SISTEMA DE CONTROL INTERNO

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

El Control Interno para la Empresa est concebido tal como lo define el Artculo 1 de la Ley 87 de 1993, es decir, como un Sistema. A partir de la Teora General de Sistemas se puede afirmar que el Sistema de Control Interno procesa insumos y genera resultados dirigidos hacia dentro y fuera de la Organizacin, adaptndola, mejorndola y desarrollndola con el fin de alcanzar el logro de su Misin y sus Objetivos. La gestin del Sistema de Control Interno conlleva a mejorar los servicios ofrecidos, a una comunicacin efectiva con las Organizaciones y con las personas con quienes interactan.

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Los principales insumos de este Sistema son: 1. El Plan Estratgico de la Empresa, 2. Los resultados de la gestin y 3. Toda la normatividad vigente. Es responsabilidad de la Gerencia de la Empresa dotar al Sistema de Control Interno de todos los recursos necesarios para el cumplimiento de su Misin.

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El principal producto del Sistema de Control Interno es la garanta a la comunidad de usuarios, de que la Empresa est prestando servicios con calidad. Evala permanentemente la gestin y al mismo tiempo garantiza que todas las funciones se estn desarrollando de acuerdo con lo planeado. Garantiza tanto a la Organizacin como al mismo Sistema una evaluacin independiente de la gestin y del cumplimiento de los planes y proyectos necesarios para su funcionamiento.

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1. ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

El Control Interno es uno de los componentes esenciales de la gestin de la Empresa que tiene como fin garantizar el cumplimiento de la misin y los objetivos institucionales, con los niveles ptimos de calidad, eficacia y eficiencia.

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1. ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
Est integrado por:

1. Las normas, mtodos y principios legales externos que rigen la organizacin y desempeo de la Empresa. 2. Las normas, mtodos y principios internos que rigen la organizacin y desempeo de la Empresa. 3. La Plataforma Estratgica de la Empresa.

4. El esquema organizacional que asuma la Empresa en cumplimiento de su plataforma.

5. El contenido de los planes, programas, proyectos y contratos adoptados y suscritos por la Empresa. 6. Los procesos (procedimientos y actividades) de la Empresa

7. Los principios, mtodos y procedimientos de evaluacin que aplica la Empresa sobre su propia gestin.
8. Los principios, mtodos y procedimientos de decisin y accin que se derivan de los resultados de la evaluacin 9. El sistema de informacin que soporta los procesos anteriores.

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2. VISIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
1. Garantizar la salvaguardia y aseguramiento de los recursos, y prevenir y evitar los riesgos a que estn expuestos. 2. Garantizar el manejo ptimo de la informacin haciendo gran nfasis en su gestin, lo que permitir una adecuada evaluacin del logro de los objetivos.

3. Permitir hacer los anlisis pertinentes sobre la gestin realizada, detectar las desviaciones presentadas en el logro de las metas y objetivos y recomendar las medidas correctivas necesarias.
4. Garantizar que las actividades y operaciones se realicen de acuerdo con las directrices, normas y procedimientos, evitando cualquier desvo que pueda alterar el normal desarrollo de las tareas.

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2. VISIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
Debe abrigar: 1.Una Cultura De Autocontrol 2.El sentido de pertenencia, calidad total y el compromiso de sus funcionarios 3. El apoyo decidido de la Gerencia 4. La eficiencia en el desarrollo de su objeto social 5. El autocontrol como actividad intrnseca a la gestin gerencial.

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3. MISIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

Por mandato Constitucional, la gestin administrativa de Control est al servicio de los intereses generales y se fundamenta en los principios de eficacia, economa, objetividad y divulgacin, mediante la descentralizacin, la delegacin y la desconcentracin de funciones. El Sistema de Control Interno de la Empresa vela porque se le de cabal cumplimiento a los principios antes mencionados y propende por buscar continuamente nuevos mecanismos que modernicen permanentemente el Control, se ajusten a las necesidades de la Empresa y faciliten su adaptacin a los cambios organizacionales y del entorno.

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3. MISIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

El Sistema de Control Interno promueve y facilita la participacin comunitaria en el Control de la Gestin. El Control est incorporado en todas las actividades administrativas y operativas y en todo nivel de gestin; es ejercido con sentido humanista y positivo; cuenta con el compromiso y respaldo permanente de todo el personal, para as lograr la excelencia en la gestin y contribuir al mejoramiento del nivel y el estado de salud de los usuarios de los servicios que presta la Empresa.

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4. VALORES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
tica. Todo funcionario debe tener un comportamiento profesional responsable, honesto y leal en todas sus actuaciones. Responsabilidad. Los funcionarios estarn comprometidos a responder con diligencia y cuidado por sus funciones con mentalidad de servicio a la comunidad. Equidad. Las actuaciones del funcionario deben estar enmarcadas por la ponderacin, justicia, prudencia, templanza y moderacin.

Idoneidad. Los funcionarios se deben caracterizar por tener las capacidades profesionales y personales requeridas para el desarrollo de sus cargos; deben ser de confianza y poseer amplia experiencia para realizar las actividades asignadas.
Construccin. Los funcionarios a todo nivel estn obligados a proponer mejoras al Sistema de Control como mecanismo de desarrollo integral y perfeccionamiento del mismo.

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5. PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
Adems de los Principios exigidos por Ley para el Sistema de Control Interno (igualdad, moralidad, eficiencia, economa, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoracin de los costos ambientales), la Empresa asume para su propio sistema otros principios, a saber: Legalidad. El sistema de control vela porque la normatividad se cumpla de acuerdo con la jerarqua de las Leyes. Fortaleza. El nivel directivo respalda y lidera el control organizacional, ya que desde ah se le inyecta la fuerza e importancia suficiente para que permita alcanzar el cumplimiento de su Misin. Cuenta con los recursos necesarios, un adecuado programa de desarrollo de personal y el compromiso de todos los funcionarios.

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Coordinacin. La institucin adapta su estructura organizacional para un mejor entendimiento y perfeccin de la Organizacin y fomenta la interaccin constante entre sus diferentes reas funcionales. Eficacia. La institucin determina con claridad su Misin, propsito y metas de cada una de las dependencias; define a la comunidad como centro de su actuacin, dentro de un enfoque de excelencia en la prestacin de los servicios y establece rigurosos sistemas de control para darles cumplimiento.
Oportunidad. Lo controles definidos por el Sistema se aplican con la debida celeridad, proporcionando informacin til para soportar el proceso de toma de decisiones.

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Precisin. El ejercicio del control debe presentarse en el grado de detalle y exactitud apropiado a la actividad controlada. Concentracin. La institucin orienta el control hacia la totalidad de sus reas, promoviendo la descentralizacin, sin que ello implique que se desligue del nivel central de direccin. Objetividad. El Sistema de Control no debe obedecer a criterios que aparten a la organizacin del cumplimiento de la misin. Adaptacin. El sistema de Control se ajusta a los cambios que sufre la Organizacin para que responda a las exigencias del medio, garantizando as su permanencia y desarrollo.

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Simplicidad. Las funciones, actividades y tareas establecidas por el Sistema de Control deben ser tan sencillas que faciliten la gestin de la administracin. Causa-Efecto. Los beneficios generados por la implantacin del Sistema de Control son mayores que el costo de los recursos utilizados para tal fin. Divulgacin. Toda la Organizacin tiene acceso a la informacin generada por el Sistema de Control, conoce y analiza sus resultados para mejorar el proceso de toma de decisiones.

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6. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
1. Garantizar el desarrollo de un Sistema de Informacin oportuno y confiable que mantenga la integridad, exactitud y oportunidad de la toma de decisiones. 2. Brindar suficiente proteccin a los recursos humanos, financieros, fsicos y tecnolgicos con que cuenta la Organizacin, buscando su adecuada administracin ante riesgos potenciales que los afecten. 3. Garantizar la adecuada definicin y adaptacin de la estructura organizacional. 4. Garantizar la correcta ejecucin de las funciones y actividades de manera que aseguren una adecuada prestacin del servicio y un uso racional y debido de los recursos, para el cumplimiento de los objetivos de la Empresa.

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6. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

5. Asegurar el cumplimiento de la normatividad legal y administrativa en todos los niveles de la Organizacin. 6. Generar la cultura de control que favorezca un cambio de actitud de los funcionarios de la institucin. 7. Asegurar que el Sistema de Control Interno disponga de mecanismos propios de verificacin y evaluacin y proponga los ajustes y correctivos pertinentes. 8. Identificar desviaciones que se presenten en la Empresa y que puedan afectar el logro de sus objetivos, para definir y aplicar medidas que logren corregirlas.

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6. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

9. Asegurar que la Empresa disponga de procesos de Planeacin y mecanismos adecuados para el diseo y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y caractersticas. 10. Garantizar los niveles ptimos de eficacia, eficiencia y economa en todas las operaciones adelantadas por la Empresa, promoviendo y facilitando la correcta ejecucin de las funciones y actividades definidas para el logro de la Misin Institucional. 11. Garantizar la evaluacin permanente y oportuna de los aspectos fundamentales de la gestin adelantada por la Empresa. 12. Asegurar la proteccin del medio ambiente con un adecuado control de las actividades de la Empresa que puedan afectarlo.

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7. ORGANIZACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. a. Es responsabilidad legal, directa e indelegable del Gerente de la Empresa, establecer, desarrollar, liderar, mantener y perfeccionar permanentemente el Sistema de Control Interno, ajustndolo a las caractersticas de la institucin y de su entorno.

b. La Empresa contar con un Coordinador de Control Interno, responsable de verificar y evaluar permanentemente y de manera independiente el Sistema de Control Interno de la entidad y proponer al Gerente las recomendaciones para mejorarlo. c. Para efectos de garantizar la planeacin y el desarrollo del Sistema de Control Interno y su efectividad, la Empresa crear y organizar el Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno, con sujecin a la Ley 87 de 1993 y el Decreto Reglamentario 1826 de 1994.

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d. En cada una de las dependencias y servicios, el funcionario encargado de dirigirla, es responsable por la aplicacin de los mtodos y procedimientos del Sistema, as como por la evaluacin del control interno ante su superior inmediato, de acuerdo con los niveles de autoridad representados en el Organigrama de la Empresa. e. Todo funcionario, cualquiera que sea su cargo, ser responsable por si mismo (Autocontrol) y ante su superior inmediato por la aplicacin de las disposiciones del Sistema de Control Interno a los procesos y actividades que conforman sus funciones.

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f. El Control Interno se considerar una de las funciones bsicas y esenciales de todas y cada una de las dependencias y funcionarios de la Empresa. g. Todas las funciones y procesos adelantados por la institucin incluirn un componente de Control Interno. Este componente ser especialmente desarrollado en los procedimientos asistenciales, contables, financieros, de planeacin y de informacin.

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8. INSTRUMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

a. Los instrumentos formales de creacin y organizacin de la Empresa.

b. Los planteamientos formales de la Empresa frente a su gestin

c. Todos los contratos suscritos por la Empresa.

d. Los informes generados sistemticamente por el Sistema de Informacin de la Empresa y aquellos que se requieran adicionalmente.
e. Las disposiciones legales vigentes, especialmente las contenidas en la Ley 100 de 1993 y sus decretos reglamentarios.

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9. CONTENIDO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

Por su misma naturaleza el Sistema de Control Interno debe encontrarse profundamente ligado a todas las actividades de la empresa. El Sistema de Control Interno, involucra la Plataforma Estratgica de la Empresa y los procesos de planeacin, evaluacin e informacin. La Plataforma Estratgica empresarial proporciona el punto de partida y el marco de accin del proceso de control. El proceso de planeacin determina las rutas ptimas de la gestin y debe anticipar los resultados y caractersticas que sern objeto de control. El proceso de evaluacin define los Indicadores de Gestin y los valores de referencia que utilizar el sistema.

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9. CONTENIDO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

El Sistema de Informacin generar y suministrar en forma confiable y oportuna los indicadores requeridos por el Sistema de Control Interno. Por su parte el Sistema de Control Interno deber caracterizarse por una capacidad de respuesta e intervencin que sea a la vez informada, lgica, oportuna, equitativa, eficiente, y eficaz. En atencin a lo estipulado en el artculo 13 de la ley 87 de 1993, los informes de Control Interno tendrn valor probatorio en los procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales, cuando las autoridades competentes as lo soliciten. En ningn caso corresponder a la Oficina de Control Interno ejercer el control previo mediante refrendaciones, autorizaciones o vistos buenos a los actos de la administracin.

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10. RESPONSABILIDAD DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

La responsabilidad del Sistema de Control Interno estar a cargo de todos y cada uno de los funcionarios de la institucin y en especial a cargo de aquellos con autoridad y mando.
Como consecuencia estar inmerso el autocontrol y el deber de aplicar todas las herramientas del sistema, dentro de las funciones asignadas a cada cargo en la Empresa. La responsabilidad legal del Sistema corresponde al Gerente.

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11. DIRECCION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

El Sistema de Control Interno ser dirigido de manera indelegable por el Gerente de la Empresa, con base en el Plan de Desarrollo del Sistema de Control Interno aprobado por la Junta Directiva y con la asesora del Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno y el Coordinador de Control Interno.

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12. PLANEACION EJECUCION Y EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
De conformidad con los artculos 10, 11 y 12 de la Ley 87 de 1993, la Empresa tendr un Coordinador de Control Interno responsable de la planeacin y evaluacin del sistema. La ejecucin de las diferentes actividades de control estarn a cargo de cada uno de los funcionarios de la institucin, al nivel de su competencia operativa. De conformidad con el Artculo 13 de la Ley 87 de 1993 y el Decreto Reglamentario 1826 de 1994, la Empresa tendr un Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno Sistema de Control Interno, cuya funcin bsica ser la planeacin y evaluacin de la gestin empresarial y el funcionamiento del sistema a travs de los informes del mismo. Este Comit se crea y reglamenta mediante Acuerdo de la Junta Directiva.