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PLANEACION Y ADMINISTRACION ESTRATEGICA

Lic. Adm Javier Sotomayor G. UAP 2013

PLANEACIN

LA FUNCION DE LA PLANEACIN
La planeacin es la funcin administrativa bsica que implica:
el establecimiento de objetivos y el planteamiento de las acciones necesarias para cumplirlos, apoyando la eficacia en la toma de decisiones y el manejo adecuado de los recursos organizacionales.

LA FUNCION DE LA PLANEACIN
La administracin sin planeacin no tiene razn de ser:
Sin objetivos especficos que lograr y estrategias para alcanzarlos, la organizacin, la direccin y el control se vuelven innecesarios o carentes de un sentido prctico.

PLANEACION
Es un proceso de decidir de antemano qu se har y de qu manera. Incluye determinar:
las misiones globales, identificar los resultados claves y fijar objetivos especficos, as como polticas para el desarrollo, programas y procedimientos para alcanzarlos.

PLANEACION
Es un proceso que comienza por los objetivos, define estrategias, polticas y planes detallados para alcanzarlos. Establece una organizacin para la instrumentacin de las decisiones e incluye una revisin del desempeo y mecanismos de retroalimentacin para el inicio de un nuevo ciclo de planeacin.

PLANEACION
En conclusin, la planeacin es: el proceso de establecer lo que la organizacin quiere lograr en el futuro, por medio de la misin y los objetivos organizacionales, definiendo resultados claves y las estrategias, polticas, programas y procedimientos para alcanzarlos.

PLANEACION
SE OCUPA DE LOS FINES: QUE DEBE HACERSE?

SE OCUPA DE LOS MEDIOS: COMO DEBE HACERSE?

PLANEACION
ES UN PROCESO CONTINUO QUE REFLEJA LOS CAMBIOS DEL AMBIENTE ALREDEDOR DE LA EMPRESA.

Importancia de la planeacin
Da sentido de direccin Facilita el control

Planeacin
Reduce la incertidumbre

Visualiza los cambios

SUPREMACA DE LA PLANEACIN
La planeacin y el control son inseparables. Los planes establecen los estndares de control. Cualquier control sin planes carece de sentido.

ESTRECHA RELACIN Planeacin y Control


Planeacin
Instrumentacin de los planes

Control
Desviacin Accin correctiva

Principales objetivos de la planeacin


Facilitar el control: Al planear se desarrollan objetivos y por su parte, en la funcin de control se comparar el desempeo real contra los objetivos. Sin la planeacin no puede haber control.

Principales objetivos de la planeacin


Reducir la incertidumbre: Obliga a los administradores a ver hacia el futuro, anticipar los cambios, considerar su impacto y desarrollar las respuestas adecuadas.

Principales objetivos de la planeacin


Reducir la duplicidad de funciones y la ineficiencia: Evita que dos personas realicen la misma actividad y que el proceso para su realizacin sea muy largo, confuso o tardado.

Principales objetivos de la planeacin


Establecer el esfuerzo coordinado: Cuando todos lo que estn involucrados sepan hacia dnde se dirige la organizacin y qu es lo que deben aportar para lograr los objetivos organizacionales, pueden empezar a coordinar sus actividades, cooperar unos con otros y trabajar en equipos.

Tipos de planes
Planes por su mbito de influencia Planes por su horizonte temporal Planes por su especificidad

Planes por su mbito de influencia


Planes estratgicos: buscan lograr las metas generales de la organizacin, colocndola en trminos de su ambiente y afecta a todas las reas funcionales. Planes operacionales. Son aquellos que especifican los detalles respecto a la forma como se van a alcanzar los objetivos de la organizacin. Se derivan de los planes estratgicos.

Planes por su horizonte temporal


Planes a corto plazo. Cubren periodo menores a un ao. Planes a mediano plazo. Cubren periodos entre un y tres aos. Planes a largo plazo. Abarcan periodos mayores de tres aos. Los planes estratgicos se establecen a largo plazo y los operacionales a mediano y corto plazo.

Planes por especificidad


Planes especficos. Son aquellos que estn claramente definidos y no dan lugar a interpretaciones. Planes direccionales. Son flexibles y se establecen como patrones generales. Proporcionan un enfoque, pero dan libertad de accin.

HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE LA PLANEACIN


Propsito y misin estratgicos Visin Premisas Objetivos y metas Estrategias Reglas y Polticas Procedimientos Programas Presupuestos

PROPOSITO Y MISION ESTRATGICOS


La misin o propsito identifica la funcin o tarea bsica de una empresa. Es una declaracin concisa de en cul negocio est la empresa o se quiere estar durante un perodo establecido.

PROPOSITO Y MISION ESTRATGICOS


El propsito estratgico se enfoca en el ambiente interno de la organizacin e implica identificar sus recursos, valores, capacidades y aptitudes, reflejando lo que sta puede hacer para aprovecharlos.

PROPOSITO Y MISION ESTRATGICOS


La misin se deriva del propsito estratgico, se enfoca en el exterior e implica la razn de ser de la organizacin en trminos de productos a ofrecer y los mercados a cubrir.

VISION
La visin es la orientacin que la alta direccin le da a la empresa; es decir, expresa cmo se quiere idealmente que sea la empresa en el futuro.

VISION
Debe cubrir ciertas caractersticas:
ser formuladas por la alta direccin, conocida y compartida por todos los colaboradores, sustentarse en los valores de la organizacin, ser positiva y alentadora y, lo ms importante, orientar a todos los miembros de la organizacin durante la transicin de lo que se es a lo que debe ser la empresa en un tiempo determinado.

Premisas
Las premisas de planeacin son las condiciones previstas en que operan los planes. Esto incluye supuestos o pronsticos sobre las condiciones futuras que afectarn la operacin de los planes.

Premisas
La tcnica ms conocida para elaborar las premisas es el S.W.O.T. o F.O.D.A.:
fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.

Esto es parte del anlisis del ambiente interno y externo de la organizacin.

OBJETIVOS Y METAS
Metas: Son generales y expresan deseos que la alta direccin busca satisfacer.
Son fines a los que se quiere llegar. Es el grado cuantitativo de alcanzar objetivos de largo plazo. Surgen de los objetivos. Las metas se fijan basados en el desempeo pasado con adaptacin de acuerdo a las fuerzas futuras de la empresa, las tendencias del mercado, los recursos.

OBJETIVOS Y METAS
Objetivos: Son los fines a los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales.
Deben ser claros, precisos y cuantificables (verificables). Los objetivos son el fin determinado. Son los que permiten alcanzar metas. Constituyen el plan bsico de la empresa.

ESTRATEGIAS
La estrategia es la determinacin del propsito, misin y objetivos bsicos a largo plazo de una empresa, as como la adopcin de cursos de accin y de los recursos necesarios para cumplirla.
Es una gua de accin para la organizacin y todos sus miembros.

REGLAS Y POLTICAS
Reglas: Emiten acciones u omisiones especificas no sujetas a discrecionalidad.
Son normas que dictan la accin o la abstraccin y no permiten la excepcin o la eleccin personal. Ejemplo: No fumar.

REGLAS Y POLTICAS
Polticas: Enunciados o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento durante la toma de decisiones en la empresa.
La esencia de las polticas es la existencia de cierto grado de discrecionalidad (libertad) para guiar las decisiones. Pueden ser escritas o verbales. Ejemplo: poltica salarial.

PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos establecen mtodos para el manejo de actividades cotidianas.
A diferencia de las polticas que son guas de accin y no de pensamiento. Son los planes que establecen un mtodo o forma para llevar a cabo una actividad o serie de actividades. Pueden definirse como series cronolgicas, pautas a seguir, que indican la forma exacta en que se debe de realizar una actividad.

PROGRAMAS
Los programas son un conjunto de actividades interrelacionadas y cronolgicamente ordenadas, que describen las actividades que se tienen que realizar, quines las van a realizar y cundo van a terminarse.

PROGRAMAS
Tcnicamente los programas se dira que son el conjunto de metas, polticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos que son necesarios para ejecutar un determinado curso de accin, normalmente respaldado por capital y prepuestos de operaciones.

PRESUPUESTOS
Un presupuesto es un listado que detalla los recursos o dinero asignado para la realizacin de una actividad o un proyecto.
Son una expresiones en trminos numricos. Obligan a la empresa a prepararse por adelantado a los recursos que se necesitarn. Constituyen medios de control.

PRESUPUESTOS
Existen varios tipos de presupuestos:
Presupuesto de operacin: Es el ms importante se utiliza para planear y controlar los ingresos y gastos de una organizacin, as como las utilidades resultantes de la operacin de la empresa. Presupuesto de gastos: Contempla los recursos necesarios para la operacin de cada una de las reas funcionales de la empresa.

PRESUPUESTOS
Presupuesto de ingresos: Planea y controla todas las entradas de dinero provenientes de las ventas. Presupuesto de efectivo: Conocido como flujo de efectivo, contempla las entradas y salidas de dinero en efectivo producto de la operacin normal de la empresa. Presupuesto de capital. Es utilizado para el control de grandes proyectos o inversiones actualizndose cada ao.

JERARQUIA DE LAS HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE LA PLANEACIN

Propsito y misin

Visin
Premisas Objetivos y metas Estrategias

Reglas y polticas
Procedimientos Programas Presupuestos

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS (APO)

OBJETIVOS
Son los fines importantes hacia los que se dirigen las actividades organizacionales e individuos. Existen objetivos:
a largo y corto plazo, generales y especficos.

Los objetivos deben ser verificables:


se debe determinar si se alcanzan o no en un perodo determinado.

JERARQUIA DE LOS OBJETIVOS


Prop. socioeconmico Misin

Mtodo descendente

Objetivos generales de la organizacin (largo plazo-estrat.)

Mtodo ascendente

Objetivos generales ms especficos reas claves (Costos-inversin - calidad)


Objetivos Divisionales

Objetivos Departamentales y de unidades

Objetivos Individuales: Desempeo y Objetivos de desarrollo personal

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS


La Administracin por Objetivos (APO) es una tcnica de planeacin y control que implica establecer y comunicar objetivos organizacionales, identificando los objetivos individuales relacionados con ellos y estudiando la actuacin del personal en torno a los mismos.

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS


En la administracin por objetivos:
los gerentes y sus subordinados definen en conjunto sus metas comunes, especifican las reas principales de responsabilidad de cada puesto en relacin con los resultados esperados de cada uno, y utilizan esas medidas como guas para mejorar la operacin del rea, verificando a la vez la contribucin de todos y cada uno de sus miembros.

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS


La mayor aportacin de la APO a la TGA es la conceptualizacin del trabajo. El nfasis se coloca entonces ya no slo en el qu, sino tambin en el cmo del desempeo organizacional.

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS


Su gestor Peter Drucker (1954), aunque no profundiz en su desarrollo. La APO represent un gran avance para el desarrollo de la ciencia administrativa que sus modelos y tcnicas eran muy precisos y basados en investigaciones de muchos aos en diversas empresas.

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS


Adems, su implantacin adecuada incide directamente en la motivacin y actitud del personal, ya que los involucra en su trabajo y con sus objetivos personales y laborales al hacerlos claros y alcanzables.

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS


La administracin por objetivos es un conjunto formal de procedimientos que establecen y revisan el progreso hacia las metas comunes por parte de los administradores y sus colaboradores. La APO explica el proceso mediante el cual los objetivos caen en cascada por medio de los diversos niveles de la organizacin.

BENEFICIOS DE LA APO
Mejora la administracin (planeacin orientada a resultados). Obliga a los gerentes a clarificar la estructura de la organizacin. Estmulo del compromiso personal, tanto con los objetivos propios como los organizacionales.

DESVENTAJAS DE LA APO
En ocasiones los administradores dejan de explicar la filosofa basada en el autocontrol y autodireccin, y no dan pautas para la fijacin de objetivos. Los administradores deben conocer los objetivos de la empresa. Hincapi en metas a corto plazo, por encima de la solidez que ofrece una organizacin en el largo plazo.

FUNDAMENTOS DE PLANEACIN: EL PROCESO BSICO Y SUS PASOS

Planeacin
Planeacin: es el proceso sistemtico y consciente de tomar decisiones acerca de las metas y actividades que un individuo, grupo, unidad u organizacin perseguirn.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN
Principio de contribucin al objetivo. Todos los planes tiene que ser elaborados en funcin de los objetivos organizacionales.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN
Principio de primaca de la planeacin. Indica que la planeacin precede a todas la dems funciones administrativas

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN
Principio de eficacia de los planes. Indica que todos los planes debern generar ms beneficios en su relacin con los costos.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN
Principio de adhesin al objetivo. Los objetivos deben tener significado y ser atractivos por los miembros de la organizacin.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN
Principio de flexibilidad. Con este principio se establecen los mrgenes de tolerancia aceptables (atribuibles a hechos inesperados en un plan de trabajo).

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN
Principio de cambio de ruta. Bajo este principio se establece la revisin de los planes y su reelaboracin en caso de que as se requiera, para el cumplimiento de objetivos.

El proceso bsico de planeacin: sus etapas y pasos


Partes de la planeacin
Fines. Especificar metas y objetivos Medios. Elegir polticas, programas, procedimientos, para alcanzar los objetivos. Recursos. Determinar los tipos y cantidades de recursos necesarios para alcanzar los objetivos. Realizacin. Disear los procedimientos para la toma de decisiones Control. Disear un proceso para prever y detectar los errores o fallas del plan.

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