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EL SEGUIMIENTO O MONITOREO

Lic. Alfonso Nimatuj CUNTOTO 2013

Qu es el Seguimiento o Monitoreo?
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Es un procedimiento sistemtico para comprobar la efectividad, eficiencia y efectividad del proceso de ejecucin de un proyecto que permite:

identificar los logros y debilidades Recomendar mejoras para optimizar los resultados deseados

Un proceso organizado de comunicacin y entendimiento entre los diferentes participantes (Grado de objetividad). Un instrumento para fomentar la co - responsabilidad de diversos actores. El monitoreo aumenta el compromiso y facilita la coordinacin. Un instrumento de desarrollo organizacional, con el que se inicia un proceso de aprendizaje y desarrollo.

Se da durante la etapa de ejecucin en el ciclo del proyecto

Seguimiento o Monitoreo
El monitoreo es un procedimiento sistemtico empleado para comprobar la efectividad y eficiencia del proceso de ejecucin de un proyecto, para identificar logros y debilidades y recomendar medidas correctivas para optimizar los resultados deseados
(BID, 2005)

Seguimiento o Monitoreo
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El seguimiento de proyectos utiliza un sistema de informacin, basado en la formulacin del proyecto (matriz de planificacin y plan de ejecucin de las actividades), para que apoyndose en la utilizacin de tres tipos de datos (del progreso fsico y financiero de las actividades, sobre el contacto entre el proyecto y los usuarios y sobre la evolucin de los factores externos), recogidos de forma continua y expresados en tres tipos de informes (registros, actividad y coyunturales), la direccin o gerencia del proyecto pueda comparar lo planificado y ejecutado, en el nivel de recursos y actividades.
El monitoreo exige un anlisis de la informacin recopilada

Objetivos
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Fomenta el mejoramiento en el desempeo de un proyecto Descubre situaciones e indicios que constituyen la base para un diagnstico y el plan de mejora Deriva oportunidades de aprendizaje

Promueve el empoderamiento por el proyecto

Establece transparencia a lo largo del proyecto Fomenta la corresponsabilidad Genera el reconocimiento de aciertos, errores, debilidades y fortalezas

Facilita lograr el impacto esperado del proyecto

3 aos

5 aos

15 aos

Vida del Proyecto

Impacto Efectivo

Cundo y dnde monitorear? El Ciclo del Proyecto

Preparacin del Proyecto

Operacin Post-proyecto

Ejecucin/ Terminacin del Proyecto

Configuracin de parmetros Planificacin del sistema

Responsabilidad de la gerencia del proyecto

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Asegurar la existencia de un Plan Monitorear continuamente Efectuar controles permanentes Elaborar el Informe de control

Elementos de un Buen Monitoreo

Sistemtico Participativo Centrado en el desempeo Dirigido al aprendizaje Gua para la toma de decisiones

Resultados de la Participacin
Promueve acuerdos en la definicin de los parmetros de resultados y desempeo. Fomenta la corresponsabilidad y la confianza. Crea compromiso entre los involucrados.
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Prejuicios ante el seguimiento o monitoreo

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1.

El monitoreo es considerado una tarea compleja, que requiere de una alta inversin de recursos y tiempo.

2.

El monitoreo no tiene mayor utilidad para el proceso de gestin.

Claves del seguimiento o monitoreo

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Ajustar la estructura del sistema de monitoreo a las necesidades del proyecto. Tener clara la funcin que debe cumplir el sistema de monitoreo.

Seguimiento o Monitoreo
Finalidad Conocer el estado de ejecucin del proyecto. Proponer medidas reconductoras o alternativas.
GOMEZ y SAINZ

Caractersticas. Orientado hacia hitos importantes Liviano ( bajo dinero y poco tiempo) Proceso concertado Integrador (cuantitativo-cualitativo)

DEBE PRESTAR ATENCION A:

Cumplimiento de los planes de actuacin o calendario. Actividades y productos obtenidos. Responsabilidades y funciones Resultados y efectos. Indicadores y mediciones Dificultades
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Situacin financiera y gastos Situacin de la contraparte Nivel de implicacin y participacin de los beneficiarios Entorno del proyecto. Suministro de informes peridicos

AMBITOS DE INCIDENCIA

Criterios para construir un buen sistema de monitoreo

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UTILIDAD CREDIBILIDAD

EFICIENCIA PARTICIPACION
IMPARCIALIDAD
(GTZ, 2007)

Diversos nombres, igual significado

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MONITOREO BASADO EN RESULTADOS

MONITOREO ORIENTADO HACIA EL IMPACTO

MONITOREO DE IMPACTO

(GTZ, 2007)

Del monitoreo tradicional al monitoreo de impacto

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MONITOREO TRADICIONAL

MONITOREO DE IMPACTO

Monitoreo de actividades y de servicios o productos puestos a disposicin de los

Va ms all de las actividades y servicios o productos. Busca la observacin de impactos

beneficiarios.

que las intervenciones del proyecto

generan entre los beneficiarios.

mbito de gestin del proyecto Garantizar y rendir cuentas

Cambios generados con las intervenciones (GTZ, 2007)

Pasos para la implementacin del monitoreo

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Para emprender la fase del seguimiento o monitoreo, es fundamental contar con un sistema de monitoreo:

La implementacin de un Sistema de Monitoreo es un PROCESO SOCIAL en el que participan muchos actores, sea en la fase de diseo, en el mantenimiento o como usuarios de la informacin generada

Por eso la implementacin se sugiere se lleve a cabo de manera estructurada

Pasos para la implementacin del monitoreo

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Paso 1 ACORDAR LOS OBJETIVOS DEL MONITOREO Paso 2 ACORDAR UN PRESUPUESTO PARA EL MONITOREO Paso 3 DETERMINAR LAS REAS DE IMPACTO A OBSERVAR Paso 4 CONSTRUIR LAS CADENAS DE RESULTADOS E HIPOTESIS DE IMPACTO

Identificar actores involucrados en el monitoreo Acordar los objetivos de manera participativa Construir un mandato de implementacin Se podra iniciar con un proceso de sensibilizacin

Establecer un marco presupuestario Acordar el monto de recursos que sern aportados para ello Revisar criterios de agencias de cooperacin (GTZ 3 al 6% y otras sugieren hasta un 5% del presupuesto del proyecto) Es imposible monitorear todas las aristas del proyecto Es necesario priorizar aspectos Es importante consensuar una seleccin de reas de impacto prioritarias. Resultados e hiptesis = teora del proyecto Teora del proyecto responde a la manera en que los productos o prestaciones del proyecto sern aprovechadas por los usuarios o beneficiarios, y de qu manera este aprovechamiento producir los resultados propuestos.

Pasos para la implementacin del monitoreo

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Paso 5

CONSTRUCCIN DE INDICADORES

Es importante construir indicadores que registren el grado de avance en el logro de los resultados propuestos.

Paso 6 ELABORACIN DE UN PLAN PARA EL LEVANTAMIENTO Y ANLISIS DE DATOS

Paso 7 ELABORACIN DE UN PLAN PARA EL USO Y LA DIFUCIN DE LOS DATOS

Un levantamiento de datos estructurado de manera detallada Es necesario definir: fuentes de datos, construccin de herramientas para el levantamiento de los mismos, reglas para periodicidad de mediciones, pautas para el procesamiento de datos.
El monitoreo es til si se socializa y aprovecha por parte de los involucrados. Se debe contemplar un plan para la socializacin y utilizacin de los mismos; estableciendo a quines se les dar a conocer, cundo y el medio a travs del cual se lograr dicha socializacin.

(GTZ, 2007)

Planificacin de un sistema de monitoreo o seguimiento

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Qu debera ser monitoreado?:

Es necesario identificar el objetivo de la actividad y la poblacin beneficiaria. Seleccionar indicadores que limiten y enfoquen la recoleccin de datos. Se debe seleccionar los mtodos, tcnicas e instrumentos para rastrear los indicadores. Observacin, entrevistas, informes rutinarios, etc. Identificar a los generadores, recolectores y analistas de la informacin y definir la periodicidad

Cmo?:

Quin y cundo?:

Planificacin de un sistema de monitoreo o seguimiento

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Cules recursos son necesarios y si estn disponibles?:

Se debe asignar fondos y recursos humanos. Es importante considerar este aspecto antes de ponerlo en prctica.

Consulta y capacitacin:

Preparacin del plan de trabajo:

Es necesario prepararlo e implementarlo de manera participativa y con resultados concretos.

Plan de monitoreo o seguimiento

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El plan de monitoreo debe especificar:

Quin recolecta la informacin? Para qu propsito? En qu forma? Cundo y cmo se utilizar? Incluye fortalecer sistemas de monitoreo existentes

Requisitos del monitoreo

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Los objetivos expresados en trminos de resultados concretos, deben permitir establecer indicadores meta a lograrse en ciertos momentos. Durante la planificacin de programas y proyectos se debe asegurar que cada uno de stos tenga: - Objetivos y cronogramas especficos. - Existencia del marco adecuado para monitorear.

Advertencias:
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Es necesario contrarrestar la tendencia a recolectar demasiada informacin. * Se debe seleccionar cuidadosamente pocos indicadores, que se enfoquen en el proceso y resultados.

Instrumentos de recogida de datos

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Se pueden utilizar todos aquellos medios y herramientas que se consideren pertinentes, sin embargo, los ms comunes son:

Informes peridicos (Direccin del proyecto) Fichas de situacin (crditos, procesos, stock, etc.) Documentos contables y de gestin (presupuesto, facturas, documentos justificativos de gastos, etc.) Visitas de supervisin a la zona de intervencin Observacin directa (constatacin de procesos, actividades y resultados) Entrevista con responsables de reas, procesos o actividades Reuniones con beneficiarios del proyecto Formularios especficos de seguimiento

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Cundo es el momento pertinente para implementar el sistema de monitoreo?

Quin debe encargarse del monitoreo?

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Qu incluir en un Plan de Monitoreo?

Parmetros del Proyecto

Declaracin clara y medible del Propsito y de los Componentes del proyecto, con sus indicadores respectivos. Identificacin clara de las Actividades y el Presupuesto. Identificacin de los Supuestos Bsicos a nivel de Actividades, Componentes, Propsito y Fin.

Qu Incluir en un Plan de Monitoreo?

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Provisin para la recoleccin de informacin y el manejo de la documentacin del proyecto. Arreglos institucionales para llevar a cabo el M&E, para la recoleccin, el anlisis y el reportaje de las conclusiones. Mecanismos para incluir a los involucrados bsicos en la toma de decisiones oportunas.

Limitaciones para llevar a cabo un Monitoreo efectivo

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Diseo inadecuado del proyecto (no evaluable)

Recursos limitados (en trminos financieros, materiales o humanos) Cultura de status quo del ejecutor - resistencia al cambio Sesgos (cualitativo, cuantitativo, dominio tcnico) Problemas de informacin (falta - calidad)

Marco Lgico y Monitoreo

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Continuidad de la justificacin Eficiencia

Efectividad
Efectos e impactos Lecciones aprendidas

Informes de Monitoreo
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Bajo Control de la Gerencia del Proyecto

Plan de Ejecucin Fsica Plan de Ejecucin Financiera Informe de Logro Informe Alertivo Informe Especial Informe de Auditora Externa

Beneficios de hacer Monitoreo durante la Ejecucin del Proyecto

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Mantiene prioritario el enfoque en resultados. Tiende a identificar las imperfecciones en el diseo y plan de ejecucin. Tiende a aumentar la probabilidad de que los Componentes se produzcan como se planificaron. Identifica problemas nuevos y recurrentes y ayuda a llegar a ajustes satisfactorios. Concentra las acciones en problemas claves, que impactan el logro del Propsito.

Estado del Proyecto

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Progreso en la ejecucin de los componentes Estado de los Supuestos relacionados con el Objetivo de Desarrollo y estado de los indicadores del OD Lecciones aprendidas Cumplimiento de clusulas contractuales Reformulaciones del Proyecto Opinin calificada de auditores externos Problemas Potenciales

Cmo crear puntos de referencia?

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Identificar:
una

norma o medida profesional una norma o nivel tcnico una mejor prctica

Punto de referencia: Situacin en relacin con la cual el indicador puede ser medido.

Ejemplo de creacin de punto de referencia

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Mejores Prcticas Indicador: Proporcin alumno/maestro reducida. Punto de referencia: Proporcin alumno/maestro en las escuelas primarias de ms alto nivel es igual a 15:1.

Estndar tcnico Indicador: ndice de potabilidad del agua. Punto de referencia: Tasas de diarrea son las ms bajas en los municipios en donde el ndice de potabilidad del agua alcanza 89 o ms.

La importancia de monitorear los supuestos

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Siempre existe el riesgo de que las actividades se lleven a cabo eficientemente y de acuerdo con el calendario de ejecucin, pero sin que se produzca el componente correspondiente, o que los componentes se produzcan eficientemente y no se logre el propsito. El monitoreo de los supuestos tiende a reducir este riesgo.

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Criterios bsicos para la recopilacin de Informacin

Selectivo
Guiado hacia resultados Efectivo en costo Imparcial Replicable Especfico Oportuno (a tiempo)

Recopilacin de Informacin efectiva en costo

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Solamente se recopila la informacin necesaria.

se obtiene la informacin requerida a travs de fuentes secundarias se analiza, recopila y usa la informacin cerca de la fuente de informacin exceden los beneficios de la recopilacin, anlisis y uso de la informacin, los costos de la recopilacin

Tipos de Informacin
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Cuantitativa Cualitativa

100 50 0 Este Oeste Norte

3rd

1st

Mtodos de Recopilacin de Informacin

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Fuentes secundarias
Encuestas Mtodos de estimacin rpida

Mtodos de Estimacin Rpida

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Entrevistas con informantes importantes Grupos focales

Entrevistas a la comunidad
Observacin directa Encuestas informales

Confiabilidad
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Costos

Capacidad Requerida
Tiempo

Validez Credibilidad

Cmo mejorar la calidad de la informacin para el Monitoreo

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Usando varios indicadores. Combinando mtodos cuantitativos y cualitativos.

Usando tcnicas de recopilacin y anlisis de la informacin que promuevan la participacin de los involucrados.
Capacitando a los recopiladores de informacin, as como a quienes la van a analizar.

Anlisis de Informacin: pasos Bsicos

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Descripcin

Interpretacin
Recomendaciones

Posibles problemas: Muestreo, Grupos de control, Causalidad

Criterios Bsicos para la Recopilacin de Informacin

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Selectivo Guiado hacia resultados Efectivo en costo Imparcial Replicable Especfico Oportuno (a tiempo)

Recopilacin de informacin efectiva en costo

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Solamente se recopila la informacin necesaria. Puede obtenerse la informacin requerida a travs de fuentes secundarias? Est siendo analizada, recopilada y usada la informacin cerca de la fuente de informacin?

Exceden los beneficios de la recopilacin, anlisis y uso de la informacin, los costos de la recopilacin?

Cul es la diferencia entre monitoreo y evaluacin?

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Monitoreo es un Proceso Continuo.

Ocurre todos los das, semanas, meses en la ejecucin del proyecto. Es un proceso continuo de anlisis, observacin y sugerencias de ajustes para asegurar que el proyecto est encarrilado a alcanzar su objetivo.

Evaluacin es Peridica. Consiste en formular

conclusiones acerca de lo que se observa a una escala mayor, aspectos tales como el diseo del proyecto y sus impactos, tanto los previstos como los no previstos.

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Para qu Para qu

monitorear ? evaluar ?

Para: Mejorar el desempeo Aprender de la experiencia Tomar mejores decisiones