CHUs

09/09/03

AUREA Plate-forme e-Procurement des CHUs

Portail dapprovisionnement pour les tablissements de sant

Adhsion des fournisseurs V25

SOMMAIRE

Prsentation de la plate-forme e-Procurement des CHU Prsentation dAchatPro - Hubwoo

Ralisation des catalogues

Prsentation dune fiche article Navigation dans le catalogue (moteur de recherche Search) Utilisation de lapplication eContent Prochaines tapes Principaux interlocuteurs

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Aura e-Procurement : un projet multi-tablissements et multi-domaines

La mise en place dune solution dapprovisionnement lectronique commune plusieurs tablissements:

CHU de Amiens, Angers, Dijon, Lens, Lyon, Marseille, Montpellier, Nancy, Nantes, Nmes, Poitiers, Reims, Rouen, Valenciennes
La ncessit de passer via loutil des demandes diversifies :

Ractifs de Laboratoire

Dispositifs Mdicaux
Fournitures, Produits hteliers, Produits dentretien Alimentation Mdicament

Louverture possible vers dautres tablissements de sant (CHU et grands CH )

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articul autour de 3 autres projets

Systme dInformation AchatApprovisionnements
projet en rflexion

Quatrime tage

Portail dapprovisionnement
(Aurea)

Dmatrialisation des factures

en cours

Dmatrialisation des offres commerciales

En cours de rflexion (groupe M.I.O.) Outil: fichier restreint format identique au template SCF Dans limmdiat bordereau de prix

Dmatrialisation des procdures de consultation

projet dj dvelopp
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Aura e-Procurement : les macros fonctionnalits

Dmatrialisation : Achat E-Procurement : Approvisionnement (AUREA)

CHU
Sourcing Construction catalogue Expression de besoin Validation Commande Rception Validation de la facture

Qualification

Hors primtre
FOURNISSEUR
Ralisation et mise jour dun catalogue lectronique (Format Microsoft Excel) Rfrentiel commun CHU- Fournisseur Rception des commandes ( mail, fax, EDI, ou via Hospitalis , Diagdirect Envoi dune facture lectronique

Cahier des Charges

Envoi dun avis dexpdition

Appel doffre

Slection

Contractualisation

Logistique

Hors primtre

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e-Procurement et Achats Groups : 2 projets bien distincts

e-Procurement
Au dpart: mise en uvre du eProcurement par 17 CHU en 2006 et 2007 Elargissement prvu de 2007 2009 CHU de Montpellier mandataire du groupement de commandes Dmatrialisation des processus dapprovisionnement, aprs passation de marchs par chaque CHU ou groups catalogues par CHU ou communs

Achats Groups
Regroupement 54 tablissements au total Programme de regroupement de nombreux achats Coordination par le Groupement de coopration sanitaire UNI.H.A Spcialisation des CHU => Passation des marchs par des groupements de commandes coordonns par des CHU experts CHU coordonnateurs => Membres et non membres du e-Procurement Clauses de-Procurement y compris dans les marchs groups, mais seulement pour les membres du projet e-Procurement

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Qui se rapprochent dans Uni.H.A

La plateforme dapprovisionnement lectronique est dsormais un segment de la filire DEMATERIALISATION du PROCESSUS ACHATAPPROVISONNEMENTS (DP2A)

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e-Procurement vs Plateforme EDI

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Des enjeux axs sur lamlioration de la productivit pour les tablissements de sant (EtS)
Enjeux
Modernisation des processus dapprovisionnement et logistiques des tablissements Dconcentration de gestion au niveau des ples. Participation la nouvelle gouvernance des tablissements de sant

Objectifs
Transparence et traabilit des circuits dapprovisionnement Automatisation des procdures dapprovisionnement, de rception et de liquidation Raccourcissement des dlais dapprovisionnement Augmentation de la productivit sur les processus logistiques Gestion de budgets de ple par familles de produits ou de services. Pilotage sur la fonction approvisionnement via des donnes consolides. Rorientation des moyens humains vers dautres tches valeur ajoute

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et de relles opportunits pour les fournisseurs

Une visibilit de loffre accrue
Visibilit intra-CHU grce au catalogue march avec dtails des articles, photos, fiches techniques, modes opratoires, coordonnes commerciales Votre catalogue lectronique (prix publics) devient accessible en consultation lensemble des consommateurs du groupement des CHU-CH (sourcing)

Un levier de productivit
Respect des politiques commerciales (notamment un respect des tarifs via une validation commune des catalogues lectroniques) Standardisation des bordereaux de rponses aux consultations, des catalogues, des commandes Diminution dchanges documentaires (papiers) Diminution des cots de traitement des commandes Reporting inter-CHU Amlioration de la visibilit sur la chane dapprovisionnement Rduction du cot de traitement des factures

Chaque tablissement de sant continue travailler avec ses fournisseurs sur la base des modalits contractuelles ngocies un fournisseur travaillant avec plusieurs tablissements mutualise une partie de la ralisation des catalogues (hors donnes marchs spcifiques)

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Interoprabilit des donnes de march

Intgration dune fraction du Template SCF en tant que grille de saisie des donnes de rponse aux marchs, afin dviter les retranscriptions (du prix march notamment)

Pas dinteroprabilit actuellement entre dmatrialisation des marchs et eProcurement, mais des travaux en cours avec les partenaires concerns pour y parvenir (AO-HOSPI / MIO)

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AchatPro est le dtenteur du march actuel mais fait partie de lentreprise HUBWOO

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Rfrences commerciales dHUBWOO

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Fusion AchatPro et Hubwoo

Juin 2008: AchatPro fusionne avec Hubwoo 2ie semestre 2010: Les CHU migrent sur les outils dHubwoo pour la gestion du contenu (catalogues) et le moteur de recherche. Loutil de commande reste sur une technologie AchatPro

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AchatPro-Hubwoo est en mesure de proposer une offre de service complte sur lensemble du processus dapprovisionnement
5. Synchronisation avec les systmes de gestion 1. Cration et gestion de catalogues lectroniques 2. 3. Approvisionnement (cration, imputation, validation des DA) 4.

Envoi des commandes

Traitement des factures

Application de gestion de contenu eContent Prestation de services : suivi/soutien des fournisseurs, enrichissement, mises en production

Application aux performances optimises Application fonctionnellement enrichie Prestation des services complte incluant hbergement, volutions applicatives, TMA, administration fonctionnelle, support N1/N2 Outils favorisant lindustrialisation de ladministration fonctionnelle

Application denvoi de commandes multiformats (fax, e.mail, flux intgrs) Prestation de services incluant procdures de persistance et scnarii de reprises

Base installe de fournisseurs horsmarchandises disposant de catalogues

Application de gestion de factures incluant : Acquisition de donnes : Saisie rapide OCR/Num. EDI/Dmat. Accrochage Rapprochement tripartite Application EAI B2B

Prestation de services incluant monitoring des flux et scnarii de reprises

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AchatPro-Hubwoo propose aux fournisseurs diverses options techniques pour recevoir les commandes dachat manant des CHU

Les options la disposition des fournisseurs sont : Transmission par fax (gratuit) Transmission par e.mail (gratuit) avec connexion dans le portail fournisseur Transmission par voie de message normalis : EDI/EDIFACT ou XML directement dans le SI des fournisseurs Transmission via une plate-forme dEDI (Hospitalis, Diagdirect) Dans tous les cas, des destinataires diffrencis peuvent tre paramtrs pour un mme contenu (cas des distributeurs disposant dagences ou enseignes rgionales)

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Ralisation des catalogues

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Les catalogues lectroniques et mise jour des donnes

Il existe 2 types de catalogues :

1- le catalogue march
Catalogue entre un fournisseur et un CHU ou CH donn pour lensemble des produits fournis (marchs notifis locaux ou nationaux, MAPA ) Il contient les donnes du catalogue public pour les articles en march pour le CHU compltes des donnes contractuelles. Ce catalogue nest visible que par les utilisateurs du CHU concern par habilitation par chaque acheteur du CHU (groupe catalogue ou ACL)

2- le catalogue public
Ce catalogue est le mme pour tous les CHU. Il reprend au minimum les articles des marchs que le fournisseur a pass avec un ou plusieurs CHU eProcurement. Les conditions commerciales correspondent celles proposes en standard par le fournisseur (Prix publics). Ces catalogues doivent tre accessibles par tous les CHU. Quelques identifiants utilisateurs rfrencs seront autoriss consulter ces catalogues.

Mise jour des donnes : Le fournisseur est responsable de la mise jour des donnes tant sur les catalogues march que sur le catalogue public. Ils sont indpendants et les modifications doivent tre faites sur chaque fichier.
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A la cration du catalogue, on distingue diffrentes donnes

Le format de recueil de donnes de ce projet (template SCF) est unique et est au format excel. Les donnes obligatoires (23 champs communs et davantage en fonction du domaine dachat)
Elles sont ncessaires au bon fonctionnement de la plate-forme et doivent tre imprativement renseignes par le fournisseur, il sagit typiquement du libell article ou du prix march...

Les donnes facultatives (48 champs)

Il sagit dinformations complmentaires utiles aux personnes qui effectuent la commande. Elles peuvent tre renseignes progressivement, ou dans un deuxime temps, mais ne sont en aucun cas indispensable la passation de la commande. Par contre, la qualit du catalogue permet au fournisseur qui la constitu de se dmarquer de la concurrence en donnant de la richesse aux informations apportes lutilisateur.

Les donnes enrichir par le CHU (25 champs)

Il sagit dinformations en possession des CHU (N lot de march, codifications spcifiques), qui seront intgres au catalogue par le CHU, une fois le catalogue finalis par le fournisseur.

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Le projet Aura e-Procurement est structurant en termes de format de donnes

Le format de recueil de donnes de ce projet (Template SCF) :
Cest le mme quel que soit le domaine concern (alimentaire, ractifs de laboratoires, htellerie, mdicaments, dispositifs mdicaux ).

Les CHU recommandent un standard de donnes techniques :

Fiche technique EUROPHARMAT dans le domaine des dispositifs mdicaux, RCP dans le domaine des mdicaments.

Les CHU recommandent des standards de nomenclature produit :

GMDN dans le domaine des dispositifs mdicaux, DCI dans le domaine des mdicaments.

Les CHU recommandent des standards de classification produit :

CLADIMED dans le domaine des produits de sant, ATC dans le domaine des mdicaments, UNSPSC ou GPC dans les autres domaines.

Les CHU recommandent un standard de codification produit et codification logistique :

EAN devenu GS1, gr en France par GS1 France (anciennement Gencod). Divers CHU sont devenus adhrents de GS1 France et mettent en uvre ses rfrentiels.

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Exemple : template champs fournisseurs

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Exemple : template champs CHU

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Ralisation des catalogues

Prsentation dune fiche article Navigation dans le catalogue (moteur de recherche Search) Utilisation de lapplication eContent Prochaines tapes Principaux interlocuteurs

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Composition dune fiche article

Informations minimales requises sur une fiche article :

1 2

Libell article Photo de larticle

3 4

Conditionnement de vente Nom & Rfrence fournisseur

5 6

Description brve

Prix

1 6 2 4 5

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Exemple de fiche article dtaille

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Exemple de fiche article : fiche technique

- Lien vers la fiche technique - et/ou manuel dutilisation - et/ou scurit dutilisation

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Exemple de fiche article : mode demploi

- Lien vers la fiche technique - et/ou manuel dutilisation - et/ou scurit dutilisation

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Prsentation de la plate-forme e-Procurement des CHUs Prsentation dAchatPro - Hubwoo

Ralisation des catalogues

Prsentation dune fiche article Navigation dans le catalogue (moteur de recherche Search) Format de recueil des donnes

Utilisation de lapplication eContent

Prochaines tapes Principaux interlocuteurs

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Interface utilisateur
1. Utilisation du moteur de recherche
Un moteur de recherche multi-critres porte sur les champs rfrences fournisseurs et fabricants, nom fournisseur et fabricant, libell article, description article, mots-clefs, rfrences internes. Les occurrences peuvent ensuite tre tries selon un ordre alphabtique, tarifaire

La vue est personnalise suivant les accs de chaque groupe utilisateurs.

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Interface utilisateur
2. Navigation dans les catalogues
La navigation dans les catalogues seffectue en cliquant sur des catgories d'achat successives, puis par fabricant , par fournisseur, par tranches de prix.

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Interface utilisateur
3. Visualisation graphique de ltat de sa demande
Lutilisateur visualise le circuit que va suivre sa demande. Des feux tricolores lui indiquent le passage de chacune des tapes, qui sont, de plus, dates.

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Interface utilisateur
4. Suivi des enveloppes affectes

Lutilisateur peut suivre de faon dynamique ses dpenses par demande et lvolution des enveloppes budgtaires affectes par domaine, au fil de ses demandes.

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Ralisation des catalogues

Prsentation dune fiche article Navigation dans le catalogue (moteur de recherche Search) Utilisation de lapplication eContent Prochaines tapes Principaux interlocuteurs

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Le processus dintgration du catalogue

CHU
LApprovisionneur

Hubwoo
2. Grace au Comment ? Gestion Process de 1 .Lobjectif de Contenu

Fournisseur

Punchout Aurea

Catalogue Ngoci Publication

LAcheteur

eContent
Validation Contrle Contrle Chargement

Le Responsable des catalogues lectroniques

Acheteur

Fournisseur

eContent : loutil de gestion des catalogues

Rpartition des rles sur eContent :

Fournisseur
Charge son catalogue sur eContent Charge les illustrations de son catalogue (photos, fiches techniques, notices ...) Corrige les erreurs dtectes sur eContent sur le fichier charg (respect des rgles de validation des CHU programmes dans eContent) Transmet son catalogue pour validation lacheteur CHU Communique AchatPro le mode de rception des commandes (cf cahier de paramtrage fournisseur)

Acheteur
Valide le catalogue, sassure que le catalogue est conforme au March (primtre article, prix, conditions commerciales ) Rpond la demande dapprobation du fournisseur Transmet la raison du refus du catalogue au fournisseur Publie le catalogue dans le moteur de recherche SEARCH

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Utilisation de eContent
Transmission des donnes
Prsentation des menus fournisseurs
Les seules barrires techniques lutilisation deContent par le fournisseur consistent disposer de MS Excel dun accs Internet

1 2 3 4 5

1 Menu qui permet au

fournisseur de charger leur catalogue et fichiers joints sur eContent Menu qui permet de tlcharger les fichiers catalogues Menu qui permet de visualiser la liste des catalogues chargs, accder au contenu des catalogues et visualiser les logs derreurs. Menu qui permet de voir le statut de la relation avec les clients Menu qui permet de retracer lensemble des traitements effectus et de visualiser les actions

3
4 5

Utilisation de eContent
Suivi du catalogue

A tout moment, les parties engages autour de la gestion du eCatalogue peuvent suivre lavancement du processus

Un tableau de synthse permet de visualiser les diffrentes tapes du processus de mise jour dun catalogue.

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Les prochaines tapes

Transmission des documents suivants :

Template SCF avec tous les onglets dexplication au remplissage des donnes

Cot de mise en uvre du systme

Prise en charge par les CHU Pour les fournisseurs : Cot forfaitaire de 1.500 HT, la premire anne uniquement, pour la cration et la mise en ligne du master catalogue et de ses versions privatives 1.000 HT par an pour la gestion des mises jour, quel que soit le nombre dtablissements clients, la taille du catalogue, le nombre de mises jour des catalogues En option et sur devis la demande interface commande (EDI,XML,TXT, autres) au prix du march (de 3 10 KE en fonction de la demande + maintenance annuelle)

Mise en place dun rtro planning

Rception et analyse dun chantillon Rception des donnes finales

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Vos interlocuteurs
Coordination nationale fournisseur pour les CHU:
Sybille Janssoone sybille.janssoone@uniha.org 04 81 07 01 57 ou 06 85 01 94 70

Contact Contrats AchatPro - Hubwoo :

David Jeff Kamdem

DKamdem@hubwoo.com
+49 (0) 228 6195 464 / +33 (0) 1 5325 5686

Contact Support Achatpro-Hubwoo:

customercare@Hubwoo.com
01 77 62 56 20
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