Sesin 6: Agenda

Solucin de Problemas y Toma de Decisiones

Tipo de Problemas y Decisiones

Estados para la Toma de Decisiones

El Proceso de Encontrar Problemas El Encuentro de Oportunidades El Proceso Racional de Solucin de Problemas

Los Diagramas de Afinidad

La Organizacin: Definiciones La Organizacin: Importancia La Organizacin: Principios

Cinco Partes Fundamentales de la Organizacin

Los Niveles Jerrquicos Niveles Organizacionales y el tramo de Control.

Clase 6: Solucin de Problemas y Toma de Decisiones

COMO INVERTIR UTILIDADES

A QUE EMPLEADO LE ASIGNO ESTA TAREA

APICE
Aumento de la Demanda

PRO BLE MAS

ESTRATEGICO LINEA MEDIA SUPERVISORES 1ra LINEA EMPLEADOS Y OBREROS

RESOLVER PROBS.

TOMAR DECISIONES

Solucin de Problemas y Toma de Decisiones

Definicin. La toma de decisiones se define como seleccionar entre alternativas, aquella que se crea la mejor.
Las Decisiones
En la Planeacin es ms Importante Por Qu Gerentes deciden cosas ms Trascendentes Asignacin de Responsabldds.

Metas y Oportunidds.

Recursos a Utilizar

Tipos de Problemas y Decisiones

Dnde construimos una nueva planta? Agregaremos otro piso al edificio? Qu sueldo le debemos pagar al nuevo empleado?

Como Gerentes Tomamos diferentes tipos de decisiones en situaciones distintas

Tipos de Problemas y Decisiones

1. Para escoger un proveedor sobre la base de precio y desempeo anterior 2. Tendremos xito al entrar en este nuevo mercado?

Tambin vara la cantidad de informacin de que debemos disponer al tomar una decisin.

Tipos de Decisiones.

1. Decisiones Programadas. Son aquellas que se toman de acuerdo con alguna costumbre, regla o procedimiento. Toda empresa tiene polticas escritas o no que simplifican la Toma de Decisiones. Ejm: al contratar a un nuevo trabajador.....

2. Decisiones No Programadas. Son las que se aplican a problemas nicos o no usuales. Si un problema no se presenta con frecuencia suficiente para ser materia de una poltica o si es tan importante que merezca un tratamiento especial, tiene que aplicarsele una decisin No Programada. Ejm: Qu hacer cuando una lnea de produccin empieza a fallar?? Cmo asignar los recursos de la Cia??

Instrumentos para la Toma de Decisiones.

Tipos de Decisin
Programadas: - Decisiones de Rutina, repetitivas. - La Org. Desarrolla Procesos especif. para manejarlas.

TECNICA DE TOMA DE DECISIONES Tradicionales Modernas

1. Hbito 1. Investig. Operativa: 2. Rutina de Oficina: - Anlisis Matemtico - Proc. Operativos - Modelos normales. - Simulacin por Comp. 3. Estructura Organizac: 2. Proc. Electr. De Datos - Sist. De Submetas - Canales de Informac. bien definidos. 1. Juicio, Intuicin y Creatividad. 2. Reglas Empricas 3. Seleccin y Adiestra_ miento de Ejecutivos. Tcnica Heurstica(*) de Solucin de Problemas aplicada a: - Adiestramiento de los Que toman decisiones - Progs. Heursticos por Computador.

No Programadas: Decisiones de nuevas po_ ltica de una sla aplicac. mal estructuradas. Se manejan por procesos grles. De Soluc. De Probs.

(*) Heurstica: Arte de Inventar

Certidumbre, Riesgo e Incertidumbre

Para decidir como atacar un Problema, resulta til colocarlo en un continuo que va desde las situaciones Previsibles, hasta aquellas que son difciles de predecir.
I I I I

Cer tidum bre

En condiciones de Certidumbre se dispone de informacin precisa, confiable y mensurable sobre la cual basar las deci_ siones. El futuro es altamente previsible.Ejm. Neg. Diamants

I I

Riesgo

Cuando la posibilidad de preveer el futuro es mas baja, existe una condicin de Riesgo. No se dispone de una informacin completa, an cuando s se tiene una buena idea de la probabilidad de los resultados. Ejm: Petrleo

? ?

? ?

Incer tidum bre

Es muy poco lo que se sabe, sin embargo las decisiones ms importantes y ms interesantes las tomamos en estas condiciones. Ejm: entrar a un nuevo mercado internacional

Encuentro de Oportunidades

No siempre est claro si la situacin que se presenta al Grte. Le plantea un problema o le ofrece una Oportunidad.

PROBLEMA U OPORTUNIDAD ?

Busca de Problemas y Oportunidades

Oportu_ nidad

Proble ma

Proble ma

Algunos problemas le llegan a los Gerentes pero otros hay que buscarlos

Los Grnts. Tratan de anticiparse a los Probs. Resolviendo como evitarlos o qu se debe hacer si ocurren. Adems buscan las oportunidades decidiendo cuales se deben perseguir y que hacer para convertirlas en realidad. Una destreza de importancia crtica para un Gerente es la capacidad de elegir con acierto el problema o la oportunidad. En esta eleccin influyen los valores y antecedentes perso_ nales de cada Gerente

Busca de Problemas y Oportunidades

Influye en lo que vean como Problema u Oportunidad

Grntes. De 2 Dptos. Diferentes

Definen un mismo Problema en Trminos Distintos

Preparacin y Experiencia del Gerente

El Proceso de Encontrar Problemas

W. Pounds describe cuatro situaciones que alertan a los Gerentes a posibles problemas:
Hay Desviacin de la Experiencia Pasada Cuando hay Desviacin del Plan Cuando clientes se quejan al Gerente con frecuancia Se rompe el Patrn de Desempeo de la Organi_ zacin, ejm: Ventas disminuyen respecto al ao pasado.

No se cumplen las Proyecciones o Expectativas del Gerente. Ejm: Niveles de utilidades son ms bajos.

Los Clientes se quejan por las entregas o Despachos de Productos.

El Desempeo de la Competencia

La Competencia lanza nuevo producto al Mercado

Pounds encontr que la identificacin de Problemas es informal e intuitiva

Encuentro de Oportunidades

Se ha observado que las Oportunidades desaprovechadas crean problemas para la Organizacin y que a menudo se encuentran Oportunidades cuando se estn analizando los problemas.

Segn David Gleicher, define un problema como algo que amenaza a la capacidad de la Organizacin para alcanzar sus Objetivos; mientras que una Oportunidad es algo que ofrece la posibilidad de exceder los Objetivos.

Encuentro de Oportunidades
Las Oportunidades y no los Problemas, son la Clave del xito Organizacional.

Resolver un Problema simplemente restablece la normalidad, pero aprovechar una Oportunidad es el nico medio de que una Organizacin pueda superar sus objetivos previstos.

La Decisin de Decidir.
Ningn Gerente puede manejar todos los Problemas que se le presenten a diario en la Organizacin. Por ello es importante aprender a establecer prioridades entre unos y otros problemas y pasar a los subalternos la responsabilidad de los menos importantes. Cuando a un Gerente se le presente un problema, debe hacerse las siguientes preguntas:

1. Es fcil de resolver ? Un Grte. Que le preste la misma atencin a todos los problemas no podr trabajar mucho.

Pasar pocos problemas al Superior

Los Gerentes deben

Pasar muchos Problemas a los Subalternos

La Decisin de Decidir.
2. El Problema se puede resolver slo?

Muchos problemas sirven slo para hacer perder tiempo. Se eliminan sino se les hace caso. Al establecer prioridades, los Gerentes deben disponer los problemas en orden de importancia. Los ltimos de la lista generalmente se resuelven solos o pueden atenderlos otras personas.

3. Me corresponde a m la decisin?.

Cuanto ms cerca al origen del problema se tome la decisin, tanto mejor.

El Proceso Racional de Solucin de Problemas.

1. Investigar la Situacin: Definir el Prob. Identif. Objtvs. de la decisin Diagnost. Causas

2. Desarrollar Alternativas: Buscar Alternativas creativas No evaluar Todava

4. Ejecutar y seguir. Hacer seguimiento de la ejecucin y hacer ajustes necesarios

3. Evaluar las Alternativas y escoger la mejor. Evaluar consecuencias para la Organizacin.

La Organizacin
Definicin Etimolgica. Viene del griego ORGANON que significa Instrumento.

Sin embargo para entender mejor el significado de este concepto nos referiremos a la palabra ORGANISMO, el cual implica: Partes y Funciones Diversas: ningn organismo tiene partes iguales ni de igual funcionamiento. Unidad Funcional: esas partes diversas tienen un fin comn e idntico. Coordinacin: para lograr ese fin, c/u pone una accin distinta pero complementaria de las dems.

Definicin Real
Proceso de combinar el trabajo que los individuos o grupos deben efectuar, valindose de los elementos necesarios para su ejecucin, de tal manera que las labores que as se ejecuten sean los mejores medios para la aplicacin eficiente, sistemtica, positiva y coordinada de los esfuerzos disponibles. (Sheldon)

La Organizacin
Mientras que la Planeacin nos indica qu debe hacerse, la Organizacin nos dice quin, dnde, cundo y cmo debe hacerse.

Importancia.
Recoge, complementa e implementa lo que la Planeacin ha sealado respecto a como debe ser y cmo debe funcionar una empresa..

Ms sobre la Organizacin.
Mediante la Organizacin se debe:

Definir la Estructura de la Empresa: para aclarar los puestos, las obligaciones y la responsabilidad por los resultados, para eliminar la confusin del desempeo por la asignacin de funciones, para los niveles de toma de decisin, las lneas de comunicacin y coordinacin, as como el ejercicio de la Autoridad. Definir los Mtodos de trabajo a Desarrollar: Los cuales a su vez definen la forma de realizar el trabajo en cada uno de los puestos que conforman la Organizacin.

Principios de Organizacin.
1. Principio de Especializacin.

Cuanto ms se divide el trabajo, dedicando a cada empleado a una actividad ms limitada, y concreta, se obtiene de l mayor eficiencia, precisin y destreza.
EJEMPLO

GRTE. GRAL

GERENCIA COMERCIAL

GERENCIA PRODUCCION

GERENCIA FINANZAS

MARKETING

ADMIN. TIENDAS

VENTAS

LOGISTICA

ADMI PRODCN

CONTROL CALIDAD

CONTABILIDAD

TESORERIA

PRESUPUEST

PUBLICIDAD

ESTADISTICAS

COMPRAS

ALMACENES

PLANES

MEDICIONES

CTAS X COBRAR

CAJA

2. Principio de Unidad de Mando

Para cada funcin debe existir un solo jefe.

EJEMPLO

GRTE. GRAL

GERENCIA COMERCIAL

GERENCIA PRODUCCION

GERENCIA FINANZAS

MARKETING

ADMIN. TIENDAS

VENTAS

LOGISTICA

ADMI PRODCN

CONTROL CALIDAD

CONTABILIDAD

TESORERIA

PRESUPUEST

PUBLICIDAD

ESTADISTICAS

COMPRAS

ALMACENES

PLANES

MEDICIONES

CTAS X COBRAR

CAJA

FUNCIONALIZACIN Y/O DEPARTAMENTALIZACION

3. Principio del Equilibrio de Autoridad y

Responsabilidad.

Debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerrquico, establecindose al mismo tiempo la Autoridad correspondiente a aquella.
R E S P N S A B L D A D
EJEMPLO

GRTE. GRAL

GERENCIA COMERCIAL

GERENCIA PRODUCCION

GERENCIA FINANZAS

MARKETING

ADMIN. TIENDAS

VENTAS

LOGISTICA

ADMI PRODCN

CONTROL CALIDAD

CONTABILIDAD

TESORERIA

PRESUPUEST

PUBLICIDAD

ESTADISTICAS

COMPRAS

ALMACENES

PLANES

MEDICIONES

CTAS X COBRAR

CAJA

A U T O R I D A D

4. Principio del Equilibrio de Direccin y Control

A cada grado de Delegacin, debe corresponderle el establecimiento de los Controles adecuados para asegurar la Unidad de Mando.
EJEMPLO

GRTE. GRAL

GERENCIA COMERCIAL

GERENCIA PRODUCCION

GERENCIA FINANZAS

DELE GACION

MARKETING

ADMIN. TIENDAS

VENTAS

LOGISTICA

ADMI PRODCN

CONTROL CALIDAD

CONTABILIDAD

TESORERIA

PRESUPUEST

CONTROL

PUBLICIDAD

ESTADISTICAS

COMPRAS

ALMACENES

PLANES

MEDICIONES

CTAS X COBRAR

CAJA

Cinco partes fundamentales de la Organizacin.

pice Estratgico

Lnea Media Staff de Apoyo

Tcno Estructura

Ncleo de Operaciones

Los Niveles Jerrquicos

El grado de responsabilidad y autoridad que se confieren dentro de cada lnea, determinan los Niveles Jerrquicos.
EJEMPLO

GRTE. GRAL

Alta Gerencia
GERENCIA FINANZAS

GERENCIA COMERCIAL

GERENCIA PRODUCCION

MARKETING

ADMIN. TIENDAS

VENTAS

LOGISTICA

ADMI PRODCN

CONTROL CALIDAD

CONTABILIDAD

TESORERIA

PRESUPUEST

Lnea Media Supervisores de 1ra Lnea

PUBLICIDAD

ESTADISTICAS

COMPRAS

ALMACENES

PLANES

MEDICIONES

CTAS X COBRAR

CAJA

Niveles Organizacionales y el tramo de Control.

Existen niveles de Organizacin por que tienen un lmite el nmero de personas que un Gerente puede supervisar con eficacia, el lmite puede variar segn la situacin. Existen 2 tipos de tramos:
El Amplio (de 8 a 15 o ms subordinados) y

El Estrecho (de 4 a 8 subordinados).

Organizacin con Tramos Estrechos

Grte. Gral

Grte Comercial

Grte. Financiero

Grte. Administrativo

Ventajas: Supervisin y Control Estricto

Comunicacin rpida entre subordinados y el Supervisor

Desventajas: Los Superiores tienden a intervenir

mucho en el trabajo del subordinado Muchos niveles de Administracin Distancia excesiva entre el nivel sup. y el inferior Altos costos por los niveles

Organizaciones con Tramos Amplios

Grte. Gral

Grte 1

Grte. 2

Grte. 3

Grte 4

Grte 5

.......

Grte n

Ventajas.

Desventajas.

Los Superiores estn obligados a Tendencia a sobrecargar a los Superiores delegar. convirtindolos en cuellos de botella Deben plantearse Polticas claras Peligro de prdida de control del Superior Debe seleccionarse cuidadosamente Requiere una capacidad excepcional de a los subordinados. los Gerentes.

La Organizacin Formal e Informal

La Organizacin Formal significa la Estructura intencional de Funciones en una empresa organizada formalmente.

La Organizacin Informal: es cualquier actividad personal conjunta sin un propsito consciente conjunto, an cuando contribuya a resultados conjuntos. Ejm: el grupo de fulbito de los viernes por la noche.

Fin de sesin