1 - Présentation Vague 5 Public v02

e-lyco
Un rseau dENT au service de la pdagogie, du travail collaboratif et de la communication

Runions de lancement vague 5 mai 2013
le rseau dENT de lacadmie de Nantes
Programme du matin
Introduction prsentation du projet
Le processus de dploiement
prparation du dploiement le processus de formation - initialisation
Points dattention
consolider les donnes services tiers, mise en route du portail public cration des comptes assistance
Tmoignage dun chef dtablissement

dition du vendredi 16 aot 2013 ple tice acadmique
Aprs-midi
Dcouverte de-lyco
Le portail Lauthentification Linterface e-lyco (services, fonctionnalits) Manipulation
Publication : scnario 0 Cahier de textes : scnarios 4 6
Conclusion
le rle du chef dtablissement la documentation en ligne
dition du vendredi 16 aot 2013
ple tice acadmique
e-lyco
Cest quoi ?
Cest un ENT
Un espace, ou environnement, numrique de travail (ENT) a pour objectif de fournir chaque acteur de la communaut ducative (enseignant, lve, personnel administratif et de direction, parents, intervenants extrieurs) un point daccs unifi lensemble des outils, contenus et services numriques en rapport avec son activit
ple tice acadmique
Un environnement numrique cohrent, articul lexistant

Une partie accessible au grand public (site web)
Une partie prive personnalise accessible avec un identifiant Des services intgrs ou connects
ple tice acadmique
Trois niveaux de portails

Gnral Territorial
(rgion et dpartements)
Local
(inter-tablissement)
Portail du rectorat
Portails des collectivits
Portails dtablissements
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Cest pour qui ?
8
Elves / Parents
Collgiens, lycens Parents , Tuteurs lgaux Enseignants Remplaants
Collge ou lyce public
Collge ou lyce priv

Lyce agricole public Collectivits Rgion Conseil gnral Acadmie Enseignement priv Enseignement agricole Divers : Entreprises Partenaires
Enseignants
Corps dinspection Agents techniques territoriaux Personnel de direction tablissement Personnel vie scolaire, documentaliste Services des collectivits Services acadmiques
Agents / Personnels
Comptes temporaires Comptes non grs par lAF
Invits
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Qui fait quoi ?
10
13 protagonistes
Matrise douvrage
7 membres : Rectorat, Rgion, 5 Dpartements
Partenaires
2 partenaires associs : Enseignement priv, Enseignement agricole 1 oprateur associ : CRDP
Matrise doeuvre
1 Intgrateur : IBM 1 diteur de progiciel : Kosmos 1 hbergeur : Ocanet Technologie
e-lyco
Qui pilote ?
12
Schma de gouvernance
Priodicit
Et rles
Structure des instances

Instances de Pilotage
Autres structures
Priodicit Et rles
3 fois par an Dcisions et orientations stratgiques du projet
Comit de pilotage stratgique

Prsidents
Recteur
mensuelle et en
tant que de besoin Etablit les rgles de publication Dfinit les axes de communication Cadre et rgule ldition
Commission ditoriale Comit de suivi

runions mensuelles
Suivi global du projet, arbitrages Rectorat : SGA, Directeur de projet, DSI, Chef de projet, CTICE Collectivits : DGA ducation et / ou Chef de projet Reprsentants de lenseignement priv et de la DRAF
Comit acadmique des usagers
hebdomadaire puis
bimensuelle Suivi oprationnel
en fonction du besoin Alimente la rflexion des comits stratgiques et de suivi Rend compte des conditions dappropriation du projet
Cellule projet
Chefs de projet
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13
E-lyco est encadr par deux conventions et un CCTP

Une Convention cadre de partenariat
Une Convention constitutive de groupement de commande Un Cahier des clauses Techniques Particulires et diverses annexes
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e-lyco
Cest pour quand ?
15
Jalons pour une gnralisation

Juil-Dc. 2008 : lancement du projet Juin-Sept. 2009 : conventions et publication de lappel doffre ENT Octobre 2009 : groupement IBM / Kosmos / Ocanet Technologie et de lAMO Inum consulting Nov 2009 - Jan 2010 : prparation du dploiement Mars-avril 2010 : premire vague Octobre 2010 : 2me vague
Octobre 2011 : 3me vague

Octobre 2012 : 4me vague Octobre 2013 : 5me et dernire vague
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16
Vague 5, 123 tablissements

Lyces Collges
Activation des portails octobre 2013

Rgion
public 11
LoireAtlantique
20
Maine et Loire
8
Mayenne
0
Sarthe
14
Vende
3
56
priv
public agricole priv agricole MFR total
27
1 4
17
62
1 4
43
37
17
20
123
Soit 639 tablissements dploys.

17
Pour 5 ans et au-del

Le dploiement complet de tous les tablissements est prvu sur 5 ans soit pour lanne scolaire 2013/2014 Ensuite : ramnagement du CCTP et nouvel appel doffre
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18
Un environnement volutif
Mars 2010 Vague 1 K-dcole v3.2 Version diteur Sept 2010 Vague 1 et 2 K-dcole v3.2.3 Import Edt
Sept 2011
Vague 1, 2 et 3
K-dcole v3.3
Refonte du Cahier de textes

99% du CCTP
Dcembre 2011
Vagues 1, 2 et 3
K-dcole v3.4
Juin 2012
Vagues 1 4
K-dcole v 3.4.2 Version annuelle K-dcole v 3.6 Version annuelle

ple tice acadmique
Juin 2013
Vagues 1 5
19
E-lyco aujourdhui cest

458 portails crs (sur 639 prvus)
93 000 comptes lves activs (sur 271 000) 100 800 comptes parents activs (sur 527 000)
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20
E-lyco cest aussi

+ de 1,6 millions de visites/mois (dc.2012-jan.2013)
une augmentation de 100% des visites par rapport lan pass
+ de 280 000 pers. diffrentes se sont connectes e-lyco en jan. 2013

Une augmentation de 182% par rapport janvier 2012
21
Cest encore
57% des visites : les lves
Plus de 26% : les enseignants 13% : les parents Services les plus utiliss (73% des visites de services) :
Cahier de textes Messagerie et Travail collaboratif
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e-lyco
Combien a cote ?
23
Primtre et tat du dploiement Calendrier,moyens, effectifs

Un engagement de 10,5 M deuros TTC pour les collectivits : prestations, licences Un engagement de 10,5 M deuros pour lEtat (acadmie) : pilotage, formation, accompagnement, assistance
Une subvention du fond FEDER pour chaque entit
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24
Moyens daccompagnement acadmiques par tablissement

72 HSE les deux premires annes
administrateur et coordonnateur pdagogique (rfrent numrique)
36 HSE les trois annes suivantes

selon organisation interne
Rmunration sur service fait

Rem. : Formateurs relais / webmestre prendre en charge par ltablissement
ple tice acadmique
25
Le plus grand projet ENT actuel

Cible terme 1 100 000 utilisateurs
Tous les territoires impliqus Tous les rseaux dtablissements impliqus (public, priv, agricole)
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26
Les ENT dans les lyces

(oct. 2012)
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27
Les ENT dans les collges

(oct. 2012)
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e-lyco
Prparation du dploiement
Mai-juin 2013
29
Des documents de rfrence

1 seule adresse : www.e-lyco.fr
Guide de saisie SCONET / STS

Kit de dploiement 6 cahiers :
1 : prparation du dploiement 2 : ouverture du portail 3 : e-lyco dans la vie de ltablissement 4 : annexes techniques 5 : changement danne scolaire 6 : publication sur les portails prconisations
ple tice acadmique
30
Le processus de dploiement
Mai-Juin 2013 : recueil des prrequis
1er Octobre 2013 : dploiement des portails vague 5 Sept-oct. : formations et initialisation (ens. public) Nov-dc. : suite des formations et accompagnement au dmarrage Ensuite, cest vous
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31
Prparation du dploiement avril-mai 2013 (cahier 1)

recueil des prrequis techniques
Rcpiss CNIL Cas des cits scolaires Fourniture dun visuel format 4/3
partir du formulaire :
http://initialisation.e-lyco.ac-nantes.fr
ple tice acadmique
32
Image du portail : exemples
Emplacement du visuel
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33
Prrequis humains
Constitution de lquipe e-lyco
administrateur coordonnateur pdagogique (rfrent numrique) formateurs relais / webmestre
Fiches de poste sur le portail central : www.e-lyco.fr Dclaration par formulaire uniquement
http://initialisation.e-lyco.ac-nantes.fr
34
Le dispositif de formation
public
administrateurs, coordonnateurs pdagogiques formateurs-relais, webmestres chefs dtablissement et adjoints invits
objectifs
informer sur le projet acadmique e-lyco organiser les personnes-ressources en quipes former lutilisation de-lyco et aux usages dun ENT
modalits
formation action scnarios de prise en mains appropriation parallle du portail dtablissement
35
Calendrier des formations

Sem. Sem. Sem. Sem. Sem. Sem. Sem. Sem. Sem. Sem. Sem. Sem. Sem. 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51
23-sept 30-sept 07-oct 14-oct 21-oct 28-oct 04-nov 11-nov 18-nov 25-nov 02-dc 09-dc 16-dc
Travaux du comit de pilotage pour le dploiement en interne Formation initiale 2j
Formations internes
Dploiement en interne
congs congs
Appropriation du portail
Check-list
Initialisation 1j
Publication 1 1j Publication 2 1j j bilan distance
Accompagnement distant via le portail central

ple tice acadmique
36
Ouverture du portail
Cration des portails : 1er octobre
envoi des codes administrateur, coordonnateur et webmestre au chef dtablissement
Premiers travaux sur les portails :

commencer aprs les formations liste doprations effectuer (check-list) accompagnement distance
ple tice acadmique
37
Initialisation (octobre 2012)

Clture de la check-list et PV de Vrification dAptitude
administrateurs et coordonnateurs pdagogiques chefs dtablissement et adjoints invits connexion des services tiers import de lemploi du temps (assistance kosmos)
Fin novembre : PV de Vrification de Service Rgulier
ple tice acadmique
38
Novembre - dcembre
Formation la publication (cahier 6)
mise en place des premires rubriques laboration de la page daccueil stratgies de communication politique ditoriale
Accompagnement
forum permanent espaces de discussion en direct (chat)
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39
Point dattention 1/4 consolider les donnes

Donnes lves et parents : SIECLE
voir guide de saisie STS / SIECLE (SCONET) INE : utiliser imprativement la procdure de SIECLE pour le changement dtablissement
Donnes enseignants : STS

Prparer lemploi du temps (EDT/12T)
mise jour de STS : ne pas attendre la campagne dHSA, faire autant de fois que ncessaire documentation spcifique pour les chefs dtablissement
ple tice acadmique
40
Point dattention 2/4 services connects et portail

Services tiers identifier
Lesite.tv, pronote, etc. tudier les prrequis (cahier 4) Mise en place aprs les formations Responsabilit du chef dtablissement
Mise en route du portail public

Transfert de lexistant Responsabilit du chef dtablissement Formation et conseils (cahier 6)
41
Points dattention 3/4 cration des comptes

Enseignants
automatique par importation du systme dinformations acadmique
Personnels non enseignants

automatique pour les personnels acadmiques et de la rgion importation manuelle ou cration de comptes invits dans les autres cas
Invits
cration manuelle par ladministrateur
lves ou parents
cration - activation directe par les utilisateurs accompagnement ncessaire (pour les 6me notamment)
42
Cration des comptes lves : des enjeux forts pour tous

Le processus de cration des comptes est complexe et doit tre clarifi pour les CE dabord, les enseignants ensuite puis les lves et leurs parents Lidentit numrique, la scurit des donnes personnelles, la confidentialit sont des problmatiques dactualit accompagner La scurit doit tre laffaire de tous Mise en conformit avec les obligations CNIL / RSSI
Anticiper les problmes / les remdiations

Le compte ENT est un compte professionnel Accompagner positivement
43
Cration des comptes lves : enjeux ct chef dtablissement

Se former aux enjeux de lidentit numrique Se sensibiliser aux problmes dusurpation didentit / de responsabilit numrique Connatre la charte ENT tre en accord dans ses pratiques et ses discours avec la charte et la loi Gnrer les codes dactivation publipostage vers les lves et parents :
communication travailler dispositif dassistance mettre en place
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44
Cration des comptes lves : enjeux ct enseignants

Se former aux enjeux de lidentit numrique Se sensibiliser aux problmes dusurpation didentit / de responsabilit numrique Connaitre et faire connaitre la charte ENT tre en accord dans ses pratiques et ses discours avec la charte et la loi. Connaitre et valider les items du B2i lors de la cration de compte Faire crer les comptes aux lves selon des prconisations prcises dtermines en comit de pilotage Participer la cration des comptes : auto-formation, travail dquipe
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45
Cration des comptes lves : enjeux ct parents

Se former aux enjeux de lidentit numrique Se sensibiliser aux problmes dusurpation didentit / de responsabilit numrique Connaitre la charte ENT Accuser rception du courrier ou sopposer au compte (pas dopposition possible lutilisation du compte dans le cadre scolaire) Consulter la charte avant le jour de la cration du compte avec son enfant Donner le CAE lenfant
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46
Cration des comptes lves : enjeux ct lves

Obtenir le code dactivation Crer le compte en classe avec lenseignant responsable Pas dopposition possible lutilisation sur le temps scolaire par les parents Comprendre les enjeux :
scurit confidentialit responsabilit
Complter son mmo (discrtement !)

Le conserver la maison pour X ans ! pour favoriser la mmorisation : il faut utiliser le compte !
Processus de Cration des comptes lves

Gnration des Codes dactivation par le chef dtablissement et envoi Communication parents / lves : info sur sance cration comptes lves et charte Salle multimdia : formation lidentit numrique au compte professionnel dlve
Point dattention : gestion des absents, gestion des lves ayant dj un compte
Procdure de rcupration : prconisations sur identifiant/mdp, adresse mail
Cration du compte lve : mmo complter et conserver
Premire connexion lENT : lecture de la charte. Sensibilisation aux enjeux du compte.
Premire action : rpondre au message de lenseignant faire : connexion depuis lextrieur
Usages dmarrer rapidement pour viter pertes didentifiant / mdp
48
Point dattention 4/4 des questions ?

aide en ligne
documents de formation
www.e-lyco.fr
rseaux daide
Listes de discussion (administrateur, coordonnateurs) Liste personnels de direction
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49
Point dattention 4/4 un blocage ?

enseignants
personnels
Administrateur Coordonnateur (formateurs relais)

http://assistance.ac-nantes.fr Plateforme assistance
lves
parents
autres utilisateurs
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3 fois par an Dcisions et orientations stratgiques du projet

Comit de pilotage stratgique

Commission ditoriale Comit de suivi

Comit acadmique des usagers

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Vague 5, 123 tablissements

Activation des portails octobre 2013

Soit 639 tablissements dploys.

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Pour 5 ans et au-del

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E-lyco cest aussi

+ de 280 000 pers. diffrentes se sont connectes e-lyco en jan. 2013