INFORMATICA APLICADA A LA INGENIERIA CIVIL

CAPITULO I BASES DE DATOS

Profesora: Ing. Eleana Vsquez Cutipa

Bases de Datos
es un conjunto de datos estructurados y
organizados pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemticamente para su posterior uso

En la actualidad, y debido al desarrollo

tecnolgico de campos como la informtica y la electrnica, la mayora de las bases de datos estn en formato digital (electrnico), que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos.

Tipos de Bases de Datos

A) Segn la variabilidad de los datos

almacenados Bases de datos estticas Bases de datos dinmicas

B) Segn el contenido Bases de datos bibliogrficas Bases de datos de texto completo Directorios Bases de datos o "bibliotecas" de informacin Biolgica

A) Segn la variabilidad de los datos almacenados Bases de datos estticas

stas son bases de datos de slo lectura, utilizadas primordialmente para almacenar datos histricos que posteriormente se pueden utilizar para estudiar el comportamiento de un conjunto de datos a travs del tiempo, realizar proyecciones y tomar decisiones.

Bases de datos dinmicas

stas son bases de datos donde la informacin almacenada se modifica con el tiempo, permitiendo operaciones como actualizacin y adicin de datos, adems de las operaciones fundamentales de consulta. Un ejemplo de esto puede ser la base de datos utilizada en un sistema de informacin de una tienda de abarrotes, una farmacia, un videoclub, etc.

B) Segn el contenido
Bases de datos bibliogrficas
Solo contienen un surrogante (representante) de la fuente primaria, que permite localizarla. Un registro tpico de una base de datos bibliogrfica contiene informacin sobre el autor, fecha de publicacin, editorial, ttulo, edicin, de una determinada publicacin, etc. Puede contener un resumen o extracto de la publicacin original, pero nunca el texto completo, porque sino estaramos en presencia de una base de datos a texto completo

Bases de datos de texto completo

Almacenan las fuentes primarias, como por ejemplo, todo el contenido de todas las ediciones de una coleccin de revistas cientficas.

 Directorios
Un ejemplo son las guas telefnicas en formato electrnico.

Bases de datos o "bibliotecas" de

informacin
Son bases de datos que almacenan diferentes tipos de informacin proveniente de las ciencias de la vida o mdicas. Se pueden considerar en varios subtipos:

Aquellas que almacenan secuencias de nucletidos o protenas. Las bases de datos de rutas metablicas Bases de datos de estructura, comprende los registros de datos
experimentales sobre estructuras 3D de biomolculas Bases de datos clnicas Bases de datos bibliogrficas (biolgicas)

Sistema de gestin de base de datos

(SGBD);
Database management system, son un tipo de software muy especfico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. Se compone de un lenguaje de definicin de datos, de un lenguaje de manipulacin de datos y de un lenguaje de consulta.

 Propsito
El propsito general de los sistemas de gestin de base de datos es el de manejar de manera clara, sencilla y ordenada un conjunto de datos que posteriormente se convertirn en informacin relevante, para un buen manejo de datos.

Ventajas
Facilidad de manejo de grandes volmenes de
informacin. Gran velocidad de ejecucin de las consultas. Independencia del tratamiento de informacin. Seguridad de la informacin (acceso a usuarios autorizados), proteccin de informacin, de modificaciones, inclusiones, consulta. No hay duplicidad de informacin, comprobacin de informacin en el momento de introducir la misma.

Integridad referencial el terminar los registros.

Inconvenientes

El costo de actualizacin del hardware y software son muy elevados. El Costo (salario o remuneracin) del administrador de la base de datos es grande. El mal diseo de esta puede originar problemas a futuro. Un mal adiestramiento a los usuarios puede originar problemas a futuro. Si no se encuentra un manual del sistema no se podrn hacer relaciones con facilidad. Generan campos vacos en exceso. El mal diseo de seguridad genera problemas en esta.

SGBD libres y gratuitos PostgreSQL (http://www.postgresql.org Postgresql) Licencia BSD MySQL Licencia Dual, depende el uso. Firebird basada en la versin 6 de InterBase, Initial Developer's
PUBLIC LICENSE Version 1.0. SQLite (http://www.sqlite.org SQLite) Licencia Dominio Pblico DB2 Express-C (http://www.ibm.com/ar/businesscenter/catalogo/db2_expressc.phtml) Apache Derby (http://db.apache.org/derby/)

Microsoft SQL Server Compact Edition Sybase ASE Express Edition para Linux
(Edicin gratuita para Linux)

SGBD comerciales
Advantage Database dBase FileMaker Fox Pro IBM DB2 Universal Database (DB2 UDB) IBM Informix Interbase de CodeGear, filial de Borland MAGIC Microsoft Access Microsoft SQL Server NexusDB Open Access Oracle Paradox PervasiveSQL Progress (DBMS) Sybase ASE Sybase ASA Sybase IQ WindowBase Softland ERP Flexline IMS Velneo

 Qu es y para que sirve Microsoft Access

Es un potente Sistema Gestor de Base de Datos Relacionales (SGBD). El mismo que permite almacenar datos organizados y relacionados, generando posteriormente informes filtrando la informacin necesaria, estos datos pueden ser exportados al Microsoft Word y Excel. Debe permitir en principio: -Introducir datos -Almacenar datos -Recuperar datos y trabajar con ellos

Elementos de un base de datos

TABLA: Coleccin de datos sobre un
tema especfico, organizan datos en columnas (denominadas campos) y filas (denominadas registros).

 CONSULTAS : Para buscar y recuperar tan

solo los datos que cumplen las condiciones especificadas, incluyendo datos de varias tablas. Una consulta puede tambin actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo y realizar calculo predefinidos

 FORMULARIOS: permiten la introduccin

de datos en las tablas de una forma ms sencilla y ms limpia. En vez de introducir los datos directamente sobre la tabla, los datos se introducen en la tabla a travs de los formularios.

 INFORMES: Para analizar los datos o

presentarlos de cierta manera al imprimirlo.

 MACROS: Es un conjunto de una o mas

acciones que cada una realiza una operacin determinada; ayudan a automatizar las tareas comunes.

 MODULO: Es una coleccin de

declaraciones y procedimientos de Visual Basic para aplicaciones que se almacenan juntos como una unidad.

PAGINA: Una pagina de acceso a datos

es un tipo especial de pgina Web diseada para ver datos y trabajar con ello desde Internet o desde intranet.

Creacin de una base de datos con Access

FORMAS DE
INGRESAR AL MICROSOFT ACCESS ELEMENTOS DE LA PANTALLA CREAR UNA BASE DE DATOS

TABLAS
Coleccin de datos sobre un tema
especfico, organizan datos en columnas (denominadas campos) y filas (denominadas registros).

OPCIONES PARA CREAR TABLAS

1. Vista Hoja de datos: crea una nueva tabla con formato de
tabla. En la primera fila de la tabla aparecen los campos: Campo 1, Campo 2 sobre los cuales se escriben los nombres de los campos. 2. Vista Diseo: permite crear los campos manualmente y configurar el diseo de la tabla. 3. Asistente para tablas: el asistente pide las caractersticas de los campos y de la tabla y la genera automticamente.

4. Importar tabla: esta opcin permite importar datos de otra base de datos, que no necesariamente tiene que estar creada por Access. 5. Vincular tabla: crea vnculos entre las tablas importadas y las originales, las modificaciones que se efecten en los datos se transmiten a aqullas. Cualquiera de estas opciones es vlida para crear una base de datos. Pero las opciones a travs de las cuales se crea personalmente una tabla son Vista Hoja de datos y Vista Diseo. Con la opcin Vista Diseo se crea la estructura para luego rellenar los datos en Vista Hoja de datos. Pero tambin se puede empezar directamente en Vista Hoja de datos introduciendo la informacin y Access crea la estructura automticamente.

Las Vistas de la tabla

Las tablas se pueden ver desde dos vistas distintas, en cada una de ellas no slo cambia el aspecto de la tabla, sino que adems varan el men y la barra de herramientas:

Vista Diseno Vista Hoja de datos.

Vista Hoja de Datos

En esta tabla se puede empezar a introducir datos, aunque antes conviene dar nombre a los campos. Para esto se hace doble clic sobre Campo1 y se escribe el nombre que se le quiera dar al campo. Los nombres de los campos tienen que cumplir unas normas. No pueden tener ms de 64 caracteres, no pueden tener puntos, exclamaciones o corchetes. Por otro lado no puede haber dos campos que se llamen de la misma manera.

Vista Diseo
Desde esta vista se disean los campos pero no se
pueden introducir datos. Si se desea introducir datos, se pulsa el botn Vista

Caractersticas del campo:

Nombre del campo: los nombres de los campos. Tipo de datos: texto, numrico, fecha/hora, contador,
Si/No, memo, moneda, objeto OLE. Descripcin: en esta columna se introduce la descripcin del contenido del campo o su finalidad. Propiedades de los campos: estableciendo las propiedades de los campos se controla la apariencia de los datos, y se puede evitar que se introduzcan de modo incorrecto.

TIPOS DE DATOS
1. Texto: almacena cadenas de caracteres, ya sean nmeros (con los que no se vaya a realizar operaciones), letras o cualquier smbolo. 2. Numrico: Almacena nmeros destinados a realizar operaciones. 3. Fecha/hora: fecha y hora general, fecha y hora larga, fecha y hora corta. 4. Auto numrico: Es un valor numrico que Access incrementa de modo automtico cada vez que se aade un registro. No se puede modificar manualmente. 5. Si/No: Para almacenar datos que slo tengan dos posibilidades: si-no, 0-1, verdadero-falso, blanco-negro... 6. Memo: Para almacenar texto largo, hasta de 64000 bytes. 7. Moneda: Para almacenar valores de moneda. 8. Objeto OLE: Son objetos tales como grficos, texto, imgenes, creados en otras aplicaciones, que se han incrustado o vinculado.

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

controla la apariencia de los datos, y se puede evitar que se introduzcan de modo incorrecto.

Tamao del campo

Configuracin Rango Lugares Decimales Lugar que ocupa

Byte
Entero Entero Largo Simple Doble

0 a 255
-32.768 a +32.768 -2.147.483.648 a + 2.147.483.647 -3,4x1038 a 3,4x1038 -1.797x1038 1,797 x1038

Ninguno
Ninguno Ninguno 7 15

1 byte
2 bytes 4 bytes 4 bytes 8 bytes

Formato del Campo : Personaliza la forma de presentar los

datos en pantalla

 Mascara de Entrada
Cdigo 0 # 9 L ? A a Funcin Dgito (0-9). Introduccin obligatoria. No permite signos Dgito o espacio. Introduccin opcional.Las posiciones en blanco se convierten en espacios y se permiten los signos Dgito o espacio. Introduccin opcional. No permite signos Letra (A-Z). Introduccin obligatoria Letra (A-Z). Introduccin opcional. Letra o dgito. Introduccin obligatoria Letra o dgito. Introduccin opcional

&
C

Cualquier carcter o espacio. Introduccin obligatoria

Cualquier carcter o espacio. Introduccin opcional

.,:;-/
< > !

Marcador de posicin decimal y separador de miles, fecha y hora.

Convierte los caracteres en minsculas Convierte los caracteres en maysculas Hace que la mscara de entrada se rellene de derecha a izquierda

Hace que el carcter que venga a continuacin se presente como un carcter literal

Ejemplos de Mscara de Entrada

DEFINICION DE MASCARA DE ENTRADA
(000)000-0000 (999)999-9999! (000)AAA-AAAA #999 >L????L?000L0 >L0L 0L0 00000-9999 >L<???????????????

EJEMPLOS DE VALORES
(206)555-0248 (206)555-0248 ( -20 2000 GREENGR339M3 MAY R 452B7 T2F 8M4 9811598115-3007 Informtica )555-0248 (206)555-TELE

ISBN 0-&&&&&&&&&-0
>LL00000-0000

ISBN 1-55615-507-7
ISBN 0-13-964262-5 DB51392-0493

Ttulo : Especifica la etiqueta que se utilizar en la

presentacin del campo cuando se crean tablas, formularios e informes.

Valor Predeterminado: Introduce un valor por defecto en

todos los campos. Este valor lo introduce el usuario cuando un campo va tener casi siempre el mismo valor. Cuando este valor vare se puede modificar.

Regla de validacin: Esta propiedad se puede

establecer en todos los campos menos en los de tipo Contador y Objeto OLE. Se especifican las condiciones que deben cumplir los datos que se introduzcan, si los datos no cumplen las condiciones Access no admitir ese dato.

Texto de Validacin: Cuando Access no admite un

dato porque no cumple la regla de validacin no aparece ningn mensaje que explique por qu no admite el dato a no ser que se utilice el texto de validacin. En esta propiedad se debe introducir cul es la condicin que debe cumplir el dato para que el usuario lo sepa.

Requerido : Se aplica a todos los campos menos a los

de tipo Contador. Si se encuentra activado "Si" no dejar que el usuario abandone un registro sin haberlo rellenado.

Permitir Longitud Cero: Se aplica a los campos de

tipo texto y memo. Esta propiedad es til para las consultas y expresiones, ya que los valores nulos se comportan de distinta forma. Para introducir una cadena de longitud cero se teclea dos comillas dobles sin espacio entre ellas ("").

Indexado: Se puede aplicar a todos los tipos de campo

menos a Memo, Si/No, y Objeto OLE. Se utiliza para establecer un ndice de un solo campo. Los ndices hacen que las consultas basadas en campo indexados sean mas rpidas, y tambin aceleran las operaciones de ordenacin y agrupacin.

La clave principal
La clave principal suele ser uno o varios de los campos de la tabla. El contenido de este campo identifica cada registro del campo de manera nica. De modo que no se podrn introducir dos registros iguales o almacenar valores nulos en los campos de la clave principal.

Tipos de clave principal

Claves Principales de Autonumrico
Un campo Autonumrico puede establecerse para que el programa introduzca automticamente un nmero secuencial cuando se agrega un registro a la tabla. Designar un campo de este tipo como clave principal de una tabla es la forma ms sencilla de crear una clave principal. Cuando no se establece una clave principal antes de guardar una tabla recin creada, Microsoft Access pregunta si se desea que cree una clave principal automticamente. Si se contesta afirmativamente, Microsoft Access crear una clave principal de Autonumrico.

 Claves Principales de Campo Simple

Si se tiene un campo que contiene valores exclusivos, como nmeros de identificacin o nmeros de pieza, se puede designar ese campo como la clave principal. Si el campo seleccionado como clave principal tiene valores duplicados o Nulos, Microsoft Access no establece la clave principal.

Claves principales de Campos mltiples

En situaciones en las que no se puede garantizar la exclusividad de un solo campo, se pueden designar dos o ms campos como clave principal. La situacin ms comn en la que surge este problema es en la tabla utilizada para relacionar otras dos tablas en una relacin varios a varios.

BASE DE DATOS RELACIONALES

Organizar la base de datos mediante distintas tablas relacionales por campos comunes, permitiendo la utilizacin simultanea de datos procedentes de mas de una tabla.

Cuando se utiliza solamente una tabla hablamos

de una base de datos plana. Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecucin y facilitando al usuario el trabajo con tablas

 Para conseguir una correcta base de datos

relacional es imprescindible realizar un estudio previo diseo de la base de datos.

Para poder relacionar tablas entre si se

deber especificar un campo en comn que contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo ser clave principal en una de ellas.

Las tablas se relacionan de dos a dos, donde

una de ellas ser la tabla principal de la que parte la relacin y la otra ser la tabla secundaria destino de la relacin

Generalmente todos los programas de base de datos de propsito mltiple de ltima generacin tienen capacidad relacional. Algunos de los ms conocidos son: Oracle, Fox, Access,FileMaker,4D Butler.

Tipos de Relaciones
Relacin Uno a Uno (1-1)
Cuando un registro de una tabla solo puede estar relacionado con un nico registro de la otra tabla y viceversa.
Relaciones de este tipo se almacenan guardando en la tabla el identificador de la otra tabla con la que mantiene la relacin

 Relacin Uno a Varios

Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) solo puede estar relacionada con un nico registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla (tabla principal) puede tener ms de un registro relacionado en la primera tabla (tabla secundaria)

 Relacin Varios a Varios

Cuando un registro de una tabla puede estar relacionada con ms de un registro de la otra tabla y viceversa
Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla intermedia entre las dos tablas.

Integridad Referencial
La integridad referencial son unas normas que mantienen la coherencia de datos entre dos tablas relacionadas. Estas normas son: 1. No puede haber registros en la tabla secundaria que no estn en la primaria. 2. No se puede borrar un registro de la tabla principal si hay registros en la secundaria.

Para poder exigir integridad referencial en una relacin de uno a varios es necesario que : 1. El campo relacionado de la tabla principal sea la clave principal. 2. Los campos contengan el mismo tipo de datos ( si es autonumrico-numrico). 3. Ambas tablas deben pertenecer a la misma base de datos. Access verificar que los campos cumplen todas las condiciones para que haya integridad referencial. Si no se cumplen todas las condiciones no permitir que esa relacin tenga integridad referencial.

 Actualizar en cascada los campos

relacionados:
se est indicando que si se modifica el valor de un campo desde un lado de la relacin automticamente se actualicen en todos los registros relacionados.

 Eliminar en cascada los registros

relacionados:
si se borra un registro de un lado de la relacin se borrarn automticamente todos los registros que estaban relacionados con l.

CASO: ESTUDIO DE TRANSITO

CREAR UNA BASE DE DATOS ESTUDIO DE TRANSITO EN LA CIUDAD DE AREQUIPA

objetivo de este estudio es buscar soluciones nuevas y concordantes al actual parque vehicular con respecto al uso de parqumetros en algunas calles, nuevas vas y priorizacin de pavimentacin de las rutas de mayor frecuencia vehicular.

AFORO
CODIGO 1 2 3 4 5 6 7 UBICACIN A-001 A-001 A-001 A-001 A-001 A-001 A-001 VEHICULO AUT-002 AUT-002 AUT-002 CAM-001 CAM-001 CAM-001 CAM-002 FECHA 14/05/2007 14/05/2007 14/05/2007 14/05/2007 14/05/2007 14/05/2007 14/05/2007 HORA_INICIO 10:30 14:00 19:00 10:30 14:00 19:00 10:30 HORA_FIN 11:00 14:30 19:30 11:00 14:30 19:30 11:00 NRO_VEHICULOS 30 40 100 20 10 20 18

UBICACION
COD_VEHCULO COD_UBICACION CALLE_AVENIDA DISTRITO PROVINCIA

VEHICULO
TIPO DESCRIPCION

AUT-001 AUT-002 CAM-001 CAM-002 CAM-003 FUR-001 BIC-001

Automvil 1 Automvil 2 Camioneta 1 Camioneta 2 Camin Furgoneta Bicicleta

de dos puertas de cuatro puertas cabina simple de doble cabina

C-001 C-002

Calle Ayacucho Calle Melgar

Cercado Cercado

Arequipa Arequipa

C-003
C-004 A-001 A-002

Calle Moral
Calle San Agustn Avenida Venezuela Avenida Independencia

Cercado
Cercado Cercado Cercado

Arequipa
Arequipa Arequipa Arequipa

hasta de 12 pasajeros

Buscar datos
En las tablas se puede buscar un dato determinado. Esta forma de bsqueda localiza un registro conociendo uno de sus datos. La diferencia de esta bsqueda con respecto a los filtros es que slo localiza los registros con ese dato de uno en uno. Los filtros localizan todos los registros que tienen un dato en comn de una sola vez.

Icono para opcin de bsqueda

Reemplazar datos
El funcionamiento de esta funcin es muy similar al de Buscar , slo que no slo busca los datos de registro en registro sino que adems los sustituye por otro dato, o el mismo dato con modificaciones.. Para reemplazar es necesario tener la tabla abierta y situarse sobre la columna donde se va a buscar el dato a sustituir

Filtros
Un filtro es un seleccin de algunos elementos de una tabla o de un formulario. Aplicando un filtro es posible ver dentro de una tabla slo aquellos registros que cumplen unas condiciones. El resto de los registros no desaparecen, slo estn ocultos. Access tiene tres tipos de filtros:

Filtro por seleccin

Filtro por formulario Filtro u orden avanzado

 Filtro por seleccin

Este filtro se aplica seleccionando dentro de la tabla el elemento que va a ser la condicin de filtrado.

Filtro por formulario

Es un filtro de mucha utilidad para tablas grandes y con un gran nmero de registros.

Filtro u orden avanzado

Este filtro permite determinar con mayor minucia las caractersticas del filtro. Es muy similar a una consulta, y se almacena en Consultas.

Consultas
La consulta es una solicitud de informacin a la base de datos.
Los datos mostrados pueden proceder de una sola tabla o de un conjunto de tablas. El resultado de la consulta es la "Hoja de respuestas dinmica"; en esta hoja se encuentra la informacin extrada de las tablas. Pero la informacin no se guarda en la hoja de respuestas, sino que sigue estando almacenada en las tablas. En determinados tipos de consulta se puede modificar la informacin de las tablas, pero la consulta sigue siendo una forma de acceder a la tabla, no un objeto que almacene informacin. La consulta muestra lo que la tabla almacena segn los criterios solicitados. La consulta es un filtro avanzado, y funciona prcticamente de la misma forma. Lo nico que los diferencia es que los filtros slo se pueden activar desde una tabla o desde un formulario.

Qu puede hacer una consulta?

Elegir tablas: las consultas se pueden realizar sobre
una sola tabla o sobre todas las tablas creadas en esa base de datos. De esta forma las combinaciones posibles para obtener informacin son muchas.

Modificar los datos de las tablas: aunque las

consultas no son tablas, dan acceso a ellas, y permite modificar, eliminar o aadir registros nuevos. Tambin se puede utilizar una consulta para crear una nueva tabla que contenga registros de otra tabla o de varias tablas.

Elegir uno o varios campos: al crear una consulta

es posible especificar qu campo se desea ver.

 Seleccionar registros: una consulta se puede

concretar hasta el punto de ver slo un registro.

Realizar clculos: se pueden realizar clculos con

los campos mostrados en la consulta. Por ejemplo contar el nmero de registros seleccionados o acumular totales. Se crearn campos nuevos: campos calculados que contendrn el resultado del clculo.

Para crear nuevos formularios, informes o

consultas: partiendo de los datos obtenidos en una
consulta se pueden crear nuevos elementos.

Tipos de consultas
Consulta de seleccin
Es la ms sencilla, se indican unos criterios para ver slo lo que interesa de una tabla. Los datos aparecen en la Hoja de respuestas dinmicas, esta parece una tabla pero no lo es, slo muestra los datos de una tabla o de varias tablas segn los criterios de la consulta. Aunque la hoja de respuestas dinmica no es una tabla se pueden introducir datos en las tablas a travs de ella.

 Consulta de tablas de referencias cruzadas

Presenta los datos con ttulos en las filas y en las columnas; la apariencia es la de una hoja de clculo. De esta forma se resume en muy poco espacio mucha informacin de una forma muy clara.

Consulta de acciones
Es una forma de modificar registros de una o varias tablas a travs de una sola operacin. A travs de este tipo de consulta tambin se puede crear una nueva tabla, eliminar o aadir registros, modificarlos...

 Consulta de unin
Combina campos que coinciden en ms de una tabla.

Consulta de paso a travs

Enva instrucciones a una base de datos SQL.

Consulta de definicin de datos

Se puede modificar una base de datos de Access utilizando instrucciones de SQL.

Cmo crear una consulta?

1. Vista diseo: permite realizar una consulta sin la ayuda

del asistente.

2. Asistente para consultas sencillas: crea una

consulta automticamente, segn los campos seleccionados.

3. Asistente para consultas de referencias cruzadas: crea una consulta que muestra los datos con
un formato compacto, parecido al de una hoja de clculo.

4. Asistente para consultas destinados a buscar

duplicados: crea una consulta en la que se buscan registros con valores duplicados en un campo.

5. Asistentes para consultas destinados a buscar no-coincidentes: crea una consulta que busca registros
que no tienen registros relacionados en otra tabla

Crear una consulta sin asistentes

Campo
En esta casilla se pueden seleccionar todos los campos de la tabla ( con el *) o de uno en uno, seleccionando cada uno en una columna. Tabla En esta casilla figura la tabla de la que procede el campo seleccionado en esa columna. Esta opcin es muy importante cuando se trabaja con campos de varias tablas. Orden Ascendente, descendente o sin orden. Mostrar Esta casilla tiene un pequeo cuadrado, al hacer clic dentro de este cuadrado se est indicando al programa que se muestre ese campo. Criterios En esta casilla se introduce la condicin/es que debe cumplir un campo para que el registro aparezca en la respuesta a la consulta.

Crear consultas con asistentes

Asistente para consultas sencillas
El Asistente para consultas sencillas crea consultas que recuperan datos de los campos especificados en una tabla o consulta, o en varias tablas o consultas.

Asistente para consultas de referencias cruzadas

Una consulta de tabla de referencias cruzadas calcula totales resumidos basndose en los valores de cada fila y columna. Calcula una suma, una media, un recuento u otros tipos de totales de los registros y luego agrupa el resultado en dos tipos de informacin: uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos y otro a lo largo de la parte superior.

 Asistente para consultas de buscar

duplicados
Con este asistente se puede determinar si existen registros duplicados en una tabla o determinar qu registros de una tabla comparten el mismo valor. Puede ser una herramienta til si se han importado datos desde otra base de datos, ya que permite depurarlos.

Asistente para buscar registros no coincidentes

Mediante este Asistente se pueden buscar registros en una tabla que no tenga registros relacionados en otra tabla. Tambin es til si se han importado datos desde otra base de datos, ya que permite depurarlos.

 Consultas con parmetros

Se recurre a ellas cuando se quiere hacer una consulta que permita pedir un dato antes de ejecutarla y buscar segn ese dato. Una consulta que tiene uno o varios parmetros necesitar que stos se indiquen para buscar datos en la tabla.

Consultas avanzadas
Consulta de creacin de tabla
Este tipo de consulta puede ser usada cuando se quiera crear una tabla nueva a partir de registros provenientes de ejecutar una consulta. La nueva tabla no heredar las propiedades de los campos, ni la clave principal que tuviera la tabla origen.

Consulta de actualizacin
Este tipo de consultas pueden ser usadas cuando se quiera actualizar varios registros de una tabla, de una sola vez. Se pueden ver los registros a actualizar antes de ejecutar la consulta y que sean modificados permanentemente.

 Consulta de datos anexados

Este tipo de consultas pueden ser usadas cuando se quiera aadir registros a una tabla de otra que ya contenga algunos. Entonces, se podrn agregar datos que estaban en otra tabla de Access o bien en otros formatos de Tabla, como pueden ser DBase, Paradox.

Consulta de eliminacin
Este tipo de consultas pueden ser usadas cuando se quiera eliminar varios registros de una tabla que cumplan determinados criterios. Es posible ver los registros que van a ser eliminados antes de ejecutar la consulta.

Formularios
La introduccin de los datos directamente sobre las tablas es
bastante incmoda. No slo no se pueden ver todos los campos sin desplazarse con la barra de herramientas, sino que adems los registros estn uno encima de otro. Si se pierde la referencia del registro se pueden introducir datos que no correspondan a ese registro.

Los formularios permiten la introduccin de datos en las

tablas de una forma ms sencilla y ms limpia. En vez de introducir los datos directamente sobre la tabla, los datos se introducen en la tabla a travs de los formularios.

 Hay diferentes formatos de formularios, en alguno de ellos

los registros se pueden ver de forma aislada, en otros, todos los registros juntos, o tambin se puede disear un formulario con un formato totalmente personalizado.

En una base de datos se puede crear ms de un

formulario basado en una misma tabla. Un formulario puede tomar varios campos de una tabla o todos, incluso puede tomar campos de diferentes tablas.

Las tablas almacenan la informacin, los formularios se

encargan de recogerla. Para que las tablas puedan incluir los datos de los formularios deben estar cerradas. Al cerrar o guardar los formularios, las tablas se actualizan.

Crear formularios
Crear el formulario manualmente en Vista diseo, con asistentes o con los autoformularios.

Vista Diseo: seleccionando esta opcin se puede crear

un formulario totalmente personalizado. Asistente para formularios: Access crea automticamente un formulario con los campos que el usuario seleccione. Con este asistente se pueden crear formularios de formatos muy distintos. Autoformulario (Formulario): Access crea un formulario en columnas con todos los campos de la tabla. Cada registro aparece de forma independiente con los campos ordenados en una columna.

 Autoformulario: tabular (Varios Elementos): crea

automticamente un formulario con todos los campos en formato tabular: Los registros aparecen en filas y columnas. En este tipo de formulario se presentan todos los registros que se hayan introducido. Autoformulario: hoja de datos: esta opcin crea automticamente un formulario con el formato de hoja de datos. Este es el mismo formato que el que tienen las tablas para introducir datos. Asistente para grficos: crea un formulario con un grfico, muestra los datos en formato grfico. Asistente para tablas dinmicas: crea un formulario de Microsoft Access con una tabla dinmica de Microsoft Excel. Una tabla dinmica es una tabla interactiva que puede resumir grandes cantidades de datos utilizando el formato y los mtodos de clculo que se elijan.

Tipos de Formularios
Continuos:
Cada registro ocupa una lnea, como en una tabla; debajo de cada registro hay otro registro.

Simples:
Cada registro se presenta en una pgina completa. Debajo del registro no hay otro registro.

Hoja de Datos:
Permite utilizar el formulario como si se tratara de una tabla

Partes del Formulario

 Encabezado del Formulario

Aparece siempre en la parte superior del formulario.

Encabezado de Pgina
Aparece siempre en la parte superior del formulario, entre el encabezado de formulario y el detalle.

Detalle
Contiene los registros. Si el formulario es de tipo continuo, aparecen mltiples lneas, una con cada registro de la tabla subyacente . Si es de tipo simple, slo aparece un registro que va cambiando al avanzar y retroceder entre las pginas (registros)

 Pie de Pgina
Aparece siempre en la parte inferior del formulario, entre el Detalle y el pie del formulario.

Pie de Formulario
Aparece siempre en la parte inferior del formulario.

Los controles
Toda la informacin de un formulario est contenida en
los controles. Los controles son objetos de un formulario que muestran datos, realizan acciones o decoran el formulario. Los controles tambin son elementos del informe. Los controles pueden ser dependientes, independientes o calculados.

Control dependiente: est unido a un campo de

una tabla o consulta. Los controles dependientes se utilizan para mostrar, introducir y actualizar valores de los campos de la base de datos.

 Control independiente: no tiene un origen en una

tabla o consulta. Los controles independientes se pueden utilizar para mostrar informacin, lneas, rectngulos e imgenes, independientemente de que estos existan en la tabla.

Control calculado: el origen de los datos es una

expresin, no un campo. Una expresin es una combinacin de operadores ("=";"+", "-","*" y "/"), nombres de controles, nombres de campos, funciones que devuelven un solo valor y valores constantes. La expresin puede incluir datos de un campo de la tabla o consulta del formulario o datos de otro control del formulario.

Cuadro de texto: Sirven para mostrar o introducir datos Etiqueta: Crea una etiqueta Grupo de opciones : Formado por un grupo de casillas de verificacin o botones de opcin. Slo permite que se active una opcin.

Botn de opcin: Para valores Si/No. Se puede utilizar dentro de un grupo de opciones.
Casilla de verificacin: Para valores Si/No. Se puede utilizar dentro de un grupo de opciones. Botn de alternar: Para valores Si/No. No puede utilizarse dentro de un grupo de opciones. Cuadro combinado: Permite seleccionar un elemento de una lista o escribir el dato directamente. Cuadro de lista: Permite seleccionar un elemento de una lista.

Botn de comando: Inserta un botn que al ser pulsado ejecuta instrucciones. Imagen: Inserta un marco para incluir una imagen. No es un objeto OLE. No se edita. Marco de objeto dependiente: Inserta un marco para incluir un objeto OLE que depende del valor de un campo. Marco de objeto independiente: Inserta un marco para incluir un objeto OLE que no depende del contenido de un campo. Subformulario/subinforme: Permite introducir un formulario dentro de otro Salto de pgina: Cuando el formulario tiene mas de una pgina, as se indica dnde empieza cada una. Lnea: Inserta una lnea en el formulario

Rectngulo: Inserta un rectngulo

En el cuadro de herramientas hay otros botones que no son controles:

Pulsando este botn se podr seleccionar cada uno de los objetos.

Para utilizar el asistente de controles

Para ver ms controles

Formulario con subformulario

La utilidad de un formulario con un subformulario es
poder observar los datos de dos tablas que tienen algo en comn.

El proceso para crear un subformulario es el siguiente: 1.- Construccin del subformulario. 2.- Construccin del formulario principal. 3.- Enlaces de los formularios: Hay que asociar dos
campos, uno en el formulario principal y el otro en el subformulario, de manera que en el subformulario slo se muestren las filas que contengan un campo cuyo valor coincida con el de un determinado campo en el principal.

 Establecer las siguientes propiedades del control

subformulario

Objeto Origen: nombre del formulario utilizado como

subformulario.

Vincular Campos Secundarios: nombre del

campo dependiente en el subformulario (que establece la relacin entre el formulario principal y el subformulario).

Vincular Campos Principales: nombre del campo

o control dependiente en el formulario principal (que establece la relacin entre el formulario principal y el subformulario).

Eventos
Un evento es una accin determinada que se produce
en o con un objeto particular. Access puede responder a una variedad de eventos: clics del ratn, cambios en los datos, formularios que se abren o se cierran, y muchos otros. Los eventos son normalmente el resultado de una accin del usuario.

Cada objeto o control est preparado para responder a

un conjunto de eventos, coherentes con el tipo de control y su utilidad. Se puede establecer una macro para cada evento de cada objeto, de manera que cuando se produce ese evento en ese objeto, se ejecuta el cdigo de la macro.

Evento para los Formularios

Al activar registro: cuando el enfoque pasa a un nuevo
registro. Antes de insertar, despus de insertar: cuando se aade un nuevo registro. Antes de actualizar, despus de actualizar: cuando se modifica un registro. Al eliminar, antes de confirmar la eliminacin, despus de confirmar la eliminacin: al eliminar un registro existente. Al abrir: al abrir el formulario. Al cargar: al cargar el formulario. Al cambiar el tamao: cuando se cambia el tamao de la ventana del formulario.

 Al descargar: al descargar el formulario. Al cerrar: al cerrar el formulario. Al activar: cuando el formulario es activado, es decir,
pasa al frente de la pantalla y comienza a funcionar. Al desactivar: cuando el formulario es desactivado, es decir, deja de estar al frente de la pantalla y se activa otro. Al recibir enfoque: cuando el enfoque pasa al formulario. Al perder enfoque: cuando el enfoque pasa del formulario a otro objeto. Al hacer clic: cuando se presiona y se suelta el botn izquierdo del ratn sobre la superficie del formulario. Al hacer doble clic: cuando hace doble con el botn izquierdo del ratn sobre la superficie del formulario

Al bajar el mouse. Al subir el mouse. Al mover el mouse. Al bajar una tecla. Al subir una tecla. Al presionar una tecla. Tecla de vista previa. Al ocurrir un error. Al filtrar. Al aplicar el filtro. Al cronmetro. Intervalo de cronmetro.

Eventos para Controles

Para controle independientes(pasivos, no asociados a campos de tablas:

Al hacer clic : cuando se presiona y se suelta el botn

izquierdo del ratn sobre la superficie del control. Al hacer doble clic: cuando hace doble con el botn izquierdo del ratn sobre la superficie del control. Al bajar el mouse: en el momento en que se presiona el botn izquierdo del ratn sobre el control. Al subir el mouse: en el momento en que se libera el botn izquierdo del ratn sobre el control. Al mover el mouse: en el momento en que se desplaza el puntero ratn sobre la superficie del control.

Para controles dependientes (activos, que contienen informacin asociada a campos de tablas). Antes de actualizar, despus de actualizar: cuando se modifica el contenido del control. Al cambiar: al cambiar el contenido del control, sin que se necesario que se cambie definitivamente sobre el registro. Al entrar, al recibir el enfoque: cuando el control recibe el enfoque desde otro control. Al salir, al perder el enfoque: cuando el control pierde el enfoque a favor de otro control. Al bajar una tecla: en el momento en que se presiona una tecla. Al subir una tecla: en el momento en que se libera una tecla. Al presionar una tecla: cuando se produce una pulsacin completa (presionar y liberar) de una tecla.

Los informes
Un informe es un objeto de Access. Los informes no guardan informacin, slo son una presentacin grfica de los datos contenidos en tablas o los hallados en consultas. Esta presentacin grfica est orientada a la impresin de los datos. El diseo puede ser en columnas o en etiquetas, dependiendo de la utilidad que se le vaya a dar al impreso.

Formas de Crear un Informe

Vista Diseo: permite crear manualmente un informe
sin ayuda de los asistentes, se puede realizar cambios de diseo avanzado, as como agregar tipos de controles y cdigo de escritura..

Asistente para informes: el asistente gua al usuario

para la creacin de varios modelos de informes (simples o personalizados).

Autoinforme/ Informe: esta opcin crea de forma

automticamente un informe. El diseo es en filas y columnas, como en una hoja de clculo. En la primera fila aparecen los nombres de los campos y en el resto de las filas los datos.

 Informe en Blanco: Crea un informe vacio para que se

puedan insertar campos, controles y disear el informe

Asistente para etiquetas: ayuda a la creacin de

informes tipo etiquetas. Con este formato se pueden confeccionar etiquetas postales. El asistente ayuda a la eleccin de los campos a incluir en la etiqueta y al diseo de la misma.