CURSO DE PROJECT 2010

Parte II Seguimiento de Proyectos

Una lnea de base es como una foto fija del plan final y sirve de punto de referencia para examinar la evolucin de lo planificado versus lo realmente ejecutado. Ejemplo: Para guardar la lnea base del proyecto vaya al Men Proyecto opcin Establecer lnea base. Puede guardar una lnea base del proyecto completo o grupo de tareas hasta un nmero mximo de diez.

Establecer lnea base

Para visualizar una lnea base vaya al men Tarea Diagrama de Gantt Gantt de seguimiento. Se puede redefinir la lnea de base en cualquier momento. La razn puede ser que haya habido un cambio significativo en el enfoque, los tiempos o el presupuesto del proyecto que haga intil o incompleta la informacin contenida en la lnea de base actual y, por lo tanto, no es conveniente hacer el seguimiento en referencia a ella.

Establecer lnea base

Asignar una fecha lmite para una tarea

Cuando desea realizar el seguimiento de la fecha lmite de una tarea especfica pero no desea bloquear la programacin estableciendo una delimitacin inflexible, puede fijar una fecha lmite para la tarea. Ejemplo: Haga doble clic sobre tarea y se desplegar la ventana Informacin de la tarea, en la vieta Avanzado opcin Fecha lmite seleccione una fecha de delimitacin a la tarea.

Asignar una fecha lmite para una tarea

Microsoft Project sigue actualizando la programacin segn sea necesario, realiza un seguimiento de las fechas lmite y muestra un indicador si una tarea finaliza despus de su fecha lmite. La definicin de una fecha lmite no afecta a la programacin de las tareas. Es solamente una forma de que Microsoft Project le informe de que una tarea finalizar despus de su fecha lmite. As tendr la posibilidad de ajustar la programacin para cumplir dicha fecha.

Establecer una fecha de comienzo o fin especfica para una tarea

Las delimitaciones que asocian tareas a fechas especficas se denominan delimitaciones inflexibles; las delimitaciones ms inflexibles son las fechas de comienzo o fin especficas. Dado que Microsoft Project tiene en cuenta las delimitaciones al calcular la programacin, utilice estas delimitaciones inflexibles slo cuando las tareas deban comenzar o finalizar en una fecha concreta. Ejemplo: Haga doble clic sobre tarea y se desplegar la ventana Informacin de la tarea, en la vieta Avanzado opcin Tipo de restriccin seleccione Debe comenzar el y en Fecha de restriccin seleccione una fecha.

Establecer una fecha de comienzo o fin especfica para una tarea

Al activar esta restriccin, en el Diagrama de Gantt se despliega un indicativo alertando que se ha establecido una Fecha de comienzo para esta tarea.

Tipos de delimitaciones en Project

Hay tres tipos de delimitaciones en Project:

Las delimitaciones flexibles no tienen fechas especficas asociadas a ellas. El establecimiento de estas delimitaciones le permite comenzar las tareas lo antes posible o lo ms tarde posible, finalizando la tarea antes de que termine el proyecto, dadas otras delimitaciones y dependencias entre tareas en la programacin. Delimitaciones semiflexibles requieren una fecha asociada que controla la fecha de comienzo o de fin ms prxima o ltima, respectivamente, para una tarea. Estas delimitaciones permiten a una tarea terminar en cualquier momento, siempre que cumpla con la fecha lmite de comienzo o de fin. Las delimitaciones inflexibles requieren una fecha asociada que controla la fecha de comienzo o de fin de la tarea. Estas delimitaciones son tiles cuando necesita que la programacin tenga en cuenta factores externos, como la disponibilidad del equipo o de recursos, fechas lmites, hitos de contrato y fechas de comienzo o fin.

Tipos de delimitaciones en Project

En la tabla siguiente se muestran las delimitaciones proporcionadas en Project.

Interrumpir el trabajo en una tarea

Al perfeccionar la programacin, tal vez necesite interrumpir el trabajo en una tarea. Por ejemplo, el proyecto puede incluir una tarea que requiere materiales que estn pedidos pero que no se recibirn hasta dentro de dos semanas o puede tener dos tareas que tienen lugar simultneamente en la programacin y utilizan el mismo recurso. Si la programacin lo permite, puede dividir una de las tareas para que parte del trabajo se realice antes de comenzar la otra tarea y se vuelva a retomar cuando sta finalice. Puede dividir una tarea tantas veces como sea necesario. Ejemplo: Seleccione la tarea y luego la opcin Dividir tarea, aparecer una barra fecha. En la barra de la tarea seleccione el punto donde desea dividir la tarea y arrastre el cursor hasta el punto de reanudacin (mantener botn izquierdo del mouse presionado)

Actualizar porcentaje de avance de una tarea

Ejemplo: haga doble clic sobre la tarea aparecer la ventana de Informacin de la tarea, en la vieta General en la opcin Porcentaje completado ingrese el porcentaje de avance de la tarea.

Actualizar rpidamente tareas completadas

Puede actualizar rpidamente las tareas (tarea: actividad con un comienzo y un fin. Los planes de proyectos se componen de tareas.) del proyecto completadas al 100% o al porcentaje completado (porcentaje completado: campo que se utiliza para especificar o mostrar la cantidad que se ha completado de una tarea. Este valor se expresa como porcentaje de la duracin de la tarea que se ha completado.) programado. Por ejemplo, el proyecto est yendo bien y la mayora de las tareas estn conformes a la programacin. En lugar de actualizar cada tarea del proyecto diariamente, actualice semanalmente las tareas a su porcentaje completado programado y despus modifique el porcentaje completado para aquellas tareas adelantadas o retrasadas respecto a la programacin.

Actualizar rpidamente tareas completadas

Ejemplo: En el men Proyecto seleccione en el campo Fecha de estado la opcin Actualizar proyecto, aparecer una ventana de dialog en donde puede especificar la fecha a la cual desea actualizar las tareas completadas al 100% del proyecto.

Actualizar rpidamente tareas completadas

Realizada esta accin{on en el Diagrama de Gantt se visualizar que todas las tareas antes de la fecha establecida de actualizacin del proyecto aparecen ahora como completadas.