Secretara de Relaciones Exteriores Oficiala Mayor

PROCESOS Y SISTEMAS

CAPACITACION EN PROCESOS

La manera ms fcil de definir un proceso es decir:

Es un conjunto de pasos o actividades enlazadas entr s que, partiendo de uno o ms inputs (entradas o insumos) los transforma, generando outputs (resultados, salidas, productos).
INPUTS (entradas/insumos) ACTIVIDADES ENLAZADAS (que transforman) 1 2 3 OUTPUTS (salidas/resultados)

Elemento o conjunto de
elementos aslados, necesarios para detonar un proceso. Su valor es menor a la del OUTPUT. Pueden inclur gente, mtodos, material, equipo, medio ambiente, informacin Se reciben del proveedor (en nuestro caso CLIENTEPROVEEDOR) REQUISITOS

Se aporta el valor de: El conocimiento, talento, virtuosismo. La tecnologa aplicada. La normatividad, el marco jurdico, etc.

Posee mayor valor, que

los insumos. Otorga satisfaccin al cliente, en la medida del valor aportado en las etapas de transformacin.

Lo realiza la organizacin, es responsable de su desempeo REALIZACIN

Se entregan al cliente para su consumo. Puede ser el insumo de otro proceso. SATISFACCIN

El proceso se puede disear o identificar. Se disea cuando la actividad no existe, quiz se trate de una nueva organizacin. Se indentifica, cuando se trata de una conversin de organizacin tradicional a organizacin a procesos, es decir que las actividades existen.

DIRECCIN

La informacin fluye hacia arriba

ORGANIZACIN FUNCIONAL

Las polticas y desicionesa son desplegadas haca abajo

DIRECCIN

Requerimientos

Resultados

Los eventos suceden horizontalmente

Identificacin del proceso: 1.- Levantamiento de informacin : Descripcin detallada de todas las funciones. 2.- Elaboracin de diagramas de flujo 3.- Anlisis de los flujos y/o secuencias 4.- Determinacin de secuencias.

Inicio

Inicio

Inicio

INSUMO

PRODUCTO
Fin Fin Fin

Mejora o Reeingeniera? Reeingeniera: Es la revisin fundamental y el rediseo radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas crtricas y contemporneas de rendimiento tales como: costos, calidad, servicio y rapidez. Caractersticas:
Desaparece el trabajo en serie. Es decir, muchas tareas que antes eran distintas se integran y comprimen en una sola. Se eliminan pasos laterales para terminar con los errores, demoras y duplicidades. Se aumenta la responsabilidad de los trabajadores para que los requisitos del cliente se cumplan en tiempo y sin defectos. Los trabajadores encuentran formas innovadoras y creativas para reducir los errores y el desperdicio.

Los trabajadores toman decisiones, al tomar bajo su responsabilidad tareas secuenciales. La toma de decisiones se convierte en parte del trabajo, o sea que parte del trabajo de los directivos las toman ellos.
Se reducen las verificaciones y controles. La clase de trabajo que no agrega valor se elimina o minimiza. Se minimiza la conciliacin.

Caractersticas:
El rediseo implica que se destruya todo lo que hasta hoy ha existido y se reinvente en forma innovadora y creativa, bajo premisas establecidas y objetivos establecidos. Regularmente se acompaa de la prctica de nuevas tecnologas, pero no se basa necesariamente en la implantacin de un nuevo sistema.

Mejora: La mejora se basa en mejoras incrementales a un proceso identificado, que despus de algn tiempo se acumulan y se convierten en cambios trascendentales. Caractersticas:
Se identifica el proceso inmerso en las funciones, es decir se trabaja en algo que ya existe pero que no ha sido identificado. Las mejoras se generan a travs del trabajo de crculos de mejora contnua que identifican paulatinamente reas de oportunidad y fallas. Se utilizan las bases metodolgicas de la reingeniera para disear e implementar los cambios. Se utilizan herramientas estadsticas para medir el antes y el despus.

Tanto para redisear como para mejorar el proceso, se debe tomar en cuenta que el proceso se compone de TRABAJO y DESPERDICIO. En el contexto del tema de Procesos, trabajo se define como:

Actividades que forman parte del proceso, y que lo hacen avanzar haca el output o le agregan valor en forma directa. El trabajo agrega valor El trabajo hace avanzar el proceso El desperdicio agrega demora El desperdicio agrega costos

El desperdicio representa las actividades que no incluyen valor al proceso, incluyen: Esfuerzo desperdiciado Tiempo desperdiciado Materiales desperdiciados Movimientos desperdiciados Por eso hay que reducirlo al mnimo.

Las actividades que agregan valor son, adems de las que hacen avanzar el proceso (las que transforman y acercan los insumos a ser producto).

Las solicitadas por el cliente para incrementar su satisfaccin Las que son especificaciones tcnicas o normativas.

En este entorno, la eficiencia del proceso se define mediante el siguiente indicador:

TRABAJO
x 100% TRABAJO + DESPERDICIO
Por ejemplo: Si contamos con un proceso que cuenta con 20 actividades, pero dentro de ellas se identifican solo 8 que aumentan valor y hacen avanzar el proceso, la relacin sera la siguiente:

8 8+12

X 100 = .40

40%

El objetivo de la mejora (y de la reingeniera) es reducir la cantidad de desperdicio en cualquier proceso de trabajo.

Antes

Despus

Trabajo Desperdicio

Desperdicio Trabajo

Las caractersticas deseadas del proceso son: Confiabilidad: consistencia del producto, siempre igual Eficiencia: Se relaciona con la velocidad del proceso Economa: Ms barato

Podemos hacer un anlisis:

EFICIENCIA: Satisfacen los rendimientos los requerimientos del cliente? El cliente desea El cliente recibe CONFIABILIDAD: Cumplen los rendimientos los requerimientos del cliente? El cliente siempre desea El cliente siempre obtiene COSTO: Son aceptables los costos?

PASOS BSICOS DEL PROCESO:

1. Operacin Cualquier paso que agrega valor y lo hace avanzar. Cualquier accin que desplaza informacin, objetos o personas. Incluye inspecciones de calidad, revisiones y autorizaciones. Retraso no programado por eventualidades. Retraso programado a la espera de materiales, partes y/o productos, se incluye archivo. R Repeticiones innecesarias.

2.

Transporte

3.

Inspeccin

4. Demora (no programada) 5. Almacenaje

6.

Retrabajo

El desperdicio incluye los pasos de: Transporte, inspeccin, demora, almacenaje y retrabajo.

La clave de la mejora de procesos est en eliminar o reducir al mnimo los pasos de transporte, inspeccin, demora, almacenaje y retrabajo. Los pasos del proceso pueden acomodarse en forma lineal, paralela, convergente, divergente o segn el bol de decisiones.

Un anlisis de proceso permite captar datos cuantitativos: Cuanto tiempo toma Cuanto desperdicio contiene A cuantas personas involucra Cuanto cuesta

Existen diferentes tipos de anlisis de procesos, uno de ellos es el anlisis de tareas, las cuales pueden ser analizadas en base a los movimientos de las PERSONAS. Otra manera es analizando las actividades del propio proceso.

Anlisis de tareas en base a sus actividades

Objetivo del Proceso:

Descripcin de las Actividades del IT

1.2.3.-

Una vez detectadas las actividades de desperdicio, el equipo de rediseo intentar eliminarlas: comprimiendo, evitando duplicidades, innovando, etctera.

La eliminacin o cambio en las actividades, deber ser consensado con todos los participantes, a fin de que no se impacte negativamente el resultado de otros subprocesos.
Los problemas o cuellos de botella que se vayan detectando pueden solucionarse establecindose la causa raiz mediante la utilizacin de la grfica de ISHIKAWA.