Administracin de Proyectos

Ing. Jess Pia Rodrguez

Objetivo
Distinguir los principales conceptos, tcnicas y principios empleados en la Administracin de Proyectos.

Ejemplificar el uso de algunas herramientas bsicas utilizadas en la Administracin de Proyectos.

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Objetivos especficos

Presentar las mejores prcticas Administracin de Proyectos.

en

Aplicar la metodologa y herramientas para la Administracin de Proyectos. Desarrollar un caso de estudio.

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La Historia de la Administracin de Proyectos

*Algunas

personas argumentas que la administracin de proyectos comenz con las pirmides de Egipto, otros que fue con la construccin de la Gran Muralla China.

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La Historia de la Administracin de Proyectos

*La

mayora de las personas consideran que la administracin moderna de proyectos se inici con el Proyecto Manhattan

*En

1969 se fund el Instituto de Administracin de Proyectos (PMI por sus siglas en ingls)
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Unidad 1. Conceptos bsicos

Qu es la administracin?
Administracin es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de recursos para lograr objetivos. Entonces podemos definir a la administracin, como el proceso de organizar, planear, dirigir y controlar; actividades y recursos con el fin de lograr un objetivo.

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1.1 Definicin de un proyecto

Qu es un proyecto?
Un proyecto es una organizacin de gente dedicada a un propsito u objetivo especfico.
El termino proyecto podra definirse como el conjunto de las actividades que desarrolla una persona o una empresa para alcanzar un determinado objetivo.

Un proyecto es una planificacin que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas.
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Qu es un proyecto?
En que consiste?
-Consiste en reunir varias ideas para llevarlas a cabo en un tiempo determinado y que apunta a lograr un resultado nico.

Surge como respuesta a una necesidad, acorde con la visin de la empresa, aunque esta pueda desviarse en funcin del inters.
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Cul es la razn de un proyecto?

Es alcanzar limites que establecidas previamente objetivos especficos dentro de los imponen un presupuesto, calidades previamente y un lapso de tiempo definido.

Por lo tanto tambin, un proyecto es, una

secuencia de tareas con un principio y un final limitados por el tiempo, los recursos y los resultados deseados.

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Qu es un Proyecto?

Situacin actual Requerimientos Objetivos

INICIO

Tiempo

Es la suma de esfuerzos que en forma temporal se utilizan para generar un PRODUCTO O SERVICIO en particular o
PROYECTO

UNICO.

Resultados
FIN

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El ciclo de vida del proyecto sirve para definir el comienzo y el final de un proyecto.

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Ciclo de vida de los Proyectos

Un clsico

Conceptualizacin
Considerar el entorno y sus influencias. Analizar la Situacin actual del cliente, el grado de madurez de la organizacin para afrontar el proyecto, aspectos culturales, iniciativas previas relacionadas Entender y pactar claramente cuales son los objetivos implcitos y explcitos del proyecto (Qu queremos conseguir con su implantacin?) Cmo vamos a hacerlo? Cual es nuestro plan? ... No es el plan de trabajo... Es la definicin de una estrategia idnea y realista

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Caractersticas de un Proyecto

Temporal: cada proyecto tiene un principio y fin definidos. Los proyectos usan recursos (personas, mano de obra, tiempo, dinero, etc.)

Productos, servicios o resultados nicos: un proyecto crea productos entregables nico

Elaboracin Gradual: significa desarrollarlo en etapas Los resultados del proyecto tienen metas especificas de calidad y desempeo. Los proyectos siguen una planeacin
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Elaboracin Gradual: significa desarrollarlo en etapas

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TIPOS DE PROYECTOS
Agropecuarios (produccin animal y vegetal, caf, coco,leche, ganado de engorde) Industriales (compra de materia prima) Agro-industriales (elaboracin de productos) Infraestructura econmica (energa elctrica, transporte y
comunicaciones, carreteras, ferrocarriles, aerovas, centrales elctricas
rellenos sanitarios)

Infraestructura social (Salud, educacin, agua, viviendas, Servicio (carcter personal, material o tcnico, consultoras) Ambientales (disminucin de las causas del deterioro del medio
ambiente)

Investigacin

Proyectos de investigacin
Ciencias exactas Ingeniera y Tecnologa Ciencia de la salud Ciencias agrcolas Ciencias sociales Humanidades

Los proyectos se pueden clasificar segn:

Grado de complejidad. Tecnologa que usan. Segn el tipo de producto o servicio que aportan. Duracin. Segn el tipo de beneficio que ofrecen. Segn la infraestructura que implementan. Segn el tipo de cliente.

Ejemplos de proyectos
El desarrollo de un nuevo producto El montaje de una empresa La ampliacin de una lnea de produccin El desarrollo e implementacin de un sistema de informacin El desarrollo de una nueva tecnologa La realizacin de un evento deportivo La construccin de una obra civil Un proyecto de inmunizacin de nios Un proyecto de capacitacin de adultos
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xito o fracaso de un proyecto

Si el bien o servicio producido es rechazado por la comunidad, significa que la asignacin de recursos adoleci de defectos de diagnstico o de anlisis que lo hicieron inadecuado para las espectativas de satisfaccin de las necesidades del conglomerado humano. Las causas del fracaso o del xito pueden ser mltiples y de diversa naturaleza.

CAUSAS DEL FRACASO DE LOS PROYECTOS

Tecnologa desconocida que se va a utilizar. Direccin deficiente del proyecto. Participacin inapropiada de personal interno o externo a la empresa. Urgencia del problema Filosofa y cultura de la empresa Experiencia de participantes y usuarios hacia el nuevo sistema. Prdida de poder en algunos puestos al administrar la informacin en forma distinta.

xito o fracaso de un proyecto

Un cambio tecnolgico importante puede transformar un proyecto rentable en uno fallido. Mientras ms acentuado sea el cambio que se produzca, en mayor forma va a afectar al proyecto. Los cambios en el contexto poltico tambin pueden generar profundas transformaciones cualitativas y cuantitativas en los proyectos en marcha.

Tomamos el camino correcto para la realizacin de mi proyecto???

 El xito en los proyectos radica en dos simples principios: Objetivos claros y compromisos fuertes.

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Qu es la Administracin de Proyectos?

La aplicacin racional de conocimientos, habilidades,

herramientas y tcnicas para

alcanzar los objetivos de un proyecto, a travs de una

serie

de

actividades

interrelacionadas.

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Componentes de la Administracin de proyectos

1.

Habilidades clave

Liderazgo
Comunicacin Negociacin Solucin de problemas

Lograr objetivos

2.

Conocimientos

Tcnicos Administrativos

3.
4.

Herramientas
Tcnicas
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Elementos relacionados con el Proyecto

Tiempo

Calidad
Alcance Entorno

Recursos
Costo

BUSCAR LA SATISFACCIN DE TODOS LOS INTERESADOS

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Por qu es vital la administracin de proyectos?

administracin de carga tiempo y

El uso de tcnicas de proyectos puede parecer una adicional, sin embargo, ahorra dinero a largo plazo.

Los proyectos en comparacin con el trabajo ordinario

Todos los proyectos son trabajo pero no todo trabajo es un proyecto
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1.2. Fases de la Administracin de Proyectos

Cinco fases de la administracin de proyectos

1. 2. 3. 4. 5. Inicio Planeacin Ejecucin Control Conclusin
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Etapas de la Administracin de Proyectos

origen equipo del Proyecto

INICIO

PLANEACIN

EJECUCIN

CONTROL

CIERRE

carta alcance

plan

avance aceptacin

entrega PRODUCTO

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Fase 1: Inicio
Reconocimiento de que un proyecto puede llevarse a cabo. Determinar lo que el proyecto debe lograr. Definir la meta global del proyecto. Definir las expectativas generales de los clientes, de la administracin o de los interesados. Precisar el alcance general del proyecto.

Seleccionar los miembros iniciales del equipo.

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Fase 2: Planeacin
Perfeccionamiento del alcance del Proyecto. Listado de tareas y actividades que llevarn al logro de las metas del proyecto. Secuencia de actividades Desarrollo de un calendario y presupuesto

Conseguir que el plan sea aprobado por los terceros apropiados.

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Fase 2: Planeacin

Ing. Jess Pia Rodrguez

Fase 2: Planeacin
Los proyectos son producto de una o ms de las siguientes consideraciones estratgicas:
Demandas del mercado Necesidad de la organizacin Solicitud de un cliente Avances tecnolgicos Requisito legal

Fase 3: Ejecucin
Dirigir el equipo. Reunirse con los miembros del equipo. Comunicarse con los terceros involucrados. Resolver los conflictos o problemas que puedan surgir. Asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo, tiempo).
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Fase 4: Control
Vigilar las desviaciones del plan. Emprender acciones correctivas. Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados. Cambiar los calendarios del proyecto. Adaptar los niveles de recursos. Cambiar el alcance del proyecto. Regresar a la etapa de planeacin para hacer ajustes.
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Fase 4: Conclusin
o Reconocimiento de logros y resultados. o Cierre de las operaciones y dispersin del equipo. o Aprendizaje de la experiencia del Proyecto. o Revisin del proceso y resultados. o Redaccin del informe final.
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ESQUEMA REPRESENTATIVO DE LAS CINCO FASES DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

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1.3. Definicin de actividades

Involucrados en el Proyecto

Director del proyecto Cliente/usuario Organizacin ejecutante Miembros del equipo del proyecto Equipo de direccin del proyecto

Patrocinador
Influyentes
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Factores crticos en la Administracin de Proyectos

Sistema de Administracin

Gerente de Proyecto

Equipo de Proyecto

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El Gerente de Proyecto - Responsabilidades

Responsabilidades

Gerente de Proyecto

integrar los esfuerzos de las personas provenientes de la distintas reas de la organizacin para alcanzar los objetivos del proyecto definir la metodologa de trabajo proveer recursos asegurar contrataciones adecuadas evaluar progresos establecer medidas correctivas

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El Gerente de Proyecto - Responsabilidades

Gerente de Proyecto

Competencias
Liderazgo Comunicacin Coordinacin Motivacin Negociacin Capacitacin
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Equipo de Proyecto

Equipo de Proyecto

Grupo de personas lideradas por el Gerente de Proyecto representan generalmente reas funcionales u organizaciones desempean roles especficos su nmero suele variar durante el avance del proyecto al final del proyecto son asignadas a un nuevo emprendimiento o retornan a sus reas u organizaciones

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Sistema de Administracin de Proyectos

Estructura Organizacional

Sistema de Administracin

Sistema de Informacin

Sistema de Administracin de Proyectos

ORGANIZACION FUNCIONAL
Director Ejecutivo

Sistema de Administracin

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Coordinacin de Proyectos

Personal afectado a Proyectos

Sistema de Administracin de Proyectos

ORGANIZACION POR PROYECTOS
Director Ejecutivo

Sistema de Administracin

Project Manager

Project Manager

Project Manager

Coordinacin de Proyectos

Personal afectado a Proyectos

Recursos
Resultados / Tecnologa

50

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UN PROYECTO BALANCEADO

Tiempo

Objetivo (alcance)

Dinero Recursos-calidad
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Planificacin
Cronograma
El Plan Maestro incluye

Cronograma de tareas con los tiempos de ejecucin, fechas lmite, hitos, etc.

Plan Maestro

$$$
Recursos Presupuesto

Asignacin de recursos para cada tarea

Presupuesto de gastos e inversiones asociado al proyecto

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GESTION Y DIRECCION DE PROYECTOS

DIRECCION DE PROYECTOS

Recursos del Proyecto

Personas

Informacin y Tecnologa
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