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CURSO MS PROJECT

ENTRENADOR: Ing. Elvin Manuel Brito

PARA EL BUEN DESENVOLVIMIENTO DEL ENTRENAMIENTO

Puntualidad
Celulares en modo de vibracin Participacin Activa Todas las ideas son buenas.

A TODO HOMBRE LE LLEGA UN MOMENTO ESPECIAL EN LA VIDA, CUANDO LO TOCAN EN EL HOMBRO Y LE OFRECEN LA OPORTUNIDAD DE HACER ALGO MUY ESPECIAL, ACORDE CON EL Y CON SUS TALENTOS.

QU TRAGEDIA SI ESE MOMENTO NO LO ENCUENTRA PREPARADO NI CALIFICADO PARA ESA TAREA!

Winston Churchill
(Primer Ministro, Inglaterra 1940)

UN POCO DE HISTORIA
AO 2650 A.C.: Imhotep construye la pirmide escalonada para el faran Zoser en Sakkara, Egipto.

UN POCO DE HISTORIA
AO 2500 A.C.: Los antecesores de los ingleses siembran las islas britnicas de grandes crculos de piedras gigantescas. El ms conocido es Stonehenge.

UN POCO DE HISTORIA
AO 1 D.C.: Los Mayas salpican toda la pennsula de Yucatn con los magnficos templos de Chichn Itz, Sayil, Uxmal y otros.

Estos constructores se consideran los mejores administradores de proyectos de la historia.

Sin computadoras, sin tcnicas de PERT, sin herramientas para calendarizar, y en muchos casos, ni siquiera papel para dibujar un plano, ellos administraron proyectos excepcionalmente complejos, con las herramientas ms rudimentarias.

LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS DATA DE MAS DE 4,500 AOS, AUNQUE SOLO RECIENTEMENTE SE HA RECONOCIDO EL ROL DE ADMINISTRADOR DE PROYECTOS COMO UNA DISCIPLINA EN SI.

AGENDA

Introduccin
Microsoft

Project Diagrama Gantt

Crear Proyecto (Ejemplo)


Calendario
Tareas

(Principales, secundarias, Predecesoras y operaciones con tareas) Diagrama Gantt Asignacin de recursos Personalizacin del proyecto

INTRODUCCION
QUE ES MICROSOFT PROJECT?

Es una herramienta que permite planear sistemticamente las fases y tareas de un proyecto

MS PROJECT LE PERMITIR:

Organizar la lista de estructura jerrquica.

actividades

en

una

Asignar recursos y costos a las diferentes actividades. Obtener la grfica de red del proyecto.

Imprimir una gran variedad de informes.

USO DE UN PROGRAMA DE ACTIVIDADES DE UN PROYECTO

Calcular el tiempo necesario para completar el proyecto: Sino cumplimos con el tiempo necesario, hay daos lquidos, pero si se presenta una excusa no habr cargos en contra.

Tiempo de las actividades: De que me sirve saber cuando voy a empezar?, es importante conocer esto, para poder tener los recursos disponibles (materiales, mano de obra y equipo).
Duracin Total del Proyecto: Es importante, ya que el responsable podr conocer cuanto le afecta el proyecto en costos y en das si ocurre un cambio de una actividad.

ADMINISTRACION DE PROYECTOS

TERMINOLOGIA
TAREA:
ES LA UNIDAD BASICA DE TRABAJO EN UN PROYECTO. EL ADMINISTRADOR DEL PROYECTO ASIGNA TAREAS A LOS MIEMBROS DEL EQUIPO DEL PROYECTO.

DEPENDENCIA DE LA TAREA:
PRE-REQUISITO QUE DEBE CUMPLIRSE ANTES DE COMENZAR A TRABAJAR EN UNA TAREA DETERMINADA.

TERMINOLOGIA
DIVISION DE TAREAS:
EL PROCESO DE DIVIDIR UNA TAREA EN DOS O MAS SUBTAREAS, CON BASE EN LOS SEGMENTOS TERMINADOS Y PENDIENTES, PARA GENERAR TIEMPO O FLEXIBILIDAD ADICIONALES EN UN PROGRAMA.

DURACION:
UNA MEDIDA DE TIEMPO TOTAL INVERTIDO EN UNA TAREA DE PRINCIPIO A FIN.

TERMINOLOGIA
ESFUERZO:
EL NUMERO REAL DE HORAS DE TRABAJO NECESARIAS PARA COMPLETAR UNA TAREA.

ACTIVIDAD:
ES UN CONJUNTO DE TAREAS RELACIONADAS, QUE CONFORMAN UNA PARTE DEL PROYECTO. AL COMPLETAR UNA ACTIVIDAD, NORMALMENTE SE PRODUCE UN REPORTE.

TERMINOLOGIA
FASE:
ES UN CONJUNTO DE ACTIVIDADES QUE PERMITE SUBDIVIDIR UN PROYECTO EN SEGMENTOS MS MANEJABLES.

FECHA OBJETIVO O FECHA META:


ES LA FECHA ESTIMADA O REQUERIDA PARA COMPLETAR UNA TAREA, ACTIVIDAD, FASE O PROYECTO.

TERMINOLOGIA
ACONTECIMIENTO (MILESTONE):
ES UN PUNTO FIJO CLAVE EN EL CALENDARIO DEL PROYECTO, GENERALMENTE CUANDO SE COMPLETA UNA ACTIVIDAD.

CALENDARIO:
ES EL RANGO DE TIEMPO ESTIMADO PARA UN PROYECTO, FASE O ACTIVIDAD, QUE MUESTRA TODAS LAS TAREAS, DEPENDENCIAS ENTRE ESTAS, FECHAS OBJETIVO, Y ACONTECIMIENTOS. SE CONOCE TAMBIEN COMO PTT (PROJECT TIMETABLE).

TERMINOLOGIA
OBJETIVO:
ES EL FIN QUE SE DESEA ALCANZAR CON LA EJECUCION DE UN PROYECTO, ACTIVIDAD O FASE.

RECURSO:
ELEMENTO NECESARIO PARA EJECUTAR UNA TAREA: DINERO, EQUIPOS, SOFTWARE, PERSONAL. DE ELLOS, EL MAS CRITICO PARA EJECUTAR EXITOSAMENTE UNA TAREA, ES EL LTIMO.

TERMINOLOGIA
PRESUPUESTO:
ES LA PLANIFICACION PRE-APROBADA DE LOS RECURSOS PARA LA EJECUCION DE UN PROYECTO.

PRODUCTO:
ES LA MATERIALIZACION OBJETIVO. FISICA DE UN

PROYECTO X
Fase 1 ... Fase n Actividad 1 ...

Actividad n

Tarea 1 ... Tarea n

DISTINTAS VISUALIZACIONES DEL PROYECTO

Haga un click en View>>View Bar

Aparece la barra de Herramientas en la parte izquierda de la pantalla

OPCIONES DE VISUALIZACION
Barra de vistas

Una vista es un formato en donde se puede introducir y visualizar informacin de un proyecto. La vista por defecto es el diagrama de Gantt

DIAGRAMA DE GANTT

Objetivo del seminario: Diagrama de Gantt


Creador

Henry L. Gantt Es una ayuda grfica creada para poder organizar las actividades de un proyecto en un horizonte de tiempo

QUE ES UNA ACTIVIDAD?

Las actividades de un proyecto son aquellos trabajos en que se puede dividir el proyecto.

Las actividades deben ser: Especficas y no generales, es decir buscar el detalle suficiente sin irnos al demasiado detalle

EJEMPLO PRACTICO

Titulo: Preparacin del Seminario de Microsoft Project Calendario:


Calendario Domingo Lunes-Viernes Sbado Horas Horas no laborables 8:00AM-5:00 PM Horas no laborables

INFORMACIN PREVIA
1. 2.

3.

4.
5.

Ttulo de su proyecto Calendario: Dias laborables y no laborables en el proyecto (Receso acdemico, sbados y domingos) Lista de tareas principales Dividir cada tarea en subtareas (Pasos para ejecutar la Tarea principal) Determinar la duracin de cada tarea y subtarea.

EJEMPLO CRONOGRAMA DE TRABAJO PARA LA PREPARACION DE UN SEMINARIO


1
Indicaciones sobre el seminario

Preparar Informacin Bsica (Conocimientos, otras presentaciones, etc.)

Determinar Fecha, Hora y Lugar:


Bsqueda del Sitio Confirmacin del sitio

Realizar Presentacin en Power Point :


Preparar ejemplo en Microsoft Project Borrador Disear la presentacin

5
Enviar mensajes de Invitacin al personal administrativo.

4
Verificar el correcto funcionamiento del programa en el sitio

7
Imprimir Handouts y Fotocopias

8
Realizacin del seminario

TAREAS Y SUBTAREAS
PREPARACION DE SEMINARIO
Indicaciones sobre el seminario
Preparar Informacin Bsica Determinar Fecha, Hora y Lugar Bsqueda del Sitio Confirmacin del sitio

Titulo del proyecto

Tarea Principal
Tareas secundarias

Verificar el correcto funcionamiento del programa en el sitio Enviar mensajes de Invitacin al personal administrativo. Realizar Presentacin en Power Point

Buscar un ejemplo de aplicacin


Realizar la presentacin en borrador Disear la presentacin Imprimir Handouts y Fotocopias

Realizacin del seminario

DEFINIR UN NUEVO PROYECTO


1

Click en File
2

Ingrese el ttulo de su proyecto y defina el responsable o el autor

DEFINICIN DE LA FECHA DE INICIO DEL PROYECTO


1

Marque el primer rengln

Escriba el nombre de su proyecto en Name

Click en Project

Seleccione la fecha de inicio y de finalizacin del proyecto

CAMBIO DE PARAMETROS DEL CALENDARIO


1

Click en Tools>>Options

Click en Calendar. Modifique los parmetros necesarios como la hora de entrada y salida, etc.

Tools Change working time

INTRODUCIR LAS TAREAS DEL PROYECTO


1

Asgnele un nombre a su proyecto (Primer rengln) si no lo hizo en los pasos anteriores.


2

Liste todas las tareas y subtareas necesarias de su proyecto, sin preocuparse por la duracin de cada tarea.

AGRUPAR LAS TAREAS DEL PROYECTO


Seleccione todas las filas y haga click en la fecha verde (Indent) que va en direccin derecha. Aqu le esta diciendo al programa cuales son las tareas de su proyecto: Preparacin de un Seminario

AGRUPAR LAS TAREAS Y SUBTAREAS


Iconos el esquema

Tarea

Subtareas

Agrupe las tareas por fases. Seleccione las subtareas bajo el nombre de la tarea y utilice los iconos de esquema (Indent) aumentando la sangra para que queden dentro de el grupo que usted requiere.

MOSTRAR U OCULTAR SUBTAREAS

Al esquematizar el proyecto se puede ocultar o mostrar las subtareas haciendo click en los iconos iconos de la tarea principal
1 2

TRANSLADAR UNA TAREA


1 Click en el nmero de la tarea Presione el botn izquierdo del mouse y arrastre la tarea hasta que quede en nueva posicin.

3
Suelte el mouse

INSERTAR UNA NUEVA TAREA


1

Click derecho en el nmero de la fila (ROW) de la tarea, donde va a insertar la nueva

Click en la opcin Nueva tarea (New Task)

COMO ELIMINAR UNA TAREA


1 Click derecho en el nmero de la fila de la tarea que va a eliminar

Click en la opcin eliminar tarea Delete Task

CREAR UNA NOTA A UNA TAREA

Las notas sobre tareas del proyecto pueden ayudar a recordar como se ha diseado la planificacin:
1 Seleccione la tarea a la que le va a crear la nota

Click en el icono Notas de tareas Task Information

CREAR UNA NOTA A UNA TAREA (2)


3 Click en el cuadro notas

Escriba la nota correspondiente y cuando termine Click en OK 5 Cada vez que se pase el cursor sobre la tarea se observar el contenido de la nota

NUMERACION DE TAREAS
1

Click en el men Tools y click en options

2 Click en la ficha view

En el rea opciones de esquema, seleccione la casilla de verificacin Show Outline number y click en OK

Definicin de Requerimientos

Promocin de elementos externos


Castigo de inocentes Bsqueda de culpables Caos Desilusin

Ciclo de vida de un proyecto (en la realidad)

Gran estusiasmo
Inicio del proyecto

LA CARPETA DEL PROYECTO


PERMITE MANTENER TODA LA DOCUMENTACION DEL PROYECTO EN UN SOLO LUGAR

MANUAL

ELECTRONICA

ELEMENTOS QUE NO DEBEN FALTAR EN LA CARPETA DEL PROYECTO


SUPUESTOS
1
Dan el marco de referencia para el proyecto Permiten estimar las variables. 4

Enunciado del problema

Enunciado de la misin

Estrategia del proyecto

Alcance

Qu se har y qu no se har. Fija los lmites, para que est claro qu se obtendr y qu no.

OBJETIVOS DEL PROYECTO

De calidad, ganancias, desempeo

Requerimientos contractuales

En proyectos contratados, no cumplir con ciertas clusulas es penalizable

Criterios de finalizacin

WBS (descomposicin de tareas)

10

Especificaciones del producto final

Reglamentaciones Regulaciones Benchmarking

CALENDARIO RECURSOS SISTEMA DE CONTROL COLABORADORES AREAS DE RIESGO


15
14 13 12 Para usarlos

11

con efectividad
y eficiencia

LAS OCHO AREAS ESENCIALES DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS


1.- ADMINISTRACION DEL TIEMPO: EL PROYECTO DEBE MANEJARSE DENTRO DE LAS FECHAS ESTIMADAS. PARA ESTO PUEDE USARSE CPM O GANTT. 2.- ADMINISTRACION DEL COSTO:

SON LOS METODOS EMPLEADOS PARA MANTENER UN PROYECTO DENTRO DE SU PRESUPUESTO.

LAS OCHO AREAS ESENCIALES DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

3.- ADMINISTRACION DE LA CALIDAD:

LAS TECNICAS DE CALIDAD TOTAL SE APLICAN A LOS PROYECTOS PARA GARANTIZAR QUE EL TRABAJO SE ESTA HACIENDO CORRECTAMENTE.

LAS OCHO AREAS ESENCIALES DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

4.- RECURSOS HUMANOS: EL ASPECTO DE PERSONAL DE LOS PROYECTOS INCLUYE EL TRATO CON LOS INTEGRANTES, Y LA PARTE ADMINISTRATIVA, QUE ABARCA PAGOS Y BENEFICIOS, REGULACIONES OFICIALES, ETC.

LAS OCHO AREAS ESENCIALES DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

5.- CONTRATOS / ADQUISICIONES:

EL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS DEBE ESTAR EN CAPACIDAD DE MANEJAR LAS COMPRAS DE MATERIALES Y SUMINISTROS. ADEMAS, PUEDE SER NECESARIO QUE ADMINISTRE LOS CONTRATOS DE TERCERAS PARTES INVOLUCRADAS EN EL PROYECTO.

LAS OCHO AREAS ESENCIALES DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

6.- COMUNICACIONES: IMPLICA POSEER LAS HABILIDADES PARA COMUNICARSE CON LA PERSONA CORRECTA, EN EL MOMENTO OPORTUNO, UTILIZANDO EL PROCESO ADECUADO. ALGUNAS VECES SE RECOMIENDA LA COMUNICACION ESCRITA, OTRAS VECES ES NECESARIO HABLAR CARA A CARA.

LAS OCHO AREAS ESENCIALES DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

7.- ADMINISTRACION DEL ALCANCE: EL ALCANCE DE UN PROYECTO ES LA MAGNITUD DEL TRABAJO QUE HA DE HACERSE. LOS CAMBIOS EN EL ALCANCE USUALMENTE REDUNDAN UN AUMENTO DE COSTO Y/O TIEMPO. 8.- MANEJO DEL RIESGO:
LEY DE MURPHY: SI ALGO PUEDE SALIR MAL, SALDRA MAL.

FRASES CORTAS UTILES PARA LIDERES DE PROYECTOS



YO NO SE

COMETI UN ERROR
PRIMERO LO PRIMERO VAMOS A INTENTARLO

BIEN HECHO!
ERES RESPONSABLE MI EXITO TE NECESITAMOS TE APRECIAMOS ESTOY ORGULLOSO DE TI DE

TAREAS PREDECESORAS

Ingrese los nmeros de las tareas predecesoras en la columna Predecesors

DURACIN DE LAS TAREAS


1 Ir a la vista Diagrama de Gantt 2.En la columna de duracin de cada tarea establezca la duracin, la cual puede ser en das, horas, etc. 3.Cuando la duracion es estimada, agregue un simbolo de interrogacin al final del nmero que ingres. 4.Verifique la correspondencia de las fechas con lo que usted requiere.

VER EL DIAGRAMA DE GANTT

Al introducir la duracin observar que a la derecha va modicando Diagrama de la derecha de la pantalla (Diagrama de Grantt)

CAMBIO DE LA ESCALA A DIAS, SEMANAS, MESES, ETC.


1

Haga doble click en la escala.


Escala

Cambie la escala mayor y la menor segn el tiempo que requiera: Semanas, dias, aos, etc.

Abriendo la hoja de Recursos

Hoja de Recursos

Columnas en la hoja de recursos

Resource name Nombre del recurso Type Especifica si es recuso material o humano Material label Unidad de medida. (solo en recursos materiales) Initials Iniciales para el recurso

Columnas en la hoja de recursos

Group Asigna recursos con caractersticas similares, a un grupo especfico. Max. Units. Capacidad de uso del recurso en % Std Rate. Precio normal por unidad de tiempo trabajada Ovt. Rate. Precio pagado por unidad de tiempo extra trabajada. Cost/Use Costo cargado a un recurso, por unidad de tiempo empleada.

Columnas en la hoja de recursos

Resource name Nombre del recurso Type Especifica si es recuso material o humano Material label Unidad de medida. (solo en recursos materiales) Initials Iniciales para el recurso

Columnas en la hoja de recursos

Accrue At. Especifica cuando MsProject cargar los costos de los recursos al proyecto. Base Calendar. Especifica el calendario base que usar el recurso. Code. Abreviacin para alguna busqueda

Calendario de Recursos

Calendario de Recursos

Asignando tareas a los recursos

COLABORACION USANDO LAS HERRAMIENTAS OFFICE?

COLABORACION USANDO LAS HERRAMIENTAS OFFICE?

COLABORACION USANDO LAS HERRAMIENTAS OFFICE?

COMO PERSONALIZAR SU PROYECTO?

CREAR UN ENCABEZADO
1

Creacin de un encabezado: Click en File y entre en la opcin PAGE SETUP Click en la parte de encabezado HEADER Seleccione la seccin donde quiere que aparezca el encabezado (izquierdo, derecho, centro)

COMO CREAR UN ENCABEZADO (2)


2

Pulse la fecha hacia abajo


de la opcin GENERAL y seleccione el elemento a agregar Click en agregar, si lo desea puede escribir un texto o puede elegir otra seccin Click en OK

CREAR UN PIE DE PGINA

Click en File y entre en la opcin PAGE SETUP Click en la parte de pie de pagina FOOTER Seleccione la seccin donde desee que aparezca el pie de pgina (izquierda, centro o derecha) Pulse la fecha hacia abajo de la opcin nmero de pagina y seleccione el elemento a agregar Click en ADD, si lo desea puede escribir un texto o elegir otra seccin Click en OK

VISTA PRELIMINAR E IMPRESION

Click en el icono Print Preview

VISTA PRELIMINAR E IMPRESIN (2)

En la pantalla haga click en el icono mltiples pginas Puede utilizar el icono Page Setup para cambiar la escala (mrgenes) Una vez que este satisfecha con la vista preliminar haga clic en imprimir PRINT

Ver una Pgina

Ver varias pginas

CREACION DE INFORMES
1

Haga en el men View >> Reports

Haba Click sobre la categora que desee y luego en el botn Select (Project tiene 25 informes predefinidos)

CREACION DE INFORMES (2)


A continuacin se abrir la ventana de vista preliminar VIEW PREVIEW Click en el icono MULTIPLES PAGES para ver el informe completo Si est satisfecho con el formato pulse el icono de PRINT

Overview

Current Activities

Custom

GRACIAS POR SU ATENCIN