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HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD PERSONAL CADE 2013 2014

Albacete, 9 de diciembre de 2013

Objetivos:

Lo que nos VIENE

Por qu tenemos dificultades para cambiar?

DINMICA Cuantos cambios has tenido en tu vida? Los has provocado tu?

CICLOS de cambios
Cmo los has gestionado? Evala los cambios

No tenemos que acostumbrarnos a los CAMBIOS

Tenemos que acostumbrarnos a sentirnos cmodos con los CAMBIOS

Por qu tenemos dificultades para cambiar?

El CAMBIO me da MIEDO No considero NECESARIO el CAMBIO No quiero cambiar YO SOLO El cambio me exige DEMASIADA CONSTANCIA No se que HACER PARA CAMBIAR No me MERECE LA PENA CAMBIAR

Cmo salgo de MI ZONA DE CONFORT?

Aprende a hacer el ridculo Enfrntate a TUS MIEDOS DISFRUTA de los DESCONOCIDO Comparte con alguien que este un poco LOCO

Desaprende

La PRODUCTIVIDAD est mas relacionada con la FELICIDAD que con la PRESENCIA

Silvas cuando trabajas?

Miramos lo mismo, pero . percibimos lo mismo cuando vemos la misma realidad?

Por qu dedico tanto tiempo a reuniones poco importantes? A qu se debe la cantidad de tiempo que malgasto en visitas NO programadas y en llamadas telefnicas?

Por qu me paso tanto tiempo con el correo


electrnico e Internet? Etc.

Pequeos cambios
PROACTIVIDAD

Pequeos cambios
PERSPECTIVA. Capacidad de identificar lo que para nosotros es esencial, importante o bien aquello que resulta trivial e insignificante

Pequeos cambios
SIMPLICIDAD

Pequeos cambios
LA REGLA DE LOS 2 MINUTOS

Cul es tu opinin acerca de tiempo?


Manejar bien el tiempo es cuestin, sobre todo, de trabajar deprisa. La mayora de la personas pueden resolver sus problemas de tiempo trabajando ms horas. Hacer varias cosas a la vez garantiza un uso ptimo del tiempo. Mi trabajo implica trato con la gente y, como todo el mundo es importante no puedo establecer prioridades

La mayora de las personas tiene exceso de trabajo por las exigencias de su puesto.

Cul es tu opinin acerca de tiempo?


Los individuos ms atareados y activos son los que obtienen mejores resultados. Mi responsabilidad me exige estar siem pre disponible para quien me necesite.

Probablemente, la calidad de las decisiones se podra mejorar tomndolas con ms tiempo.


Hacerlo uno mismo permite ahorrar tiempo.

Tan slo el 20% de nuestro tiempo contribuye al 80% de resultados. (Ley de Pareto). El resto, suelen ser imprevistos, urgencias, interrupciones, correcciones y en definitiva desorden.

La Ley de Parkinson Todo trabajo se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo disponible para su completa realizacin

Ms Leyes El tiempo que requiere una tarea crece en proporcin al nmero de veces que la hemos interrumpido y reanudado. Programar y/o realizar una tarea larga supone dificultades muy superiores a las que plantea una corra. El valor de una tarea no crece proporcionalmente al tiempo que se le dedica sino que forma una curva en S.

Una incorrecta gestin del tiempo puede hacer que el trabajador:

Tenga la sensacin de no poder abarcarlo todo.


No dedique el tiempo suficiente a tareas importantes y estratgicas para la organizacin. Quede inmerso en el da a da sin ocasin de asignar tiempo a las cosas con menor urgencia pero no por ello menos importantes. Trabaje en exceso, llevndose trabajo a casa restando as tiempo a su propio descanso.

No es cuestin de trabajar ms horas, sino de aprovechar eficazmente el tiempo del que disponemos. Como alguna vez dijo el considerado 'padre' del 'management' Peter Drucker, "no podemos esperar controlar nuestro tiempo hasta que no sepamos qu es lo que hacemos con l" . Por tanto, si sabemos en qu perdemos el tiempo podremos utilizarlo con mayor eficacia y eficiencia.

Para llevar a cabo un anlisis objetivo utilizacin real del tiempo deberemos:

de la

Investigar cmo se gasta el tiempo

Crear una tabla con los datos obtenidos que facilite su posterior anlisis

Determinar que tiempo dedicamos a cada tarea y con qu nivel de interrupciones

Sacar conclusiones que sentarn las bases del plan de accin

Definir un plan de accin de mejora de gestin del tiempo

HORA

TIEMPO EMPLEADO CALCULADO REAL

ACTIVIDAD

IMPORTANCIA

INTERRUPCIONES

Cmo PUEDO SER MAS EFICAZ LA PRXIMA VEZ?

Hora 09:00 09:15 10:05 10 20 5

Tiempo empleado calculado/real 15 50 12

Actividad Revisar el plan diario Escribir carta Llamar al cliente Sr. Garcia

Cmo puedo ser ms eficaz la prxima vez? Distrado por papeles en la mesa. Solucin: limpiar antes de empezar. Empantanado en el perfeccionismo de la redaccin. La prxima vez me forzar a escribir con rapidez el primer borrador para ver si puede pasar. Se me fue por la tangente. Solucin: ceirme a la lista de prioridades en las llamadas. Deduje que ya que no haba salido a mi hora (10:15) me mereca unos minutos de ms que luego se alargaron charlando. Solucin: Tener ms disciplina. Los mismos problemas de antes. Solucin: ceirme a la lista de prioridades en las llamadas Cinco minutos de retraso en el inicio. Muchos hablamos demasiado. Solucin: aclarar la hora de inicio y cunto tiempo hablar cada uno. El representante no estaba. El amigo Jos llam para ver qu pasaba con las entradas para el concierto. Me habl de todo. Solucin: ceirme a la lista de prioridades en las llamadas. Fall el proyector. El retraso me hizo perder una cita personal que tena a las 13:00. Solucin: revisar todos los equipos y comprar nuevos. para Andrs se pas por all para concretar los planes para el partido de futbito. Demasiadas interrupciones por telfono. Solucin: bloquear las interrupciones.

10:17

15

30

Rato para el caf

10:47 11:00

5 30

13 45

Llamar a Paco Reunin de ventas

11:45

15

Llamar a CSI, S.A.

12:00

60

90

Reunin de I+D

16:45

15

25

Planificar maana

AUTOGESTIN: Qu tal lleva a cabo su trabajo?


Evaluacin personal :
1.- Antes de cada jornada laboral, destino una parte de esta a preparar y planificar mis asuntos: ( 0 ) pocas veces ( 1 ) a veces 2.- Delego todo lo que puedo : ( 0 ) pocas veces ( 1 ) a veces 3.- Escribo mis cometidos, objetivos y fechas lmite : ( 0 ) pocas veces ( 1 ) a veces ( 2 ) a menudo ( 3 ) casi siempre ( 2 ) a menudo ( 3 ) casi siempre ( 2 ) a menudo ( 3 ) casi siempre

4.- Trato de estudiar minuciosamente, pero slo una vez, todos los documentos : ( 0 ) pocas veces ( 1 ) a veces ( 2 ) a menudo ( 3 ) casi siempre

5.- Todos los das hago una lista de los asuntos a tratar por orden de prioridad. Estudio los ms importantes en primer lugar : ( 0 ) pocas veces ( 1 ) a veces ( 2 ) a menudo ( 3 ) casi siempre

6.- Trato de que mi trabajo no se vea interrumpido por llamadas telefnicas, visitas inesperadas y reuniones que se convocan de repente : ( 0 ) pocas veces ( 1 ) a veces ( 2 ) a menudo ( 3 ) casi siempre

7.- Trato de organizar mi trabajo diario segn el grfico de realizaciones : ( 0 ) pocas veces ( 1 ) a veces ( 2 ) a menudo ( 3 ) casi siempre

8.- Existe un margen en mi planificacin horaria para temas imprevistos : ( 0 ) pocas veces ( 1 ) a veces ( 2 ) a menudo ( 3 ) casi siempre

9.- Trato de organizar mis actividades para poderme concentrar, en primer lugar, en los pocos problemas fundamentales : ( 0 ) pocas veces ( 1 ) a veces ( 2 ) a menudo ( 3 ) casi siempre

10.- Puedo negarme si otras personas desean restarme tiempo y tengo cosas ms importantes que hacer : ( 0 ) pocas veces ( 1 ) a veces ( 2 ) a menudo ( 3 ) casi siempre

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El leador Haba una vez un leador que se present a trabajar en una maderera. El sueldo era bueno y las condiciones de trabajo mejores aun y as el leador se decidi a hacer un buen papel. El primer da se present el capataz, quien le dio un hacha y le design una zona. El hombre entusiasmado sali al bosque a talar. En un solo da cort 18 rboles Te felicito -dijo el capataz- sigue as

Animado por las palabras del capataz, el leador se decidi a mejorar su propio desempeo al da siguiente, as que esa noche se acost bien temprano. A la maana se levant antes que nadie y se fue al bosque.

A pesar de todo el empeo no consigui cortar ms que quince rboles.


Me debo haber cansado- pens y decidi acostarse con la puesta del sol.

Al amanecer se levant decidi batir su marca de dieciocho rboles.

Sin embargo al da siguiente no lleg ni a la mitad.


Al da siguiente fueron siete , luego cinco y el ltimo da estuvo toda la tarde tratando de voltear el segundo rbol. Inquieto por el pensamiento del capataz, el leador se acerc a contarle lo que le estaba pasando y a jurarle y perjurarle que se esforzaba la lmite de desfallecer.

El capataz le pregunt: Cundo afilaste tu hacha por ltima vez?

-Afilar? No tuve tiempo de afilar, estuve muy ocupado cortando rboles

Gestin Efectiva de Prioridades Tener definidos los objetivos supone la existencia de un norte en el trabajo. Pero los objetivos no se alcanzan si no es a travs de actividades. La trampa de la actividad: Estamos tan ocupados en lo que hacemos, que acabamos olvidando para qu lo estamos haciendo. Establecer la prioridad de cada actividad es la nica garanta posible de eficacia.

Ante cada disyuntiva, la prioridad se convierte en el factor esencial de decisin.

PRCTICA

NDICE DE URGENCIA

Cuando la urgencia es el factor dominante de nuestras vidas, deja de serlo la importancia. Las siguientes preguntas le ayudarn a determinar el nivel de urgencia de su vida.

Ponga un crculo en el nmero (0= nunca, 2= algunas veces, 4= siempre) que refleje ms fielmente su comportamiento o actitud habitual referente a los siguientes enunciados:

N
0 1

A
2 3

S
4

1. Hago mejor mi trabajo cuando estoy bajo presin.

2. Culpo a la prisa y a la presin de los agentes externos de mi


fracaso en dedicar tiempo a una introspeccin profunda.

3. Me siento frustrado por la lentitud de las personas y de las


cosas que me rodean; no soporto esperar en cola.

4. Me siento culpable cuando tomo tiempo de descanso de mi

trabajo.

5. Siempre corro de un lugar o acontecimiento a otro.

6. Quito a la gente de en medio para que yo pueda terminar


los proyectos.

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Ventajas de trabajar por prioridades Trabajar primeramente slo IMPORTANTES o necesarias en las tareas

Realizar las tareas tambin en caso dado segn la URGENCIA de las mismas CONCENTRARSE cada vez slo en una tarea Solucionar de una forma ms efectiva las tareas en el tiempo prefijado LOGRAR las METAS fijadas de la mejor manera posible en tales circunstancias

Ventajas de trabajar por prioridades DESLIGARSE de todas aquellas tareas que puedan ser realizadas por otras personas DELEGANDO en ellas su realizacin Haber resuelto AL FINAL DE UN PERIODO DE PLANIFICACIN (una jornada de trabajo, por ejemplo) al menos las cosas ms importantes. No dejar SIN CONCLUIR las tareas por las que usted y su EQUIPO DE TRABAJO sern evaluados.

Objetivos

La planificacin del tiempo. Programa personal de Tareas Debe definir claramente cules son las responsabilidades, prioridades y objetivos de nuestro cargo. Debe responder a:

qu tengo que hacer?,


cundo lo tengo que hacer?, qu tiempo considero necesario invertir?, cmo lo tengo que hacer?, dnde lo tengo que hacer?,

puedo delegarlo?,
es urgente?, es prioritario?

Los ladrones del tiempo 7 Ladrones del Tiempo y7 Tcnicas para Combatirlos ALBERTO PENA

Interrupciones
Auriculares a mano. Si trabajas con ms personas utiliza siempre auriculares. Aun cuando no ests escuchando msica o la radio, actan como un arma disuasoria ante interrupciones. Si yo veo a alguien con auriculares es menos posible que le interrumpa. Comunica tus rutinas. Es muy importante tambin que las otras personas con las que trabajas conozcan tus rutinas. Si son clientes o proveedores puedes hacerles saber que pueden llamarte en ciertas horas, cuando les podrs atender mejor. Es fundamental que t ests disponible para ellos, pero ms lo es que t consigas trabajar.

Los ladrones del tiempo Interrupciones


Ojo con el mvil. Atencin al telfono mvil. Especialmente a la hora de hacer tareas ms importantes no atiendas llamadas, ponlo en silencio, boca abajo para ni siquiera ver la pantalla. Si alguien te llama y es importante, no te preocupes, te dejar un mensaje en el buzn de voz.

Frena al pesado. No tengas piedad ninguna con el compaero pesado o el graciosete de turno al que le gusta charlar y no trabajar. Para l o ella la interrupcin es algo inofensivo pero para ti es destructivo. Sin llamadas, por favor. Si ests en una oficina pide que no te pasen llamadas durante un rato, que ests reunido o, mejor, que te has ido a una reunin fuera de la oficina.

Los ladrones del tiempo Interrupciones


Breve y directo Y si al final caes o te llaman y terminas por responder a esa llamada, vete al grano. No des rodeos, s directo y haz que la otra persona tambin lo sea. Con una sencilla frase puedes conseguirlo. Cuanto ms dure la interrupcin ms minutos necesitars para recobrar tu concentracin. Esto es muy importante. No interrumpas t!. No seas t interruptor para otros. Tan importante como cuidar tu propia Productividad es la de cuidar la de otros. No te conviertas en una constante interrupcin para las personas con las que trabajas o te relacionas. Un comentario, un chiste, una llamada de mvil o un SMS... son inofensivos en apariencia pero daan el rendimiento de quienes te rodean.

Improvisacin
Planifica el da antes. Minutos antes de acabar el da haz la fotografa con las tareas del da siguiente. Revisa la lista de tareas pendientes y decide cules tienes que hacer al da siguiente. Identifica las tareas Clave. A la vez que eliges las tareas de maana identifica claramente cules son las Tareas Clave. Repaso al empezar. Al iniciar el da vuelve a revisar rpidamente la lista de tareas que hiciste el da anterior. Espacio para imprevistos. En tu planificacin deja siempre espacio para los imprevistos. Llegarn, seguro. TERMINAR es la clave. Concntrate en terminar antes de empezar. Tenemos una tendencia natural a dispersarnos en varias actividades y somos muy propensos a empezar una tarea dejando a medias otra para terminarla ms tarde.

Reuniones Improductivas
De verdad hay que asistir? REUNIONITIS No se debe convocar un reunin si existe otro medio para conseguir el objetivo perseguido de una manera ms eficiente. Las reuniones tienen un coste de personal asociado:

Coste persona/ tiempo de dedicacin + Coste de oportunidad

POR QU PUEDE FRACASAR UNA REUNIN? Falta de preparacin No respetar normas de funcionamiento No controlar determinados comportamientos

Gestin ineficaz del tiempo


Interrupciones Falta de definicin objetivos a perseguir

Internet
Navegacin Inconsciente Uno de los ms terribles y feroces malos hbitos a los que tenemos que enfrentar y que continuamente destruye tu Productividad. Sin duda es el peor hbito digital y uno de los ms difciles de eliminar porque va de la mano de nuestra curiosidad y nuestro afn por divertirnos o aprender.

Tienes que estar siempre aqu y ahora. Ser consciente de lo que haces te da control y lucidez para no hacer clic cuando se te pone por delante cualquier enlace.
Mucho ojo con webs y redes dedicadas al ocio y a los contenidos de entretenimiento (videos, fotografas). Ver vdeos y fotos sin parar, saltando de una a otra en una cadena interminable, es un malsimo hbito en el que muchos caen.

Redes Sociales Son un servicio que est a tu servicio. No actes como una marioneta que est a su merced.

Recuerda siempre esto: hace 5 aos ninguna de estas redes exista y el mundo giraba igual. T vivas bien y hacas tu trabajo. Que siempre sean una ayuda y jams un problema.

Email Por qu el Email nos quita tanto tiempo?: a) Porque no sabemos utilizarlo bien (nadie nos ha enseado). b) Porque le damos demasiada importancia (est sobrevalorado). c) Porque no nos damos cuenta que es una mera herramienta (que est a tu servicio y no al revs).

Email Empieza por otra cosa. No lo leas a primersima hora del da. Espera 30, 45 60 minutos para hacerlo y dedica ese privilegiado tiempo para hacer cosas verdaderamente importantes, para hacer una o dos de las Tareas Clave del da. Adis, notificadores. Elimina, borra y desinstala cualquier notificador. Lo nico que conseguirs es introducir un interruptor en tu flujo de trabajo. No lo dejes abierto. No tengas el Email permanentemente abierto. brelo slo en determinados momentos del da, cuando vayas a procesar tu Email. Momentos especficos. Fijar momentos determinados para procesar tu Email. Tal vez cuatro momentos: en la maana, antes de comer, a media tarde y al final de la jornada. De ese modo ganars tiempo efectivo de trabajo que lo necesitas, y mucho.

Email Email=Accin. Intenta siempre que los mensajes se traduzcan en acciones. El Email es el medio, la ACCIN es el Fin. El Email es una herramienta para hacer tareas que s son tu trabajo de modo que los mensajes siempre tienen que traducirse en acciones. No te vas a morir!. No tengas miedo a borrar o archivar. Tampoco tengas miedo a no contestar. Muchas veces nos autoimponemos vaciar la Bandeja de Entrada y perdemos de vista nuestro propio trabajo, el que produce resultados. Si un da declaras la bancarrota en tu Bandeja de Entrada, no te morirs. Seguro!

Email Elige bien tu aplicacin. S muy exigente con la aplicacin de Email que utilizas. Pregntate si la que utilizas realmente es la mejor herramienta que puedes tener y si de verdad te facilita las cosas. Aprende a buscar. Aprende los trucos para buscar con eficacia y rapidez. A la hora de rescatar un mensaje antiguo perdemos mucho tiempo por no saber buscar bien. Con slo aprender tres o cinco cdigos puedes localizar un mensaje en pocos segundos. Mensajes breves y directos A la hora de escribir un mensaje tienes que ser breve, directo y preciso. Piensa en esto: ms que una carta ests escribiendo un telegrama. Vete al grano y s muy preciso, vers que te atascars menos con cada email y adems contribuirs a la Productividad de la otra persona.

Email Cuida el Asunto. Cuando escribas el Asunto del mensaje cuida las palabras que pones. Piensa que ests poniendo el "titular" a una noticia. Trata de sintetizar bien el contenido del mensaje. Eso ayudar a la otra persona a interpretarlo y clasificarlo, y agilizar mucho el proceso si ests buscando una respuesta rpida. Respuestas prediseadas. En la medida que lo necesites y lo creas conveniente utiliza las respuestas prediseadas. Textos que una y otra vez escribimos en cada email y que nos roban tiempo y energas. Hay utilidades para tu sistema operativo con las que automatizar textos predefinidos. Filtros inteligentes. Utiliza siempre los filtros y las carpetas inteligentes. Reglas que puedes establecer en tu aplicacin de correo que permiten clasificar de forma automtica muchos de los emails que recibes a diario. La diferencia de trabajar con estos filtros a no hacerlo es abismal.

Email Ests descansando!. No leas tu Email en los momentos de descanso. El descanso es SAGRADO y no debes permitir que ningn Email rompa ese momento que es tuyo. No te lleves el porttil al silln, no mires tu iPhone o tu Blackberry cuando ests con tu pareja o tus amigos. Ese momento es importantsimo y ningn email debe degradarlo.

Delegacin Eficaz de Tareas

Consejos para delegar con EFICACIA Debes conocer a tu equipo y compaeros para saber de qu son capaces y en qu destaca cada uno.

Analiza tu trabajo y concluye qu tareas puedes y debes delegar. Delega con tiempo suficiente.
Defneles claramente los objetivos, quin o quines lo harn y el tiempo para hacerlo.

Los expertos sostienen que no basta con decirles las tareas que tienen que realizar, sino tambin proporcionarles los medios necesarios (informacin, tecnologa, infraestructura, etc.) para que puedan desempear su labor con suma eficacia. Antes de que se pongan manos a la obra, es importante que confirmes que la persona o personas en quienes has delegado entiendan los objetivos y los plazos que tienen para acabar las tareas.

Consejos para delegar con EFICACIA Debes fijar reuniones para que te consulten las posibles dudas que les puedan surgir.

Una vez hecho, no te lleves tu slo los laureles del xito, reconoce y premia el trabajo de tus colaboradores. Si el trabajo se ha terminado satisfactoriamente, "felictale en pblico; de no ser as, critcale en privado".
Hay que conceder el derecho al error a las personas en quienes hemos delegado. En este sentido, cuando se delega se asigna una responsabilidad y una cierta autoridad, la necesaria para poder realizar la tarea delegada. Se delega responsabilidad y autoridad, pero nunca la obligacin de rendir cuentas. Si algo sale mal es siempre el directivo que deleg quien rinde cuentas, no el subordinado.

Hbitos Eficaces Conozca sus metas y objetivos profesionales y personales. Tenga siempre preparado su programa antes de iniciar su jornada. Programe sus actividades en funcin de los objetivos que quiera alcanzar. Recuerde que no cuentan las actividades, sino los resultados obtenidos.

Elabore su programa en torno a los temas esenciales.

Programe y realice primero (a primera hora) lo ms importante. Fraccione las tareas largas para evitar la sensacin de que nunca se dispone de suficiente tiempo para realizarlas. Trate de acompasar sus actividades, en la medida de lo posible, a sus ciclos corporales. Establezca Prioridades. Agrupe acciones y asuntos relacionados entre s siempre que le sea posible.

Asegrese de asignar a cada actividad un tiempo suficiente, pero no excesivo. Mantenga la suficiente flexibilidad para poder abordar los asuntos no previstos, pero que resulten de su inters. Programe siempre su horario por escrito.

Mantenga a la vista su programa de actividades diarias.


No vacile en tomarse largos perodos de tiempo para tareas importantes. Elimine las Distracciones.

Siga el programa previsto salvo que surja otro asunto de mayor inters. Concntrese en un solo asunto y termnelo. No se llene de papeles.. Incluya en su programa algn momento para pensar S tiene tiempos muertos, aprovchelos. Lleve registro de sus avances.. Aplique estos conceptos a su vida personal.

HERRAMIENTAS

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Incrementa el rea de visualizacin. Incrementa la productividad en un 20% o mas Permite hacer 2 o mas tareas al mismo tiempo, teniendo cada una maximizada en cada monitor. En algunos casos puede ser mas econmico que un solo monitor con el mismo rea.

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Los mapas mentales son inmensamente tiles para manejar reuniones. Prepare y comparta la agenda antes de la reunin, despus, use mapa para tomar notas y asignar tareas durante la sesin

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