Capitulo 6

Sistemas de Contabilidad, Controles Internos y Efectivo

Financial and Managerial Accounting 8th Edition

Warren Reeve Fess

PowerPoint Presentation by Douglas Cloud
Professor Emeritus of Accounting Pepperdine University Copyright 2004 South-Western, a division of Thomson Learning. All rights reserved. Task Force Image Gallery clip art included in this electronic presentation is used with the permission of NVTech Inc.

Objetivos
1. Definir un sistema de contabilidad y describir
su implementacin. 2. Enumerar los tres objetivos del control Despues de estudiar interno, y definir y dar ejemplos de los cinco este capitulo , usted elementos del control interno. sera capaz de: 3. Describir la naturaleza del efectivo y la importancia de un control interno sobre el efectivo. 4. Resumir los procedimientos bsicos para alcanzar el control interno sobre las recolecciones de efectivo

Objetivos
5. Resumir los procedimientos bsicos para
alcanzar el control interno sobre el pago de efectivo, incluyendo el uso de sistema de tickets.

6. Describir la naturaleza de una cuenta de banco y su aplicacin en el control del efectivo. 7. Preparar una conciliacin bancaria y hacer los asientos necesarios en el libro diario. 8. Registrar las transacciones pequeas de dinero usando un fondo de caja chica.

Objetivos
9. Resumir como el efectivo es presentado en el balance. 10. Calcular e interpretar el ratio de efectivo a pasivos corrientes.

Sistema de Contabilidad Bsico

Analisis

Diseo

Analisis

Diseo

Implementacin

Analisis

Diseo

Implementacin

Objetivos del Control Interno

Proporcionar una seguridad razonable que: 1. Los activos estn resguardados y usados para propsitos de negocios. 2. La informacin de negocios es confiable. 3. Los empleados cumplen con leyes y reglamentos.

Elementos de Control Interno

1. 2. 3. 4. 5. Ambiente de Control Evaluacin de riesgo Procedimientos de control Monitoreo Informacin y comunicacin

Elementos de Control Interno

1. 2. 3. 4. 5. Ambiente de control Evaluacin de riesgo Procedimientos de control Monitoreo Informacin y comunicacin

La filosofa de la gerencia y el estilo operativo influencia el ambiente de control.

Elementos de Control Interno

1. 2. 3. 4. 5. Ambiente de control Evaluacin del riesgo Procedimientos de control Monitoreo Informacin y comunicacin

Una vez que los riesgos estn identificados, pueden ser analizados para estimar su significado, para evaluar su probabilidad de ocurrencia, y para determinar las acciones que los minimizaran.

Elementos de Control Interno

1. 2. 3. 4. 5. Ambiente de control Evaluacin del riesgo Procedimientos de control Monitoreo Informacin y comunicacin

Procedimientos de Control
Personal Competente Responsabilidades de Rotacin Vacaciones Obligatorias Responsabilidades Separadas para Operaciones Relacionadas Separacin de Operaciones, Custodia de Activos, y Contabilidad Pruebas y Medidas de Seguridad

Procedimientos de Control
Personal Competente Responsabilidades de Rotacin Vacaciones Obligatorias Responsabilidades Separadas para Operaciones Relacionadas Separacin de Operaciones, Custodia de Activos, y Contabilidad Pruebas y Medidas de Seguridad

De Otra Manera, los siguientes abusos son posibles:

Responsabilidades Separadas para Operaciones Relacionadas

1. Colocacin de pedidos sobre la base de la amistad con un proveedor, en vez del precio, calidad u otros factores objetivos. 2. Que no se verifique la cantidad y calidad de los materiales recibidos, causando as el pago por materiales no recibidos o materiales de mala calidad. 3. Robo de materiales por el empleado. 4. La validez y precisin de las facturas pueden ser verificadas descuidadamente.

Procedimientos de Control
Personal Competente Responsabilidades de Rotacin Vacaciones Obligatorias Responsabilidades separradas para Operaciones Relacionadas Separacin de Operaciones, Custodia de Activos, Y Contabilidad Pruebas y Medidas de Seguridad.

Custodia de Activos
Verificacin Independiente

Verificacin Independiente

Operaciones

Contabilidad

Verificacin Independiente

Elementos de Control Interno

1. 2. 3. 4. 5. Ambiente de Control Evaluacin de Riesgo Procedimientos de Control Monitoreo Informacin y Comunicacin

Signos de Problemas Potenciales

Seales de Alerta con Respecto a Personal:
1. Cambios abruptos de estilo de vida. 2. Relaciones sociales estrechas con proveedores. 3. Renuencia a tomar vacaciones. 4. Pedir prestado con frecuencia de otros empleados. 5. Excesivo uso de alcohol o drogas.

Signos de Problemas Potenciales

Seales de Alerta con Respecto al Sistema Contable:

1. Perdida de documentos u omisiones en los nmeros de serie de las transacciones. 2. Un aumento inusual en reembolsos a clientes. 3. Diferencias entre las entradas de caja diarios y los depsitos bancarios. 4. Aumento repentino en los pagos con retraso. 5. Fracaso en los asientos de las transacciones

Control Sobre los Depositos de Efectivo

Muchas empresas necesitan varias cuentas de efectivo apara asentar loas diferentes categorias de efectivo y fondos. La mayora de empresas tienen cuentas bancarias mltiples. El titulo de cada cuenta de banco debera ser: Efectivo en Banco -(Nombre del Banco) Controles Preventivos para proteger el efectivo del robo y mal uso del efectivo. Controles de Detectives estn diseados para detectar robo o mal uso del efectivo y tambin son de naturaleza preventiva.

Fuentes de Efectivo de los Minoristas

Depositos de Efectivo
DEPARTAMENTO DE TESORERIA

Registro de los Asientos

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

Envo de Cobranzas

Depositos por Correo

Fuentes de Efectivo de los Minoristas

Departamento de Tesorera Departamento de Contabilidad

1
Ticket de Deposito

Recibo de Deposito

Banco

Control de Efectivo Recibido de Ventas en Efectivo

19 Efectivo
Cuenta de Faltantes y Sobrantes Ventas Para registrar las ventas en efectivo y el efectivo real a mano.

3 142 00
8 00 3 150 00

Las ventas en efectivo del 19 de Marzo totalizaron $3,150.00 de acuerdo con la cinta de registro del efectivo. Despus de remover el fondo de cambio, solo $3,142.00 estaba disponible.

Control de Efectivo Recibido por Correo

La mayora de las facturas de las empresas estn diseadas para que los clientes devuelvan una parte de la factura, llamada constancia de remisin.

Control de Efectivo Recibido por Correo

1. El empleado que abre el correo debera inicialmente comparar la cantidad recibida con la cantidad de la nota de remisin. 2. El empleado que abre el correo sella los cheques y los giros postales Solo para deposito en la cuenta bancaria del negocio. 3. Todo el efectivo es remitido al Departamento de Tesorera donde los cheques y giros postales son combinados con los recibos de ventas en efectivo y un ticket de deposito de banco es preparado.

Control de Efectivo Recibido por Correo

4. Los avisos de pagos y sus totales resumidos son entregados al Departamento de Contabilidad donde el empleado prepara los asientos de las transacciones y los traslada a la cuenta del cliente. 5. La copia sellada duplicada del ticket de deposito se devuelve al Departamento de Contabilidad donde un empleado compara el deposito con la cantidad total que debera de haberse depositado.

Controles Internos de Pagos de Efectivo

1. Los controles de efectivo deben de proporcionar seguridad que los pagos realizados son solo para transacciones autorizadas. 2. Los controles de efectivo deberan de asegurar que el efectivo se use eficientemente. 3. Un sistema de comprobantes proporciona seguridad de que el pago que se esta haciendo es para lo que se ha pedido, recibido y facturado por el proveedor.

Un sistema de comprobantes es un conjunto de procedimientos para autorizar y registrar pasivos y pagos en efectivo

Caractersticas Bsicas del Sistema de Comprobantes

Caracteristicas Bsicas del Sistema de Comprobantes

Un sistema de comprobantes normalmente usa comprobantes. El sistema normalmente tiene un archivo de comprobantes sin pagar y un archivo para comprobantes pagados. Usualmente preparado por el Departamento de Contabilidad despus que todos los documentos de soporte sean recibidos (orden de compra, factura del proveedor, y reporte de recibo). Al prepara el comprobante, el empleado de cuentas por pagar verifica la cantidad , precio, y precisin matemtica de los documentos de soporte y los archivos del comprobante pagado.

Cuentas Bancarias: Su Naturaleza y Uso como un Sistema de Control sobre el Efectivo

Un extracto recibido del banco de toda transaccin de contabilidad se le conoce como Estado de Cuenta.

Una conciliacin bancaria es un listado de los tems y cantidades que producen que el saldo de efectivo reportado por el banco no difiera del saldo de la cuenta de efectivo del libro mayor.

Razones de Diferencias entre los Asientos del Depositante y el Estado Bancario

Cheques pendientes

Depositos en transito
Cargos de Servicios Cobros Cheques sin fondos

suficientes (NSF) Errores

Etapas en Una Conciliacin Bancaria

1. Compare cada deposito enumerado en el estado bancario con los Agregar los depsitos no registrados por el depsitos no registrados que aparecen en la reconciliacin del banco al balance de acuerdo estado bancario. periodo anterior y con los recibos deal depsitos

los cheques pendientes que los hancheques sido pagados 2.Deduzca Compare los cheques pagados con por el banco del balance en de la acuerdo con el estado pendientes que aparecen reconciliacin del bancario. periodo anterior y con los cheques registrados. 3. Agregue Compare las de credito conque los asientos el lasnotas notas de crdito no han en sido libro diario.

registradas al balance de acuerdo con los registros del depositante.

Etapas en Una Conciliacin Bancaria

4. Compare las notas de debito a los asientos que registran Deduzca las notas de debito que no han sido los pagos de efectivo. registradas del balance de acuerdo con los 5. Enumere cualquier error descubierto durante las etapas registros del depositante. precedentes.

BANCO

Cuentas de Bancos
Saldo Inicial $3,359.78
Saldo Inicial

Registros del Depositante

$2,549.99

Power Network prepara una conciliacin del estado bancario mensual al 31 de Julio del 2006

BANCO

Cuentas de Bancos
Saldo Inicial
Mas los depsitos no registrados por el banco

Registro de Depsitos
$3,359.78
816.20

Saldo Inicial

$2,549.99

$4,175.98

Un deposito de $816.20 no aparece en el estado bancario.

BANCO

Cuentas de Bancos

Registros de Depsitos
$2,549.99

Saldo Inicial $3,359.78 Saldo inicial Mas los depsitos no Mas documentos e registrados por el banco 816.20 intereses cobrados $4,175.98 por el banco

408.00 $2,957.99

El banco cobro un documento por la cantidad de $400 y los intereses relacionados por $8 a Power Networking

BANK

Banks books

Depositors records

$2,549.99 Saldo Inicial $3,359.78 Saldo Inicial Mas depsitos no Mas documentos e intereses registrados por el banco 816.20 cobrados por el banco 408.00 $4,175.98 $2,957.99 Menos cheques en circulacin: No. 812 $1,061.00 No. 878 435.39 No. 883 48.60 1,544.99

A deposit of $637.02 did not el appear Tres cheques emitidos durante periodo no onestado the bank statement. aparecen en el bancario: #812, $1,061; #878, $435.39, #883, $48.60.

BANCO

Cuentas de Bancos
Saldo Inicial $3,359.78 Mas deposito no registrado por el banco 816.20 $4,175.98
Menos cheques en circulacin: No. 812 $1,061.00 No. 878 435.39 No. 883 48.60 1,544.99

Registro de Depsitos
Saldo Inicial $2,549.99 Mas documentos e intereses cobrados por el banco 408.00 $2,957.99 Menos cheque devuelto por fondos insuficientes $300.00

El banco devolvi a NSF el cheque de uno de sus clientes, Thomas Ivey, por la cantidad de $300. Este fue un pago a cuenta.

BANCO

Cuentas de Bancos
Saldo Inicial $3,359.78 Mas deposito no registrado por el banco 816.20 $4,175.98
Menos cheques en circulacin: No. 812 $1,061.00 No. 878 435.39 No. 883 48.60 1,544.99

Registros de Depsitos
Saldo Inicial Mas documentos e intereses cobrados por el banco $2,549.99

408.00

$2,957.99 Menos cheque devuelto por fondos insuficientes $300.00 Cargos por servicios bancarios 18.00

El banco cargo servicios en total por $18.00.

BANK

Cuentas de Bancos
Saldo Inicial $3,359.78 Mas deposito no registrado por el banco 816.20 $4,175.98
Menos cheques en circulacin: No. 812 $1,061.00 No. 878 435.39 No. 883 48.60 1,544.99

Registro de Depsitos
Saldo Inicial Mas documentos e intereses cobrados por el banco $2,549.99

408.00

Menos cheque devuelto$2,957.99 por fondos insuficientes $300.00 Cargos por servicios bancarios 18.00
Error en el registro del cheque No. 879 9.00

327.00

El cheque No. 879 por $732.26 a Taylor Co. a cuenta, errneamente registrado en el libro diario como $723.26.

BANCO

Cuentas de Bancos
Saldo Inicial $3,359.78 Mas deposito no registrado por el banco 816.20 $4,175.98
Menos cheques en circulacin: No. 812 $1,061.00 No. 878 435.39 No. 883 48.60 1,544.99

Registros de Depositos
Saldo Inicial Mas documentos e intereses cobrados por el banco $2,549.99

Saldo Ajustado

$2,630.99

408.00 $2,957.99 Menos cheque devuelto por fondos insuficientes $300.00 Cargos por servicios bancarios 18.00 Error en el registro del cheque No. 879 9.00 327.00 Saldo Ajustado $2,630.99

Ahora, si se desea, podemos preparar un estado formal para Power Networking.

Power Networking Conciliacin Bancaria 31 de Julio, 2006 Saldo estado de cuenta del banco Mas: Deposito no registrado por el banco Menos: Cheques en circulacin No. 812 No. 878 No. 883 Saldo Ajustado $3,359.78 816.20 $4,175.98 $1,061.00 435.39 48.60

1,544.99 $2,630.99
$2,549.99 408.00 $2,957.99 327.00 $2,630.99

Saldo en los registros de depsitos Mas: Documentos e intereses cobrados por el banco Menos: Cheque devuelto (Thomas Ivey) $300.00 Cargos por servicios bancarios 18.00 Error en el registro del Cheque No. 879 9.00 Saldo Ajustado

Asientos en el Libro Diario deben de ser preparados para aquellos tems que afectan el lado del depositante de la conciliacin

Power Networking Conciliacin Bancaria 31 de Julio, 2006 Saldo estado de cuenta del banco Mas: Deposito no registrado por el banco Menos: Cheques en circulacin No. 812 No. 878 No. 883 Saldo Ajustado $3,359.78 816.20 $4,175.98 $1,061.00 435.39 48.60

1,544.99 $2,630.99
$2,549.99 408.00 $2,957.99 327.00 $2,630.99

Saldo en los registros de depsitos Mas: Documentos e intereses cobrados por el banco Menos: Cheque devuelto (Thomas Ivey) $300.00 Cargos por servicios bancarios 18.00 Error en el registro del Cheque No. 879 9.00 Saldo Ajustado

Asientos Relacionados con la Conciliacin Bancaria

Julio 31 Efectivo 408 00

Documentos por cobrar

Ingresos por intereses Documento cobrado por el banco

400 00
8 00

Power Networking Conciliacin Bancaria 31 de Julio, 2006 Saldo estado de cuenta del banco Mas: Deposito no registrado por el banco Menos: Cheques en circulacin No. 812 No. 878 No. 883 Saldo Ajustado Saldo en los registros de depsitos Menos: Cheque devuelto (Thomas Ivey) Cargos por servicios bancarios Error en el registro Cheque No. 879 Balance Ajustado $3,359.78 816.20 $4,175.98 $1,061.00 435.39 48.60

1,544.99 $2,630.99
$2,549.99

$300.00 18.00 9.00

327.00 $2,630.99

Asientos Relacionados con la Conciliacin Bancaria

Julio 31 Efectivo 408 00

Documentos por cobrar

Ingresos por intereses Documento cobrado por el banco. 30 Cuentas por cobrarThomas Ivey Gastos administrativos diversos. Cuentas por pagarTaylor Co. Efectivo Cheque devuelto por fondos insuficientes, cargos por servicios bancarios y error en el registro del cheque no. 879. 300 00 18 00 9 00

400 00
8 00

327 00

Caja Chica

El 1 de Agosto, se emiti el cheque No. 511 por $100 para establecer un fondo de caja chica.

Ag. 1 Caja Chica Efectivo Establecimiento de un fondo de caja chica.

100 00 100 00

Al final de Agosto, los recibos de caja chica indicaban gastos por los siguientes tems: materiales de oficina, $28, franqueo postal (materiales de oficina), $22; materiales de la tienda, $35, y gastos administrativos diversos, $3.
Ag. 31 Materiales de oficina 50 00

Materiales de la tienda
Gastos administrativos diversos Efectivo Reposicin del fondo de caja chica.

35 00
3 00 88 00

Analisis Financiero y su Interpretacion

Solvencia es la capacidad de un negocio de cumplir sus obligaciones financieras (deudas) cuando se devenguen.

El anlisis de solvencia se centra en la capacidad de un negocio de pagar o de otra forma satisfacer sus pasivos corrientes y no corrientes. Esta capacidad es normalmente evaluada examinando las relaciones de la hoja de balance.

Anlisis Financiero e Interpretacin

Ratio de Doomsday:
Laettner Co. Oakley Co.

A. Efectivo y equivalentes $100,000 $ 120,000 B. Pasivos corrientes 400,000 1,500,000 Ratio de Doomsday A / B 0.25 0.08 Use: ParaHow indicar capacidad cumplir arela these ratiosde used? las obligaciones de los acreedores en el caso del peor supuesto que hara que el negocio cerrara.

Capitulo 6

FIN