CONTENIDO

- Anlisis de Factores Crticos de Exito (FCE) - Anlisis de Impacto Tecnolgico (AIT)

ANALISIS DE FACTORES CRITICOS DE EXITO (FCE)

Normalmente los Sistemas de Informacin en una empresa producen grandes cantidades de informacin para los usuarios, especialmente para usuarios operativos y de gestin tctica que tienen que ver con la operatividad diaria y transaccional. Sin embargo, usuarios de nivel gerencial que deben tomar decisiones y detectar y resolver problemas de nivel estratgico y directivo no tienen la informacin necesaria en el momento preciso; esto crea frustracin en dichos niveles. Hay una cantidad relativamente pequea de informacin que es particularmente crtica para el trabajo de los ejecutivos y directivos, as como un nmero limitado de decisiones importantes que ellos toman. El Anlisis de Factores Crticos de xito (FCE) es un mtodo que nos permite identificar y hacer explcitas ciertas situaciones, informaciones, supuestos y decisiones que son vitales para cumplir los objetivos de una empresa y sus ejecutivos.

 Segn su creador, John Rockart, los FCE son aquellas pocas reas crticas donde las cosas deben ir correctamente para que el negocio florezca. Es decir, aspectos del negocio que deben ser bien hechos para que el xito sea alcanzado, los factores ms crticos para el xito. Al igual que en las Metas hay un anlisis top-down para los FCE, una vez que los FCE de la empresa como un todo se han determinado, se establecen los FCE de los siguientes niveles para cada grupo de ejecutivos hasta completarlos. La motivacin de los ejecutivos debe reflejarse en el logro de sus factores crticos. El mtodo para determinar los FCE son las Entrevistas a los Ejecutivos de la empresa. Las Entrevistas son muy tiles para refinar, agregar y priorizar los FCE. Debe establecerse una Medicin para los FCE, tal que se pueda

monitorear si se tienen xito o no a lo largo del tiempo.

Efectos del Anlisis de FCE

Ayuda a los Ejecutivos a enfocarse en aquellas actividades que son ms importantes, en donde concentrar su gestin y recursos. Ayuda a identificar la informacin crtica y a los Ejecutivos que la requieran. Es decir, permite planificar y priorizar la construccin de herramientas y sistemas que apoyen las decisiones (Anlisis de Negocio, Sistemas Soporte a las Decisiones - DSS). Debido a la importancia de los usuarios involucrados (Directivos y Ejecutivos), puede ser necesario priorizar la construccin de aplicaciones informticas que rpidamente permitan obtener informacin crtica para su toma de decisiones, inclusive antes de terminar el PEI.

Definicin
Los FCE son un nmero limitado de situaciones que si se cumplen satisfactoriamente asegurarn un funcionamiento competitivo para los individuos, departamentos u organizacin.
Los FCE son las cosas que deben ir correctamente para conseguir los objetivos de la Gerencia, son los medios para obtener ese fin. Se debe potenciar las operaciones y funcionamiento de las reas de la empresa que permitirn cumplir los FCE. Un FCE de un nivel puede convertirse en la Meta de un nivel inferior. Por ejemplo, al ms alto nivel se puede tener el FCE Retener a los Ejecutivos de mayor calidad, para el Dpto. de Personal esto se convierte en Meta y se establece un FCE, por decir, Establecer esquemas de reconocimiento. Los FCE difieren notablemente de un negocio a otro, de un tiempo a otro y hasta por factores externos.

Ejemplos de FCE
Los FCE dependen de la situacin de cada empresa dentro de su sector. Si es una empresa que est entrando, sus FCE se orientarn a la creacin de productos con una mayor percepcin de valor agregado por parte de los clientes.
Nuevos FCE pueden generarse y ser importantes en ciertos momentos. En algn momento puede ser crtico el integrarse con otra empresa (productora-distribuidora), y en otro momento puede ser revertir esa integracin. Algunas veces aparecen nuevos FCE por causas externas, como crisis de precios, de demanda, catstrofes o cuestiones polticas. Por ejemplo, para una Casa de Software se pueden tener FCE empresariales como : Innovacin de productos, Calidad en ventas y literatura de usuario, Servicio y marketing mundial, Facilidad de uso de productos. Para una Cadena de Tiendas por Dptos se tiene :

FCE Empresariales
- Crecimiento a travs de Adquisiciones - Mejorar efectividad de Ventas y Mktng - Alta productividad a menor costo - Incrementar posicin de liderazgo

FCE Ventas

FCE Marketing

- Incrementar Ventas por Ticket - Medir la Elasticidad Precio para poner precios ptimos - Incrementar consumo va promociones - Reducir delincuencia en Tiendas

- Ampliar Base de Clientes - Mejorar experiencia en Marketing - Crear diferenciacin estratgica - Promover y mejorar Servicio al Cliente

FCE Personal FCE Administracin

- Alta productividad a bajo costo - Reducir costo administrativo y soporte - Implantar sistema cdigo de barras - Lograr eficiencia va consolidacin - Reducir gastos de primera lnea - Contratar y retener personal competente - Motivar al personal - Medir efectividad de incentivos - Mejorar programa de Entrenamiento

FCE Planeamiento
- Disponibilidad de Fondos p/ Inversin - Integracin de planeamiento y seguimiento - Seguimiento de rentabilidad de productos y tiendas - Plan Crecimiento por Adquisiciones - Gestin de las Inversiones

FCE Bienes Races

- Obtener mejores localizaciones - Cerrar Tiendas que no rinden - Mejorar adm. de inversiones en B.Races - Completar Sede Central en presupuesto

Caractersticas de los FCE

Son especficos a una situacin en particular y a un tiempo en particular. No son indicadores empresariales.
Tienen diversas Mediciones, algunos se evalan por medios ms cualitativos que cuantitativos, muchas veces la informacin para evaluar los FCE no es tomada por medios usuales, requiere investigacin. Algunos FCE son Internos, que se refieren a acciones que pueden ser hechas dentro de la organizacin; otros son Externos, que se refieren a factores exgenos (adquisiciones, prstamos, crisis de precios, etc). Los FCE pueden ser clasificados como de Monitoreo o de Construccin. Los de Monitoreo tienen que ver con situaciones del da a da y al mantenimiento de la operatividad de la empresa; los de Construccin se refieren a cambios planeados en la empresa, a mejoras estructurales.

 Los FCE tambin se presentan jerrquicamente, desde los que se definen para el Sector (no es obligatorio definirlos), para la Empresa como un todo, para las Areas Gerenciales y para los Gerentes o Ejecutivos individualmente.

FCE para el Sector

FCE para la Empresa

FCE para Unidades Organizacionales

FCE para Ejecutivos

 Los FCE pueden tener varias fuentes de origen :

El Sector La Estrategia Competitiva o Posicin en el Sector que pueda tener la empresa, puede cubrir algn nicho dentro del Sector o ventajas competitivas respecto a competidores. Factores Ambientales, como cambios en tasas de inters o regulaciones estatales, pueden ser oportunidades.

Factores Temporales, referidas a cuestiones de corto plazo o pasajeras, como crisis de precios, mala publicidad, productos sustitutos, etc. Son FCE temporales.
Es necesario medir los FCE para hacer seguimiento de su progreso. Una parte importante de la data necesaria no es producto del procesamiento de datos convencional, requieren fuentes externas a la empresa. Ej. Rentabilidad comparativa de todos los productos, ratio de margen de rentabilidad comparado con empresas similares, medicin del riesgo de clientes comparndolo con situaciones similares.

 Hay algunos FCE que se requieren mediciones cualitativas y deben verse valoraciones de expertos o conocedores del tema, para crear valoraciones numricas de algn tipo. Ej. Medir el FCE Buena experiencia en Marketing.
Hay FCE que tienen varias Mediciones. Por ejemplo, Reputacin tcnica con los consumidores, puede requerir un ratio de fallas sobre rdenes de servicio generadas, o de agresividad de la fuerza de ventas y hasta entrevistas personales con consumidores. Tambin el caso de Moral de los cientficos e ingenieros claves, se puede medir con la cantidad de ausentismo, tardanzas, retiros y hasta opiniones de los empleados en base a encuestas o a conversaciones informales.

Gerente

tiene pertenece a

Factores Crticos de Exito

Informacin Crtica
Para hacer el seguimiento de los FCE cierta informacin debe estar disponible. Esta debe ser modelada dentro del Diagrama EntidadRelacin de la empresa, y luego ser implantada en las bases de datos.
Durante el anlisis de FCE se debe crear una lista de informacin crtica, que puede ser interna (extrada de procesos de datos existentes), o puede necesitar ser desarrollada especialmente, o adquirirse del exterior.

Conjunto de Supuestos Crticos

Como base de Metas y FCE de una empresa estn ciertos Supuestos Crticos que se dan por vlidos. Pueden ser supuestos sobre actividades competitivas, precios futuros de insumos, inflacin, efectividad de incentivos, reaccin de consumidores a nuevos productos, factores polticos y tendencias sociales.

 La validez de estos Supuestos Crticos puede cambiar en el tiempo, y para chequearla se requiere informacin que puede ser almacenada y automatizada en sistemas de informacin para ejecutivos (EIS).
Un cambio en los Planes de Negocios pueden causar cambios en los Supuestos Crticos, lo cual modificar el comportamiento de los FCE. Ejemplos de Supuestos Crticos : La Adquisicin es la principal ruta para hacer crecer una tienda por departamentos. La tecnologa mejorar la productividad en 50% los siguientes tres aos Un 10% de incremento en precios reducir las unidades vendidas en 5% (curva elasticidad-precio) El precio del petrleo subir 5% el siguiente ao Los programas de expansin se financiarn por el flujo de caja La diseminacin de la tecnologa causar incremento de competencia en pequeas empresas La exposicin al riesgo definida es apropiada para los objetivos de crecimiento

Decisiones Crticas
Ciertas decisiones son particularmente crticas para el funcionamiento de la empresa. Al analizar los FCE con los Ejecutivos tambin se deben determinar estas decisiones particulares. Estas decisiones son insumo para el diseo de sistemas de apoyo a la decisin (DSS), los cuales podran requerirse en forma inmediata (consultas OLAP, data marts, data mining, etc). Ejemplos de Decisiones Crticas son : Determinar las configuraciones ms rentables para nuevos productos Determinar prioridades entre desarrollo interno y adquisiciones Determinar los productos a ser reemplazados o eliminados Determinar el gasto ptimo para publicidad y promocin Decidir cules propiedades adquirir, retener o vender Determinar el equilibrio entre las iniciativas y actividades controladas Determinar reas de mxima ventaja competitiva Determinar si una nueva sede debe construirse Ajustar recompensas-incentivos para personal clave Determinar el nivel mximo aceptable para el riesgo en proyectos

Estrategia del Negocio

Metas Gerenciales

FCE

Conjunto de Supuestos Crticas

Conjunto de Decisiones Crticas

Conjunto de Informacin Crtica

Modelo de Datos Estratgico (para diseo de DSS y EIS)

 El procesos de definir y mantener actualizados los FCE requiere entrevistas preparadas y reuniones con Ejecutivos para integrar, refinar, discutir, definir y actualizar los FCE del momento.
Preparar el Anlisis de FCE

Informacin a Ejecutivos

Entrevistas FCE a Ejecutivos de menor a mayor nivel

Integracin y refinado de FCE empresariales

Reunin Ejecutiva FCE

 Revisar con regularidad los Supuestos Crticos para ver si an son vlidos respecto al Plan de Negocios, permite un aviso temprano de posibles cambios en los FCE.
Cuando cambia la Gerencia van a existir cambios en los FCE. Se debe preparar el Anlisis de FCE con los Ejecutivos, tal que se tenga conocimiento de toda la empresa, su organizacin, funciones, procesos, objetivos, metas, reportes anuales, anlisis estratgico, problemas actuales y una idea de los FCE y sus posibles formas de medicin. La Informacin a los Ejecutivos sobre el Anlisis de FCE debe indicar que se va a repensar la empresa y posiblemente redisear procesos, no slo es un planeamiento de sistemas. Se ven las Metas y Problemas de la empresa. Uno de los objetivos es definir las necesidades de informacin para toma de decisiones ms importantes para las Gerencias y ver posibles sistemas DSS y EIS.

 En la Entrevista cada Ejecutivo debe mencionar su rol en la empresa (si agrega valor), sus Metas Tcticas que tienen que ver con los FCE, tambin las Metas informales que no estn formalizadas para incluirlas en el anlisis FCE, los Problemas de su rea y los FCE en s. Son preguntas claves para identificar FCE :
Cules son las cosas que Ud. ve como FCE en este momento ? En cules reas un mal funcionamiento lo daara ms a Ud ? Dnde le disgustara ver que algo falle ? Si lo aislaran de la empresa por dos semanas, qu le gustara saber ms acerca del negocio ? Se debe chequear si se han considerado los FCE Externos e Internos, los FCE de Monitoreo y de Construccin, los factores de corto plazo, los FCE con medidas cuantitativas y cualitativas. No slo considerar los aspectos de Sistemas como FCE del Negocio. Se define la forma de Medicin de los FCE y sus fuentes de informacin (pueden ser aplicaciones ad hoc). Finalmente el Ejecutivo debe priorizar los FCE definidos para su rea.

 Luego de las entrevistas se coordinan resultados relacionando los FCE de los niveles ms bajos, con los FCE de las unidades organizacionales de mayor jerarqua, para toda la empresa. Se vuelve a interactuar con algunos Ejecutivos para el refinado del Anlisis FCE. En la Reunin Ejecutiva de FCE se discutir la lista de FCE, su priorizacin, informacin crtica, decisiones crticas y supuestos crticos hallados para que todos validen por consenso los FCE empresariales, esto se hace para actualizar los FCE tambin.

Se recomienda emplear lo antes posible el resultado del anlisis de FCE, la extraccin de datos para el seguimiento de los FCE y su disponibilidad en aplicaciones o sistemas de informacin gerencial (EIS) debe ser inmediata. Igualmente al tenerse las Decisiones Crticas se debe iniciar la construccin de alguna aplicacin de apoyo a la toma de decisiones (DSS), utilizando herramientas OLAP simples incluso sobre hojas electrnicas o bases como Access.

ANALISIS DEL IMPACTO TECNOLOGICO

La Tecnologa es un recurso muy valioso para la empresa y los negocios, pero su complejidad y rpida actualizacin hacen que personas expertas y entrenadas deban ver la mejor implantacin de estas tecnologas en la empresa. Hay tecnologa en todos los campos: mecnica, industria, biologa, educacin, administracin, pero las Tecnologas de Informacin y Comunicaciones (TIC) tienen una importancia especial, ya que son omnipresentes, permiten a la empresa adquirir ventajas competitivas y aprovechar mejor y ms rpido las oportunidades de negocio. Tanto los directivos de la empresa como sus responsables en TIC tienen la obligacin de prever, evaluar e implantar TICs adecuadas a las estrategias y objetivos del negocio en perodos de 3 a 5 aos. Si no se planifica el uso de las TICs ms adecuadas a una empresa, esta corre el riesgo de perder oportunidades de negocio y que la competencia la adelante.

 El Anlisis del Impacto Tecnolgico emplea una representacin estructurada de los Cambios Tecnolgicos y la relaciona con las oportunidades de negocio y amenazas competitivas.
Oportunidades del Negocio consiste de (2) afecta causa

provee Cambio Tecnolgico

Amenazas Competitivas

consiste de (1)
relaciona a afecta Unidades Organizacionales relaciona a afecta Metas

afecta

Problemas

 Los Cambios Tecnolgicos pueden organizarse jerrquicamente para que puedan ser analizados en mejor forma (relacin 1).
CAMBIOS TECNOLOGICOS ... Computadoras ... Estaciones de Trabajo ... Redes Telecomunicaciones ... Tecnologa ... Dispositivos ... Medios Almacenamiento ... Bases de Datos ... Internet ... Software Base ... Seguridad ... Tecnologa Impresin ... Tecnologa Video ... Inteligencia Artificial ... Robtica ... E-business

 Estos Cambios Tecnolgicos ya organizados deben permanecer siempre actualizados con los ltimos avances e inclusive con estimaciones de cmo la tecnologa puede evolucionar en el corto plazo, para permitir oportunidades de negocio.
Asimismo, la empresa debe construir su lista de Oportunidades de Negocio posibles debido a Cambios Tecnolgicos. Esta lista tambin se organiza jerrquicamente (relacin 2), un ejemplo pequeo es :
OPORTUNIDADES DE NEGOCIO Produccin ... Robots ... Manufactura integrada por computadoras ... Sistemas Expertos para programacin de produccin Provisin e Inventarios ... Cadena de Abastecimiento con Proveedores (SCM) Marketing ... Telemarketing ... Catlogos On line ... Mailing, Acceso de clientes On line ... Extranets con Agentes y Minoristas

 La parte ms importante del AIT es la generacin de la matriz de Cambios Tecnolgicos vs Oportunidades de Negocio, que se logra relacionando el contenido de las dos listas jerrquicas definidas anteriormente. Para cada elemento encontrado vlido de esa matriz se debe indicar la escala de tiempo en la que se puede conseguir :

0 1 2 3

Inmediatamente Dentro de 1 ao Dentro de 2 aos Dentro de 3 aos ..... y as

Igualmente se debe indicar para cada elemento de la matriz la Prioridad de implantacin de ese Cambio Tecnolgico que permitira una Oportunidad o mitigar una Amenaza :
A B C D E Muy Crtico, se requiere implantacin inmediata Crtico, debera ser implantado con alguna urgencia Debera ser implantado con prioridad media Requerido pero no con urgencia Deseable pero no absolutamente requerido

 El resultado de este AIT sobre el impacto potencial de la tecnologa en la empresa debe ser revisado por los Ejecutivos y la Direccin para ajustes y ver acciones a tomar, en especial para los Cambios Tecnolgicos priorizados como A, B y C.