NUESTRA MISIN

Contribuir al mejoramiento en la calidad de vida de los actores del mercado, a travs del desarrollo y comercializacin de alternativas teraputicas innovadoras, seguras y eficaces; elaboradas bajo estndares internacionales de calidad, que generen confianza, respaldo y satisfagan plenamente a mdicos, clientes y consumidores. Lo anterior, dentro del marco de responsabilidad social, con personal competente y comprometido, garantizando el bienestar de nuestros colaboradores y la rentabilidad esperada por los socios.

NUESTRA VISION Ser reconocidos en el mercado farmacutico colombiano en las diferentes especialidades, como una de las principales compaas con alternativas teraputicas novedosas y seguras, que permita nuestro posicionamiento dentro de los 16 primeros laboratorios en el mercado total en valores, para el ao 2015.

NUESTROS VALORES La labor de la compaa se sustenta en valores perdurables, que avalan su misin y le permiten alcanzar los propsitos de su visin: Integridad: Hacer lo correcto con los ms altos estndares ticos. Respetar a los otros reconociendo las diferencias como activos y ver las cualidades nicas que tiene cada persona, procurando un trato equitativo. Trabajo en equipo: Potenciar nuestras fortalezas reconociendo que en la unidad est la fuerza y resolver directamente nuestras diferencias. Humildad: Compartir los crditos sin presumir de sus logros, reconocer cuando no se tiene el conocimiento suficiente y pedir ayuda.

Tenacidad: Mantener el rumbo con firmeza y lograr el objetivo, incluso cuando se presenten obstculos inesperados.

Liderazgo: Conocer el camino, mostrar el camino, recorrer el camino y buscar nuevos caminos. Lograr que otros me sigan para alcanzar los resultados. Compromiso: Poner a disposicin todas las capacidades para sacar adelante lo que se me confa. Cumplir con las obligaciones para sacar adelante a mi familia y empresa. Es lo que transforma un objetivo en realidad. Es la Proclamacin de una responsabilidad aceptada.

ESTOS VALORES SON NUESTRA FILOSOFA, NUESTRA FORMA DE VIVIR Y DE ACTUAR EN NUESTRO ENTORNO LABORAL

GMV-P10

PLAN SIR

RESPONSABILIDADES.
Gerente de Mercadeo Ventas
Establecer los criterios y polticas del Plan SIR por producto y por distrito. Realizar el control del presupuesto del plan SIR, a travs del cdigo de inversin asignado en el presupuesto de inversin promocional aprobado. Coordinar la elaboracin de las requisiciones de compra que se requieran. Debe responder por los valores recibidos, su distribucin y control a los vendedores punto de venta y vendedores mdicos. Mantener el formato GMV-P10-F01, Planilla Sistema de Informacin de Rotacin de productos. Consolidar y analizar la informacin suministrada electrnicamente por los vendedores con respecto a la venta y rotacin de los productos. Elaborar, presentar y sustentar los informes de seguimiento y control del plan SIR.

Vendedor Comercial Jefe Inteligencia

Negocios

RESPONSABILIDADES.
Coordinador Auditora interna
Verificar el cumplimiento de las polticas y criterios establecidos en este documento y en otros relacionados. Verificar el adecuado uso de los valores entregados a cada Vendedor Comercial, su distribucin a los vendedores punto de venta y vendedores mdicos. Verificar que los recursos se estn utilizando nicamente para el Sistema de Informacin de Rotacin y venta de productos en el punto de venta.

Asistente de Compras Vendedores

Es responsable de la compra y distribucin de las tarjetas y otros elementos a cada Vendedor Comercial de acuerdo a los parmetros establecidos. Responden por los valores entregados por el vendedor comercial para el Sistema de Informacin de Rotacin y venta de productos en el punto de venta, de acuerdo a los parmetros establecidos. Diligenciar el formato GMV-P10-F01, Planilla Sistema de Informacin de Rotacin de productos, de forma electrnica y por la legalizacin oportuna de los soportes fsicos del mismo.

Incluidos
En Plan SIR

DEFINICINES.

DIRECTRICES GENERALES
Monto mximo mensual para cada Vendedor Comercial: Suma equivalente a entre dos y siete millones de pesos ($2000.000 - $7000.000) mensuales, dependiendo del promedio mensual de legalizacin. Estos valores, deben ser entregados en bonos o tarjetas de almacenes de cadena reconocidos. Deben ser comprados por la Asistente de Compras. Se incluyen todos los productos que comercializa la compaa en dos categoras diferentes:

1. Los productos de venta libre, para los que se gestiona la informacin sobre la rotacin de los mismos, y 2. Los productos de prescripcin mdica, para los que, mediante la informacin de venta de los mismos, se gestionan los programas de visita mdica.

Las farmacias y tiendas de la piel deben cumplir con el perfil mnimo establecido en el anexo 2 GMV-P10, para que puedan participar en el Plan SIR.
En casos puntuales en los que sea solicitado, la Gerencia de Mercadeo y Ventas puede aprobar equipos y sistemas electrnicos de educacin y capacitacin, como televisores, home theater y otros, nicamente para la capacitacin comercial de los dependientes o de otros profesionales de la salud. En todo caso el valor del bien entregado, debe ser igual al valor de los puntos generados por la rotacin y venta de los productos de la compaa, en las drogueras.

DIRECTRICES GENERALES
Estos productos deben ser reclamados por el Vendedor, en el almacn de cadena donde fue comprado, previa autorizacin emitida por Scandinavia Pharma Ltda. La entrega a las farmacias y tiendas de la piel se debe hacer mensualmente y debe ser una sola entrega en el mes que se realice la misma. Las tiendas de la piel incluidas en el Plan SIR, deben cumplir los criterios establecidos en el anexo 1 GMV-P10. Para los dems criterios en cuanto a la entrega y legalizacin de bonos o tarjetas, aplican de la misma manera que para las farmacias y de acuerdo a lo establecido en el anexo 2 GMV-P10. En el caso excepcional de requerirse elementos diferentes a los mencionados en el numeral anterior, exclusivamente para las tiendas de la piel, estos deben tramitarse con un cdigo de inversin comercial aplicando lo establecido para dicha estrategia comercial.

La impresin de las planillas de legalizacin de documentos, se debe realizar a travs de la oficina virtual en las ciudades donde se cuenta con este servicio. En los dems casos, los gastos ocasionados por este rubro, deben ser legalizados ante contabilidad con los respectivos soportes.

COMPRA Y DISTRIBUCIN DE TARJETAS

La requisicin para la compra de los bonos o tarjetas, debe ser colocada por la Asistente de Mercadeo y Ventas, con autorizacin del Gerente de Mercadeo y ventas La asistente de compras, debe generar las rdenes de compra, previa aprobacin de auditora interna, y acordar con el respectivo almacn, la entrega de las cantidades establecidas en bonos o tarjetas, al Vendedor Comercial correspondiente en cada ciudad. La Asistente de Compras debe informar a travs de correo electrnico al Gerente de Mercadeo y Ventas; y a los Vendedores Comerciales la fecha en que pueden retirar los bonos o tarjetas en cada ciudad.

A ms tardar dentro de los dos (2) das hbiles siguientes a lo indicado, el Vendedor Comercial debe retirar la cantidad de bonos o tarjetas del respectivo almacn y distribuirlos a los Vendedores punto de venta o vendedores mdicos incluidos en el plan y recoger su firma en una planilla de control, la que debe enviar a Auditora Interna para registrar los valores entregados a cada Vendedor incluido en el plan SIR. El Vendedor Comercial debe informar a la asistente de compras el retiro de las tarjetas del almacn, para solicitar la activacin de las tarjetas o bonos a la cadena proveedora.

COMPRA Y DISTRIBUCIN DE TARJETAS

En caso de realizar transferencia de bonos entre Vendedores, se debe reportar inmediatamente a Auditora Interna para registrar el cambio y poder hacer el control. Durante su recorrido por las drogueras, farmacias y tiendas de la piel, el Vendedor debe recoger los soportes de rotacin de acuerdo a lo establecido en el anexo 2 GMV-P10 y entregar al droguista o dependiente el valor correspondiente en bonos o tarjetas, diligenciando electrnicamente el formato GMV-P10-F01, Planilla Sistema de Informacin de Rotacin de productos. El monto mnimo autorizado para la informacin de rotacin o venta de productos, es de CINCUENTA MIL PESOS M/LEGAL ($50.000). Para soportar el pago de la informacin recibida del droguista o dependiente, el Vendedor debe obtener nombre completo, numero de documento de identidad, nmero de telfono de la persona y firma en el formato fsico GMV-P10-F01, Planilla Sistema de Informacin de Rotacin de productos. El Vendedor debe enviar por correo electrnico a Inteligencia de Negocios con copia a Auditora interna, el formato GMV-P10-F01, Planilla Sistema de Informacin de Rotacin de productos, completamente diligenciado en forma electrnica.

LEGALIZACIN DE PAGOS - PLAN SIR

Cada semana, el Vendedor debe enviar los soportes fsicos de las drogueras visitadas a Auditora interna, junto con el formato fsico firmado GMV-P10-F01, Planilla Sistema de Informacin de Rotacin de productos, e informar al Vendedor Comercial, para legalizar el valor entregado inicialmente. Auditora interna debe hacer la revisin y control respectivo, verificando que la informacin corresponda con los soportes fsicos entregados por el Vendedor. Inteligencia de Negocios debe consolidar la informacin electrnica, por vendedor y por Distrito y generar los informes de seguimiento y control del plan para la Gerencia de Mercadeo y Ventas. Los soportes fsicos y electrnicos para legalizar ante la compaa los bonos o tarjetas recibidos, deben ser nicamente los del mes inmediatamente anterior. La legalizacin de los bonos entregados en el mes anterior, debe hacerse mximo dentro de los veinte (20) das calendario del mes siguiente. El Vendedor debe realizar la gestin para el envo de los soportes correctos o responder ante la compaa, por los valores de soportes que no correspondan.

LEGALIZACIN DE PAGOS - PLAN SIR

Inteligencia de Negocios debe informar mensualmente, La reposicin de El Coordinador o el previo a la bonos o tarjetas al Asistente de verificacin con Vendedor Comercial, auditora interna Auditora interna, a se puede hacer debe realizar arqueos ms tardar el da solamente cuando se de forma aleatoria veinticinco (25), los haya legalizado el para determinar la montos legalizados ochenta por ciento ubicacin real del por cada Vendedor (80%) de lo saldo de bonos o durante el mes y los entregado en el tarjetas, en poder de saldos a cierre del periodo anterior. los vendedores. mes, para generar las nuevas requisiciones.

La Gerencia de Mercadeo y Ventas debe verificar y hacer las aprobaciones correspondientes del plan.

GESTION Y SEGUIMIENTO DEL PLAN

Inteligencia de Negocios
Debe consolidar y analizar la informacin recibida de los Vendedores y generar informes mensualmente para seguimiento por parte de la Gerencia de Mercadeo y Ventas.

Cierre de ao

Al final del ao, se debe realizar el ltimo reembolso del plan, en el mes de Noviembre para que sea usado durante el mes de Diciembre, y sea legalizado a ms tardar y sin falta el primer da hbil laboral del mes de Enero del ao siguiente.

Inicio de ao

nicamente para el inicio del nuevo ao, independiente de la legalizacin del mes de Diciembre, se deben generar requisiciones y rdenes de compra por el 50% del fondo establecido.

DIAGRAMA DE FLUJO

SE VA A AUDITAR EL PLAN SIR

Responsable: Jefe de inteligencia de negocios

EL PROCESO A AUDITAR DENTRO DEL PLAN SIR ES: VENTAS DE LA CADENA SUPERTIENDAS Y DROGUERAS OLMPICA DEL PRODUCTO ABRILAR.
Por que? Se va a auditar, porque se necesita saber la rotacin del producto mediante el mecanismo de fuerza de venta para la consecucin de objetivos. Queremos saber si dicho proceso se esta llevando a cabo y se esta cumpliendo de la manera correcta.

COMO SE HAR

Se har un examen preliminar mediante un SOPORTE DE VENTA Vs BONOS y BONIFICACIONES por venta del producto.

N 1

Funcin

Responsable

Establece los criterios para el plan SIR Elabora requisicin Genera rdenes de compra Reclama en el almacn, el monto establecido Realiza entrega de bonos Recibe bonos o tarjetas del vendedor comercial Genera o recoge los soportes de la venta de los productos Recoge firma del droguista o dependiente

Gerente de mercadeo y Ventas Asistente de Mercadeo y Ventas Asistente de compras Vendedor comercial Vendedor comercial Vendedor de punto de venta Vendedor punto de venta Vendedor punto de venta

2 3 4

5 6

Enva correo electrnico a inteligencia

Recibe informacin electrnica y genera informes para gerente de mercadeo y ventas Recibe informes y gestiona el plan Da instrucciones a la asistente de mercadeo Coordina y da instrucciones a vendedores comerciales Elabora requisicin para comprar bonos Recibe y verifica los soportes de la venta de bonos a cada vendedor y si cumple con los criterios Enva informacin va electrnica de la situacin al gerente de mercadeo

Vendedor punto de venta

Jefe de inteligencia de negocios

10

11 12

Gerente de mercadeo y ventas Gerente de mercadeo y ventas Gerente de mercadeo y ventas Asistente de mercadeo y ventas Asistente de auditoria interna

13

14

15

16

Coordinador de auditoria interna

ORIGEN DE LA AUDITORIA

El plan SIR es un incentivo a la rotacin de cada uno de los dependientes o vendedores de la drogueras, esta es una gran herramienta de ventas en calidad de inversin para lograr los cumplimientos en los prepuestos de ventas , por lo cual se debe implementar de manera adecuada siguiendo el procedimiento planeado ,con los requisitos exigidos, esta herramienta debe ser aplicada en beneficio de la compaa por tal motivo se da origen a la auditoria de este programa para velar que se aplique correctamente , para que llegue el recurso a su destino para as lograr los objetivos.

JUSTIFICACIN
Esta actividad surge como un proyecto universitario con la necesidad de realizar una auditoria administrativa. Por medio de las observaciones realizadas obtuvimos cierta informacin y concluimos en hacer la auditoria al rea de mercadeo y ventas de Scandinavia Pharma. Trataremos de buscar el bienestar de SCANDINAVIA PHARMA LTDA, basndonos en las necesidades y requerimientos que el mismo tiene, para poder dar posibles soluciones y recomendaciones a los problemas encontrados en el transcurso de la auditoria Este proyecto comprende de los meses de septiembre a noviembre con la finalidad de que Scandinavia Pharma tenga conocimiento en los puntos de mejora encontrados dentro del rea de mercadeo y ventas.

RESULTADO DE LA REVISIN

Despus de analizar las entrevistas realizadas a los 4 puntos de ventas escogidos ,la presentacin del programa no fue la adecuada y los criterios para poder concursar en el plan sir, planteaban y ofrecan pagos adicionales por exhibiciones del producto . Con pagos adicionales a los del plan sir y al momento de pagar no contaban para con el recurso legalizar e. Exigan pedidos (colocacin de mercanca) en volmenes mas grandes de los rotan o se venden, se encontr que los pagos no se realizaban con puntualidad y que varios representantes de la empresa como vendedores mdicos y vendedores comerciales llegaban a presentar el programa con diferentes criterios.

OBJETIVO DE LA AUDITORIA

Establecer los criterios para obtener la informacin de venta y rotacin de nuestros productos en los puntos de venta (drogueras, farmacias, tiendas de piel y establecimientos comerciales), para mejorar las actividades de generacin de la demanda (Visita Mdica) y gestionar estrategias promocionales y comerciales

ALCANCE
Este procedimiento aplica para el proceso de aprobacin, ejecucin, revisin y control del Plan SIR el departamento del Atlantico incluyendo las drogueras, farmacias, tiendas de piel y establecimientos comerciales que dispensan nuestras marcas.
El examen de auditoria administrativa realizarse del producto ABRILAR que es destinado hacia las tiendas olmpica S.A, cubrir el periodo comprendido entre el 01 de octubre al 31 de octubre de 2013

Lograr el liderazgo en el mercado Colombiano con el producto ABRILAR en el 2016

Se analizaran riesgos para evitar desestabilizar el mercado.

RECURSOS

Los recursos a usar Recursos humanos: el personal idneo que esta realizando la auditoria Recursos tecnolgicos: Computadores Recursos materiales: Producto terminado, ABRILAR, Drogueras.

REA A EXAMINAR

El rea a examinar es el rea de Mercadeo y Ventas

(Ventas del producto ABRILAR Supertiendas y Drogueras Olmpica)

CRITERIOS A UTILIZAR
PAGO DE ROTACION DE ABRILAR $ 4000 1) Pago de $ 2000 la unidad de Abrilar rotada o vendida siempre y cuando supere el mes anterior con un crecimiento de 10% vs el mes anterior ( ni no supera el mes anterior el pago de la unidad de Abrilar disminuir a $1000 ). 2) Pago de $ 1000 adicional si se mantiene el producto exhibido el un lugar visible al cliente con una medida mnima de 70 cm. 3) pago de $1000 adicional por pedido o colocacin de mercanca que permita la disponibilidad de mantener la exhibicin y aumentar la rotacin. Bajo estos criterios se cancelara el plan SIR con el producto Abrilar y garantizaremos la rotacin. esperada

INFORMACIN ADMINISTRATIVA CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES INICIO 24 DE SEPTIEMBRE DE 2013 TERMINO: 24 DE NOVIEMBRE DE 2013

Numero

Actividad

Responsable

Duracion

visita a las droguerias

Manuel Ramirez

28 de sept-01 de oct

visita al punto

Nini Lopez

02 de oct- 05 de oct

recoleccion de informaicon

Daniel Madriaga

07 de oct- 14 de oct

presentacion de propuestas

Bleidy Ortiz

18 de oct- 25 oct

estrategias

Johan Camargo

26 de oct- 4 de nov

desarrollo de estrategias

Leidy Bolao

10 de nov- 18 de nov

evaluacion del proyecto

Carla Charris

20 de nov- 24 de nov