditoria, ...

Analista Que?

Diseador Como?

Programador Hacerlo

Servicio de Aplicacin

Usuario

EOG: Presentacin Asignatura

Elementos del sw

- Cada proyecto suele descomponerse temporalmente en fases o etapas. Con ello se busca:
- Mejor control de la gestin, - Adecuados enlaces con las operaciones habituales de la organizacin.

- Cada fase supone la realizacin completa de uno o varios entregables (deliverables). Un entregable es un producto tangible y comprobable; por ejemplo, un estudio de viabilidad, un diseo detallado o un prototipo. - La conclusin de una fase supone revisar el entregable y la ejecucin del proyecto con el fin de determinar si el proyecto debe continuar y detectar y corregir errores con un coste asumible.

CICLO DE VIDA DE UN PRODUCTO

CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

Un proyecto tiene etapas Tiene un ciclo de gestacin Desde que se detecta una necesidad Nace una idea

Se perfila un proyecto
Se evala Se ejecuta Se abandona

LA FASE DE EVALUACIN NOS VA A PERMITIR EMITIR UN JUICIO FUNDADO SOBRE LA BONDAD DE UN PROYECTO.

CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

Un ciclo de vida para un proyecto se compone de fases sucesivas compuestas por tareas planificables Estas fases son los esfuerzos especficos que le tomar al evaluador para tomar la decisin correcta

Fases.

Una fase es un conjunto de actividades relacionadas con un objetivo en el desarrollo del proyecto.
Se construye agrupando tareas (actividades elementales) que pueden compartir un tramo determinado del tiempo de vida de un proyecto.

Ciclo de Vida de un Proyecto

Define el comienzo, el final y las fases de que consta un proyecto. Para cada fase se define:
- Su secuenciacin temporal respecto de las dems fases. - El trabajo que debe realizarse (incluidos entregables), y - Los participantes.

Existen muchos tipos de ciclos de vida diferentes .No existen unos mejores que otros, depende de cada campo de trabajo y proyecto concreto:
- No es igual fabricar un automvil que construir un producto software. - No es lo mismo construir el software de gestin de un avin comercial que un pequeo programa para llevar un inventario de discos de msica. - Ejemplo de ciclo de vida: desarrollo de software en espiral.

Fases
Inicio del proyecto Planificacin del proyecto Ejecucin del proyecto

Cierre del proyecto

Project Management Guidebook Method123

Ciclo de vida del proyecto

En qu etapa los stakeholders tienen mayor influencia?
EJECUCIN Implementacin PLANIFICACIN Desarrollo CIERRE

INICIO Concepcin

Tiempo

Entregables (deliverables): bienes que se producen en c/ etapa

Un producto entregable es un producto de trabajo que se puede medir y verificar, tal como una especificacin, un informe del estudio de viabilidad, un documento de diseo detallado o un prototipo de trabajo

Influencia de los interesados a lo largo del tiempo

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

FASE I Concepcin FASE II Desarrollo FASE III Ejecucin FASE IV Cierre

Establecer objetivos Investigar Estudiar alternativas Establecer criterios Estimar programa Desarrollar Presupuesto Preliminar Aprobacin

Plan de Recursos Personal Materiales Equipos Fondos Plan General Alcance Tiempos Costos
Especificaciones

Riesgos

Organizacin Comunicacin Liderazgo del Proyecto Motivacin Tomar decisiones Resolver problemas Monitoreo Accin Correctiva

Negociar Desactivacin Reduccin progresiva de los equipos Evaluacin Final Lecciones aprendidas

Gestin de proyectos y el desarrollo de software

FASE 1: INICIO - CONCEPCION

Fases
Fase I Inicio del proyecto
Identificacin de un problema u oportunidad Identificacin de posibles respuestas-soluciones Estudio de viabilidad o factibilidad
Estudio de mercado Estudio de viabilidad tcnica Estudio de viabilidad econmico-financiera Estudio medio-ambiental Estudio de viabilidad socio-cultural Aprobacin Inicio del proyecto

Fases
Fase I Inicio del proyecto
Trminos de referencia
Visin, objetivos, alcance y entregables Estructura organizativa, actividades, recursos (humanos, fsicos, monetarios) Riesgos, restricciones

Gestor Equipo del Proyecto Oficinas

Equipamiento Comunicacin Documentacin Herramientas

Revisin de la fase I

FASE 2: PLANIFICACION

Fases
Fase II Planificacin
Planificacin del proyecto Planificacin de recursos Plan financiero Planificacin de la calidad Planificacin de riesgos Planificacin de aceptacin Planificacin de comunicacin Planificacin de aprovisionamiento

Fases
Fase II Planificacin
Planificacin del proyecto
Estructura descomposicin del trabajo (EDT)
Fases Actividades Tareas

Evaluacin del nivel de esfuerzo requerido para cada actividad y tarea Secuenciacin de las tareas, asignacin de recursos y planificacin detallada

Planificacin

Planner

Fases
Fase II Planificacin
Planificacin de recursos
Recursos requeridos: mano de obra, equipo y materiales Cantidad de cada recurso Papel, responsabilidad y habilidades de la mano de obra Especificacin del equipo Recursos materiales y cantidades

Planificacin financiera
Cantidad de dinero total para cada fase

Fases
Fase II Planificacin
Planificacin de la calidad
Definir el trmino calidad para el proyecto Crear una lista de los objetivos de calidad para cada entregable del proyecto Plan de actividades para asegurar el cumplimiento de calidades al cliente

Planificacin del riesgo

Medidas para evitar el riesgo

Planificacin de la aceptacin
Criterios de finalizacin para cada entregable y planificacin de su aceptacin

Fases
Fase II Planificacin
Planificacin de comunicacin Planificacin del aprovisionamiento
Productos requeridos en cada fase Justificacin adquisicin Planificacin de la entrega

Revisin de la fase de planificacin

FASE 3: EJECUCION IMPLEMENTACION

Fases
Fase III Ejecucin
Ejecucin de lo planificado en la fase anterior Monitorizacin y control:
Identificacin de cambios y riesgos Calidad de los entregables Contraste de entregables con criterios aceptacin

Producidos y aceptados los entregables el proyecto est listo para su cierre

FASE 4: CIERRE

Fases
Fase IV Cierre
Entrega final de documentacin / producto / servicio Finalizacin de contratos con proveedores Liberalizacin de los recursos del proyecto Comunicacin del fin a las partes interesadas Evaluacin final, cuantificacin del nivel de xito, lecciones aprendidas para proyectos futuros

La organizacin: Actores
Propiedad
Pblica o Privada Motivaciones
Econmicas. Obtencin de beneficio
Nuevo producto Nuevo proceso productivo Mejoras en actividades o en rendimientos

Sociales. Mejora social Polticas. Accin poltica

Ingeniera
Funcin, Estructura, Forma

Actores
Licenciante, Consultora Contratistas
nico (llave en mano) La propiedad hace las veces de contratista principal

Vendedores
Adquisicin de equipos segn caractersticas reflejadas en el proyecto Pruebas o ensayos a realizar sobre los mismos

Actores
La Administracin I
Regula las relaciones comerciales Normas tcnicas de obligado cumplimiento
Uniformizar diseos (favorable para el proyecto) Garantizar mnimo de calidad y fiabilidad (usuario)

Reglamentos tcnicos
Interno al proyecto (Seguridad e Higiene, Incendios,) Externo (Actividades molestas, insalubres, nocivas,)

Normativas generales o locales

Aprobacin y puesta en marcha de proyectos, Plan de Ordenacin Urbana, Licencias de obras,

Actores
La Administracin I
Papel impositivo Papel activo
Directo actuando como propiedad Indirecto
Subvenciones o crditos de bajo inters Exenciones fiscales de impuestos Oferta de suelo industrial a bajo precio.

 Ejercicio: Comparar la idea de fases aqu comentada con las metodologas de desarrollo de software RUP (Rational Unified Process).

Los procesos de un proyecto

Inicio
Planificacin

Control

Ejecucin

Cierre

Curso de Gestin de Proyectos

PROCESOS
Inicio Planificacin Ejecucin Control Cierre

Interaccin entre los procesos del Proyecto

Nivel de Actividad

Ejecucin Planificacin

Inicio

Control

Cierre

Tiempo

EDT para un proyecto de software

Un ejemplo simple
Colocar el WEB de la empresa en Internet

Disear

Definir Contenido

Definir Sitio

Publicar

Redactar el resumen de la empresa

Seleccionar el ISP

Definir fonts, colores, templates, Etc. Definir el mapa del sitio

Compaginar la versin final y ponerla on-line Registrarla en buscadores

Convertir el reporte anual a html

Registrar la compaa y su direccin

Escribir la pgina de los productos

Convertir informacin impresa a html

Curso de Gestin de Proyectos

Fases de un proyecto.
Planeacin.
Definicin del problema. Planificacin del proyecto.

Ejecucin del proyecto.

Puesta en marcha. Fase productiva. Conclusin del proyecto.

El proyecto, una forma de organizar el trabajo.

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Planeacin.
Objetivos:
Clarificar el problema a solucionar, el producto a obtener, o servicio a proporcionar, Evaluar los costes econmicos en que se va a incurrir, as como los recursos humanos y de cualquier otro tipo a dedicar.

Fases:
Definicin del problema. Planificacin del proyecto.
El proyecto, una forma de organizar el trabajo.

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Es decir, la gente se hace el planteamiento:

Que voy ha hacer? Con que? y Como lo voy ha hacer? Realiza lo planificado
A que? Cuanto nos podemos gastar?

Hacemos una FIESTA?

Que gente? Donde?

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Definicin del problema.

Origen suele ser difuso:
Problema, Necesidad, oportunidad.

Hay que responder a:

Cual es el problema? Donde esta la oportunidad?

Requiere poco tiempo, pero es fundamental.

El proyecto, una forma de organizar el trabajo.

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Planificacin del proyecto.

Identificar todo lo necesario para poder alcanzar el objetivo marcado. Se ponen los cimientos del proyecto:
Calidad Coste econmico Duracin del proyecto
Calidad

Duracin

Coste

El proyecto, una forma de organizar el trabajo.

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Ejecucin del proyecto.

Aqu se lleva a cabo el plan previo, es crucial que la planificacin sea buena. Planificaciones malas llevan a:
Posible cancelacin del proyecto, antes de comenzar. Mal clima en los trabajadores.

Las subfases son:

Puesta en marcha. Fase productiva. Conclusin del proyecto.
El proyecto, una forma de organizar el trabajo. 56

Puesta en marcha.
Organizar el equipo del proyecto:
Seleccionar al personal, Establecer la estructura organizativa, Definir responsabilidades y autoridad, Organizar el lugar de trabajo, Poner en marcha el equipo. Informar de los estndares de trabajo y sistemas de informes.

El proyecto, una forma de organizar el trabajo.

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Fase productiva.
tomar medidas del rendimiento, revisar los informes que le llegan, mantener reuniones para identificar los problemas antes de que aparezcan, en caso de desviaciones poner en prctica las acciones correctivas necesarias, coordinar las tareas, motivar y liderar a los empleados, recompensar y disciplinar

El proyecto, una forma de organizar el trabajo.

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Conclusin del proyecto.

Hacer entrega definitiva del producto al cliente, Revisar las desviaciones del proyecto, identificar causas e indicar formas diferentes de actuacin en futuros proyectos. Reasignar el personal a los nuevos proyectos o reintegrarlos en los departamentos de partida. Es interesante documentar las relaciones entre los empleados para futuros proyectos.

El proyecto, una forma de organizar el trabajo.

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UN director de proyectos muy importante de una conocida multinacional informtica tuvo una crisis cardaca por culpa (tomado de http://www.liderdeproyecto.com/ del trabajo. Fue dado de baja y enviado al campo con el objeto de recuperar las fuerzas y relajarse un poco. Despus de pasar dos das sin hacer nada, el hombre estaba ya harto de la vida campestre y pastoril, y se aburra enormemente. As que decidi hablar con el granjero que le hospedaba y solicitarle alguna tarea sencillita para pasar el rato y ocupar el tiempo, a la vez que as haca algo de ejercicio. Al da siguiente se levantaron temprano, antes de que saliera el sol. El granjero, conocedor de la idiosincrasia de la gente de ciudad, y temiendo algn estrago irreparable, resolvi asignarle tareas simples en las que no pudiera causar dao alguno (incluyndole a l mismo).

Contando...

La tarea es muy sencilla dijo el granjero dndole una pala Slo tiene que recoger el estircol que hay en el chiquero de los cerdos y repartirlo por el sembrado para abonarlo. Cuando termine venga a verme. El granjero era propietario de ms de doscientos cerdos, y el estircol se acumulaba hasta la altura de la rodilla. As que el hombre estim que la faena le llevara al director de proyectos de 2 a 3 das. Cul fue su sorpresa?. Al cabo de tres horas apareci el director de proyectos, lleno de estircol hasta las orejas, sonriente y con cara de satisfecho diciendo Ya he terminado. Viendo que en efecto la tarea estaba terminada, y adems con eficiencia, el granjero decidi asignarle otra. Bien. Hay que sacrificar unos pollos que maana vienen a recoger los de la carnicera. Basta con cortarles la cabeza, dijo dndole un enorme cuchillo Es un poco ms complicado, pero seguro que puede hacerlo. Haba ms de 1500 pollos para sacrificar, y supuso que el director no terminara hasta bien entrada la noche. Incluso pens en ayudarle ms adelante cuando terminara de recoger la siembra Apenas haban pasado un par de horas cuando el director de proyectos se present ante l, con toda la ropa y la cara manchada de sangre, el cuchillo mellado, y sonriente como un nio el da de los Reyes Magos, diciendo de nuevo Ya he terminado. El granjero no sala de su asombro. Increble! l mismo, acostumbrado a la dura vida rural, no lo hubiera hecho mejor: los 1500 pollos estaban amontonados en un lado, y las 1500 cabezas en otro lado. El granjero se rasc la cabeza pensativo. Llev al director de proyectos junto a un gran montn de patatas y le dijo: Muy bien. Ahora hay que separar las patatas. Las grandes a la derecha y las pequeas a la izquierda. Pens el granjero que en menos de una hora vera otra vez al director de proyectos pidindole ms trabajo. Pero no fue as. Pas la hora de comer, la hora de cenar, se hizo de noche, y no se apareca. Creyendo que algo le haba sucedido, el asustado granjero fue donde haba dejado al director, y se lo encontr sentado delante del mismo montn de patatas, sin que hubiera separado ninguna. Le pasa algo? pregunt extraado. El director de proyectos se volvi con una patata en la mano y le contest: Mire: repartir excremento y cortar cabezas es algo a lo que estoy muy acostumbrado Pero esto ya es tomar decisiones!

El grado de precisin con que se lleve a cabo cada paso influir en el resultado

Me podras indicar, por favor, hacia dnde tengo que ir? Eso depende de adnde quieras llegar, contesto el gato. A m no me importa demasiado adnde...empez a explicar Alicia. En ese caso, da igual cualquier direccin interrumpi el Gato. ...Siempre que llegue a alguna parte -termin Alicia a modo de explicacin. Basta que empieces a andar - le aseguro el Gato-, dando un paso tras otro. Alicia en el pas de las maravillas
3. El proceso de desarrollo de software 61

 Un consultor gerencial norteamericano visita un pequeo pueblo costero mexicano, y ve llegar a un pescador en un pequeo bote. Traa consigo el resultado de la pesca del da, varios atunes de aleta amarilla. Le felicit por la calidad de los pescados, y le pregunt cuanto tiempo le tom en pescarlos. El pescador le contest que un par de horas. El consultor entonces le pregunt por qu no pesc un rato ms, para conseguir una pesca ms abundante.

El pescador le contest que con lo que haba pescado, era suficiente para cubrir las necesidades inmediatas de su familia.
Curioso, el consultor le pregunta cmo pasa el resto del da.

El pescador le contest "Me levanto tarde, pesco un rato, juego con mis hijos, duermo la siesta con mi esposa Mara, luego en la tarde paseo por el pueblo, donde tomo vino y toco guitarra con mis amigos. Tengo una vida llena y ocupada, Seor".

Pedro acababa de ser contratado como CEO de una gran firma de alta tecnologa.

El CEO saliente se reuni con l en forma privada y le entreg tres sobres numerados, #1, #2 y #3.
"Abrelos cuando tengas problemas en tu gestin que creas no poder resolver", el ex-CEO le dijo al recin nombrado. Todo sali bien al principio, pero seis meses despus, bajaron las ventas notablemente, y Pedro se vi en problemas. Tras agotar todas sus ideas y recursos, record los sobres. Tom el primero, lo abri y ley: "chale la culpa a tu predecesor". Inmediatamente Pedro llam a una conferencia de prensa, en la cual dej claro que la culpa de los problemas era del antiguo CEO. Satisfechos con sus comentarios, la prensa y la bolsa respondieron favorablemente. De inmediato comenzaron a subir las ventas, y los problemas pasaron. Un ao despues, la empresa volvi a experimenta dificultades en sus ventas, combinados con problemas en la calidad de sus productos. Habiendo aprendido de su experiencia previa, Pedro apel rapidamente al segundo sobre. El mensaje en este deca: "Reorganiza". Acto seguido comenz un extenso proceso de reorganizacin, con el cual la empresa resurgi rapidamente. Despus de varios trimestres de buenos resultados, la compaa entr en tiempos difciles nuevamente. Pedro acudi rapidamente al tercer sobre. El mensaje deca "Prepara tres sobres...".

 A partir de maana, los empleados slo tendrn acceso a la oficina utilizando la tarjeta de identificacin individual. Las fotos sern tomadas el prximo mircoles, y los carnets se entregarn dos semanas despus. Lo que necesito es una lista de problemas desconocidos especficos que encontraremos. El correo electrnico no debe ser utilizado para enviar informacin o datos. Debe ser utilizado nicamente para asuntos de la empresa.

El trabajo en equipo es un montn de gente haciendo lo que yo diga. Sabemos que la comunicacin es un problema, pero la empresa no lo discutir con los empleados

Planificacin integral
PORQU
Definir el problema Misin Objetivos Metas Plan Estratgico
INGENIERA

Organigrama
GERENCIA GENERAL
PROYECTOS

Criterios Tcnicos

PLAN DEL PROYECTO

MARKETING

PRODUCCION

Proyecto 1

Objetivos Alcance

Proyecto 2

CMO CUNTO PRESUPUESTO Personal Materiales Equipamiento

Proyecto 3

QUIN

EDT
PROYECTO Ampliacin

QU
Asignar Responsabilidades
2.- EJECUCION AMPLIACION 2.2.- Control de Efectividad

Subtareas

1.- PLANEAMIENTO AMPLIACION

1.1. Control de Ingeniera

1.2.- Desarrollo de Ingeniera

2.1.- Modificacin zona de carga

Programacin CUNDO

Cada rea pasa por esos Procesos

Proceso/Gestin Alcance Tiempos Costos Riesgos Logstica RRHH Comunicaciones Calidad Integracin
Curso de Gestin de Proyectos

Inicio Planificacin Ejecucin Control Cierre