DISTRIBUCIN DE MATERIALES: Definicin:

La actividad de construir consiste en utilizar el trabajo del ser

humano y de las mquinas para transformar materiales en obras de ingeniera y de arquitectura. La Distribucin de los materiales esta dentro de los procesos de planeacin, negociacin, pedido, recepcin, almacenamiento, uso, resurtido, pago y control. Esta diversidad de procesos, la gran variedad de materiales, la informacin que se genera y la participacin de muchas empresas ajenas a la constructora, hace que la distribucin de los materiales sea analizada y estudiada, por lo que es importante comprender el fenmeno y contar con procedimientos sistematizados. El objetivo del presente escrito es proporcionar una gua para la ejecucin de los procesos necesarios para la distribucin de materiales considerado en la administracin de los materiales de la construccin. Palabras clave: construccin, distribucin, administracin, recursos, materiales.

Introduccin:

Una de las principales fuentes de complejidad de la actividad de construir proviene del hecho de que se utilizan muchos tipos de recursos, y adems stos son usados en cantidades relativamente grandes; de ah que sea una necesidad que las empresas dedicadas a la construccin cuenten con sistemas cuyo objetivo sea administrar adecuadamente los recursos utilizados para su eficiente distribucin, para mejorar la cadena de suministros en la construccin. Para la administracin y distribucin de cada uno de los recursos utilizados en la construccin se realizan un conjunto de procesos que inician con la elaboracin del plan de ejecucin; continan con las acciones necesarias para poder disponer de los recursos en la obra en forma expedita; y concluyen con su utilizacin y pago. Durante todos estos procesos, especialmente los dos ltimos, se ejerce otro proceso denominado control. El objetivo del presente escrito es proporcionar una gua para la ejecucin de los procesos necesarios para la distribucin de los materiales en la construccin.

LOS MATERIALES DE CONSTRUCCIN:

La ejecucin exitosa de un proyecto de construccin

requiere que todos los recursos sean administrados de manera efectiva, pero especialmente los materiales ya que constituyen la mayor parte, tanto en cantidad como en costo, de los recursos que se utilizan, el 54.51% del total de los costos directos en obras de edificacin de tamao medio y pequeo, corresponden a los materiales; de aqu que la utilidad de una empresa constructora est determinada en gran medida por la efectividad con la que se administran estos recursos . Los materiales se caracterizan porque son recursos susceptibles de ser almacenados; son en su mayora imperecederos; ocupan espacios relativamente grandes dentro de la construccin; y pueden ser consumidos en forma no uniforme y/o discontinua.

PROCESOS PARA LA ADMINISTRACIN y/o DISTRIBUCION DELOS MATERIALES

La administracin de los materiales se inicia en la etapa de

planeacin en la cual se elaboran los programas de utilizacin de cada uno de ellos. En un estudio realizado se report que el 67% de las empresas manifestaron que elaboraban sus programas de utilizacin de materiales antes del inicio de la ejecucin de la obra; sin embargo en el mismo estudio se pudo inferir que el 71 % de las empresas no analizaban a detalle los procesos constructivos para obtener esos programas, por lo que se podra esperar que en la mayora de los casos la administracin de los materiales haya sido deficiente. Para el caso especfico de los Materiales, los procesos administrativos se pueden definir en las siguientes fases: la planeacin, la negociacin, el pedido, la recepcin, el almacenamiento, el uso, el resurtido, el pago y el control.

LA PLANEACIN:
Esta primera fase tiene su fundamento en el proyecto (basado en las

necesidades de los inversionistas o usuarios), el contrato de obra, los procedimientos constructivos seleccionados, el programa de obra, el presupuesto de obra y el contexto particular en el cual se ejecutar el proyecto. Inicia con la identificacin de cada uno de los materiales que son necesarios para la construccin del proyecto, as como la cuantificacin de la cantidad necesaria de cada uno, incluyendo las mermas o desperdicios. Despus, es muy importante distribuir los recursos de los conceptos de costo del presupuesto de obra en las actividades del programa. La definicin de los conceptos de costo del presupuesto en el esquema de precios unitarios difiere en muchas ocasiones de la definicin de las actividades del Programa; sin embargo la misma cantidad y costo de los materiales del presupuesto tienen que ser distribuidos entre las actividades. Para este paso se puede hacer uso de las tecnologas actuales, como ejemplo EL PROYECT, S10, ETC.

PLANEACIN

Proponen el uso de una hoja electrnica que integra los recursos

presupuestados con el tiempo programado; a esta hoja electrnica le denominan hoja electrnica de integracin de insumos y avances programados (HEIAP). El programa de necesidades o de suministro de materiales es una derivacin del programa de utilizacin, y muestra las fechas en que se deben recibir los materiales en el sitio de construccin para su utilizacin o transformacin; representa una simplificacin del programa de utilizacin, ya que no es factible recibir materiales todos los das, por lo que se consideran solicitudes por lotes de materiales que deben estar en la obra al inicio de un perodo especfico. El siguiente proceso consiste en definir el catlogo de cuentas de costo, que representa una codificacin de las partes del proyecto hasta llegar a los recursos especficos y que permitir llevar el control del proyecto en forma ordenada y congruente. Los patrones de comparacin para el control de costos se obtienen calculando los presupuestos de control para cada una de las cuentas definidas. La cantidad y el costo unitario de cada recurso de cada actividad ser la informacin bsica para el presupuesto de control de cada cuenta.

PLANEACIN

Los programas de materiales y el catlogo de cuentas con sus presupuestos de control deben ser comunicados a las partes involucradas de la empresa constructora, tales como a la Gerencia o Superintendencia de Obra y al Departamento de Adquisiciones o Compras. Acciones de comunicacin, divulgacin o informacin al interior de la empresa son siempre importantes e indispensables para una administracin eficientemente. Una vez definida la forma de administrar y controlar los insumos, en la ltima parte de la fase de planeacin se recomienda disear la logstica para la distribucin de materiales en el sitio de construccin, en funcin de las caractersticas fsicas del terreno y la forma de ejecucin de los trabajos. Mediante este diseo se define la ubicacin, el nmero y la capacidad de los almacenes de la obra. Adems, se deber establecer la estructura organizacional para llevar a cabo la distribucin de los materiales a los centros especficos de consumo. Adicionalmente, se debe desarrollar una logstica de transporte estableciendo las rutas de trnsito ms recomendables para llegar a los centros de recepcin y consumo de materiales.

PLANIFICACION DE LA EJECUCION DE OBRAS

1.- ETAPAS Y AGENTES PARTICIPANTES EN

EL PROCESO DE EDIFICACIN.
EN LA PLANIFICACIN Y PROGRAMACIN DE LA EJECUCION DE UNA OBRA, SE TRATA DE DEFINIR EL CALENDARIO DE EJECUCIN DE UN CONJUNTO DE ACTIVIDADES. AL HACERLO ES LGICO QUE PENSEMOS EN PRIMER LUGAR EN TODAS AQUELLAS ACTIVIDADES DE OBRA PRODUCTIVAS, QUE AFECTAN A LA EMPRESA RESPONSABLE DE LA EJECUCIN ES DECIR EL CONSTRUCTOR.

 NO OBSTANTE EL CONSTRUCTOR NO ACTUA

SOLO, SUS ACTIVIDADES CONDICIONAN Y A LA VEZ SON CONDICIONADAS POR LAS ACTIVIDADES DE OTROS AGENTES QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO, EL PROMOTOR, EQUIPO REDACTOR DEL PROYECTO, EQUIPO DE DIRECCION DE LAS OBRAS, SUBCONTRATISTAS E INDUSTRIALES, PROVEEDORES DE MATERIALES Y ELEMENTOS, LA ADMINISTRACION, COMPAA DE SERVICIOS Y OTROS.

OPCION DEL USO DEL PROJECT

LA NEGOCIACIN
En esta fase se consideran los factores concernientes a la formalizacin de los acuerdos con los proveedores

de materiales de construccin. La primera parte es la elaboracin de las solicitudes de cotizacin, las cuales se envan a los proveedores previamente elegidos, ya sea del catlogo de proveedores propio o por medio de una investigacin de mercado. La solicitud de cotizacin puede contener una o ms familias de materiales dependiendo de las especialidades o tipos que maneje cada proveedor. Para esta parte cuenta mucho la experiencia previa de la empresa la cual genera un nivel de confiabilidad para cada uno de los proveedores.

ANALISIS DE COTIZACIONES
El proceso contina con el anlisis de las

cotizaciones recibidas por parte de los proveedores, que respondieron a la solicitud previa. Para dicho anlisis se concentrarn los datos de las cotizaciones en formatos elaborados para tal propsito, ya sea agrupados por familias de materiales o por los artculos que puedan suministrar uno o ms proveedores. El resultado de este anlisis ser la determinacin de los proveedores ms confiables.

AFIANZAMIENTO DE LA COTIZACIN.
La siguiente parte es llevar a cabo plticas con los proveedores incluidos en la lista anterior, para elegir las mejores opciones comerciales y discutir

con ellos las condiciones de compra, tales como: precio, tiempo de entrega, crditos, trminos contractuales y garantas que regirn los suministros de la construccin. Como resultado de lo anterior se realiza la seleccin definitiva de los proveedores, procedindose a formalizar los acuerdos a travs de contratos para el suministro de materiales.

FACTORES A TENER EN CUENTA:

CAPACIDAD DE EVALUACION PRECIOS BAJOS DISTANCIA FLETE CALIDAD-MARCA GARANTIAS-CONTRATOS EFICIENCIA-PUNTUALIDAD MAYOR OFERTA MAYOR STOCK VARIEDAD