Diseo de puestos y Manuales de Organizacin y Funciones

Temas
Relevamiento de Informacin: La percepcin La entrevista Diseo de Puesto Anlisis y descripcin del Puesto Medicin de la Carga de Trabajo (Metodologa) Manual de Organizacin y Funciones

Diseo de puestos de trabajo

ESTRATEGIA DE LA EMPRESA

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

PUESTO DE TRABAJO

Alineacin estratgica del puesto

Anlisis de Puestos

Diseo del puesto Descripcin

Anlisis de Puestos
Especificaciones del Puesto Perfil

Elementos del diseo de puestos

Ubicacin orgnica

El trabajador

Descripcin del trabajo

Anlisis de puesto

Elementos del diseo de puestos

Ubicacin orgnica

rea/departamento/seccin/puesto Reporta a Subordinados Funciones Responsabilidades Puesto (s) que lo suceden Puesto (s) que lo anteceden Coordinacin

Elementos del diseo de puestos

Ubicacin orgnica

Para cambios y/o mejoras de estructura, las Funciones se definen:

ACTIVIDADES

FUNCIONES

Diseo de puestos
Ubicacin orgnica

GerenteGeneral General Gerente

Tecnologade de Tecnologa la Informacin la Informacin

ESTRUCTURA FUNCIONAL

Recursos Recursos Humanos Humanos

Logstica Logstica

Produccin Produccin

Comercial Comercial

Finanzas Finanzas

Compras Compras

DiseoProducto Producto Diseo

Marketing Marketing

Presupuestos Presupuestos

Almacenes Almacenes

Operaciones Operaciones

Ventas Ventas

Tesorera Tesorera

Servicioal al Servicio

Contabilidad Contabilidad

Ubicacin orgnica

Diseo de puestos
Un solo puesto o varios?
ACT 2 ACT 5 ACT 9 Depende: Dimensin de las actividades.

Gobernanta
ACT 10 ACT 28 ACT 18 ACT 32

Estrategia

Ubicacin orgnica

Diseo de puestos

Varios puestos:
Usar metodologa de diseo de Estructura. ACT 15 ACT 18 Las actividades se vuelven objetivos y estas a su vez tendrn actividades. Resultado: una estructura (organigrama) de Logstica.

ACT 4

ACT 10 ACT 9

Housekeeping
ACT 28 ACT 32

Ubicacin orgnica

Diseo de puestos

ACT 4

ACT 15 ACT 9

ACT 18

Un puesto: El resumen de las actividades ser la funcin principal del puesto.

Housekeeping
ACT 10

ACT 28
ACT 32

ACT4 ACT15 ACT9 ACT10 ACT18 ACT28 ACT32

Funcin 1 Funcin 2 Funcin 3 Funcin 4 Funcin 5 Funcin 6 Funcin 7

Elementos del diseo de puestos

Ubicacin orgnica

Para cambios y/o mejoras de estructura, las Funciones se definen: Caso Hotel

I
n 4 15 18 objetivo

A8 A13 Actividad
Valor de producto

A1

A11 A16 A5 A14 A17

II

A2 Competencias del recurso humano

Equipos con tecnologas

El mantenimiento de las habitaciones debe ser oportuno y con calidad LasA6 camareras realizan su trabajo con eficiencia y calidad

A9 A3

Se mantiene la productividad en las reas de servicio

A10
A4

III

A7 A12

A15

A18

rea funcional: HOUSEKEEPING

Elementos del diseo de puestos

Ubicacin orgnica

Caso Hotel
Denominacin: Camarera Ubicacin orgnica Gerencia Turno: 1 Departamento Cdigo: a514 Seccin

Operaciones

Alojamiento

Gobernanta

Funcin: limpieza de habitaciones y reas comunes de los pisos con eficiencia y calidad. Reporta: Gobernanta 1. Subordinados: no tiene. Responsabilidades Limpieza de habitaciones asignadas para check in y check out, como tambin aquellas habitaciones ocupadas. Incluye equipos, cama, mobiliario, baos, pisos, ventanas. Reposicin de blancos, amenities y suministros de habitacin y bao. Limpieza de reas pblicas y ambientes utilizados por los huspedes del hotel. Acopio de material de limpieza en carrito para la jornada. Cuidado de objetos de propiedad del cliente. Emisin de documentos de control.

2. 3. 4. 5. 6.

Elementos del diseo de puestos

Ubicacin orgnica

Caso Hotel
Turno: 1
Departamento Alojamiento

Denominacin: Camarera
Ubicacin orgnica Gerencia Operaciones

Cdigo: a514
Seccin Gobernanta

Puestos que lo suceden: 1. Lencera: oportunidad y cuidado en la entrega de blancos y ropa de pasajeros. 2. Gobernanta: informes de control de labor. 3. Mantenimiento: reparaciones y fallas de equipos e instalaciones. Puestos que lo anteceden: 1. Reservas: conocer los check in 2. Recepcin: conocer llegada de pasajeros. Coordinacin: 1. Lencera: entrega de ropa para y de lavandera, ropa por reposicin o cambio. 2. Mantenimiento: solucin de fallas y problemas en equipos, herramientas y servicios de las instalaciones. 3. Room service: productos y servicios AyB, menaje en habitaciones. 4. Reservas: cantidad y tipo de pasajeros que arribarn. 5. Recepcin: servicios en habitaciones, actividades de pasajeros.

Elementos del diseo de puestos

Identificacin Del puesto
Contenido del puesto Especificaciones (competencias)
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Nombre del puesto Area de trabajo Jefe inmediato A quien supervisa Contactos Funcin general. Funciones, actividades y tareas. Indicadores de desempeo. Condiciones de trabajo Conocimientos Aptitudes Habilidades

Descripcin Del puesto

9.
10. 11. 12.

Requisitos Del ocupante

Elementos del diseo de puestos

El trabajador

biografa habilidades

Perfil del puesto

personalidad actitud conocimiento

Elementos del diseo de puestos

El trabajador

biografa

1- EDAD: joven/viejo
2- SEXO: roles 3- ESTADO CIVIL: soltero, casado, viudo, divorciado. 4- ANTIGEDAD: productividad/experiencia 5- EDUCACIN: posibilidad/requerimiento

6- CULTURA: nivel/requerimiento
7- DEPENDIENTES: responsabilidad

Elementos del diseo de puestos

El trabajador

Habilidades

Intelectuales

-aptitud numrica. -comprensin verbal. -velocidad perceptiva. -razonamiento inductivo. -razonamiento deductivo. -visualizacin espacial. -memoria.

Fsicas

-Fortaleza: tronco, dinmica, esttica, explosiva.

-Flexibilidad: extendida y dinmica. -OTROS: coordinacin, equilibrio, estaminal.

Elementos del diseo de puestos

El trabajador

Personalidad
Rasgos -Reservado/extrovertido -CI bajo/alto -Sentimental/emocional estable. -Sumiso/dominante -Responsable/despreocupado -Oportunista/escrupuloso -Tmido/osado -Obstinado/flexible -Confiado/suspicaz -Imaginativo bajo/alto -Franco/astuto -Seguro/aprensivo -Conservador/arriesgado -Dependiente/autosuficiente -Controlado bajo/alto -Relajado/tenso Atributos -Lugar de control -Necesidad de retos -Autoritarismo -Maquiavelismo -Autoestima -Autocontrol -correr riesgos

Determinantes -Herencia: factor biolgico -Ambiente: cultura, grupos -Situacin: incidentes

Elementos del diseo de puestos

El trabajador

actitud -motivacin -compromiso -vocacin -integracin

conocimiento -procedimientos -tcnicas -herramientas -equipos -tecnologa

Elementos del diseo de puestos

El trabajador

Perfil del puesto 1- Ambiente, higiene y seguridad. 2- Determinantes del puesto. 3- Formacin bsica.

4- Cualidades psicotcnicas.
5- Personalidad. 6- Actitud social. 7- Capacidad de organizacin

Otros enfoques
1. Ttulo del puesto 2. Posicin del puesto en el organigrama a) Nivel del puesto b) Subordinacin c) Supervisin d)Comunicaciones colaterales a) Diarias b) Semanales c) Mensuales d) Anuales e) Espordicas

Aspectos intrnsecos

3. Contenido del puesto

Funciones y tareas

Anlisis de puestos

1. Requisitos mentales

a) Instruccin esencial necesaria b) Experiencia anterior necesaria c) Iniciativa necesaria d) Aptitudes necesarias a) Esfuerzo fsico necesario b) Concentracin necesaria c) Complexin fsica necesaria a) Por supervisin del personal b) Por materiales y equipos c) Por mtodos y procesos d) Por dinero, ttulos y documentos e) Por informacin confidencial f) Por seguridad de terceros a) Ambiente de trabajo b) Riesgos inherentes

Aspectos extrnsecos

Factores de especificacin

2. Requisitos fsicos

3. Responsabilidades . involucradas

4. Condiciones . de trabajo

Utilidades del diseo del puesto

Para la Org. Y sus directivos.
Informacin precisa de lo que corresponde hacer cada puesto para logro de objetivos. Constituyen el manual de funciones

Para Recursos Humanos.

Necesidad personal Reclutar y seleccionar Orientar formacin Gestin carrera Fijar compensacin Evaluar desempeo Carga de trabajo Escala salarial Redisear trabajo y reubicaciones

Para el ocupante.
Comprender deberes Asumir responsabilidad Asignar carga de trabajo Gua para su autodesarrollo.

Medicin de carga de trabajo: Metodologa

Descripcin del trabajo

EFICIENCIA Lograr las metas QUE ESTA HACIENDO? CUNTO TIEMPO LE TOMA? ESTA SOBRE CARGADO O NO?

EFICACIA Relacin esfuerzo frente a resultado LE COMPETE? PRIORIZA ACTIVIDADES? PUEDE DELEGAR ACTIVIDADES?

EFECTIVIDAD
Permitir disear indicadores para verificar cumplimiento peridico

Elementos del diseo de puestos

Descripcin del trabajo

Uso de hoja de medicin de la carga de trabajo:

1. Determinar actividades (responsabilidades) 2. Establecer nivel de relacin de actividad con la funcin (A: fuerte, B: media, C: baja, D: S/R). 3. Determinar frecuencia por mes (diaria, interdiaria, semanal, quincenal, mensual) y consignar las veces que se presenta la actividad en el mes ( mensual=1, quincenal= 2, semanal= 4, diaria= 26) 4. Determinar el volumen que se presenta por vez. 5. Tiempo unitario de la actividad.

Elementos del diseo de puestos

Descripcin del trabajo
Informacin personal Apellidos y Nombres: Nivel de Instruccin: Nombre del Puesto: Organizacin: Funcin Principal:

Uso de hoja de medicin de la carga de trabajo: Caso: Hotel

Juana Prez Ser Tcnico Camarera de houskeeping De periquito a Perico Fecha: 02/09/2007 Horarios: L-S 9:00 - 13:00 y 14:00 - 18:00 Horas al mes: 180

limpieza de habitaciones y reas comunes de los pisos con eficiencia y calidad.

Detalle de carga de trabajo N Actividades 1 recibir instrucciones de la gobernanta 2 abastecer carro con materiales y ropa 3 limpiar habitacin 4 acopiar ropa sucia para lavandera 5 limpiar reas pblicas 6 trasladar y entregar ropa a lencera 7 solucionar problemas de clientes 8 reportar objetos perdidos/olvidados 9 efectuar conteo de material y ropa al final de turno 10 elaborar informa del turno 11 entregar el turno a la gobernanta

Tipo A A A A B B B A A A A

F Diaria Diaria Diaria Diaria Diaria Diaria Diaria Diaria Diaria Diaria Diaria

Frec. 26 26 26 26 26 26 26 26 26 26 26

Vol. 1 1 15 1 1 1 7 2 1 1 1

t (Min) 5 20 25 10 45 20 5 2 5 20 10

Tiempo Total 130 520 9750 260 1170 520 910 104 130 520 260

Elementos del diseo de puestos

Descripcin del trabajo

Uso de hoja de medicin de la carga de trabajo: Caso: Hotel.

REPORTE FINAL DE ANALISIS DE CARGA DE TRABAJO

Datos: Tiempos suplementarios: Timpo segn horario (h): Tiempo_Real (h): Tiempo Real Total (h): 10.00% 180.00 237.90 261.69
C5 0%

Eficiencia Parcial:
Anlisis:

145.4%
5

D 0%

B 18%

Actividad Tiempo (min) A 11674 B 2600 C 0 D 0

% 81.79% 18.21% 0.00% 0.00%

Elementos del diseo de puestos

Descripcin del trabajo

-distribucin -trnsito Infraestructura -servicios y espacios

Mquinas y equipos

-mantenimiento -renovacin

Insumos y materiales -oportunidad -calidad ergonoma

Diseo de Puestos

Tecnologa
-innovacin -calidad -eficiencia

Procesos

-posicin -riesgos -esfuerzo -concentracin -traslado -ambientacin

-mtodos -procedimientos -estndares

Elementos del diseo de puestos

Descripcin del trabajo

ergonoma

Puesto de trabajo Actividad fsica general Levantamiento de cargas Postura de trabajo y movimientos Riesgo de accidente Contenido del trabajo Autonoma Comunicacin del trabajador y contactos personales Toma de decisiones Repetitividad del trabajo Atencin Iluminacin Ambiente trmico Ruido

Diseo Puesto Final

Para disear cada puesto de trabajo necesitas: Las actividades que debe realizar el puesto (las actividades que se utiliz para disear la estructura). Las actividades que actualmente realiza (Entrevista) La carga de trabajo de esas actividades Definir el perfil del puesto.

El conjunto de Puesto de Toda la Organizacin ser el manual de Funciones.

Manuales de Organizacin y Funciones

Un nuevo empleado pregunta a su supervisor: "Dnde consigo un vaso con agua, seor?" "Deberas comenzar por buscar en el Manual de Procedimientos, donde dice: "Tienes Sed", y seguir los procedimientos hasta dar con el surtidor de agua, Ah! jovencito, otra vez me lo pasa por escrito, eh?".

Manuales de Organizacin y Funciones

Es un producto final del proceso de planeacin organizativa Contenido: 1. ndice 2. Introduccin 3. Objetivos de la empresa (misin, visin) 4. Antecedentes Histricos 5. Polticas o Normas generales de la empresa 6. Detalle de la Estructura. Organigrama General. 7. Detalle de Puestos por cada unidad Organizativa 8. Descripcin de las relaciones, funciones, indicadores de control y perfil de cada puesto. 9. Anexos. Detalle de la formulacin de indicadores. 10. Glosario de trminos

Manual de Organizacin

Manual de Funciones

Manuales de Organizacin y Funciones

Elaboracin del Manual de Organizacin 1. Definir el grado de detalle del documento 2. Identificar fuentes de informacin en la empresa: documentos, personas, realidad 3. Establecer tcnicas de recojo de datos (entrevista, cuestionario, observacin directa) 4. Debe estar hecho en HTML (Intranet)

Aspectos positivos de los Manuales

Divisin bsica de trabajo (macroestructura) y delimitar responsabilidades de cada puesto (microestructura) Muestra informacin en conjunto. Aprender y estudiar la organizacin Conocer puestos, encargar trabajos, formar equipos, integrar procesos, etc Agentes externos sabrn a quien acudir. Representa fuerte vnculo entre planeacin y organizacin. Informacin valiosa para el control de resultados Soporte para sistemas de informacin, planeacin, control y procesos. Ocupante se ubica en la organizacin.

Peligros con los Manuales

La reglamentacin y descripcin de puestos limitan el desempeo y pueden generar un vaco de productividad Influencia de los sindicatos en la reglamentacin del trabajo No se hacen:
Subcontratacin, abastecimiento por terceros o produccin externa Evaluacin del costo de hacerlos ante el beneficio de tenerlosdesorganizacin

Quedan como informacin clasificada solo para algunos..