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Administración del Tiempo y

Conducción de Reuniones de
Trabajo Efectivas

Integrantes:
 Rodríguez Guiovanna
 Flores Carlos
 León Carolina
DEFINICIÓN ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

 La administración del tiempo se puede definir como una manera de


ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como
uno de los recursos más importantes y críticos de los
administradores.

 Es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y de


las sociedades. Como el tiempo no existe en sí, la administración
del tiempo es la administración de sí mismo; el manejo adecuado
de los recursos en todo orden, ya que no hay una sola realidad que
se sustraiga al tiempo.
ALGUNAS DE LAS CARACTERÍSTICAS DEL
TIEMPO SON
 Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.

 Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las


prioridades que se le asignen a las actividades diarias de los
ejecutivos.

 Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas


que se planteen.

 No se puede comprar.

 No se puede atrapar, detener o regresar.

 Es lo más valioso que tiene los individuos, por lo que hay que
utilizarlo con el máximo grado de efectividad.
Los problemas mas comunes que tienen la mayoría de
los ejecutivos para administrar el tiempo son:

 Los estimados de tiempo que suponen van a necesitar


para una actividad, para transportarse, para resolver
situaciones o tomar decisiones, son irreales y son
parte de los desperdiciadores de tiempo más
comunes.

 La escasez del tiempo generalmente resulta de una


mala administración o una carga de trabajo mal
planeada y distribuida.

 Es frecuente que se trata de hacer demasiado en un


tiempo muy corto.
Manejo del Tiempo

 UrgenteNo Urgente ImportanteCuadrante 1:


Crisis, Presión, "Apagar Incendios", Fechas
Límites, Problemas Acuciantes. Cuadrante 2:
Planificación, Visión, Valores, Preparación,
Recreación verdadera. No
ImportanteCuadrante 3:Interrupciones
Varias, Reuniones Imprevistas, Visitas
Inesperadas. Cuadrante 4: Actividades de
Evasión, Trivialidades, Pérdidas de Tiempo.
características de los ejecutivos que administran
eficientemente el tiempo:

 El 80% de los asuntos que llegan al escritorio los manejan en


forma inmediata, los eliminan si no tiene ninguna utilidad, los
delegan si es el caso y los toman bajo su control si lo consideran
necesario.

 Recopilan toda la información existente sobre el tema en


cuestión, e invitan a una mesa de trabajo a los involucrados y
expertos en la materia de la empresa.

 Delegan con claridad y precisión para asegurase que se ha


comprendido lo asignado.
Principios básicos para
administrar con eficiencia el
tiempo:
 Una lista de las actividades de una semana completa,
tomada con incrementos de 15 minutos cada una,
facilita la utilización efectiva del tiempo.

 Esta comprobado y es un principio fundamental de la


planeación del tiempo, que toda hora empleada en
planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de
ejecución y produce mejores resultados.
CONDUCCION DE REUNIONES DE TRABAJO
EFECTIVAS

La comunicación eficaz, la organización del tiempo


y la relación con sus patrones superiores y
supervisados, son algunas de las interrogantes que
vuelven a plantearse a los ejecutivos, aunque
temen ahora por las connotaciones económicas y
por los avances tecnológicos que revolucionan las
comunicaciones.
PREPARACION DE LA REUNION

 Cuando se organiza una reunión se requiere


prestar atención previamente sobre algunos
aspectos vinculados a la forma de la reunión, a
aspectos concretos vinculados con la misma, y
a las expectativas sobre sus resultados.
DESARROLLO DEL TRABAJO
PARA LA SINTESIS

En esta fase se pondrán en evidencia algunas
de sus cualidades como conductor
Facilitar el desarrollo de la reunión, a través de
una fluída comunicación que potencie la
dinámica del grupo, ayudando a participar a los
más silenciosos, a reducir la cantidad de
intervenciones de quienes tienden a
monopolizar la palabra y a inducir a la
participación a partir de preguntas o
cuestionamientos.
CIERRE. INSTANCIA DE ANÁLISIS Y
CONCLUSIONES DE LOS RESULTADOS DE
LA REUNIÓN

 La reunión finaliza una vez que se


alcanzaron los propósitos de la misma,
no importa que esto suceda antes del
tiempo (en todo caso le será información
útil para programar la próxima reunión) y
preferiblemente en el tiempo previsto.
CONCLUSION

 Después de haber analizado varios aspectos


importantes sobre lo que definimos que es la
administración del tiempos podemos concluir que es una
herramienta muy importante en la vida de todas las
personas y que debemos usar correctamente para no
desperdiciarlo, pues el tiempo es irrecuperable y debe
dársele el mejor uso; por lo que se recomienda
establecer prioridades, el tiempo esta sujeto a
modificaciones en nuestra vida diaria, a su vez esta
clasificado en dos categorías; lo importante y lo urgente
por esto es recomendable decidir cual actividad va a
realizar durante el día para así dar el uso necesario al
mismo sin descuidar los objetivos.

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