El tiempo es uno de los recursos ms importantes para el Directivo, hay que tener en cuenta que para que podamos

aprovechar y sacar el mximo partido de nuestro tiempo tiene que ser y estar organizados El tiempo es como una gota de agua que se evapora. No podemos fsicamente, capturarlo ni encerrarlo para hacerlo nuestro El tiempo es una constante. Una medida de intervalos. Independientemente de quines somos o qu estamos tratando de lograr, el tiempo contina movindose al mismo ritmo.

- La administracin del tiempo es una ilusin, porque nadie puede realmente administrar el tiempo.

- La administracin del tiempo; es uno de los recursos ms apreciados. Sin embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo muy valioso.

La administracin del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos ms importantes y crticos de los administradores.

Administrar el tiempo realmente significa administrarnos a nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempo que tenemos.
Una mala organizacin nos har perder mucho tiempo y esto ir ligado a perder dinero o dejar de ganarlo

Junto con una buena organizacin del tiempo tiene que ir ligada una buena coordinacin del personal de nuestra empresa. Aprovechar las cualidades de cada empleado, que no se repitan tareas, que estn comunicados los departamentos dentro de una misma empresa.

Mucha gente opera bajo la errnea creencia de que tendran tiempo para todo, si solo pudieran organizar sus horas ms eficientemente

El tiempo es una paradoja. Nos parece que no tenemos suficiente tiempo y sin embargo tenemos todo el tiempo que hay. No importa cuanto hagamos, siempre hay alternativas interminables para invertir el tiempo. La solucin a esta paradoja, entonces, es enfocarse primero en las cosas ms importantes, en la seguridad de que siempre habr tiempo suficiente para las cosas que realmente es necesario hacer. Una vez que hayamos aceptado el hecho de que no podemos hacer todo y dejemos de actuar como tal, habremos dado un paso muy importante hacia una efectiva administracin de nuestro tiempo. Identificar las prioridades se convertir en un problema menor.

Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.

Puede ser un recurso escaso, si no se controla en funcin de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias aun emprendedor.
Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen. No se puede comprar. No se puede atrapar, detener o regresar. Es lo ms valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el mximo grado de efectividad. Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.

Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilizacin efectiva del tiempo. Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeacin del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecucin y produce mejores resultados.

Una tcnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los ltimos 20 minutos de labores, en planear el da siguiente.
El tiempo del emprendedor rara vez se utiliza exactamente como el lo planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos. Los resultados ms efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, ms que por la pura casualidad.

-El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los emprendedores deben utilizar su tiempo en relacin a la importancia de sus actividades.
-Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad. -El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situacin en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por s mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.

-Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hbito que desperdicia Tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presin de las fechas lmite establecidas.
-Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repeticin de acciones y reducir las interrupciones a un mnimo como contestar o hacer llamadas telefnicas. -El mantener a la vista la agenda del da facilita el administrar correctamente el tiempo.

Ideas para mejorar su administracin del tiempo. Te ayudaran a mejorar tu productividad y a permanecer focalizado en lo importante.

1.

Acepte que la administracin del tiempo es un mito. No importa lo organizado que sea usted, el da tiene siempre 24 horas solamente

2. Descubra en qu malgasta el tiempo. Muchos de nosotros somos proclives a actividades que son un derroche de tiempo que podramos usar de un modo mucho ms productivamente. 3) Fije objetivos de administracin del tiempo. Recuerde, el foco de la administracin del tiempo es cambiar conductas, no cambiar el tiempo.

4)

Implemente un plan para la administracin del tiempo. Esta es una extensin de la idea # 3. El objetivo es cambiar sus comportamientos para conseguir todos los objetivos que se fija a usted mismo

5) Use herramientas para la administracin del tiempo. El primer paso es saber dnde est usted parado y planificar adnde desea llegar en el futuro.
6)

Priorice. Usted tendra que empezar cada da con una sesin de administracin del tiempo estableciendo un orden de prioridad para las tareas del da y los resultados deseados Aprenda a delegar y/o "terciarizar". Ms all de lo pequea que pueda ser su empresa, no hay necesidad de que sea un "espectculo unipersonal"

7)

8) Establezca rutinas y apguese a ellas lo ms que pueda. Cuando surjan las crisis, usted va a ser mucho ms productivo si usted puede apegarse a algunas rutinas ya establecidas. 9) Habitese a fijar lmites de tiempo para las actividades. Por ejemplo, leer y responder emails puede consumir su da entero si usted lo permite. 10) Asegrese de que sus sistemas funcionen. Pierde usted montones de tiempo buscando documentos en su computadora?

11) No gaste tiempo esperando ya sea en reuniones con clientes o en turnos con el dentista, es imposible evitar esperar a alguien o a algo. Pero usted no necesita estar sentado mirndose la punta de los zapatos.

En resumen, usted puede tener un mayor control y lograr sus objetivos, siempre que afronte el mito de la administracin del tiempo y de los pasos para mejorar su control. Uno de los mejores administradores es aquel que tiene aparte todas sus metas o ideales por ejemplo: separarlos en flderes o en una agenda dividida en tres secciones; en una las cosas por realizar como informes por hacer o tareas pendientes, etc.

Urgente: Que urge o requiere una rpida ejecucin o solucin. Importante: Que nos permite trascender nuestra realidad actual proyectndonos hacia el futuro

-Llamaremos a este cuadrante Lo Urgente e Importante. Caracterizado por ser actividades que de no ser atendidas, veramos amenazada nuestra existencia hoy: proyectos con fechas de cierre y con tiempo lmite, vencimientos, resolucin de problemas inmediatos, etc. Toda actividad que presiona sobre nosotros y signifique una gestin orientada a resolver problemas, enfrentar crisis, etc. caracteriza a este. - Lo Importante, No Urgente. Este cuadrante refiere a aquellas cuestiones que si bien estn ms lejanas en cuanto a horizonte de tiempo para su resolucin, son las que permiten nuestro aprendizaje y mejora a futuro. Lo Importante, No urgente representa el desarrollo de las capacidades para mejorar la respuesta a desafos futuros.

- Lo No Urgente, No Importante: actividades de evasin, trivialidades, ocio no planificado, prdidas de tiempo, etc. Muchas veces, el pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede acarrear una crisis por falta de previsin y preparacin adecuada para enfrentar nuestros problemas.

Elementos que nos haran perder el tiempo

Mala Organizacin (Planificacion) Exceso de compromisos Llamadas telefonicas,reuniones mal planificadas. Falta de delegacion

GpiH-10. Administracin del Tiempo.

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Pasos para que nuestro trabajo sea mas eficaz:

Ten Organiz. y limpio el lugar de trabajo.

Cuida tu presentacion personal.

Haz cada cosa en su orden

GpiH-10. Administracin del Tiempo.

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Lleva una planif. adecuada de tu agenda

Cumple la palabra dada al cliente

GpiH-10. Administracin del Tiempo.

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Organizarnos alrededor del telefono

Hay que escuchar al cliente

GpiH-10. Administracin del Tiempo.

20

Estar bien informados de nuestros productos

Realiza anotaciones cuando hables con clientes

GpiH-10. Administracin del Tiempo.

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Lleva fichas de tus clientes

GpiH-10. Administracin del Tiempo.

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Sistemas para controlar y administrar el uso del tiempo:

Causas tericas de malversacin del tiempo en la empresa: Falta de informacin Comunicaciones lentas y absurdas. Interrupciones constantes Desorganizacin de los colaboradores Exceso de urgencias Llamadas telefnicas Exceso de burocracia Errores de terceros Visitas al exterior Salidas para resolver problemas Exceso de reuniones Incompetencia de los jefes.

Causas reales de malversacin del tiempo en la empresa:

Falta de organizacin personal Confusin de prioridades Escasa delegacin en nuestros colaboradores Exceso de optimismo al apreciar nuestras habilidades y potencial de trabajo Intentar abarcar un campo de actividades demasiado amplio Poca puntualidad y control de horario Dilacin de las decisiones importantes Precipitacin en otras decisiones, sin analizar a fondo el origen de los problemas.

Excusa: Hacer frente a la acumulacin de trabajo que se amonton a lo largo del da. Causa: Demasiada actividad ineficaz, no productiva, mientras los dems avanzan en sus tareas. Remedio: Lista de prioridades; ms disciplina personal; tratar de delegar; emplear mejor las secretarias; filtrar las llamadas telefnicas.

El actual problema de tiempo ha surgido probablemente por culpa de una lenta e ininterrumpida adquisicin de malos hbitos, por ejemplo, dejar los informes para el ltimo momento, hacer las cosas uno mismo en vez de delegar, dar largas a las decisiones, y otros muchos. En otras palabras, trate de adquirir una serie de nuevos hbitos y dejar los viejos.

La planificacin har que se dedique tiempo a hacer las cosas importantes, las cosas que slo usted puede hacer y que deben hacerse para una fecha tope. La planificacin del tiempo ahorra tiempo. Marque objetivos y metas y mida el progreso al comparar lo que se ha logrado realmente con la meta original. Organice a su mesa de trabajo, a su secretaria y ms que nada a usted mismo.

Administracin del tiempo ms efectiva, una va al xito cotidiano

A continuacin van a encontrar diez elementos importantes a tener en cuanta a la hora de anotar citas y actividades en su agenda. Pero antes de comenzar, y como concepto previo, me gustara repetir la importancia que tiene el que tengamos siempre nuestros objetivos perfectamente definidos y establecidos por escrito. La causa fundamental por la que muchas personas no alcanzan sus objetivos es precisamente que los dejan simplemente en su memoria, solo para que queden olvidados cuando los primeros obstculos, o otras tareas menos importantes reclaman su atencin. Recuerden mantener su INTENCION en el FUTURO y su ATENCION en el PRESENTE: denominado as porque es el regalo que nos da el UNIVERSO para que seamos FELICES.

De este modo, se garantizar un enfoque claro en aquellos objetivos que usted mismo ha determinado como importantes para su vida.

Clave 1.- Establezca siempre que le sea posibles momentos de tiempo

especficos para realizar cada una de las tareas que planifique

mximo esa cita con usted mismo.

Clave 2.-Cuando reserve un tiempo para completar una tarea, respete al

Clave 3.-Intente por todos sus medios enlazar las tareas que tenga que
realizar a lo largo del da.

Clave 4.-Establezca un lapso de tiempo mayor para realizar una tarea del que crea que le llevar completarla.
Clave 5.-Procure planificar las tareas que hayan de estar completadas para una fecha determinada con anterioridad a la llegada de esa fecha. Clave 6.-Cuando tenga muchas tareas que completar en una misma semana, procure planificar las ms importantes al comienzo de la semana.

Clave 7.-No cometa el error de planificar absolutamente todo su tiempo disponible. Utilice siempre la regla setenta-treinta. Clave 8.-Mantenga siempre una visin con la suficiente perspectiva de todos sus objetivos en la vida.

Clave 9.- Su Planificacin ha de incluir tanto los aspectos profesionales de su vida, como los aspectos personales.

Clave 10.- Haga una prioridad el hecho de disfrutar de cada instante de su vida. En la vida todos tenemos que hacer tareas que nos resultan agradables, mientras que otras no lo son tanto.

Aprenda a disfrutar tanto unas como las otras. Aprenda a saborear lo bueno de cada situacin, y enfquese en hacer de cada instante de su vida un momento mgico y especial. Tome conciencia de que el hacerlo dependo nica y exclusivamente de usted.

Hgase la pregunta Cmo puedo transformar la realizacin de este trabajo en algo especial? Le garantizo que su mente comenzar a darle respuestas de cmo hacerlo.
En definitiva, TOME EL CONTROL. Puede que usted no controle algunos de los acontecimientos de su vida, pero le garantizo que lo que siempre controla es como reacciona ante esos acontecimientos.

Por ltimo, si de verdad se quiere conseguir un xito en la organizacin del tiempo, se deber cultivar la tenacidad.