Asignatura: Gestin de compras Procedimiento de compras Catedrtico: Lic.

Delsy Karina Zepeda Presentado Por: Dilcia Milady Osorto 201000510 Jos Luis Lozano 201000513 Bryan Montoya 200801682 Ignacio Guillen 200902071 Zeylin Bonilla 201001049 Choluteca 07 de septiembre 2013

introduccin
Dado el volumen de transacciones en las que el sector pblico participa como comprador en todos los pases, el buen desempeo de los sistemas de compras es clave para el buen funcionamiento de una economa y su desarrollo. Al modernizar los procedimientos de compra, volverlos ms competitivos, al intentar incrementar la transparencia, incluso al implementar procedimientos electrnicos estn inducen a los consumidores a preferirlos ante otras empresas. A continuacin les daremos a conocer los pasos a seguir para realizar una compra dentro de una empresa donde tengan un departamento de compras.

Procedimiento de Compras
Las funciones del control de materiales se agrupan en unidades organizadas, y as como estas, tambin los procedimientos deben ser ordenados sistemticamente. En el caso de las compras, existe un orden en que deben ejecutarse los pasos necesarios para efectuar una compra. Es claro que no es una regla comn para todas las empresas ya que cada empresa tiene sus propios procedimientos, pero podemos hacer una lista ordenada de los pasos que pueden ser generales para tal funcin:

Este es slo un procedimiento que se puede aplicar a actividades elementales y solas muestra la secuencia de los pasos que se deben realizar. Un procedimiento formal, para ser aplicado en una empresa necesita de cumplir ciertos requisitos tales como: 1. Las actividades a realizar debern ser explicadas a detalle. 2. Se deber mencionar el departamento que realizar la actividad. 3. Cumplir con una secuencia lgica requerida 4. Ser escrito en un lenguaje comn. 5. Deber incluir, las formas y documentos requeridos

Los procedimientos garantizan ciertas ventajas

1. Delimitacin de responsabilidades y autoridades, deberes y funciones 2. Las instrucciones estn escritas, describen el departamento completamente 3. Clasifican al personal involucrado 4. Son de gran ayuda en la preparacin de presupuestos y fijacin de costos son base para determinar sueldos

Solicitud de Compra
La Solicitud de Compra, es un formato especial por medio del cual los diferentes departamentos de una empresa, solicitan al departamento de compras la adquisicin de materiales y servicios necesarios para la produccin, mantenimiento general de toda la planta, adems, de equipo de cmputo, mobiliario de oficina, papelera etc.

Anlisis de mercados
El estudio de las condiciones del mercado, es el siguiente paso en el procedimiento de compras.

Este estudio requiere de un anlisis de la disponibilidad del material, de los

precios actuales, y algunos otros aspectos importantes. Para realizar los anlisis correspondientes, el comprador debe ser un experto en los mercados de los materiales que regularmente compra. deber interpretar los movimientos en los mercados de una manera cuantitativa, ya que todo movimiento en ellos ser de gran inters porque afecta directamente a la empresa. Deber llevar estadsticas, registrar hechos y datos importantes del comportamiento de los mercados de cada material, siendo esto una base importante para tomar decisiones al realizar las compras.

Seleccin y control de proveedores

Seleccin preliminar de las fuentes de abastecimiento: La decisin clave en los centros de administracin de adquisiciones es la seleccin del proveedor, para tomar en cuenta a un proveedor se debe de ver si con los productos o materia prima que ofrece van a tener un alto impacto positivo en nuestra productividad, calidad y competitividad. Por consiguiente, la decisin sobre la seleccin del proveedor es la decisin ms importante que se puede hacer en el departamento de compras.

Seleccin y control de proveedores

La decisin para seleccionar a los proveedores consistir principalmente de las siguientes caractersticas: 1. Que sus productos tengan la calidad que satisfaga las necesidades de produccin. 2. Que su servicio de entrega sea oportuno. 3. Que el precio sea el mas bajo, en relacin con sus competidores. 4. Que el servicio que preste sea excelente. 5. Que sus productos vengan con garanta de devolucin por si tiene algn defecto o no son los requeridos.

Se deben tomar en cuenta varios aspectos importantes, acerca de los materiales que van ha ser comprados, antes de iniciar la seleccin del proveedor, son aspectos que ayudaran a identificar a los probables proveedores, haciendo mas fcil la seleccin. Dichos aspectos son: 1. Clasificacin de la industria y comercio 2. Disponibilidad comercial del producto 3. Cantidad que ha de ser comprada

Por otro lado, el conocimiento de las fuentes de abastecimiento es una caracterstica importante de un buen comprador. Dichos Fuentes son: 1. Catlogos 2. Directorios telefnicos clasificados 3. Literatura de publicidad 4. Computadora 5. Revistas de comercio 6. Muestras 7. Exhibiciones comerciales 8. Visita a las plantas de los proveedores

Negociacin de la compra
La negociacin, se debe considerar como el arte de lograr ventajas que no solo benefician a una parte, sino que sean equitativos tanto para el proveedor como para el comprador, sin que esto cree fricciones o rivalidades entre ellos. Cuando un comprador se abstiene de negociar los precios cotizados por el proveedor, se deduce que est aceptando dichos precios como los mejores del mercado y que satisfacen sus expectativas, as como las de la empresa para la cual trabaja.

Por lo anterior, el comprador se debe preparar para realizar una negociacin, estableciendo respuestas a las siguientes preguntas: 1. Cules son mis objetivos? 2. Cul ser la actitud probable del vendedor? 3. Qu concesiones estoy dispuesto a hacer? 4. Cules son los hechos que debo reunir de antemano y si lo principal puede negociarse en este articulo?

Orden de compra

La orden de compra es un documento por medio del cual se comprometen tanto el proveedor como el comprador, al cumplimiento de las condiciones pactadas en la adquisicin de materiales. Dicho documento debe estar redactado correctamente, incluyendo su numero consecutivo de orden de compra, que servir como identificador de la transaccin, en cualquier parte del proceso de compra despus de elaborada dicha orden este numero ser utilizado por el proveedor. La orden de compra tiene como funciones especficas: formalizar el convenio entre vendedor y comprador, transmitir a los departamentos involucrados la informacin necesaria para darle seguimiento al proceso que debe seguir una compra.

La informacin de un contrato para una orden de compra de acuerdo a las necesidades de cada empresa y a las rutinas establecidas para efectuar las compras pueden variar, solo ser valido un contrato de compra que contenga como minino los siguientes elementos, que son esenciales. 1. Las firmas de ambas partes. 2. La competencia de las partes 3. Un importe adecuado 4. Fines legales bien claros 5. No debe ser elaborado para cometer fraude.

Fabricar o comprar
En este punto, deben considerarse seis preguntas importantes para antes de tomar una decisin sobre si se manda fabricar algn componente necesario para la produccin, o si el proveedor en el lugar y fecha convenidas y que debern por necesidad, estar estipuladas en la orden de compra. La funcin de seguir la pista a un pedido hecho a cierto proveedor, variara de acuerdo a la importancia de dicho pedido, la cual se acentan cuando: Es importante que un pedido se cumpla exactamente en la fecha de entrega acordada, El embarque es un complemento de otro pedido y de una serie de embarques espaciados entre si.

El Control de las Compras

Una de las herramientas mas valiosas con las que un departamento de compras pueden contar es el control de compras, el cual permite conocer oportunamente las caractersticas de los proveedores que estn capacitados para el abastecimiento de los materiales necesarios, esto ayudar en gran parte a tener ahorros de tiempo, ya que con tan solo consultar el control de las compras se podr determinar una compra lgica, debido a que en los registros de control se tendrn guardadas las caractersticas de las compras pasadas.

Algunos principales

de

los

controles

son los siguientes: 1. Tarjeta de control de compras. 3. Registro contrato. 4. Control solicitudes compra. 5. Control de ordenes de compra. de de de

Reportes a la Gerencia
En el departamento de compras se obtienen variaos reportes que muestran de una manera veras, los resultados de obtenidos por este departamento, entre ellos tenemos: 1. Reporte de pedidos generados. 2. Reporte de los descuentos obtenidos. 3. Reporte de ventas de material obsoleto o sobrante 4. Reporte de desempeo de los proveedores. 5. Reporte de requisiciones recibidas 6. Reporte de requisiciones atendidas 7. Reporte de ordenas vencidas etc.

Reportes a la Gerencia

Medicin de resultados alcanzados por el departamento de compras

Esto consiste en la medicin de la eficiencia mediante la cual un departamento de compras desempea sus funciones. Para poder establecer los parmetros de medicin y evaluacin, la administracin debe conocer claramente las funciones del departamento. Uno de los principales problemas que se encontraran al tratar de establecer un mtodo de evaluacin para el departamento de compras, es que se dan varios factores que varan constantemente en el accionar del departamento.

Los mtodos a utilizar en la evaluacin del departamento de compras

El mtodo de evaluacin ms utilizado se conoce como Auditoria Interna Administrativas, y debe investigar los siguientes puntos. 1.Son seguidos de polticas y procedimientos detallados en el manual de compras? 2.Mantiene relaciones de cooperacin estrecha el departamento de compras con los dems departamentos? 3.Son econmicos los niveles de inventarios? Ha habido interrupciones en la produccin por falta de inventario? Se controla la obsolencia al impedir el sobre inventario?

Compras del Sector Publico

Sistema de compras Implantar sistemas de calidad sobre productos y servicios, ha sido una necesidad para las grandes industrias que se desarrollen en el mbito de los mercados globalizados, con el propsito de garantizar precisamente, la calidad de dichos productos y servicios de una manera permanente. Estas normas han sido creadas gracias a las necesidades de la unificacin de criterios con relacin a estndares de calidad, con la finalidad de evaluar fcilmente a los proveedores y minimizar el trabajo a las grandes empresas que se rijan bajo estas normas.

Las normas ISO-9000 son las siguientes

El organismo internacional de normalizacin (Internacional Standard

Organizacin ISO) aprob desde 1987 las normas ISO-9000. las cuales rigen las relaciones cliente-proveedor derivadas de las negociaciones de compraventa de materiales y servicios que se realicen nacionalmente o internacionales, las normas ISO-9000 incluyendo la norma ISO-8402, la cual contiene un vocabulario que se encarga de definir lo que es la calidad y como debe de entenderse dentro de las normas ISO. Las normas son ISO 9000, 9001, 9002,9003 Y 9004.

Caractersticas de las compras pblicas

El comprador pblico tiene una autoridad diferente a la del comprador privado, y es que, el comprador privado tiene la responsabilidad de reportar el resultado de sus actividades ante un superior y una empresa. El comprador publico, esta condicionado por las leyes, regulaciones o estatutos, tales como constituciones y leyes municipales, por lo cual debe de tener cuidado de no salirse de los lineamientos legales dentro de los cuales deben operar, ya que su responsabilidad fue basada en una legislacin y en los sectores que lo eligieron para tales funciones.

DEPARTAMENTOS QUE RESPONDEN O AUXILIAN A COMPRAS

1. Departamento de Informtica 2. Departamento de Trfico 3. Departamento de recibo de materiales Las funciones que debe realizar el departamento de recibo son: 1. Registrar adecuadamente todos y cada uno de los materiales recibidos. 2. Verificar si los materiales recibidos cumplen con los requisitos. 3. Solicitar la inspeccin de los materiales que as lo requieran por parte de los departamentos de control de calidad y compras, para determinar si cumplen con las especificaciones.

Departamento de almacn
Al ser este de el la departamento custodia de el la

responsable

mayora de los materiales que no estn dentro de un proceso de produccin, o son productos ya terminados, es de vital importancia que el control de estos materiales y productos sea riguroso ya que de la veracidad de la informacin contenida en los reportes de inventario, depender la exactitud de la planeacin de la produccin y la generacin de la agenda de requerimientos de los materiales necesarios para cumplir con dichos planes de produccin.

Conclusiones

Toda empresa para desarrollar efectivamente su planeacin comercial deber orientar estrategias mercadolgicas en cada fase del proceso de decisin de compra, pero mas all del proceso de decisin de compra deber hacerlo antes y despus de dicho proceso, iniciando respectivamente desde el lanzamiento de mensajes publicitarios y dems acciones que activen una o ms necesidades en el consumidor y muestren como el producto que se ofrece resolveran esas necesidades, de esta manera estaran provocando que se de inicio al proceso de decisin de compra.

A Los mercadlogos deben interesarse por poner a la disposicin y a la mano del consumidor toda la informacin de sus productos en todos los medios posible, puesto que los consumidores pueden emprender la bsqueda de informacin por ciertos medios y que efectivo seria que en todos los medios que el consumidor consulte se frecuente nuestra marca siendo as se tendra mayores posibilidades de ser seleccionado por el consumidor.

GRACIAS POR SU ATENCION