Administracin en la Gerencia de Proyectos

Un enfoque prctico

Proyecto
Un proyecto es un esfuerzo planificado, temporal y nico, realizado para crear productos o servicios nicos que agreguen valor o provoquen un cambio beneficioso. Esto en contraste con la forma ms tradicional de trabajar, en base a procesos, en la cual se opera en forma permanente, creando los mismos productos o servicios una y otra vez.

Gerencia de proyectos
Gerencia de proyectos es la disciplina de organizar y administrar los recursos, de forma tal que un proyecto dado sea terminado completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y coste planteados a su inicio.

Modelos matemticos
En los aos 50, se desarrollaron en Estados Unidos dos modelos matemticos: PERT (Program Evaluation and Review Technique, tcnica para evaluar y revisar programas, desarrollado por la Marina) y CPM (Critical Path Method, mtodo de ruta crtica, desarrollado por DuPont y Remington Rand, para manejar proyectos de mantenimiento de plantas). El PERT/CPM es, hasta la fecha, la base metodolgica utilizada por los gerentes de proyectos profesionales.

Diagrama Gannt
El diagrama de Gantt, grfica de Gantt o carta Gantt es una popular herramienta grfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicacin previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. A pesar de que, en principio, el diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre actividades, la posicin de cada tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan identificar dichas relaciones e interdependencias. Fue Henry Laurence Gantt quien, entre 1910 y 1915, desarroll y populariz este tipo de diagrama en Occidente.

Diagrama Gannt

P.E.R.T. / CPM
En la primera mitad del siglo XX, los proyectos eran administrados con mtodos y tcnicas informales, basados en los grficos Gantt una representacin grfica del tiempo basada en barras, til para controlar el trabajo y registrar el avance de tareas. En los aos 50, se desarrollaron en Estados Unidos dos modelos matemticos: PERT (Program Evaluation and Review Technique, tcnica para evaluar y revisar programas, desarrollado por la Marina) y CPM (Critical Path Method, mtodo de ruta crtica, desarrollado por DuPont y Remington Rand, para manejar proyectos de mantenimiento de plantas). El PERT/CPM es, hasta la fecha, la base metodolgica utilizada por los gerentes de proyectos profesionales.

P.E.R.T.
La Tcnica de Revisin y Evaluacin de Programas (en ingls, Program Evaluation and Review Technique), comnmente abreviada como PERT, es un modelo para la administracin y gestin de proyectos inventado en 1958 por la Oficina de Proyectos Especiales de la Marina de Guerra del Departamento de Defensa de los EE. UU. como parte del proyecto Polaris de misil balstico mvil lanzado desde submarino.

P.E.R.T.
Principios Estos tres principios deben respetarse siempre a la hora de dibujar una malla PERT: Principio de designacin sucesiva: se nombra a los vrtices segn los nmeros naturales, de manera que no se les asigna nmero hasta que han sido nombrados todos aquellos de los que parten aristas que van a parar a ellos. Principio de unicidad del estado inicial y el final: se prohbe la existencia de ms de un vrtice inicial o final. Slo existe una situacin de inicio y otra de terminacin del proyecto. Principio de designacin unvoca: no pueden existir dos aristas que tengan los mismos nodos de origen y de destino. Normalmente, se nombran las actividades mediante el par de vrtices que unen. Si no se respetara este principio, puede que dos aristas recibieran la misma denominacin

Diagrama P.E.R.T.

C.P.M.
El mtodo CPM o Ruta Crtica (equivalente a la sigla en ingls Critical Path Method) es frecuentemente utilizado en el desarrollo y control de proyectos. El objetivo principal es determinar la duracin de un proyecto, entendiendo ste como una secuencia de actividades relacionadas entre s, donde cada una de las actividades tiene una duracin estimada. En este sentido el principal supuesto de CPM es que las actividades y sus tiempos de duracin son conocidos, es decir, no existe incertidumbre. Este supuesto simplificador hace que esta metodologa sea fcil de utilizar y en la medida que se quiera ver el impacto de la incertidumbre en la duracin de un proyecto, se puede utilizar un mtodo complementario como lo es PERT. Una ruta es una trayectoria desde el inicio hasta el final de un proyecto. En este sentido, la longitud de la ruta crtica es igual a la trayectoria ms grande del proyecto. Cabe destacar que la duracin de un proyecto es igual a la ruta crtica.

C.P.M.
Para utilizar el mtodo CPM o de Ruta Crtica se necesita seguir los siguientes pasos: 1. Definir el proyecto con todas sus actividades o partes principales. 2. Establecer relaciones entre las actividades. Decidir cul debe comenzar antes y cul debe seguir despus. 3. Dibujar un diagrama conectando las diferentes actividades en base a sus relaciones de precedencia. 4. Definir costos y tiempo estimado para cada actividad. 5. Identificar la trayectoria ms larga del proyecto, siendo sta la que determinar la duracin del proyecto (Ruta Crtica). 6. Utilizar el diagrama como ayuda para planear, supervisar y controlar el proyecto.

Identificacin de Riesgos
Consiste en conocer e identificar que acciones podran suponer un problema o riesgo (y tambin aquellas partes que, por el contrario, puedan suponer una oportunidad de xito) en las distintas partes del proyecto. (Javier del Carpio, 2006). Es conveniente que se adviertan los riesgos lo antes posible durante la consecucin del proyecto para as poder cambiar los aspectos necesarios de ste y mejorarlo. Para poder identificar los riesgos a tiempo hay que revisar toda la documentacin del proyecto, as como los antecedentes histricos que puedan precederlo sacando los riesgos potenciales del proyecto.

Tcnicas de Identificacin de Riesgos

Anlisis DAFO: Con esta tcnica se examina el proyecto segn: Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades Mtodo Delphi: Se pretende conocer los riesgos ms importantes en un proyecto determinado. Mediante un cuestionario se pregunta a varios expertos en riesgos. Se hace un resumen de las respuestas y se vuelve a mandar a los expertos para que aadan comentarios o aclaraciones. A travs de este proceso repetitivo se llega a un consenso entre los diferentes expertos sobre los riesgos ms importantes. Brainstorming.

Tcnicas de Identificacin de Riesgos

Entrevistas: Realizar entrevistas a los participantes, interesados y expertos en la materia. Anlisis de las listas de control: Realizar una lista de control de los riesgos basndose en informacin histrica de otros proyectos similares anteriores. El objetivo es que el equipo trate de identificar nuevos riesgos que no aparecan en la lista de control. Al final del proyecto, la lista de control se actualiza de forma que habr sido mejorada para proyectos futuros.

Tcnicas de Identificacin de Riesgos

Anlisis de supuestos: Para estudiar y desarrollar los riesgos se toman una serie de hiptesis, escenarios y supuestos. Tcnicas de Diagramacin: Diagramas de causa y efecto, Diagramas de flujo, y Diagramas de influencias. Juicio de expertos.