UNIVERSIDAD CATLICA SANTA MARA LA ANTIGUA POSTGRADO CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CIENCIAS NATURALES Y TECNOLOGICAS MAESTRA EJECUTIVA EN DIRECCIN EMPRESARIAL

Ana Beln De Castro Heiddis Palma Beln Cambefort de Grajales Wanda Bennasar

Proyecto Final: Planeamiento Estratgico

MODULO TECNOLOGA Y SISTEMAS INFORMTICOS PARA LA TOMA DE DECISIONES Prof. Justiniano Montenegro

ndice

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1. Objetivos 1.2. Objetivo General 1.1. Objetivos Especficos 2. Datos de la empresa 3. Organigrama 4. Anlisis de FODA 5. Proceso de Negocio 6. Diagrama de funciones 7. Anlisis de los procesos 8. Necesidades de Informacin 9. Impacto Tecnolgico 10. Evaluacin de riesgo en proyectos 11. Grfica de anlisis de riesgo vs beneficios 12. Priorizacin de requerimiento 13. Grficas prioridades de proyectos 14. Planeacin estratgica 15. Diagrama de Gantt 16. Planificacin de la Informacin 17. Empresa Seleccionada 18. Conclusiones 19. Recomendaciones 20. Bibliografa

Objetivos del Proyecto

1.1. Objetivos General: Desarrollar una propuesta que sirva como plataforma para el mejoramiento general de los procesos dentro de la Empresa Daz Nexos.

1.2. Objetivos Especficos: Confeccionar la Matriz FODA para el anlisis sistemtico que nos facilite la adecuacin de las amenazas y oportunidades externas con las fortalezas y debilidades internas de la empresa. Identificar las estrategias principales para la evaluacin de subestrategias. Elaborar un diagrama de proceso de los distintos departamentos.
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1.2. Objetivos Especficos

Diagramar las Funciones relacionas con cada departamento. Elaborar la matriz de proceso con respecto a la organizacin. Analizar las necesidades de informacin de la empresa Desarrollar un cuadro de evaluacin de riesgo de los proyectos. Graficar las prioridades de los proyectos. Confeccionar el plan estratgico de la empresa. Elaborar cuadros para la planificacin de la informacin

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2. Datos de la Empresa
Agencia de Publicidad: DIAZ NEXOS Es una agencia de publicidad con ms de 30 aos en el mercado panameo. Fue fundada por Rogelio Daz F. entre los aos 1978 y 1979. A mediados de los aos 80 se convierte en Rogelio Daz Publicidad. A principios de 2000, luego de trabajar con mltiples redes internacionales, Rogelio Daz Publicidad amplia sus servicios de comunicacin y se convierte en DIAZ NEXOS. En este momento Daz I Nexos maneja la publicidad de Copa Airlines a travs de una operacin con redes en 44 destinos de 24 pases.

Cuenta con un equipo de 22 colaboradores.

Actualmente contina su crecimiento adquiriendo nuevos clientes y compitiendo por nuevas cuentas.

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3. Organigrama de Daz Nexos

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4. FODA
FORTALEZA OPORTUNIDAD
Experiencia (Ms de 30 aos). El mercado ha ido creciendo: todos los Conocimiento del Negocios. productos necesitan comunicar sus ventajas Maneja cuentas de empresas a nivel nacional para ser competitivos. e internacional. Crecimiento: adquiriendo nuevos clientes y Equipo Estratega. compitiendo por nuevas cuentas. Conocer a fondo la marca a publicitar, su Leyes que se estn por aprobarse en la funcin y utilidad, que le permita un mejor Asamblea y necesitan su divulgacin. entendimiento con el cliente para satisfacer sus necesidades. DEBILIDAD El poder esta centrado en una sola persona. Otras agencias ofrecen servicios de optimizacin de medios. Servicios generales que deben ser contratados outsourcing (tiempo de respuesta mayor). Falta de Leyes que regulen la profesin.
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AMENAZA El mercado de publicidad es muy competitivo. Reduccin del mercado debido a la crisis financiera a nivel mundial (lo primero que se recorta es la publicidad). Nuevos competidores. Operacin desleal por parte de medios y otros competidores.

Clientes

5. Proceso de Negocio

Atencin a Clientes / Ejecutivas de Cuentas Proveedores

Trfico Departamento De Medios

Diseo

Creatividad Produccin

Medios de Comunicacin

Contabilidad / Facturacin

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Gobierno

Empresa

Clientes

DIAZ NEXOS

Proveedores
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6. Diagrama de Funciones

Administracin

Presidencia

Trfico

Cuentas

Contabilidad Creatividad

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7. Anlisis de Procesos
PROCESO

Atencin a Clientes

Trfico

Medios
Envo de ordenes/ materiales a los medios

Contabilidad

Recepcin de Informacin

Anlisis de las Solicitudes

Distribucin del material

Proveedores / contratos

ORGANIZACIN Gerencia Administrativa Direccin de Cuentas Creatividad y Produccin Trafico Contabilidad

I I I

Responsabilidad / Toma de Decisin

Implicado en el Proceso

Poca Implicacin en el Proceso

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Consumo para clientes

X I P I X

Planeacin de Medios

Confeccin de Planes

Registros Contables

Confeccin de Brief

Presupuestos

Facturacin

8. Necesidades de Informacin
Procesamiento y registro de ordenes de trabajo (actualmente es manual). Procesamiento y registro de planes de medios (sistema de optimizacin). Procesamiento y registro de ordenes de medios .

Generacin de reportes de consumo de produccin y medios de clientes de acuerdo a la informacin procesada.

Informacin de cuentas por cobrar / pagar de acuerdo a clientes, proveedores y medios.

Acceso mltiple a documentos e informacin.

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9. Impacto Tecnolgico Procesos Manuales No se cuenta con ningn plan tecnolgico para el mejoramiento continuo Limitado acceso a informacin

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10. EVALUACIN DE RIESGO EN PROYECTOS

Nombre del Proyecto Estructura Nivel Tecnolgico Tamao Grado de Riesgo Herramienta de administracin de proyecto

1.Implementacin del Sistema de Informacin Integrado de Finanzas

2.Ampliacin Red de Datos 3.Proteccin acceso a la red

Alta

Alta

Grande

Mediano

Uso mediano de planeacin formal

Baja Bajo

Alta Bajo

Pequeo Pequeo

Alto Muy Bajo

Alta integracin interna Uso intenso de control formal

4.Proyecto Portafolio de Inversiones

Alta

Alta

Grande

Mediano

Uso mediano de control formal

5.Planes estratgicos para el Marketing

Bajo

Bajo

Grande

Bajo

Uso intenso de planeacin formal

6.Actualizacin de los programas software y hardware para la confeccin de las campaas publicitarias

Alta

Alta

Pequeo

Mediano-Bajo

Alta integracin interna

7.Estructuracin del departamento de Recursos Humanos

Alta

bajo

Grande

bajo

Uso intenso de planeacin formal

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11. GRFICA DE ANLISIS DE RIEGOS VS BENEFICIOS

Riesgo del proyecto
Beneficios potenciales para la compaa
1. Implementacin del Sistema de Informacin Integrado de Finanzas 2. Ampliacin Red de Datos 3. Proteccin acceso a la red 4. Proyecto Portafolio de Inversiones

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5. Planes estratgicos para el Marketing 6. Actualizacin de los programas software y hardware para la confeccin de las campaas publicitarias 7. Estructuracin del departamento de Recursos Humanos

12. PRIORIZACIN DE REQUERIMIENTO

Nombre del Proyecto 1.Implementacin del Sistema de Informacin Integrado de Finanzas 2.Ampliacin Red de Datos 3.Proteccin acceso a la red 4.Proyecto Portafolio de Inversiones 5.Planes estratgicos para el Marketing 6.Actualizacin de los programas software y hardware para la confeccin de las campaas publicitarias P 8 D 9 TD 10 PRO 9.0 T 8 E 9 L 7 O 9 C 8 PRO 8.2

8 7

9 7

9 8

8.7 7.3

8 8

8 8

8 7

9 8

8 8

8.2 7.8

9
8 9

9
9 9

10
10 10

9.3
9.0 9.3

9
9 9

9
8 9

8
8 8

9
8 9

8
9 9

8.6
8.4 8.8

7.Estructuracin del departamento de Recursos Humanos

8.3

8.0

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FACTORES ESTRATEGICOS: P- Productividad D- Diferenciacin TD- Toma de Decisiones PRO- Promedio

FACTORES FACTIBILIDAD: T- Tcnica O- Operacional E- Econmica C- Calendario L- Legal PRO- Promedio

13. GRFICAS PRIORIDADES DE PROYECTOS

1. Implementacin del Sistema de Informacin Integrado de Finanzas 2. Ampliacin Red de Datos 3. Proteccin acceso a la red 4. Proyecto Portafolio de Inversiones 5. Planes estratgicos para el Marketing 6. Actualizacin de los programas software y hardware para la confeccin de las campaas publicitarias 7. Estructuracin del departamento de Recursos Humanos

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14. Planeacin Estratgica

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Organizacin

Responsables e Involucrados Gerente General, Gerente de Recursos Humanos y Gerente de Informtica Objetivos 1. Evaluar las necesidades de implementacin de sistemas 2. Establecer sistemas informticos adecuados con los requerimientos 3. Establecer programas de capacitacin para el personal 4. Desarrollar mtodos de evaluacin de la efectividad del sistema 5. Informes de productividad/eficiencia antes y despus Forma de comunicacin de los objetivos 1. Programa de comunicacin interna en la organizacin 2. Programa de capacitacin de los colaboradores

Informacin Interna Requerida 1. Estudio de procesos actuales. 2. Necesidades de mejora de la organizacin 3. Informacin sobre los equipos utilizados actualmente 4. Objetivos de productividad y desempeo esperados Informacin Externa Requerida 1. Empresas de informtica relacionadas con empresas publicitarias 2. Ranking de las mejores empresas en ese campo 3. Benchmarking 4. Anlisis de costos versus resultados

Planeacin de Tiempos 1. Procesos ( 6 meses) 2. Necesidades de mejora (2 meses) 3. Informacin de los equipos (1 semana) 4. Objetivos (2 semanas) 5. Empresas Outsourcing (2 semanas) 6. Ranking (2 semanas) 7. Benchmarking (2 meses). 8. Anlisis de costos (1 semana)

Recurso y responsabilidades:

1. Procesos (Depto. De Calidad/RH) 2. Objetivos (Management Team) 3. Data de equipos (IT Department) 4. Benchmarking (Consultant company) 5. Anlisis de costos (Finance)

Entrenamiento: Management Team: Entrenamiento de IT Personal del Proyecto: Entrenamiento con el Management Team para trabajar en base a los objetivos de la compaa.
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Anlisis Competitivo y Evaluacin de posicin

Anlisis de posicin actual: Basado en la trayectoria que tiene Daz Nexos la empresa es muy solida en el mbito publicitario y tiene clientes de gran renombre que avalan la calidad de su trabajo. Factores de xito en la industria: Credibilidad Productos de calidad Eficiencia Excelente servicio al cliente.

1. 2. 3. 4.

Fortalezas 1. Gran trayectoria. 2. Renombre 3. Clientes Debilidades 1. Decisiones centralizadas. 2. Falta de mejoras con el tiempo. 3. Falta de IT actualizada.

Resumen de la posicin en la industria: Esta en 14 pases Tiene afiliaciones con fuertes publicitarias. Clientes de renombre internacional.
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Anlisis del ambiente y proyeccin

Mercado: En relacin con el mercado la compaa necesita actualizar ciertas herramientas y procesos para estar a la vanguardia. Economa y poltica: En lo referente a la poltica no existe una influencia tangible, sin embargo en trminos econmicos el impacto es importante ya que tiene un efecto sobre los costos, la eficiencia y otros aspectos que involucran directamente a los clientes de la publicitaria.

Tecnologa: A pesar de que Daz Nexos cuenta con cierta programacin a nivel de diseo, no est equipada para los procesos administrativos que requieren mayor velocidad y eficiencia.

Proyeccin Ambiental En base a los cambios que se pueden hacer en el rea de tecnologa, la proyeccin con respecto a la competencia y el mercado es muy positiva ya que posibilitara el crecimiento de la empresa en un mercado de rpido crecimiento.

Factores Externos Claves 1.Benchmarking. Esta herramienta nos permitir poder copiar modelos ya tiles en otras organizacionales de publicidad para acercarnos a los objetivos. 2.Tecnologa de punta. Estas herramientas sern el puente que nos catapultara a los resultados deseados, al estar unido a una buena capacitacin. 3.Empresas Consultoras. La evaluacin y diseo de cambios que pueden hacer este tipo de empresas son de gran beneficio para pequeas organizaciones que nos constan de mucha informacin en el tema.

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Desarrollo Estratgico

Estrategias Alternativas 1. Contratar a una empresa consultora para la mejora de los procesos internos. 2. Generacin de lluvia de ideas entre los colaboradores para buscar formas mas eficientes de entregar el trabajo. 3. Estudiar la posibilidad de realizar algunos procesos outsourcing, si cupiera la idea. 4. Contratar personas con perfiles creativos para desarrollar estrategias nuevas de trabajo.

Tiempos y recursos requeridos 1. Contratacin de consultora . 1 mes de evaluacin, consenso de todo el management team. 2. Lluvia de idea. 1 semana para estudiar como desarrollarlo, 1 saln con tablero y pilotos. 3. Procesos Outsourcing. 2 meses para estudio de la propuesta. 4. Contratacin. 3 meses, una psicloga, pruebas de personalidad , facilidades para el proceso de reclutamiento y budget para realizar la gestin.

Evaluacin y seleccin de estrategia 1. Costos 2. Tiempos 3. Recursos 4. Factibilidad 5. Velocidad 6. Esfuerzo vs.. Eficiencia 7. Aceptabilidad organizacional

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Objetivos y Metas

Definir meta del negocio 1. Establecer procesos de mayor eficiencia 2. Establecer herramientas de IT de mayor rapidez para mejorar la respuesta a clientes y procesos internos. 3. Crear sistemas de trabajo de vanguardia para aumentar la competitividad en el mercado actual.

Desarrollo de objetivos y factores de xito 1. Consultora 2. Estrategia organizacional 3. Desarrollo de planes de crecimiento en IT 4. Estrategias a nivel gerencial para el desarrollo de la empresa a futuro 5. Benchmarking

Comunicacin de objetivos y factores de xito 1. Campana organizacional orientada a la aceptacin de los colaboradores 2. Lluvia de ideas constantes para medir el nivel de satisfaccin de los colaboradores con las decisiones tomadas 3. Planes de capacitacin exhaustivos para mejorar la sensacin de aprendizaje

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Desarrollo del Plan

Responsabilidades 1. Gerencia General. Incentivar a los colaboradores en el proceso de implementacin de las nuevas tecnologas y mostrar su apoyo 2. Recursos Humanos. Desarrollar los entrenamientos pertinentes, las sesiones de lluvia de ideas y la comunicacin interna para la aceptacin de los colaboradores de las nuevas ideas. 3. IT . Establecimiento de nuevas tecnologas en la organizacin. 4. Lideres claves en la organizacin. Apoyo con las nuevas reformas en el aspecto laboral.

Plan Estratgico 1. Definir Objetivos 2. Establecer responsabilidades 3. Establecer tiempos 4. Resultados deseados 5. Formas de implementacin 6. Planes de contingencia 7. Proceso de capacitacin 8. Costos 9. Formas de evaluacin 10. Medicin del clima organizacional

Proceso de aprobacin del Gerente General 1. Presentar la propuesta escrita 2. Realizar una reunin de presentacin de propuesta 3. Cambios o correcciones necesarias 4. Aprobacion final 5. Puesta en marcha

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Implementacin

Actividades de planeacin 1. Campanas organizacionales 2. Establecer fechas de lluvia de ideas 3. Establecer formas de seleccin de los invitados a la lluvia de ideas 4. Desarrollo de invitaciones

Sistemas de Monitoreo 1. Cada persona encargada de su rea debe reportar cada semana un informe de seguimiento al Gerente General 2. Reuniones bisemanales para establecer el adelanto del proyecto

Base para presupuesto anual 1. Costos de tecnologa 2. Costos de capacitacin 3. Costos de consultora

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Aprobacion de implementacin 1. Presentar la propuesta escrita 2. Realizar una reunin de presentacin de propuesta 3. Cambios o correcciones necesarias 4. Aprobacion final 5. Puesta en marcha

15. Diagrama de Gantt de las actividades Planeacin estratgicas

Ene- Feb- Mar- Abr- May- JunJul- Ago- Sep- Oct-

1 Informacin Interna Requerida 2 Estudio de procesos actuales. 3 Necesidades de mejora de la organizacin

Informacin sobre los equipos utilizados 4 actualmente Objetivos de productividad y desempeo 5 esperados 6 Informacin Externa Requerida Empresas de informtica relacionadas con 7 empresas publicitarias
8 Ranking de las mejores empresas en ese campo 9 Benchmarking 10

Anlisis de costos versus resultados

11 Entrenamiento:

12 Entrenamiento de IT
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13 Con el Management Team

16. Planificacin de la Informacin

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Estrategia de Negocios
Revisin de los Planes de Informacin Existentes
a. Plan a largo plazo de tecnologa de informacin Evaluacin de los Sistemas Existentes

Revisin de Operaciones
a. b. Realizar Auditoras Revisin de Condiciones de Trabajo

Revisin de los Planes Estratgicos

a. b. Influencia de Clientes Potenciales Ampliar cartera existente, para captar a nuevas empresas

b.

Problemas de estrategia de Documentos y las aplicaciones en los sistemas

Crear Estrategias para asignar prioridades:

a. b. Saber asignar recursos . definir el rumbo de la empresa

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Organizacin

Establecer comit consultivo de Gestin

Gestin de Riesgos b. Control interno c. Gestionar e implementar proyectos a.

Establecer trabajo en equipo

b. c.

a. Aprender a escuchar Tomar decisiones inteligentes Establecer objetivos claros

Organizar los proyectos a.Enfoque b.Tcnica c.mtodo

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Necesidades de Informacin

Requisitos y necesidades de informacin a.Establecer criterios de bsqueda b.Modelo de bsqueda con distintas fuentes

Evaluar las Tendencias:

*Informacin: aprendizaje y reflexin critica *Procesamiento: finalidad *Industria: anlisis de mercado y estadsticas *Funcionales: analizar entorno competitivo

Gestin de la Entrevista

Los objetivos de informacin de documentos para revisin de la gestin

Identificar los efectos de la organizacin en General

a.Identificar factores internos de la organization b.Identificar factores externos de la organizacin

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Estatus Presente

Sistemas de Informacin del Documento Actual

a. informacin (activo intangible) como un factor clave para la toma de decisiones

Evaluar estndares actuales y mtodos

a. proteger a la empresa de agentes externos que puedan vulnerar su estabilidad.

Evaluar adecuacin de los sistemas actuales a. Eficiencia b. eficacia

Evaluar operaciones de computadoras y capacidad

a. b. Determinar capacidad y uso de los servidores Evaluar costos y procedimientos

Habilidades del presente documento

*Realizar *Costo *Anlisis

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Estrategia de la Organizacin

Desarrollar Estrategia de la Organizacin

a. Reduccin de Costos b. Apoyar en sistemas de Informacin para realizar sus operaciones bsicas c. Reemplazar procesos manuales , para ofrecer rapidez en procesos a un menor costo

Desarrollar Plan de Personal:

*"La empresa que verdaderamente sobresaldr en el futuro, ser aquella que descubra cmo explotar el compromiso del personal y su capacidad para aprender en todos los niveles a.Mtodos para que el individuo alcance su desarrollo b.Definir propsito de trabajo c.Establecer escala de tiempo para realizar un trabajo.

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Aplicacin de la Estrategia

Desarrollar modelos de datos

b.

a. Para funcin especfica Entender estado actual de los datos de la empresa

Desarrollar descripcin del modelo inicial

a. Realizar trabajo de manera efectiva

Desarrollar sistemas generales de arquitectura

a. diseo de ms alto nivel de la estructura de un sistema. b. La Arquitectura de Software establece los fundamentos para que analistas, diseadores, programadores, etc. trabajen en una lnea comn que permita alcanzar los objetivos del sistema de informacin, cubriendo todas las necesidades

Definir el enfoque de desarrollo

b. a. Definir metas Definir periodo de Tiempo

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Estrategia de Equipos y Programas

Desarrollar Estrategia de Oficina

a. Crear ptimo desempeo b. Avance tecnolgico

Desarrollar Estrategia de Programa y base de Datos

a. Poseer copia de seguridad siempre

Desarrollar Estrategias de la Comunicacin

a. Comunicacin sea funcional B. Expedita

Desarrollar Estrategia de Equipo

a. a. Aplicar estrategia de la Compaa Tener claro oportunidades del entorno de la empresa c.Poseer enfoque

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17. Empresa Seleccionada

Solusoft

Resulta una de las empresas que ms experiencia tiene en el rea de Agencias Publicitarias, por tanto conoce las necesidades particulares del negocio.
Es capaz de disear una solucin a la medida de las necesidades que presentamos y del presupuesto con el que contamos. Su oferta incluye el desarrollo e instalacin de software y equipos y la capacitacin al personal. Su oferta incluye el soporte tcnico

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18. Conclusiones
Al finalizar el trabajo de investigacin sobre el Planeamiento Estratgico a la empresa Daz Nexos, podemos concluir que: La industria publicitaria muestra un crecimiento notorio, convirtindose as en una industria inmensamente competitiva. Esta es una industria compleja, donde los sistemas de pagos, comisiones, retenciones, pagos, crditos y procesos son particulares y el factor tiempo resulta trascendental. Uno de los objetivos principales en este negocio es ser eficiente al menor costo posible, cuidando la calidad del producto que se ofrece y teniendo muy en cuenta el servicio al cliente.

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 A travs del anlisis de los procesos y el entendimiento total del funcionamiento general de la empresa, detectamos algunos problemas y logramos priorizar los mismos para la bsqueda de soluciones. A travs de una empresa outsourcing, pretendemos presentar a la empresa una propuesta que sirva como plataforma para el mejoramiento general de los procesos dentro de la misma.

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19. Recomendaciones
Implementar el Plan Estratgico Diseado para la empresa publicitaria Daz Nexo Contratar a una empresa outsourcing, con el propsito de resolver los problemas detectados. Implementar el programa de capacitacin de la IT.

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20. Bibliografa
http://www.infomipyme.com/Docs/GT/Offline/Empresarios/gannt.htm http://www.monografias.com/trabajos7/plane/plane.shtml http://www.deltaasesores.com/servicios/planeacion-estrategica/54planeacion-estrategica-corporativa. http://www.ciat.cgiar.org/agroempresas/pdf/planeacion_estrategica.pdf Material del curso: Ingeniero Justiniano Montenegro
Diagramas integrados MDULOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIN DE APOYO A MERCADOTECNIA DIAGRAMAS PARA ANLISIS Y DOCUMENTACIN DE FLUJOS DE INFORMACIN. Overview of Competitive Intelligence (CI) COMPETITIVIDAD EN ENTORNOS GLOBALES: NUEVOS PARADIGMAS PARA LAS EMPRESAS. Leonardo Pineda Serna (Ph.D). 2005. La Organizacin Basada en Informacin. Proyecto de rediseo de Procesos de Negocios Casos: Xerox; CATERPILLAR DESENTIERRA NUEVOS PROGRAMAS DE NEGOCIOS; LOS SISTEMAS DE INFORMACION MANTIENEN A GILLETTE EN EL FILO DE LA NAVAJA (Sistemas Estratgicos de Informacin); UNITED FOODS AND BEVERAGES, CANADA; otros.
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