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ESTABLECIENDO UN SISTEMA DE ADMINISTRACIN PARTE NO.

II

Elaborado por: Lic. Manfredo Josu Pastora Colindres. Email: compastriver@yahoo.com Pgina: http://www.consultorapasriver.es.tl

ESTABLECIENDO UN SISTEMA DE ADMINISTRACIN

He credo necesario abordar en esta segunda parte el tema Estableciendo un Sistema de Administracin, dado a la importanc de la misma.

Hoy en da las organizaciones, estn enfocada al seguimiento sostenimiento de la calidad total, en cuanto a contar con sistem administrativos que les permita la incorporacin y liderazgo en l mercados.

Sin embargo esta no es una tarea del todo fcil, existen muchos element que intervienen en este proceso, as como factores ambos internos externos de la organizacin.

Los sistemas administrativos deben tener la capacidad de poder conoc cada uno de los elementos as como de los factores existente y que mismo tiempo puedan intervenir en el desarrollo de la empresa.

ELEMENTOS QUE INTERVIENEN EN UNA ADMINISTRACIN Y SU DEIFINICIN

Los elementos bsicos que intervienen en una administracin son las Tareas, la Estructura, Las Personas, El Ambiente, La Tecnologa y la Competitividad, es necesario mencionar que en el primer tema procedimos a abordar parte de estos elemento. El Sistema Administrativo, es desarrollado en todo un entorno en el cual, se interrelacionan cada uno de estos elementos, aunque la administracin debe estar brindando un monitoreo constante y real, de las necesidades, uso, cantidad, y calidad requerida, as como la insercin e inercia entre ellos mismos. Bien pudiramos iniciar por definir, que es un elemento; Del latn elementum, un elemento es un principio qumico o fsico que forma parte de la composicin de un cuerpo Para la filosofa antigua, existan cuatro elementos que suponan los principios fundamentales inmediatos para la constitucin de los cuerpos: el aire, el agua, la tierra y el fuego.

DEFINICIN DE ELEMENTOS ADMINISTRATIVOS Teniendo en cuenta la definicin de elemento, pudiramos decir que para la Administracin, elemento es todo principio, qumico y fsico que forma parte del cuerpo administrativo o bien del Sistema Administrativo, permitiendo de esta manera el buen funcionamiento eficiente y eficaz del mismo. Por tanto, debemos de concebirlo como un cuerpo, o bien como todo un sistema, en el cual intervienen una serie de elementos que interactan entre ellos mismos, con el fin de cumplir con los objetivos y metas ya estipuladas.

Toda organizacin es un cuerpo administrativo, es un sistema de administracin, el cual debemos de mantenerlo sano y saludable, conocer cada parte de este cuerpo es lo que hace eficiente a la misma.

PROCESO QUE SE DESARROLLAN CON LOS ELEMENTOS Como pudiramos representar una interaccin de los elementos, cuando en realidad estos forman parte de la administracin en un determinado tiempo y espacio. As es cada elemento interacta entre si mismo y otros elementos permitiendo de esta manera la generacin de resultados, los cuales estn en funcin a una lnea estratgica, para el cumplimiento de los objetivos y metas, para comprender mejor este aspecto he procedido a la elaboracin de un flujo que nos permita ver como los elementos interactan. Figura No. 1
Tareas Actividades

Objetivos y Metas
Cumplimiento de Lneas Estratgicas

Obtencin de Resultados

Lnea Estratgica

Visin y Misin

CLASIFICANDO LOS ELEMENTOS La obtencin de resultado por medio de la interaccin de los elementos es algo que ha diario se desarrolla en las organizaciones, la definicin de las tareas, actividades, es una tarea de suma importancia, permitiendo de esta manera, tener muy en cuanta las lneas estratgicas que se requieren alcanzar, por parte de la empresa. Las lneas estratgicas, es el medio sobre el cual la organizacin puede lograr el cumplimiento de los objetivos y metas, cada Direccin de una organizacin puede estar apuntando al cumplimiento de una lnea estratgica en especifico o bien en varias, siempre y cuando estas estn directamente relacionada con el Direccin organizativa en s. Lo conveniente ser poder estructurar y definir la funcin de cada unidad organizativa, es en este punto donde radica la importancia de poder tener en cuenta el fin de cada organizacin, y sobre todo definir el funcionamiento de cada direccin, rea y puesto de trabajo

CLASIFICANDO LOS ELEMENTOS


EL conocer bien la empresa y su fin es elemento importante para poder lograr el desarrollo profesional y empresarial, muchos pueden estar ocupando un determinado puesto de trabajo y realizando las funciones diarias, lo cual se puede volver montono, !pero realmente este trabajador esta siendo eficiente, con el simple hecho de llegar a la empresa, sentarse y realizar lo mismo que hace todo los das.

Es realmente lo que las organizaciones, necesitan y lo que desean?, no ser que las organizaciones estn esperando es que este trabajador , tenga iniciativa y produzca ideas, sin embargo existen otros elementos, que muchas veces, van de la mano con lo anterior, y son los recursos financieros, remuneracin, ambiente de trabajo, que permita el desarrollo de nuevas ideas, sin ser atentados por un despido, as como capacidad tecnolgica, facilitar la tecnologa necesaria, en si hay muchos elementos que intervienen en este proceso los cuales deben ser analizados, para la buena marcha organizacional y empresarial.

DIRECCIN ADMINISTRATIVA
Toda empresa esta en busca de maximizar sus riquezas, siendo una tarea del todo no fcil, como ya hemos mencionado que la direccin administrativa es determinante para el desarrollo empresarial, las buenas tomas de decisiones son las que permiten una buena marcha de la organizacin.

La buena marcha de la organizacin es parte del resultado de las buenas tomas de decisiones por parte del Gerente, Administrador, Directores de areas, Jefes, el involucramiento y apropia miento de cada uno de ellos es fundamental para el crecimiento y desarrollo de la organizacin.
Toda toma de decisin debe ser ejecutada tomando en cuenta el beneficio de la empresa y de todo su cuerpo, en esto se debe de tener en cuenta que muchas veces los intereses de los Directores o bien Ejecutivos, no siempre son los intereses de los accionistas, siendo estos los propietarios, sin embargo la bsqueda del balance de estos dos puntos de vistas deben ser desarrollado con la mejor destreza posible. Si bien es cierto los accionistas buscan la maximizacin de las riquezas, por medio de la administracin de una buena Junta Directiva y esta a la vez por medio de presidentes cooperativos, es claro saber que si las cosas no estn marchando bien en la empresa, se pueda dar un posible cambio en estas estructuras, por parte de los accionistas.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL El cuerpo administrativo, debe ser visto como un todo, es necesario que la estructura organizacional contemple cada nivel organizacional y funcional de la misma, debe de tener muy en cuenta su fin y que parte ocupa dentro de dicha estructura y organizacin, a continuacin representaremos una estructura bsica la cual compone un cuerpo administrativo. Figura No. 2 Accionistas Primer Nivel Segundo Nivel Tercer Nivel Cuarto Nivel Quinto Nivel
Junta Directiva

Presidente

Directores

Resto de la Estructura

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL La figura No. 2, nos muestra una estructura bsica, sobre la cual toda organizacin opera, contando con cinco niveles bsicos, los cuales van desde el primer nivel (Accionistas) , hasta el nivel quinto, (Resto de las Estructura), El primer nivel, espera los resultados positivos y sobre todo la maximizacin de las riquezas de la empresa y contando con poder realizar las mejores inversiones posible. Segundo Nivel (Junta Directiva); Esta enfocada a poder ser una junta proactiva y capaz de emprender acciones que le permitan a los accionista la maximizacin de sus riquezas, cumpliendo con la misin y visin de la misma. Tercer Nivel (Presidente); Habiendo sido elegido por la Junta Directiva, recae la responsabilidad de poder llevar a cabo el cumplimiento de los objetivos y metas y las tareas encomendadas para lo cual lo (a) han puesto, y de esta manera poder brindar los resultados esperados, el presidente deber de tener la capacidad de poder llevar a cabo el cumplimiento de las lneas de accin as como las estratgicas por medio de cuarto y quinto nivel

INSERCIN DE LOS NIVELES ORGANIZACIONALES EN LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS


FIGURA NO. 3
Niveles organizacional

Valoracin de los Resultados

Definicin de Visin y Misin

Obtencin de Resultados o Productos

Definicin de Objetivos y Metas

Definicin de Actividades y Tares

Definicin de Lneas Estratgicas

INSERCIN DE LOS NIVELES ORGANIZACIONALES EN LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS


La insercin de los niveles organizacionales en los procesos administrativo juega un papel fundamental en el desarrollo de la misma, sin embargo se debe de tener en cuenta que tipo de participacin estarn desarrollando dentro de cada proceso, no se puede recaer en la duplicidad de funciones, los niveles deben de estar claro del papel que cada uno de ellos debe de desempear. Tanto a niveles Directivos, Gerencias, Administrativos , Operativos y Tcnicos, los procesos de la administracin debern ser ejecutados tomando en cuenta la Planificacin, Organizacin, Direccin y Control, los elementos bsicos que forman parte de la administracin ocupan un especio de anlisis y relacin dentro de este proceso. Todo administrador y tomador de decisiones deben de tener la capacidad y destreza de poder a entrarse al anlisis y comprensin de lo que es la administracin y como funciona, a continuacin estaremos enfocando un esquema de lo que es el proceso administrativo.

PROCESO ADMINISTRATIVO FIGURA NO.4

RESUMEN Antes de terminar esta presentacin, quisiera agradecerte por esta aqu y expresarte que si eres un tomador de decisin, si estas ocupando un cargo dentro de una organizacin, empresa, institucin, o bien cualquier tipo de negocio, es de suma necesidad que puedas contar con los elementos necesario que te permitan comprender como involucrarte desde tu puesto en cada proceso administrativo y sacarle el mejor provecho como profesional, permitiendo de esta manera tu eficiencia y calidad en el trabajo que estas desempeando.

Quiero decirte que no hay obstculos y que es el momento de poder ser un lder empresarial, te invito que adquieras nuestro documento Estableciendo un Sistema Administrativo Eficiente

MUCHAS GRACIAS