EJERCICIO CONTABLE

Introduccin
Objetivo de la contabilidad Informacin y control Funcin de la contabilidad Registro sistemtico y metodolgico de los hechos econmicos de la empresa.

Caractersticas de la informacin
Significativa Verdadera Exacta Clara Referida a un nivel
Completa Econmica Oportuna

Usos de la informacin contable

Usuarios internos Usuarios externos Inversionistas Acreedores Grandes clientes Trabajadores Competidores Organismos fiscalizadores: DIAN y Cmara de Comercio, entre otros.

Los sistemas de informacin y la contabilidad

Partes de un sistema.

El sistema contable es el principal subsistema del sistema de informacin de la empresa.

Consideracin de costo-beneficio.

Conceptos fundamentales
1. 2. 3. 4. Principios Contables Generalmente Aceptados (PCGA) Normas Generales de Contabilidad Normas Internacional de Contabilidad Otras normas especficas

1. Principios Contables Generalmente Aceptados (PCGA)

Reglas fundamentales. Marco general de la inclusin y forma de presentacin de la informacin contable: Equidad Entidad contable Empresa en marcha Bienes econmicos Moneda Periodo de tiempo Ingresos/ egresos

Realizacin Costo histrico Objetividad Criterio prudencial Significacin o importancia relativa Uniformidad Contenido de fondo sobre la forma Dualidad econmica Relacin fundamental de los estados financieros Objetivos generales de la informacin financiera Exposicin

2. Normas generales de contabilidad

Dictadas por el Colegio de Contadores Boletines tcnicos Reguladas por el gobierno

3. Normas Internacionales de Contabilidad (NIC)

Dictadas por la International Accounting Standars Committee (IASC)

Remitirse a ellas en ausencia de normas nacionales

3. Otras normas especficas

Superintendencia de Valores
Superintendencia Financiera y otras instituciones Otros

ESTADOS FINANCIEROS

Estados financieros bsicos

Introduccin: Informacin para la toma de decisiones Contabilidad Financiera Tres estados bsicos: Balance General Estado de Resultados Estado de Flujo de Efectivo Notas a los estados financieros

Balance General
Muestra la situacin financiera de la empresa en una fecha determinada. Presenta los saldos de activos, pasivos y patrimonio en un momento del tiempo. Es esttico, pues es una representacin del proceso econmico de una entidad en un momento determinado.

Ferretera Hrcules Balance General al 31 de diciembre de 2006 Activos Efectivo Cuentas por cobrar Cuentas por cobrar Mercancas Terreno Edificios Equipos de oficina Total 22,500 Cuentas por pagar 10,000 Cuentas por pagar 60,500 Sueldos por pagar 2,000 Pasivos totales 100,000 90,000 Capital 15,000 300,000 Total 300,000 220,000 Pasivos 41,000 36,000 3,000 80,000

Estados de resultados
Muestra tanto el resultado de la gestin de una entidad, como su detalle. Sus caractersticas son: Dinmico Acumulativo Econmico

Estado de flujo de efectivo

Muestra cmo vari el saldo de efectivo y efectivo equivalente.
Proporciona informacin sobre: Capacidad para cancelar deudas. Necesidad de obtener financiamiento externo. Capacidad para pagar a los dueos (dividendos). Causas de cambio en el valor del efectivo durante el periodo.

Notas a los estados financieros

Constituyen un complemento importante de los estados financieros, en el cual se detalla la informacin que aparece en ellos.

Elementos del sistema contable

Personas Procedimientos Herramientas Registros

Sistema contable
Objetivos Desarrollar informacin contable Dar a conocer esta informacin a quienes toman decisiones Diferencias segn el tamao de la Empresa

Funciones bsicas del sistema contable

Interpretar y registrar los efectos de las transacciones. Clasificar las transacciones en grupos adecuados para efectos de informes contables. Resumir las transacciones y darlas a conocer a quienes toman las decisiones.

Estructura de un sistema contable

Registros iniciales Diario General Diario Especial Clasificacin y almacenamiento de la informacin registrada Cuentas de Mayor Bases de datos sistematizadas Resumen y divulgacin de la informacin contable

Diseo e instalacin de sistema contable

Diferencias segn tamao Grado de automatizacin Equipo multidisciplinario

Documentacin mercantil
Gua de despacho Factura Cheque Letra de cambio Pagar Nota de crdito Nota de dbito

Igualdad de inventario
Conocida tambin como Ecuacin Contable, consiste en aplicar la siguiente frmula: Activo = Pasivo + Patrimonio Se traduce en lo que la empresa: Tiene + le adeudan = debe a terceros + debe a dueos

Ambos lados de la ecuacin son dos apreciaciones de los mismos recursos de la empresa

Ejemplo: Activo = Pasivo + Patrimonio 500,000 = 200,000 + 300,000 O bien: Activo 500,000 Pasivo = Patrimonio 200,000 = 300,000

Independientemente de si la empresa crece o no, la igualdad siempre debe mantenerse.

Ejemplo:
Suponga que el impresor Jimmy Villegas decide abrir una empresa a la que registrar con el nombre de Xtrema y en la que vender libros personalizados, lo cual resulta atractivo para los clientes. La primera operacin de Xtrema se registra el 8 de septiembre de 2001, fecha en la cual el dueo abre una cuenta bancaria con $800,000, a nombre de la empresa. l piensa: as puedo llevar un control ms exhaustivo de los ingresos y egresos de mi negocio. La ecuacin contable es:

Activo 800,000 Banco

= = =

Pasivo + Patrimonio 0 + 800,000 0 + Capital

Se realizan las siguientes transacciones:

12 de septiembre: Compra de una cosedora industrial, con el dinero del banco, por $450,000. 23 de septiembre: Compra de un local donde se atender al pblico. El valor es de $2.000,000, para lo cual se pide un prstamo al banco por el 90% del valor del local. 9 de octubre: Compra de equipos de impresin por un valor de $230,000. Esta compra se realiza a crdito.

25 de octubre: Un amigo del dueo ofrece comprar algunas de las impresoras, valoradas en $50,000, lo cual es aceptado, y se acepta adems que pague en 30 das.
30 de octubre: Se pagan al banco $250,000 correspondientes a la primera cuota del prstamo.

 25 de noviembre: Se recibe el pago de los $50,000 correspondientes a la venta de las impresoras. 30 de noviembre: Se arrienda un terreno aledao al local, para usarlo como parqueadero. Se cancelan $60,000, correspondientes a los meses de diciembre y enero.

Invariabilidad del capital

Teora que establece que los capitales deben permanecer invariables para determinar el aumento o la disminucin en el transcurso de un periodo determinado. Como el capital no puede variar, se crean dos cuentas: Prdidas y Ganancias.

Ejemplo:
Aporte del dueo $5,000 en efectivo Compra de mercancas a crdito por $3,000 Venta de la mitad de la mercanca, en $4,000 Pago de $1,000 en efectivo por arriendo de local

La cuenta
Agrupacin sistemtica de los cargos y abonos relativos a la misma persona o asunto, que se registran bajo un ttulo apropiado.
Ejemplos: Clientes, Caja Por convencin, la cuenta tiene dos partes: Debe y Haber Hacer una anotacin en el Debe de una cuenta se llama cargar o debitar. Hacer una anotacin en el Haber de una cuenta se llama abonar o acreditar.

 La suma de los cargos de una cuenta se llama dbitos. La suma de los abonos de una cuenta se llama crditos. Por tanto, una cuenta es Acreedora cuando su saldo es acreedor, y Deudora cuando su saldo es deudor. Un cargo aumenta las cuentas de activo. Un abono disminuye las cuentas de activo. Un cargo disminuye las cuentas de pasivo. Un abono aumenta las cuentas de pasivo. En el patrimonio ocurre lo mismo que para los pasivos.

Clasificacin de las cuentas

Cuentas de Activo Cuentas de Pasivo

Cuentas de Patrimonio
Cuentas de Resultado Cuentas de Orden: responsabilidades o derechos latentes

Jerarqua en el Plan nico de Cuentas (PUC)

5 1. Activo

11. Disponible
12. Inversiones 1 1205 Acciones 4 120505 Agricultura 4 120530 Construccin 1210 Cuotas o partes

5 2. Pasivo

Funciones del PUC: Sirve para definir qu cuentas se van a utilizar, cmo se denominarn y en qu forma se clasificarn. Determinan el esquema de informacin que ser capaz de proporcionar el registro contable. Objetivos del PUC: Ordenar y sistematizar el registro de las transacciones. Estar de acuerdo con las caractersticas de la empresa y sus necesidades particulares de informacin y control.

Requisitos del PUC:

Debe ser: Amplio Flexible: capacidad de adaptarse Racional: fcil de manejar Adems: Debe tener un nmero adecuado de cuentas No permitir sobreposicin de cuentas No permitir que se produzcan vacos Tener una codificacin adecuada.

Manual de cuentas
El manual de cuentas debe ser: Detallado y claro Completo Actualizado

Se detalla: Plan de cuentas y su objetivo Campo de accin Procedimientos de operacin de las cuentas Procedimientos de operacin de cuentas: Clasificacin de la cuenta Contenido Tratamiento Significado de su saldo Relaciones con otras cuentas o subcuentas

Resumen
Igualdad de inventario Las cuentas El proceso contable: Libro diario (asientos) Libro Mayor Balance comprobacin y de saldos Estados financieros finales: Balance General, Estado de Resultados, Estado de Flujo de Efectivo

Activo
Concepto: Son derechos, bienes que posee la empresa. Ejemplos: caja, cuentas por cobrar, mercaderas o existencias, activo fijo y otros activos (patentes, licencias, etc.).

Mercancas
Reconocimiento del costo IVA Mtodos de inventario

Reconocimiento del costo Para todas las empresas el costo de la mercadera se maneja con la siguiente frmula: Precio de compra + Fletes + Embalajes + Seguros IVA Mayor valor de los productos slo cuando los adquieren los usuarios finales. IVA Dbito Fiscal IVA Crdito Fiscal

Mtodos de inventario: Sistema de inventario permanente: Las transacciones comerciales se registran en el momento en que se producen. Este sistema debe incluir un mayor auxiliar de inventarios, y siempre se realizan dos registros en la venta. Tambin se puede hacer una toma de inventario. Ejemplo: 6 de septiembre: Se compran 20 relojes a la empresa La Hora. Cada reloj cost $50,800, y se pagarn a crdito simple. 10 de septiembre: Se venden al contado 3 relojes en $70,000 cada uno.

 Sistema de Inventario Peridico: Se realiza la toma de inventario fsico total al final del ao. El costo de la mercanca no se registra por cada transaccin. Al final del periodo se calcula el costo de la mercanca vendida de la siguiente forma: Inventario (segn inventario final ao anterior) + Compras de mercaderas = Costo de mercanca disponible para la venta durante el ao - Inventario Final (segn inventario fsico) = Costo de la mercanca vendida

Ejemplo: El gordito, un almacn de productos dietticos, tiene sistema de inventario peridico. Al 31 de diciembre de 2001 tiene la siguiente informacin: El inventario disponible a fines de 2000 era de $160,000. Durante 2001 compr mercanca por un total de $1200,000. El inventario disponible al final de 2001 tiene un costo de $180,000.

Eleccin de un sistema de inventario

Inventario perpetuo Grandes compaas Inventario peridico Empresas pequeas

Los gerentes requieren No se requiere informacin informacin sobre el inventario, la diaria, la empresa hace cantidad de artculos vendidos, contabilidad. Tributarias etc. Mercanca de alto costo por unidad Bajo volumen de transacciones o sistema computarizado Mercanca en mltiples lugares Muchos artculos de bajo costo unitario. Alto volumen de transacciones y sistema manual. Toda la mercanca est en sitio de venta

Mercaderas nicas
Es la forma bsica de realizar los registros relacionados con las mercancas. Es una cuenta mixta de activo y resultado. Se carga por:
Inventario inicial: Precio de compra Compras: Precio de compra Fletes: Precio de compra Embalajes: Precio de compra Seguros: Precio de compra Devoluciones de ventas. Precio de venta.

 Se abona por: Devolucin de compra: Precio de compra Ventas: Precio de venta. Ventas o anticipos al personal: Precio de venta Retiros del propietario: Precio de compra Muestra gratis: Precio de compra Donaciones: Precio de compra Mermas y castigos: Precio de compra

FLUJO DE COSTOS DE INVENTARIO

Dentro de un sistema perpetuo de inventario se distinguen cuatro formas de determinar el costo de la mercadera vendida. stas: Identificacin especfica Precio medio ponderado Mtodo PEPS o FIFO Mtodo UEPS o LIFO

IDENTIFICACIN ESPECFICA
Slo se puede utilizar cuando es posible identificar cada artculo en forma individual.

SUPUESTOS DE FLUJO DE COSTOS

Artculos homogneos. Se supone una secuencia de salida de unidades de inventario. Existen tres mtodos: Costo Promedio (PMP) PEPS o FIFO UEPS o LIFO