Joel Prez Surez

La comunicacin organizacional es aquella que instauran las instituciones y forman parte de su cultura o de sus normas. En las empresas existe la comunicacin formal e informal.

La establece la propia empresa, es estructurada en funcin del tipo de organizacin y de sus metas. Es controlada y sujeta a reglas.

Entre los medios de comunicacin mas conocidos a nivel de las empresas est el memorndum correspondencia escrita entre departamentos; las reuniones con agenda escrita y entregada previamente, el correo electrnico a travs de computadoras en redes, entre otras.

Se clasifican en:

Comunicacin descendente: de la direccin o gerencia hacia el personal. Comunicacin ascendente: del personal hacia la direccin, gerencia presidencia de la empresa. Comunicacin horizontal: entre el personal de igual jerarqua.

Comunicacin diagonal: entre miembros de departamentos diferentes que se cruzan, no necesariamente cubriendo la lnea de forma estricta, por ejemplo, contralora solicita urgente a la gerencia de recursos humanos la nomina de la institucin, el encargado de la nomina se la hace llegar, de forma directa.

Este estilo de relaciones est basado en la espontaneidad, no en la jerarqua, surge de la interaccin social entre los miembros y del desarrollo del afecto o amistad entre las personas. La comunicacin informal puede beneficiar o perjudicar a la empresa, segn como se emplee.

Funciones de la comunicacin organizacional

La comunicacin organizacional tiene la funcin especfica de contribuir al logro de los objetivos de la empresa, o de lo contrario corre el riesgo de aislarse y volverse prescindible. La manera de contribuir al logro de stos tiene que ver con cinco es: 1.Propiciar que todos los integrantes de la organizacin reciban informacin completa, confiable y oportuna sobre el entorno, sobre la empresa y sobre el trabajo.

Funciones de la comunicacin organizacional

Propiciar la identificacin de la gente con la organizacin, y por tanto, el orgullo y el sentido de pertenencia. 3. Favorecer la integracin de la organizacin con y entre sus colaboradores. 4. Promover la creatividad e innovacin para reunir nuevas posibilidades para la organizacin. 5. Facilitar la creacin de una imagen favorable y consistente de la organizacin entre su pblico.
2.

Lo que los lderes dicen debe ser igual a lo que hacen

Siempre
Alto dicen Alto dicen Bajo hacen Alto hacen

Dice

Bajo dicen Bajo hacen

Bajo dicen Alto hacen

Nunca

Hace

Siempre

Los empleados creen lo que los lderes hacen

Fuente: DAprix, Roger (2004). The Face to Face Communication Toolkit. San Francisco, CA: International Association of Business Communicators. Reproducido con permiso.

Dicen

LA PEOR PRCTICA: Seales mixtas, no se confa en los lderes, la comunicacin se percibe como mucha habladura y nada de accin

Siempre
Alto dicen Alto dicen Bajo hacen Alto hacen

LA MEJOR PRCTICA: Palabras y acciones son congruentes Se crea confianza Se construye satisfaccin y compromiso

MALA PRCTICA: Especialmente problemtica si los empleados perciben un problema oculto o un futuro peligroso

Bajo dicen Bajo dicen Bajo hacen Alto hacen

Nunca

Hacen

Siempre

SEALES MEZCLADAS: Crea un ambiente de desconfianza, promueve el rumor, alto grado de especulacin

Fuente: DAprix, Roger (2204). The Face to Face Communication Toolkit. San Francisco, CA: International Association of Business Communicators. Reproducido con permiso.

Se ha demostrado que el retorno a la inversin es ms alto en las organizaciones que se comunican efectivamente. La comunicacin es una dimensin clave del liderazgo organizacional. La mayor parte de las operaciones de una organizacin dependen de la comunicacin diaria entre individuos y equipos de trabajo.

Breth, R (1974) dice que la comunicacin en las organizaciones es definitivamente muy importante en todos sus niveles de funcionamiento; se convierte en una herramienta estratgica al tener responsabilidad medianamente indirecta sobre mensajes y medios que emplean los diversos actores organizacionales para expresar decisiones, dar indicaciones, entre otros

El fin primordial de la comunicacin organizacional es el de informar, es decir, difundir mensajes, entretener o motivar a la accin. Cualquiera que sea su finalidad, la actitud, claridad y precisin con que se produzca el mensaje (emisor) incidir sobre la accin de quien escucha (receptor), sea cual sea el canal utilizado para tal fin (aunque ste tambin influya en menor grado).

Es la interaccin entre dos personas o entre un grupo reducido. Este tipo de comunicacin es la forma ms directa y adecuada de comunicacin, porque a travs de la transaccin, se cubren necesidades, como resolucin de problemas, intercambios de ideas, toma de decisiones y el desarrollo personal.

Tambin esta comunicacin se puede ver afectada por la sensibilidad de los participantes con respecto a sus propios sentimientos y a los del resto del grupo. El proceso de comunicacin es una forma de enfoque eficaz para ayudar a otros a realizar cambios de adaptacin al medio ambiente.

Inseguro o pasivo: Deja que los dems controlen la conducta actuando en aras del propio inters. Agresivo: Amenazador, culpabilizador y hostil. Enrgico: Abiertamente expresivo, espontneo, considerado con los dems.

Ante todo tener el objetivo de comunicarse. Saber escuchar. Mantener la calma y una actitud racional, aunque su estado emocional sea fuerte, tenga en cuenta que la forma es tan importante como lo que se dice.

Hable con claridad, sin rodeos y adaptando lo que quiere decir a quien esta escuchando y a la situacin. Motive y deje que la contraparte hable, as conocer su criterio Haga preguntas y tenga en cuenta todas las ideas. Evite debates innecesarios, pueden daar la relacin. Sea reflexivo.

Emita sus criterios proporcionando opciones creativas. Cuando sea posible apoye sus palabras con acciones. Trate de retroalimentarse para conocer si el mensaje se entendi y se acept. Tenga en cuenta no slo lo que dice su interlocutor, sino adems sus gestos y sobre todo las expresiones del rostro.

Piense, razone lo que quiere decir antes de expresarlo. El receptor debe tener en cuenta sus posibilidades de recepcin e interpretacin as como estar al tanto de todas las formas en que el emisor le puede trasmitir algn mensaje.

Hay una serie de principios de comunicacin que todo lder debiera saber manejar:

La redundancia del mensaje se relaciona con la retencin del mensaje. El uso de varios medios de comunicacin es ms efectivo que el uso de solo uno.

La comunicacin cara a cara es la ms efectiva.

La comunicacin cara a cara por s sola es el medio

que ms impacto tiene. Esto se debe a su inmediatez y a su potencial de interaccin. El proceso de doble va fortalece el involucramiento; tambin clarifica las ambigedades e incrementa la probabilidad de que emisor y receptor se conecten adecuadamente. Es el mejor medio de comunicacin para corregir deficiencias inmediatamente.

La lnea jerrquica es el canal de comunicacin organizacional ms efectivo y legtimo.

La credibilidad de un mensaje est

directamente relacionado al status de la fuente del mensaje y, generalmente, el status ms alto se designa de acuerdo a la lnea de autoridad.

La supervisin directa es una fuente efectiva de informacin organizacional.

El supervisor es un comunicador clave. El actor

ms importante y el representante primario de la organizacin es el supervisor inmediato. Cuando se mantiene al primer nivel de supervisin completamente informado acerca de la razn y el avanza del cambio, es muy probable que los siguientes niveles est bien informados.

Los lderes de opinin son efectivos para ayudar a cambiar actitudes y opiniones. La informacin que es de relevancia personal es mejor retenida que informacin abstracta o general.
El contenido ms importante en los mensajes dirigidos a

los colaboradores est asociado con estndares de desempeo, expectativas de trabajo, retroalimentacin respecto al desempeo e informacin tcnica relacionada con el trabajo. En otras palabras, la informacin que afecta el territorio del trabajo personal se atiende y se retiene.

Decir que no hay tiempo de comunicar es admitir que no hay tiempo para liderar. Los empleados quieren saber cmo las noticias de la organizacin se relacionan con ellos. No hay que esperar para comunicarse. La comunicacin debe ser abierta, honesta y directa. Lo que se dice debe ser igual a lo que se hace. Los empleados son consumidores maduros de comunicacin.

Necesitamos reconocer que invertir en comunicacin es redituable por el impacto que se tiene en la conducta y las actitudes de nuestros colaboradores. Con la integracin de herramientas de evaluacin, planeacin y mejora continua que la comunicacin organizacional utiliza, sta es un imperativo estratgico para las organizaciones actuales.

Qu impacto causa la comunicacin en su empresa?

Sus pblicos meta reconocen a la empresa?

Si ocurre una situacin crtica, los pblicos meta apoyan a la organizacin? Ante una serie de cambios, los pblicos meta lo entienden? Sus empleados se involucran? Los mensajes clave y el uso de canales son congruentes con la bsqueda de resultados del negocio? Finalmente, los esfuerzos de comunicacin contribuyen al logro de los objetivos organizacionales?