Vertragsverwaltung mit SharePoint

Konzeptvorschlag fr eine Umsetzung in SharePoint 2010

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Agenda

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Ziele Mglichkeiten von SharePoint

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Migrationsszenario
Ausblick Zusammenfassung

Ausgangslage und Ziel

Ziel ist es
Vertrge einfach aufzufinden Deckblatt-Informationen fr Vertrge bereitzustellen Eine Durchsuchbarkeit der Vertrge zu ermglichen

Mglichkeiten von SharePoint - Ansichten

SharePoint kann Metadaten von Dokumenten zur Filterung, Sortierung, Gruppierung, etc. von Ansichten verwenden. Die Mglichkeiten sind dabei hauptschlich von den definierten Metadaten abhngig. Fr die Demonstrationsumgebung wurden die folgenden Metadaten definiert:
Name Description Ablaufdatum Ansprechpartner Kunde Ansprechpartner Lieferant Kndigungsfrist Lieferant Vertragsnummer Vertragsstatus Vertragsvolumen Gltig Von Gltig Bis

Die nachfolgenden Screenshots bieten einen Einblick in die Art, in der Ansichten im SharePoint verwendet werden knnen.

Mglichkeiten von SharePoint - Ansichten

Umsatz pro Lieferant auf einen Blick (Vertragsvolumina werden summiert)

Mglichkeiten von SharePoint - Ansichten

Vertrge mit nahender Kndigungsfrist (z.B. Heute + X Tage)

Mglichkeiten von SharePoint - Ansichten

Vertrge, fr die ich verantwortlich bin

Mglichkeiten von SharePoint Verwaltung von Zusatzinfos

Metadaten fr Vertrge knnen in eigenen Listen vorgehalten werden. Dies ermglicht:
Das Hinzufgen weiterer Informationen (z.B. Kontaktdaten von Lieferanten) Das Nachschlagen von Werten zur vereinfachten Eingabe Die einfache Pflege von Auswahlwerten

Mglichkeiten von SharePoint Verwaltung von Zusatzinfos

Vorlagen fr Vertrge knnen in einer separaten Bibliothek verwaltet werden
Gemeinsame Bearbeitung Versionierung (Haupt- und Nebenversionen) Freigabe bei Erreichen eines finalen Stands

Vertragsvorlagen knnen beim Erstellen von neuen Vertrgen direkt im SharePoint ausgewhlt werden.

Mglichkeiten von SharePoint - Zugriff

Neben dem Zugriff ber den Browser bietet SharePoint die Mglichkeit des Zugriffes ber den Windows-Explorer. Dabei kann mit den Dokumenten wie mit lokalen Dateien gearbeitet werden.

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Mglichkeiten von SharePoint - Zugriff

Massennderungen an Metadaten knnen in der Datenblatt-Ansicht wie in Excel-Access durchgefhrt werden.

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Mglichkeiten von SharePoint - Versionierung

SharePoint kann automatisch alle nderungen oder berschriebene Dokumente speichern. nderungen an den Metadaten der Dokumente (Status, Ansprechpartner, etc.) werden ebenfalls in die Versionierung einbezogen. Die vorherigen Versionen knnen verglichen oder wiederhergestellt werden.

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Mglichkeiten von SharePoint - Berechtigungen

SharePoint Standard:
Berechtigungen knnen bis auf Dokumentenebene erteilt werden Jedes Dokument muss manuell berechtigt werden

Mit Anpassungen mglich:

Automatische Berechtigungsvergabe abhngig von Metadaten des Vertrages
Berechtigung nach Status Berechtigung nach Vertragstyp Berechtigung nach Ansprechpartner

Pflege der Berechtigungsgruppen (z.B. TKs/LEs) durch die Nutzer

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Mglichkeiten von SharePoint - Workflows

Automatisierung von Ablufen:
Benachrichtigungs-E-Mail an den Vertragsverantwortlichen Automatische E-Mails bei Ablauf von Fristen Generierung und Setzen von Vertragsnummern

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Vor- und Nachteile einer SharePoint-Umsetzung

Vorteile Flexible Strukturierung der Vertrge Einfache Erweiterbarkeit Nutzung vorhandener Funktionen Geringe Kosten Nachteile Abhngigkeit von Plattform Keine revisionssichere Ablage Komplexes Berechtigungskonzept

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Migration
Die folgende Vorgehensweise wird fr eine Migration in eine SharePoint-Ablage empfohlen: OCR fr bestehende Dokumente
Massenbearbeitung durch Adobe PDF mglich (mind. 72 DPI)

Erstellung der SharePoint-Ablagestruktur

Erarbeitung der bentigten Metadaten und Ansichten Erstellung der Listen und Bibliotheken Schulung/Coaching der Mitarbeiter

bertragung der Dokumente in den SharePoint

Kopieren der Vertragsdaten in die Ablagestruktur Extrahieren der Metadaten aus den Vertrgen (manuell) Prfung der Vollstndigkeit der neuen Ablage Archivieren/Lschen der alten Ablage

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Ausblick
Langfristig stehen bei einer Implementierung im SharePoint weitere Optionen offen: Anbindung/Abgleich weiterer Systeme
efilia SAP Vertragserstellung mit Legal oder TKs

Einbeziehung weiterer Abteilungen

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Zusammenfassung
SharePoint bietet aus dem Standard heraus einen groen Teil der Funktionen, die fr ein Vertragsmanagement bentigt werden. Die Herausforderung bei der Implementierung besteht darin, die gewnschten Auswertungs- bzw. Suchmuster zu definieren. Auf dieser Grundlage knnen die Metadaten fr die SharePoint-Ablage definiert werden. Bei der Migration wird ein manueller Aufwand bei der Extrahierung der Metadaten aus den Vertragsdokumenten nicht zu vermeiden sein. Gerade deshalb ist eine saubere Definition der Metadaten anzuraten. Die Investition in eine bersichtliche SharePoint-Ablage kann sich schnell dadurch bezahlt machen, dass z.B. Kndigungsfristen nicht verpasst oder Nachverhandlungen frhzeitig begonnen werden knnen.

Mehr ber unsere Dienstleitungen im Bereich Microsoft Sharepoint: http://www.innocate.de/microsoft-sharepoint/index.html

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Ansprechpartner

Ren Hoegen
Senior Consultant

Markus Ufer
Manager Prokurist

innocate solutions gmbh Benrather Schlossallee 121 40597 Dsseldorf Telefon 49-(0)211-91327-315 Telefax 49-(0)211-91327-150 E-Mail: rene.hoegen@innocate.de

innocate solutions gmbh Benrather Schlossallee 121 40597 Dsseldorf Telefon 49-(0)211-91327-201 Telefax 49-(0)211-91327-150 E-Mail: markus.ufer@innocate.de

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