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La delegacin es una de las herramientas mas importantes de la gestin del tiempo, pero pocas personas saben delegar con eficacia.
Delegar es el acto de transferir autoridad, responsabilidad y rendicin de cuentas de una persona o grupo a otra. Una delegacin eficaz precisa una buena organizacin del trabajo. En tu proceso de administracin del tiempo debers planificar tambin tu delegacin de tareas y controlar las tareas delegadas.
Segn la urgencia o la importancia de una tarea se distinguen cuatro posibilidades para valorar y solucionar las tareas:
Tareas A: Las tareas que son tanto urgentes como importantes hay que dedicarse a ellas uno mismo y de inmediato. Tareas B: Las tareas ms importantes, pero que no son urgentes, pueden en principio esperar, pero hay que planificarlas. es decir, concluirlas o delegarlas. pero controlndolas. Tareas C: Las tareas que no son muy importantes pero s urgentes deben delegarse o solucionarse por un orden.
Manejo de Interrupciones
Es probable que creas que cuando alguien te interrumpe lo hace para molestarte o para desconcentrarte, sobre todo cuando ests inmerso en una tarea importante. Sin embargo, en la mayora de los empleos debes tener en cuenta que hay otras personas a tu alrededor que pueden necesitar ayuda, mostrarte algn documento o pedirte autorizacin. El buen manejo de las interrupciones en la administracin del tiempo te servirn para controlar tu trabajo, ser ms eficiente y no descuidar las necesidades de los dems
Para poder lograr el mejor manejo de las interrupciones en la administracin del tiempo podrs poner ciertas reglas o normas: Establece horarios en que tus compaeros o empleados tengan las puertas abiertas . Fija citas puntuales, aunque sea dentro de quince minutos, por correo o por mensaje .
Pregunta a quin te interrumpe si necesita una
solucin inmediata o si puede esperar. Negociar los momentos para solucionar cada aspecto. Para que no se extienda el encuentro, puedes acompaar a la persona hacia la puerta de la oficina y agradecer su visita
Asertividad.
La asertividad es una herramienta de la gestin de tiempo muy importante, ya que ayuda en gran manera al afrontar situaciones que pudieran generar una carga de estrs.
La asertividad es una actitud positivo que queda por encima de la pasividad y de la agresividad. Es la habilidad de expresar nuestros deseos de una manera amable, franca, abierta y adecuada, logrando decir lo que queremos sin atentar contra los dems, negociando con ellos su cumplimiento.
Identificar tus respuestas al estrs. Una forma de identificar tu nivel de estrs es mediante conocimiento de uno mismo y su respuesta al estrs tanto fsicamente, como mentalmente. Identificar tus estresores. Son el conjunto de cambios, sucesos, presiones, exigencias de decisin o de accin que actan sobre el ser humano (salud, familia, economa, trabajo, sociedad, deporte y ocio) y producen un mayor nivel de tensin.
Solucin de Problemas
Las cosas importantes, rara vez requieren una accin inmediata o son urgentes. Y son las cosas urgentes las que reclaman nuestra atencin, nos presionan. Lo cierto es que muchas de las cosas urgentes lo son slo aparentemente. Delegar en otras personas siempre que se haga de manera adecuadas dejar mucho tiempo para atender con mayor atencin asuntos de direccin. Comunicar correctamente hace que la gestin del tiempo tanto personal como de otras personas sea mucho ms efectiva. No buscar el perfeccionismo. A veces el nivel de calidad no va en proporcin con el resultado final, por lo que hay que intuir qu merece dedicar ms esfuerzos y qu no.
Organizacin y priorizacin de tareas. Segn criterios de importancia, tanto para la empresa, para el departamento, como para el propio profesional.
Planificacin. Ubicar en el tiempo de trabajo las diferentes tareas y actividades, segn criterios de plazo de ejecucin y tiempo de realizacin.
Ejecucin. Realizar y completar las tareas y actividades que tiene asignadas en el tiempo establecido.
Desensibilizacin Sistemtica
La Desensibilizacin sistemtica es uno de los mtodos para contrarrestar los hbitos de la respuesta de ansiedad. Desarrollada por Wolpe (1958). Con esta tcnica se intentan controlar las reacciones de ansiedad o miedo ante situaciones que resultan amenazadoras a un individuo. Esta tcnica se fundamenta en la relajacin progresiva de Jacobson. El individuo en un estado de relajacin, se va enfrentando progresivamente con situaciones (reales o imaginadas) dispuestas en orden creciente de dificultad o de amenaza ante las que el sujeto desarrolla ansiedad, hasta que el individuo se acostumbra a estar relajado y a no desarrollar respuestas emocionales negativas en estas situaciones.