Gesto do Tempo - Cronograma

Gerncia de Tempo
Uso de SW

Gerncia de tempo

MBA Projetos

Objetivo

Passar as melhores prticas que podem ser adotadas para a utilizao de um software de gerenciamento de projetos de uma organizao.

So as melhores prticas, portanto, no significa que devem ser adotadas sempre ou que a adoo das mesmas seja garantia de sucesso!

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Premissas
O SW por si s, no traz os resultados esperados para a boa gerncia do cronograma e do tempo necessrio que se crie os processos adequados para uso do mesmo O deployment dos processos deve ser feito na modalidade top down, ou seja, a alta gerncia da organizao deve estar comprometida com a nova forma de trabalho Os processos organizacionais devem ser considerados As pessoas que participaro do processo devero estar devidamente treinadas e deve-se motiv-las para que elas passem a adotar as novas regras A infra-estrutura de HW e SW fundamental para o uso do SW
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Organizao
Requerimentos de informaes da organizao

Pessoas Infra-estrutura

Comunicao

Software
Segurana Processos Organizacionais Processos de Gerncia do Projeto
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Base informaes histricas

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Requerimentos de informaes da organizao

O que a organizao espera do projeto? A quem devo prover as informaes? Devo mostrar o uso dos recursos? Quais so os relatrios gerenciais esperados? Qual a periodicidade em que devo prover as informaes?
R$

Projeto 1
14 12 10 8 6 4 2 1 2 3 4 5 6 7 Meses 8 9 10 11 12

Receita Despesa

TIR: 10%

Devo mostrar a lucratividade do projeto? (TIR, VP, Gros Profit) Como a organizao deseja ver a situao do projeto? Analtica ou sinttica? Qual a forma de exposio das informaes? Word, Excel, Powerpoint, etc?
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Comunicaes
Qual o meio de comunicao que organizao adota? Quais so as regras que devo usar para fazer a comunicao com os membros do projeto?
Posso usar e-mail como meio oficial de comunicao? reconhecido pela empresa como prova documental de comunicao? Quais so as formas de abordagem para a comunicao eficaz?

A comunicao deve ser escrita ou visual?

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Segurana
Como so classificadas as informaes da organizao?
Quais so informaes consideradas confidenciais? Como tratar as informaes confidenciais? Quem deve ter acesso documentao do projeto? Quais so os nveis de privilgios requeridos para manipulao das informaes (quem pode ver o que?) Como proceder quando houver quebra de sigilo?

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Base de informaes histricas

Quais informaes a empresa deseja manter como base para consulta futura?
Onde e como vou armazen-las? (papel, mdia eletrnica, vdeo, CD, DVD, etc?) Qual a hierarquia de armazenamento das informaes? Quem o Owner das informaes armazenadas? Qual o procedimento e mecanismo de recuperao das informaes? Qual a estruturao das informaes?

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Pessoas
Como a organizao da minha empresa? Matricial, Funcional, etc?
Qual o processo que devo utilizar para alocao dos recursos?

Qual o processo de priorizao de atividades e realocao de recursos?

Quem o responsvel por manter e atualizar o calendrio de disponibilidade dos recursos?

Qual o plano de treinamento e capacitao dos profissionais de empresa?

Como o gerenciamento de skil da minha empresa?

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Processos operacionais
Qual o organograma da empresa?
Quais so as reas com as quais o gerente de projetos dever interagir durante o planejamento do projeto? E quais so as regras e processos destas reas? Analisando os processos, quais so os caminhos que devo percorrer para atingir um determinado objetivo dentro do projeto? reas de maior ateno: Aquisies e licitaes Gerncia financeira e contbil Contratao de recursos (pessoal) Delivery (modalidade de alocao e gesto de recursos)

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Processos de gerncia de projetos

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Processos de gerncia de projetos

Como a regra para iniciao do projeto?
Como devo proceder para fazer a comunicao durante o projeto? Como devo controlar a documentao do projeto? Qual a metodologia de gerenciamento do projeto? (PMI?) Existe a carreira de gerente de projetos? Ele est devidamente qualificado para gerenciar adequadamente o projeto? Somente o gerente de projetos tem autorizao para promover alteraes no projeto seguindo o processo de mudanas de escopo do projeto? Como so gerenciados escopo, custo, tempo, etc? Quem suportar o gerente de projetos a nvel de infra-estrutura?

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Infra-estrutura Recomendaes importantes:

Centralizao das informaes fundamental. Portanto crie sempre um repositrio nico que acessado por todas as reas interessadas; Tenha um software de gerenciamento de documentos (GED) para que voc possa controlar o acesso da documentao e as verses do documento;

Analise as atividades que so importantes na sua empresa e repetitivas e crie modelos de cronograma das mesmas (templates);
Verifique a ferramenta de apurao de uso de recursos j presente na sua empresa e faa a integrao da mesma com o software de gerncia de projetos (isso evitar retrabalhos por parte do usurio)

Tenha centralizado o pool de recursos de forma que ele seja compartilhado com todos os gerentes de projetos;
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Infra-estrutura
Recomendaes importantes:
Integre o seu software de gerncia de projetos com a sua ferramenta de correio eletrnico. Dessa forma voc poder enviar lembretes automticos do incio de atividades e receber feedback automtico de concluso de atividades;
Crie uma base de informaes histricas que possa ser compartilhada com toda organizao; Assegure-se que todos os membros da equipe do projeto tenham acesso as ferramentas de correio e acesso aplicaes Web;

D preferncia para ferramentas Web e utilizem banco de dados relacional (SQL, Oracle, Sybase, etc); Assegure-se que esteja implementado um bom sistema de backup para o seu software de gerenciamento de projetos;
D acesso via Internet para o seu software de gerncia de projetos, pois a mobilidade auxilia para equipes que esto trabalhando remotamente.
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Infra-estrutura
Recomendaes importantes:
Na gesto eletrnica de documentos crie para cada projeto uma estrutura de controle chamada Project Control Book (PCB), contendo no mnimo as seguintes informaes: Declarao de escopo e aprovao do projeto; Plano de Gerenciamento do Projeto; Cronograma; Custos; Comunicaes; Anlise de riscos; Gesto da qualidade; Aprovaes das reas envolvidas na execuo da proposta; Documentos de backup (decises tomadas); Documentos financeiros; Mudanas de escopo.

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Infra-estrutura

Servidores Gesto Projetos, Email e GED

Rede Lan

Internet

Usurio mvel

Usurios

Rede WAN

Rede Lan

Usurios
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