UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARTIN

INTELIGENCIA DE NEGOCIOS

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SISTEMAS PARA GESTIONAR LA INFORMACIN

Entorno
Organizacin reas BD

BD Entorno

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SISTEMAS PARA GESTIONAR LA INFORMACIN

El sistema de informacin es el sistema que recoge, comunica, analiza, acepta, almacena, recupera y utiliza la informacin.
La organizacin debe gestionar este sistema, como gestiona sus sistemas de produccin, marketing o contabilidad.
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Existencias y flujos de informacin

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implica obtener necesariamente informacin Informacin puede provenir de fuentes de datos primarios como entrevistas personales o conversaciones, observaciones, o cuestionarios por correo, o bien puede venir de fuentes de datos secundarios como datos del censo, informes del sector o informes generados por la organizacin con otros propsitos.

Exterior

Interior

Las cuestiones de validez y fiabilidad son factores clave cuando se recoge la informacin Se deben hacer controles de forma peridica para asegurarse de que la informacin se 6 recoge para los propsitos deseados.

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. Debido a que la informacin a veces se recoge a travs de cuestionarios, tests o entrevistas, la validez y fiabilidad de los sistemas de recogida de informacin llega a ser una cuestin crucial. El objetivo de la recogida de la informacin debera de explicarse con detalle y entenderse por todos aquellos a los que involucra.
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Es extremadamente importante asegurarse de que la informacin se comunica a la persona o unidad adecuada. Esto significa que el centro de decisin y autoridad debe recibir finalmente la informacin acerca del entorno.
El problema aqu implica la coordinacin de la informacin, por supuesto. Las organizaciones deben dirigir la cuestin de cmo conseguir la informacin para las unidades adecuadas lo suficientemente rpido para que la mano derecha sepa lo que est haciendo la izquierda. La comunicacin de la informacin es crucial para la organizacin. Naturalmente, los modernos sistemas informticos han permitido a muchas organizaciones asegurar que se comunica la informacin correcta a la persona adecuada en cuestin de minutos, incluso segundos.

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Este paso responde a la pregunta: qu significa la organizacin? La cuestin clave del anlisis es llegar a equilibrar su necesidad con cualquier sesgo que pudiera pasar. La persona que analiza la informacin puede interpretarla de forma que sus sesgos personales puedan influir en el proceso de manera intencional o involuntaria. Pueden omitirse puntos importantes y enfatizar otros que sean de menor importancia. Los polticos a menudo se quejan de ser malinterpretados por los medios de comunicacin.
El problema del sesgo se incrementa si la informacin Se analiza en cada estado a medida que circula por la organizacin. Cada vez que se analiza, se reinterpreta. Al final termina con un mensaje parecido al que reciben los nios cuando juegan a pasar el mensaje.

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La aceptacin no significa acuerdo.

La aceptacin significa que la unidad ha recibido la informacin y que debera haberla ledo. Es necesario hacer un seguimiento de alguna clase para indicar que se ha recibido (por ejemplo, una llamada de telfono, la devolucin del original. y as sucesivamente).
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Algunas veces la informacin puede haberse transmitido inmediatamente, pero a menudo se almacena. Esto puede significar simplemente colocarla en una pila en la mesa de un directivo o puede significar almacenarla en un fichero, disquete o cinta. Los factores clave en el almacenamiento son el coste, la temporalidad y el acceso. Cada vez que una organizacin almacena informacin tiene un coste. Hay un coste por no tener la informacin cuando se necesita recuperarla, Por supuesto, la informtica ha reducido substancialmente la necesidad de espacio y consecuentemente su coste.
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De nuevo los computadores han hecho que la informacin sea ms accesible que nunca. Como hemos visto ya, la capacidad online permite a los ejecutivos recuperar informacin de los terminales de la oficina o los computadores personales. Esto ha expandido enormemente el acceso a la informacin de los directivos. Aunque se ve como muy positivo, puede causar problemas si los directivos recuperan 1os datos e informacin de otras reas ajenas de trabajo y tratan de decir a otros como tienen que hacer sus operaciones.

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La informacin debera recogerse slo si va a ser utilizada. A menudo, las organizaciones recogen informacin porque alguien determina que "estara bien tenerla, nunca sabes lo que puede pasar". Esto contribuye a obtener informacin irrelevante y a sobrecarga de informacin. Debera haber un propsito y una meta para cada muestra de informacin. En otras palabras, el esperado uso de la informacin debera formularse con claridad antes de que fuera recogida.

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Esta caracterstica de la informacin Se denomina basada en el usuario. Los usuarios de la informacin deberan tener la mayor autoridad posible para decidir qu informacin debe ser recogida y cmo debe ser comunicada. Esto ayuda a asegurar que la informacin es agradable para el usuario, es decir, que los usuarios encuentran la informacin fcil de usar. Aunque esto parezca obvio para mucha gente, no siempre fue as. Ms bien era la persona o unidad que recoga la informacin la que la analizaba y la almacenaba (por ejemplo, la unidad de informtica) y a menudo determinaba la calidad, la forma, y el propsito de la informacin. El usuario final tena poca capacidad de decisin.

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GESTIN DEL PROCESO INFORMATIVO

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La organizacin debera preocuparse en gestionar la informacin de la misma forma que gestiona otros recursos (las personas, el dinero, los materiales, las instalaciones, etc.).

Para hacer esto, las organizaciones deben disear un Sistema de informacin para la direccin (SID).
Un SID es un sistema formalizado que pone a disposicin de la direccin informacin relevante y precisa para la toma de decisiones. Esto implica que la organizacin ha establecido un sistema formal para asegurar que la informacin adecuada est disponible en el tiempo justo para los directivos apropiados, de manera que tomen las mejores decisiones posibles.

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En primer lugar, la informacin debe basarse en el usuario. Debera satisfacer las necesidades del usuario para la eficaz toma de decisiones. En segundo lugar, debera ser oportuna, precisa y relevante. En tercer lugar, debera estar vinculada a un computador para facilitar el anlisis, el almacenamiento y el acceso.

En cuarto lugar, debera ser rentable. El proceso, al igual que la informacin transmitida, debera justificarse a s mismo en trminos de beneficios.
En quinto lugar, el SID debera ser un sistema de sistemas. El sistema contable, el sistema de informacin de marketing, el sistema de control de inventarios. Y as sucesivamente deberan considerarse como un sistema total de informacin a integrar y coordinar en orden a minimizar solapamientos, duplicado de documentos y sistemas separados de recogida de datos. Finalmente, el sistema debera estar gestionado. A una unidad organizativa se le debera conceder la autoridad para gestionar el sistema y dar apoyo a los directivos.

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Uno de los mayores cambios que afronta tanto un departamento de SID como sus directivos es asegurar que la informacin que proporciona beneficie verdaderamente a toda la organizacin, esto es, que la informacin tenga valor tanto para la organizacin en su conjunto como para varias subunidades dentro de la misma organizacin.

La importancia de los sistemas de informacin en las organizaciones queda subrayada por la creacin en muchas organizaciones de un puesto de alto directivo, designando a un director de informtica. Esta posicin tiene la misin de desarrollar e implantar la estrategia de informacin de la empresa y vincularla con la estrategia global.

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LA INFORMACIN Y EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES

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Modelo Racional/ Econmico

Supuestos 1. 2. Informacin perfecta sin coste alguno. Racionalidad perfecta

Proceso de Decisin Secuencia lgica lineal. Empieza con la identificacin de problemas finaliza con las implantacin de la solucin.

Resultados de la decisin Maximizacin de la utilidad

Racionalidad Limitada

1.

2. 3.

Informacin imperfecta, (incertidumbre) y costes de informacin. El poder y las preferencias personales afectan a las decisiones. Los responsables de la toma de decisiones hacen frente a limitaciones cognitivas Metas conflictivas ambiguas y mltiples. Inadecuada comprensin de las metas (tecnologa ambigua). Participacin fluida de los miembros en la toma de decisiones.

Los responsables de la toma de decisiones intentan actuar de manera lineal, lgica y racional, pero la racionalidad est limitada o restringida.

Satisfaccin

Cubo de Basura

1. 2. 3.

Proceso no lineal: no hay conocimientos claros ni puntos finales; el proceso de decisin puede empezar en cualquier punto

Soluciones donde no hay problemas. Problemas que no se resuelven. Algunos problemas resueltos. 21

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El modelo asume que los responsables de la toma de decisiones recogen informacin perfecta disponible sin ningn coste, son perfectamente racionales y llegan a maximizar la utilidad en los resultados de las decisiones. Un resultado de mxima utilidad es el que proporciona el mejor conjunto posible de resultados al responsable de la toma de decisiones.
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Es fundamental que existan varios supuestos para que se d este proceso de secuencia lgica: (1) que los directivos obtengan una informacin sin sesgos y perfecta. (2) Que los directivos usen esta informacin para actuar de manera racional. (3) Que los directivos seleccionen el resultado que maximice la utilidad. Por encima de los problemas de incertidumbre, las diferencias de opinin entre los diferentes departamentos implicados pueden afectar el establecimiento de las decisiones y la disponibilidad de informacin. El departamento de sistemas de informacin puede creer que el volumen de recursos debera ir hacia el desarrollo de un sistema y un software informtico muy sofisticado para supervisar y controlar los flujos de inventario. El departamento de marketing puede creer que la clave para tener un mejor control de inventario es aumentar la habilidad de la empresa para predecir las preferencias del consumidor. De este modo piensan que ese volumen de recursos debera gastarse en encuestas, grupos de anlisis, y en el desarrollo de un modelo informtico de preferencias del consumidor. 24

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LA TECNOLOGA DE LA INFORMACION Y LA ORGANIZACION MODERNA

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Dado el rpido cambio en las tecnologas de la informacin. es difcil y absurdo hacer sugerencias especificas sobre los cambios en la organizacin. La proliferacin de una tecnologa de la informacin, rpida, barata y global ha revolucionado las organizaciones y la vida laboral.

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Los cambios que actualmente se estn produciendo en las organizaciones como resultado de la introduccin y el uso de la tecnologa de la organizacin son tan profundos como aquellos que originaron la Revolucin Industrial hace dos siglos. De hecho. los cambios en las estructuras en los trabajos y en las organizaciones sern radicales. y las organizaciones estn slo comenzando a experimentar los efectos que estn causando estas "mquinas inteligentes".

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La llegada de la fibra ptica, las comunicaciones por microondas y por satlite y otras numerosas innovaciones facilitan el vnculo entre compradores y proveedores, trabajadores de todos los niveles, e incluso los competidores. Esas innovaciones son el centro de la nueva organizacin con su jerarqua ms plana, una mano de obra ms flexible, y su red global. Los problemas que afrontan las organizaciones en el siglo XXI establecen que la informacin es crucial, juzgan la calidad de la informacin. y determinar quin debe conseguir la informacin. Desde el punto de vista organizativo, el problema es determinar la estructura adecuada para facilitar informacin a la direccin
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Adems, el tradicional estatus y las fuertes relaciones basadas en la jerarqua pueden desmoronarse y deberan continuar ciertas tendencias. La informatizacin menoscaba las formas tradicionales de autoridad y rompe las barreras entre las categoras de trabajo y las funciones. De este modo. ser parte de la red puede llegar a ser ms importante que tener una cierta posicin en la jerarqua. El conocimiento es poder. como dice el refrn. y mucha gente en las organizaciones modernas est ganando poder hasta un grado sin precedentes a causa de su acceso a informacin importante de carcter vital.
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La tecnologa de la informacin es capaz de mejorar la velocidad y la cantidad de informacin transmitida, puede permitir un mayor control y coordinacin a lo largo y ancho de las unidades organizativas. Inversamente. la tecnologa de la informacin puede llevar a una gran centralizacin y flexibilidad. El uso por parte de los altos directivos de los sistemas de informacin ejecutivos permite a esos ejecutivos delegar ms autoridad a los directivos subordinados, porque los primeros tienen ms medios para controlar ms fcilmente las operaciones de la empresa. Al igual que otras muchas facetas de la teora de la organizacin, la filosofa particular de un directivo tiene mucho que ver con la forma en que se delega el poder y la autoridad a lo largo y ancho de la organizacin.

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CONCLUSIONES:
El sistema de informacin es el sistema que recoge, comunica, analiza, acepta. almacena, recupera y utiliza la informacin. Una auditora de informacin es una herramienta til para determinar si se est utilizando la informacin y cmo realmente se est usando. El SID tiene la misin de desarrollar e implantar la estrategia de informacin de la empresa y vincularla con la estrategia global. La informacin es considerada como la materia prima que alimenta la toma de decisiones en todos los niveles de la organizacin.
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RECOMENDACIONES:
Las organizaciones deben tener un conocimiento claro del valor de la informacin dentro de sus operaciones as es necesario llevar un proceso ordenado de cmo obtener informacin precisa y oportuna de las mismas. Como tambin deben evitar informacin innecesaria que pueden entorpecer para la realizacin de sus objetivos. Asegurar que la informacin que proporciona beneficie verdaderamente a toda la organizacin. Toda organizacin debe tener muy en cuenta donde quiere estar donde est en realidad
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