Ciclo de Ingresos y Cuentas Por Cobrar

Entendimiento y Evaluacin del Control Interno del Ciclo de Ventas y Cuentas por Cobrar
Entendimiento del ciclo de ventas y Cuentas por Cobrar
Control Interno de las Cuentas por Cobrar

El encargado de la integridad fsica de la documentacin que soporta las cuentas por cobrar no posee acceso al efectivo ni a los registros contables.
Las funciones de aprobacin de crdito (Contralora) y las ventas (Dpto. Ventas) se encuentran separadas y las realizan personas diferentes, as mismo el registro contable es realizado por el departamento de contabilidad.

La Gerencia evala los riesgos relacionados con la cartera. La poltica define que debe poseer un archivo de respaldo con copias de toda la documentacin de la cartera.

El acceso al sistema contable cuenta con restricciones de acceso para los usuarios. Se usan controles de aplicacin para garantizar que el proceso de contabilizacin y actualizacin de los registros sean correctos. La poltica de la organizacin establece que el Contador General debe conciliar peridicamente el archivo maestro de Cuentas por Cobrar con el mayor general, pero no existe un control sobre la ejecucin de dicha actividad.

La informacin utilizada como facturas, registros, informes y dems documentacin son utilizados adecuadamente y de manera ntegra por el personal responsable de los mismos.
Conclusin del Control Interno - supuesto

Una vez evaluado el Control Interno de la organizacin se establece de manera general que los controles aplicados no son 100% eficientes puesto que a pesar de que existe una definicin clara de las polticas, no existen controles para la evaluacin de ciertos procedimientos que salvaguardan la integridad de las Cuentas por Cobrar, lo cual genera un riesgo medio de existir fraude.
IDENTIFICACIN DE RIESGOS DE AUDITORA

CUENTA ASERCIN Tabla 2.9 Matriz de Riesgos Matriz de Riesgos RIESGO CONTROL Se ejecuta la conciliacin periodal del archivo maestro de Cuentas por Cobrar con el mayor general RESPUESTA DE LA AUDITORA Existencia Cuentas por Cobrar No existe control Controlar mediante revisin de sobre la realizacin de documentacin soporte la la conciliacin ejecucin de la conciliacin
Existencia
Se cuenta con un archivo de respaldo con copias de la Control irregular documentacin de la cartera Obsolecencia Control irregular
Constatacin fsica del archivo y comparacin con originales Realizar estudio de determinacin de inventarios obsoletos Conteos fsicos peridicos. Estudio estadstico para determinar rotacin de inventario. Epocas altas y bajas de consumo de papel. Controlar mediante revisiones de documentacin vs constatacin fsica de la existencia y ubiaccin de los mismos
Valuacin Inventario Existencia Valuacin
Sobrestock
Sistema de Control deficiente
Activos Fijos
Existencia Valuacin
Hurto de los activos
Control irregural
Cuentas por Pagar
Valuacin Presentacin Revelacin
Los adeudos a proveedores no se cancelan a tiempo
Control por parte del Revisar la documentacin Contralor de la concerniente al endeudamiento compaa y ciclo de pagos a proveedores.
Fuente: Principios de Auditora
ESTRATEGIA Y PLAN DE AUDITORA
Enfoque de Auditora
Este enfoque se realiza para recolectar informacin y evidencia que indique la razonabilidad de los estados financieros; adems de constatar la eficiencia y eficacia de los controles establecidos por la organizacin y su vulnerabilidad.
ESTRATEGIA Y PLAN DE AUDITORA Enfoque de Auditora

La orientacin de la presente auditora es a realizar procedimientos sustantivos debido a la falta de controles por parte de la gerencia. Mediante estas pruebas podr determinar si el proceso de Evaluacin del rubro Ingresos Cuentas por Cobrar correspondientes a los Estados Financieros al trmino del ao 2012 es eficaz y eficiente. Adicionalmente este anlisis permite probar la efectividad de las actividades, operaciones y procedimientos en el cumplimiento de las metas y objetivos de la organizacin
ESTRATEGIA Y PLAN DE AUDITORA

Adicionalmente a la revisin de los controles considerados fiables, se realizarn las siguientes tareas: 1. Recolectar la informacin necesaria que permita determinar el funcionamiento de los controles. 2. Reunir evidencia que muestre el funcionamiento real de los controles. 3. Inspeccionar los saldos finales de las cuentas de los Estados Financieros. 4. Emplear pruebas de auditora al rubro Ingresos Cuentas por Cobrar.
Plan de Auditora
Objetivos de Auditora: Comprobar que el registro de las Cuentas por Cobrar sea el correcto acorde con los principios de contabilidad generalmente aceptados y Normas de Auditora, adems de su apropiada presentacin en los estados financieros. Establecer si los saldos de las Cuentas por Cobrar son vlidos, analizar las confirmaciones de la cuenta. Determinar la capacidad de cobro. Comprobar que los saldos presentados en los Estado Financieros sean correctos
Plan de Auditora
T a b la 2 .1 1 : Pla n illa d e l R u b ro In gre so s-Cu e n ta s p o r Co b ra r A SE R CIO N E S
PRESENTACION INTEGRIDAD EXACTITUD DERECHO
PR O CE D IM IE N T O S D E A U D IT O R A
VALUACION
EXISTENCIA
E v aluar e l C ontrol Inte rno de e ste R ubro y Ve rificar si funciona e ficaz m e nte Solicitar los saldos de las cue ntas porcobrar y conciliarlas con e l libro m ayor Solicitar confirm acione s por parte de los clie nte s y conciliarlas con e l m ayor ge ne ral Ve rificar que e xista la docum e ntacin soporte re spe cto a la e je cucin de la conciliacin pe riodal de l archiv o m ae stro de C ue ntas por C obrar con e l m ayor G e ne ral R e aliz ar constatacin fsica de l archiv o de re spaldo y com pararlo con originale s Ve rificar si las C ue ntas por C obrar son prote gidas fsicam e nte E stable ce r la inte gridad de las cue ntas, e spe cialm e nte de aque llas con m ontos e le v ados Aplicar Proce dim ie ntos Analticos a la C ue ntas por C obrar E v aluar la pre se ntacin y re v e lacin de las C ue ntas por C obrar e n los e stados financie ros
X X
CORTE
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Ciclo de ingresos y cuentas por cobrar

Concepto de las partidas que las integran Los ingresos por ventas representan montos originados en transferencias de productos, prestacin de servicios o cualquier otro concepto anlogo. Por su parte las cuentas por cobrar por ventas representan derechos de la empresa contra terceros originados en la venta de productos, prestacin de servicios o cualquier otro concepto anlogo.

Concepto de las partidas que las integran Generalmente las cancelacin definitiva de estos derechos se produce por una de las siguientes alternativas: su cobranza; o su anulacin por tratarse de una cuenta incobrable.

Importancia relativa de las partidas que integran el ciclo Las ventas representan la culminacin natural del proceso del negocio y son, por lo general, una partida significativa del estado de resultados.

Importancia relativa de las partidas que integran el ciclo
Las cuentas por cobrar por las ventas proveen mediante su cobranza, el efectivo, o su equivalente, necesario para el flujo de las operaciones. En muchas circunstancias son un activo importantes en el estado de situacin financiera.

Importancia relativa de las partidas que integran el ciclo Dentro de este componente se encuentran partidas que muestran una situacin en un momento dado. Las cuentas por cobrar y otras que representan un grupo de transacciones ocurridas durante un periodo, los ingresos por ventas y las cobranzas de deudores.

Descripcin de las actividades incluidas en el ciclo Las actividades que se incluyen en la secuencia del procesamiento del ciclo de ingresos y cuentas por cobrar son: Ordenes de pedido Despacho de bienes/prestacin de servicios Facturacin Cobranzas

Descripcin de las actividades incluidas en el ciclo Ordenes de Pedido. Las ordenes de pedido pueden generarse por pedidos telefnicos, escritos o personales de los clientes. Adicionalmente estos pedidos pueden gestionarse por intermedio de vendedores o bien directamente por el cliente.

Descripcin de las actividades incluidas en el ciclo Ordenes de Pedido.
En general, las ordenes de pedido se someten a diversas autorizaciones relacionadas: Con el limite de crdito asignado al cliente. Con la disponibilidad del bien a vender.

En otras circunstancias cuando la produccin es a pedido, la orden generar el correspondiente inicio de la produccin con sus implicancias en los requerimientos de materias primas, materiales, mano de obra, etc, etc.

En empresas que cobran anticipadamente o al contado las entregas de bienes o prestaciones de servicios, las consideraciones referidas a la autorizacin del crdito no son aplicables.

Descripcin de las actividades incluidas en el ciclo Ordenes de Pedido. Los rechazos de las rdenes de pedido generados, por ejemplo, por excesos en los limites de crdito, pueden ser posteriormente autorizados por un nivel de supervisin apropiado. Estas aprobaciones deben ser adecuadamente identificadas para facilitar un control de nivel superior y reducir estas situaciones slo a casos debidamente justificados.

Descripcin de las actividades incluidas en el ciclo Ordenes de Pedido. Durante el procesamiento de las rdenes de pedido pueden generarse diversos informes tiles para su control como: Clientes inexistentes. Clientes con exceso en los lmites de crditos. Falta de artculos en almacn. Detalle de pedidos procesados, aceptados y rechazados Pedidos rechazados en una primera etapa y luego aprobados por un nivel superior.

Sobre las rdenes de pedido pueden efectuarse diversas tareas de conciliacin de informacin para asegurar que se han procesado todas las operaciones, por ejemplo el detalle de los pedidos procesados y el informe de pedidos por vendedor.

Descripcin de las actividades incluidas en el ciclo Despacho de bienes/prestacin de servicios.
Las rdenes de despacho se emplean para la seleccin fsica de los bienes que sern despachados y para la descarga de los registros de existencias.

Una vez preparada las entregas puede emitirse una gua de remisin o bien utilizarse como tal una copia de la orden de despacho no valorizada.

Un punto fuerte de control interno consiste en que una copia de la gua de remisin sea firmada por el cliente o el transportista en seal de conformidad y de la existencia y buen estado del bien entregado.

Todas las ordenes de despacho que no son remitidas a los clientes deben ser adecuadamente analizadas. Para realizar este anlisis es til conciliar adecuadamente el total de las ordenes pedidas con los productos vendidos y las guas de remisin conformes correspondientes.

La informacin de las guas de remisin brindan los datos fsicos que sustentan la facturacin. Por lo tanto, deben identificar al deudor, los productos entregados, la fecha de entrega y ser confeccionados slo sobre la base de pedidos autorizados.

Es conveniente que las guas de remisin se numeren correlativamente para facilitar los controles correspondientes a la integridad del procesamiento de los despachos.

Descripcin de las actividades incluidas en el ciclo Facturacin.
Las facturas se generan en forma manual o por sistemas computarizados, en base a la informacin de las guas de remisin, lista de precios y condiciones de ventas.

Diversos informes pueden generarse para verificar la integridad del proceso de facturacin como los referidos a: Despachos no facturados Detalle diario de facturas de ventas

Los despachos no facturados debe ser adecuadamente analizados para evaluar sus causas; mientras que el detalle diario de las facturas permite la conciliacin de las facturas con los guas de remisin y ordenes de pedido y/o despacho.

En algunos casos la descarga de las existencias de los registros correspondientes no tiene lugar cuando se remiten las mercaderas sino cuando se facturan. En estos casos pueden presentarse problemas en el corte de las transacciones y su registro al cierre de los periodos contables.

Podemos afirmar que la facturacin avala informacin contable, registro de las ventas y tambin brinda datos para los registros de cuentas por cobrar de clientes.

Por ejemplo, algunas empresas se caracterizan por la emisin de notas de crdito o dbito que modifican la informacin contenida en las facturas, en estos casos se requiere que los sistemas de control aseguren un adecuado procesamiento de estos documentos.

Descripcin de las actividades incluidas en el ciclo Cobranzas.
Es comn que las cobranzas se detallen en informes diarios que son controlados y conciliados con los fondos o valores ingresados, estos informes avalan las imputaciones en los registros de caja y bancos, de las cuentas corrientes y de la informacin contable relacionada.

Descripcin de las actividades incluidas en el ciclo Cobranzas. Diversos informes relativos al control de las cobranzas pueden presentarse como los vinculados a : Cobranzas no conciliadas con una cuenta corriente Totales de cobranzas pro cobrador Totales de cobranzas por da Totales de cobranza por cliente

Para fortalecer los controles es conveniente el depsito integro e inmediato de las cobranzas en las cuentas corrientes bancarias. Sin embargo, es comn encontrar situaciones en las cuales no se realiza el depsito para evitar el pago de ciertos impuestos grabados por el fisco, estos casos debilitan los controles existentes.

A partir del registro manual o computarizado de las cuentas corrientes pueden prepararse informes que faciliten el control de las operaciones de ventas, su cobranza y los saldos a cobrar.

Descripcin de las actividades incluidas en el ciclo Cobranzas. Como por ejemplo: Antigedad de las cuentas por cobrar Saldos totales de las cuentas por cobrar Detalle de las notas de crdito o dbito Modificaciones de la informacin fija (nmero de ruc, condiciones de ventas, direccin, etc) de los clientes.

Pautas para la comprensin y anlisis del negocio Las caractersticas de esta fase varia en cada una de las empresas en base al tipo de negocio que se desarrolla. Entre otras posibilidades puede incluirse las siguientes pautas a fin de comprender y analizar el negocio en el cual se desenvuelve la empresa y utilizar esa comprensin para la determinacin del enfoque de auditoria a utilizar.

Pautas para la comprensin y anlisis del negocio Relacionadas con las lneas de produccin, mtodos de comercializacin y polticas de distribucin:
Tipos de productos vendidos y montos correspondientes. Margen de los productos vendidos. Cambios en la mezcla de los productos. Relacin de nuevos productos con los existentes. Otorgamiento de descuentos o bonificaciones para las ventas de nuevos productos.

Pautas para la comprensin y anlisis del negocio Relacionadas con las lneas de produccin, mtodos de comercializacin y polticas de distribucin:
Utilizacin de leasing o de ventas en consignacin como herramienta de comercializacin. Acuerdos de garanta. Tipos de canales de distribucin. Naturaleza estacional del negocio. Volumen de transacciones en fechas cercanas al cierre.

Pautas para la comprensin y anlisis del negocio Referidas a las caractersticas de los deudores:
Grado de dependencia hacia uno o un numero limitado de deudores. Concentracin de deudores en un mercado en particular. Solidez financiera de los deudores significativos. Volumen de operaciones recurrentes. Montos de ventas a empresas vinculadas. Acuerdos contractuales a largo plazo.

Pautas para la comprensin y anlisis del negocio Relacionadas con las econmicas del mercado: condiciones y tendencias
Cambios en la participacin o en la magnitud del mercado. Condiciones econmicas adversas en la industria de los deudores. Cambios significativos en:
Estructura de precios Trminos y polticas de financiamiento. Trminos de garantas. Calidad de productos. Poltica de devoluciones. Controles de precios en el mercado. Otros controles gubernamentales.

Pautas para la comprensin y anlisis del negocio En general puede establecerse que cuando una economa crece, la rentabilidad de las empresas aumenta, pero tambin estas requerirn mayor capital de trabajo. En una situacin econmica adversa, las cobranzas sern ms lentas y la reduccin de las ventas puede afectar las posibilidades en la empresa para mantener su negocio.

Aspectos de valuacin y exposicin El criterio de realizacin
Las ventas se reconocen contablemente cuando se realizan, es decir cuando se produce el hecho sustancial que las perfecciona desde el punto de vista legal o prcticas comerciales vigentes.

En el caso de ventas en cosas muebles, el hecho sustancial lo representa la tradicin de la cosa vendida. Ante ventas de servicios, el hecho sustancial est dado por la efectiva prestacin del servicio.

Las consideraciones referidas a la realizacin de la venta tienen un impacto directo sobre el adecuado corte de las transacciones. Es decir, QUE INFLUIRN decisivamente en la asignacin de las operaciones y sus resultados a los diversos periodos econmicos.

Aspectos de especficos de valuacin Las cuentas a cobrar por ventas
Para la valuacin de las cuentas por cobrar por ventas, debe considerarse su valor probable de realizacin, es decir, es necesario dar un adecuado reconocimiento al efecto que sobre las mismas pueden tener los descuentos por volumen o bonificaciones, las devoluciones y las estimaciones por irrecuperabilidad o difcil cobro.

Aspectos de especficos de valuacin Las ventas
Las ventas deben informase en el estado de resultados por el valor correspondiente a las transacciones de contado. De otra manera se incluiran dentro de la lnea de ventas conceptos relacionados con la financiacin de las transacciones.

Aspectos de exposicin No existe cuestiones contables de complejidad relacionadas con la presentacin de las partidas de las cuentas por cobrar. En las cuentas por cobrar por ventas se expondrn como crditos a corto o largo plazo en funcin de su plazo de exigibilidad. Por otra parte en funcin de su naturaleza, pueden distinguirse los crditos con garantas y sin garantas as como los documentados y no documentados.
PROVISION DEUDAS INCOBRABLES

SISTEMAS DE CALCULO Los sistemas ms utilizados son: Porcentaje de ventas al crdito. Porcentaje sobre las deudas pendientes de cobros.
Anlisis de antigedad de saldos.

PORCENTAJE DE LAS VENTAS A CREDITO
La tasa cambia con la experiencia pasada, condiciones actuales del negocio y proyeccin futura. Fcil de calcular y buena correlacin entre deudas malas y ventas.
No requiere anlisis de cuentas.

Por ejemplo, las ventas a crdito durante el ao fueron de S/. 150.000 y en base a la experiencia, se calculo quesera incobrable el 1%

PORCENTAJE SOBRE EL SALDO DE LASCUENTAS POR COBRAR Porcentaje sobre el saldo total de las cuentas por cobrar. La tasa cambia con la experiencia pasada y proyeccin futura. Fcil clculo pero no requiere un continuo anlisis de los saldos pendientes por cobrar. Por ejemplo, el saldo final de cuentas por cobrar fue de S/ 800.000 y en base a la experiencia, se calculo que sera incobrable el 1%.

ANALISIS DE ANTIGUEDAD DE SALDOS Cuanto ms tiempo pase sin liquidarse una cuenta por cobrar vencida o atrasada, menos probable es que llegue a cobrarse. Por lo tanto, basamos el calculo en el tiempo que las cuentas han estado vencidas. Se utiliza una escala mvil de porcentaje, basada en la experiencia de la compaa o giro empresarial, para calcular las cuentas incobrables que hay en cada grupo. Es un sistema ms tcnico y ms preciso, adems, ayuda en la orientacin de los esfuerzos de cobranza.
CASTIGO DE CUENTAS POR COBRAR

INTRODUCCION Si identificamos al cliente, que no tiene intenciones de pagar, damos de baja al cliente.
Para ello debemos haber agotado todas las acciones de cobranza.

Por lo tanto, se reconoce definitivamente como incobrable. Supongamos que el seor Prez no nos va apagar su deuda, que implica cuentas por cobrar por S/40.000. Cual es el registro contable:

EJERCICIO Supongamos que el saldo al 31/12/2011 de la cuenta clientes es de S/ 500.000.
El valor de las cuentas por cobrar castigadas durante el ao 2012 es por S/.80.000.
Adems, considere que el saldo final de cuentas por cobrar al 31-12-2012 es de S/.1.000.000. La empresa ocupa como mtodo de incobrabilidad un10% del saldo final de la cuenta cliente.
CUALES SON LOS REGISTROS CONTABLES?

PROCEDIMIENTO DE CONFIRMACION DE SALDOS Este procedimiento consiste en solicitar del deudor (con la conformidad de la empresa auditada), que ste comunique directamente al auditor la deuda que tiene con la empresa, de acuerdo con los documentos que se adjuntan. Si hay discrepancias entre los datos enviados y los que se tienen, se le pide al deudor que notifique al auditor la cifra real y adems que explique el motivo de las diferencias..

PROCEDIMIENTO DE CONFIRMACION DE SALDOS
El auditor investigar el origen y la naturaleza de las discrepancias que pueden consistir: Registrar las ventas de un modo incorrecto No registrar una devolucin de los clientes Pago de deudores que todava no se han recibido Una remesa no recibida todava por el cliente Descuentos establecidos por volumen, no contabilizados por la empresa

Esta confirmacin por comunicacin directa con deudores, previamente seleccionados en el proceso denominado " circularizacin de deudores ", es un mtodo cada vez ms usado por los auditores, ya que la informacin obtenida del deudor genera ms credibilidad y confianza que la obtenida de los libros de la empresa. Ahora bien, el auditor debe controlar adecuadamente el envo de circulares, a los clientes a los que se los ha mandado, y tambin las respuestas recibidas, si han sido satisfactorias o bien tienen discrepancias.

La seleccin de las cuentas que van a ser confirmadas, puede hacerse por muestreo pero prestando especial atencin a cuentas atrasadas, a saldos dados de baja, a cuentas con saldo acreedor,.... Una vez determinados los saldos que se van a confirmar, el auditor solicita a la empresa, que prepare la carta de confirmacin, que ha de enviarse al deudor, o bien que acepte la que ya ha preparado el auditor. Posteriormente, se llevar a cabo, el control y envo de las cartas a los clientes, solicitando que sean devueltas directamente al auditor.

El siguiente paso consistir en la recepcin, control y estudio de las cartas devueltas, ante los saldos no conformes y en base a las observaciones y comentarios manifestados en la carta por el cliente, se establecern las oportunas conciliaciones de las diferencias. Puede suceder que haya clientes que no contesten a la primera carta, as se les enviar otra. Se analizarn las importancias de las cartas no contestadas, decidiendo el auditor si se realizar o no otro tipo de pruebas y se establecern las conclusiones finales sobre los saldos de los clientes en base al anlisis de las confirmaciones que se han recibido.

Modelo de carta de circularizacin: Fecha Sr. D. (cliente) Muy Seores nuestros: Nuestros auditores, (empresa auditora), estn efectuando, a peticin nuestra, una revisin de nuestros estados financieros. Con este motivo, desean que ustedes les indiquen su conformidad o reparo al saldo de su cuenta al (cierre de ejercicio), que segn nuestros libros asciende (importe) a nuestro favor, de acuerdo con el estado detallado que adjuntamos. Si el saldo arriba indicado merece su conformidad, les agradeceremos firmen el impreso de confirmacin adjunto y lo enven directamente a nuestros auditores (nombre y direccin de los auditores), utilizando para ello el sobre franqueado que les remitimos. En caso de disconformidad, les rogamos que les faciliten en el impreso de confirmacin, cualquier informacin que pueda ayudarles a localizar las diferencias. Debemos advertir que esta carta no es una solicitud de pago, y asimismo, que su conformidad no excluye la posibilidad de que, con posterioridad a la indicada fecha, dicho saldo haya podido ser total o parcialmente liquidado. Con gracias anticipadas por su colaboracin, les saludamos Atentamente, firma

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Control Interno de las Cuentas por Cobrar

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Conclusin del Control Interno - supuesto

IDENTIFICACIN DE RIESGOS DE AUDITORA

Valuacin Inventario Existencia Valuacin

Sistema de Control deficiente

Hurto de los activos

Cuentas por Pagar

Valuacin Presentacin Revelacin

Los adeudos a proveedores no se cancelan a tiempo

Fuente: Principios de Auditora

ESTRATEGIA Y PLAN DE AUDITORA

ESTRATEGIA Y PLAN DE AUDITORA Enfoque de Auditora

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