Processo Administrativo

Definio

o processo de administrar ou processo administrativo faz parte de qualquer situao em que haja pessoas que utilizam recursos (tempo, dinheiro, espao, informao e conhecimento) e pessoas para alcanar um objetivo. Busca garantir a realizao de objetivos atravs da aplicao dos recursos e das pessoas.

Funes Administrativas
PLANEJAMENTO (definio de objetivos e recursos)

CONTROLE (verificao dos resultados)

PROCESSO ADMINISTRATIVO

ORGANIZAO (disposio dos recursos em uma estrutura)

DIREO (realizao dos planos)

Caractersticas Bsicas

cclico e repetitivo: o processo permanente e contnuo e est sempre sendo completado e repetido continuamente. Em cada ciclo, o processo tende a melhorar e aperfeioar-se continuamente. interativo: isto , cada funo administrativa (planejamento, organizao, direo e controle) interage com as demais, influenciando-as e sendo por elas influenciada. sistmico: o processo no pode ser analisado por cada uma de suas partes, tomadas isoladamente, mas pela sua totalidade e globalidade. Para se entender cada uma das funes necessrio conhecer todas as demais. Nenhuma delas pode ser administrada sem uma estreita vinculao com as outras.

Planejamento

Primeira funo administrativa e serve de alicerce para as demais. Determina antecipadamente quais so os objetivos que devem ser alcanados e como proceder para ating-los. Busca um mtodo para sistematizar o processo de decises e projetar aes, de forma que o administrador possa enfrentar situaes futuras. Responde s questes: o que fazer; como fazer; quando fazer; onde fazer e com que meios fazer. O planejamento orienta o administrador para uma linha de ao futura. Segundo Chiavenato (2001, p.222)o planejamento uma tcnica para absorver a incerteza sobre o futuro e permitir maior consistncia no desempenho das organizaes.

Nveis de Planejamento

Planejamento estratgico abrange toda a organizao,

projetado a longo prazo e preocupa-se em atingir os objetivos globais da organizao. Este planejamento definido pela alta direo.

Planejamento ttico envolve cada departamento ou

unidade da organizao, abrange seus recursos especficos, e preocupa-se em alcanar objetivos departamentais, projetado para o mdio prazo.

Planejamento operacional refere-se a cada tarefa ou

atividade, projetado para o curto prazo e geralmente lida com o cotidiano e com a rotina diria ou semanal.

NVEIS DE PLANEJAMENTO

Planejamento Estratgico (Viso Total da UN) UN 2 UN 5 Planejamento Ttico (Setores) Planejamento Operacional (Dia-a-Dia) Unidade de Negcio 1

UN 4

UN 3

Estratgia Corporativa (todos os negcios da corporao)

NVEIS DE PLANEJAMENTO
Nveis da Empresa Planejamento Contedo Extenso de Tempo Amplitude

Institucional

Estratgico

Genrico e Sinttico

Longo Prazo

Macro orienta-do. Aborda a empresa como uma totalidade

Intermedirio

Ttico

Menos genrico e mais detalhado

Aborda cada unidade da Mdio Prazo

empresa ou cada conjunto de recursos separadamente

Operacional

Operacional

Detalhado e Analtico

Curto Prazo

Micro orientado. Aborda cada tarefa ou operao isoladamente

Incio Viso do Futuro Misso do Negcio Fatores Crticos de Sucesso

Objetivos Estratgicos Metas Estratgicas

Aes Fim

Incio
Viso do Futuro Misso do Negcio Fatores Crticos de Sucesso

SWOT - Questes sobre:

Ambiente Externo Ambiente Interno

Viso

Onde a organizao quer chegar. Incorpora temas como valores, desejos, vontades, sonhos e ambies. Serve de inspirao para o pessoal da organizao, criando um motivador comum. No possui a obrigatoriedade de ter um prazo definido.

Exemplos de Viso
Onde Estamos em 2009 Somos atualmente a 3 maior frota de nibus da cidade Dominamos 26% do mercado municipal A satisfao dos passageiros atinge atualmente 33% dos clientes Conduzimos 55.000 clientes a cada dia Nossa quilometram mensal atual de 180.000 quilmetros Nossos nibus tm 10 de vida mdia Nossos funcionrios detm 15% do capital social da empresa Onde Queremos Chegar em 2013 Queremos ser a 1 maior frota de nibus da cidade Queremos chegar a 45% do mercado A satisfao dos passageiros dever atingir 90% dos clientes Queremos chegar a 100.000 clientes Nossa quilometram mensal dever atingir 280.000 quilmetros Queremos nibus com mdia de 2 anos Nossos funcionrios devero deter 33% do capital social da empresa

Misso

Oferece um sentido mais amplo s atividades dirias, despertando para a importncia do cotidiano. Oferece uma viso do todo e, ao mesmo tempo, possibilita o entendimento de como sua ao se encaixa no todo da organizao. Ajuda todos a compreenderem o que fazem na organizao e a uniformizar os esforos no que fundamental para a empresa. Constitui uma regra de deciso final. O negcio deve aparecer na misso, ao menos implicitamente.

Misso- Exemplos

Aliviar a dor e a doena (Jonhson e Jonhson) Preservar e melhorar a vida do ser humano (Merck) Resolver de modo inovador problemas pendentes (3M) Melhorar a qualidade de vida atravs da tecnologia e da inovao. (GE) Transformar Pato Branco em um grande plo de indstrias eletrnicas e eletromecnicas, aprimorando o exerccio da cidadania plena, com todos os seus direitos e deveres. (Prefeitura de Pato Branco Paran) Amar e servir aos mais pobres, dando assistncia gratuita na sade e na educao para a vida. (Obras Sociais Irm Dulce)

Viso X Misso

Caractersticas da Misso Identifica o negcio a partida a "cateira de identidade" da empresa Identifica quem somos Foco do presente para o futuro Vocaes para a eternidade

Caractersticas da Viso o que se sonha para o negcio a chegada o "passaporte" para o futuro Projeta "quem desejamos ser" Focalizada no futuro mutvel, conforme os desafios

Adequao Estratgica
Anlise Organizacional Anlise Ambiental
Oportunidades

Capitaliza

Foras

Explora

Evita

Fraquezas

Ameaas

Neutraliza

Escolhas Estratgicas

Adequao Estratgica Nveis de Anlise

Macro Ambiente

Social

Ambiente Direto
Rivais

Econmico

Novos Entrantes

Organizao
Poltico Substitutos Fornecedores Clientes Legal

Tecnolgico

Viso Baseada em Recursos

Recursos Capital Financeiro fontes de dinheiro que a empresa utiliza para conceber ou implementar estratgias Capital Fsico fbrica e equipamentos, localizao geogrfica, acesso a matria-prima, tecnologia,... Capital humano treinamento, experincia, julgamento, inteligncia, relacionamento e viso das pessoas que trabalham na empresa. Capital organizacional estrutura formal da empresa, planejamento formal e informal, sistemas de controle e coordenao, cultura, reputao, relacionamento com outras empresas.

Objetivos Exemplos de nveis

Objetivos Gerais/Estratgicos: Aumentar o faturamento de R$ 3,5 milhes, em 2003, para R$ 4 milhes, em 2004. Aumentar o ndice de qualidade percebida do produto X de boa para tima (de 57% para 80% at 2004). rea de Operaes: Aumentar a produo, de 300 mil peas em maio, para 350 mil peas em junho. Reduzir as perdas de matria-prima de 10% no primeiro semestre para 6% no segundo semestre. rea de Finanas: Reduzir a inadimplncia, de R$ 18 mil, para menos de R$ 3 mil at 2004..

Planejamento Ttico e Operacional

Plano de Ao

Conscientizar e treinar as pessoas encarregadas do problema ou tarefa; Estabelecer com clareza os novos padres atravs de documentao que sirva de base para avaliaes confiveis; Definir com clareza a autoridade e responsabilidade dos envolvidos no processo; Identificar a adequao de equipamentos e materiais e do ambiente de trabalho; Monitorar os resultados.

5W2H

What O que ser feito. Define os objetivos Who Quem far o que. When prazos. Where Espao fsico / local. Why Necessidade e importncia de cada objetivo. How como ser feito o qu? Meios para a realizao. How much Custos para a realizao dos objetivos.

Organizao

Trata da definio de cargos e tarefas, da determinao da autoridade, da responsabilidade, da estruturao dos nveis hierrquicos. Definio de quem vai fazer o qu para que a organizao entregue ao cliente o seu produto ou servio. As organizaes no so estticas. Elas crescem, se desenvolvem e precisam ser organizadas e estruturadas para funcionar melhor, baseadas em princpios gerais e flexveis, capazes de serem aplicados a situaes diferentes.

Organizao
Organizao dentro do processo administrativo
Planejamento

Organizao Dividir o trabalho Agrupar as atividades em uma estrutura lgica Designar as pessoas para sua execuo Alocar os recursos necessrios Coordenar os esforos

Controle

Direo

Conceitos Importantes

Autoridade: significa que a pessoa tem o poder e o direito de tomar decises. Em Administrao reconhecemos dois tipos de autoridade nas organizaes: a autoridade de linha (os gerentes das diversas reas funcionais, como Marketing, Finanas, Produo, etc.); e a autoridade de Staff (rgos de assessoria s reas funcionais, como, em muitas organizaes, o Jurdico). Responsabilidade significa que se atribui a uma pessoa um trabalho que ela deve desempenhar. Amplitude de Controle: Nmero de subordinados que se reportam diretamente a um executivo ou supervisor. Na verdade a amplitude de controle depende de um certo nmero de fatores: a amplitude deve ser maior quando o trabalho rotineiro; os subordinados so treinados; o administrador capacitado; os cargos so similares; as medidas de desempenho so comparveis. Se existirem condies opostas, uma amplitude de controle pequena mais apropriada.

Amplitude de Controle
Amplitude de controle: organizao alta e organizao achatada.
Organizao alta Pequena amplitude de controle muitos nveis Organizao achatada Grande amplitude de controle poucos nveis

Conceitos Importantes

Organizao formal: composta pelos grupos de trabalhos que atuam juntos dentro dos diversos rgos da empresa. Pessoas que trabalham na mesma rea e por isso se relacionam profissionalmente. Organizao informal: composta pelos grupos que se relacionam por interesses pessoais, independentemente do setor em que trabalham. Estes grupos so formados por identificao, amizade, interesses comuns, simpatia pessoal, etc. A organizao informal tem grande poder nas organizaes. Em certas situaes, a organizao informal tem mais poder que a organizao formal. Desenho Organizacional: a diviso em reas diversas, do trabalho a ser feito. O desenho organizacional define a estrutura organizacional, descreve os cargos e funes. Alm disso, o desenho organizacional demonstra a inter-relao entre as vrias unidades e sub-unidades.

Departamentalizao

Quando definimos as diversas reas da organizao, estamos fazendo a DEPARTAMENTALIZAO, que no significa, necessariamente, dividir em departamentos. A departamentalizao pode ser feita segundo diferentes critrios, de acordo com o porte e o negcio da empresa.

Tipos de Departamentalizao

Departamentalizao por funes. a mais comum. Visa facilitar o desenvolvimento dos trabalhos atravs da diferenciao tcnica. Desta forma, divide-se o trabalho, por exemplo, em Departamento de Marketing, Departamento Administrativo, Departamento Comercial, Departamento de Produo, etc. Departamentalizao por Projeto. Adequada para as organizaes que precisam manter estruturas flexveis e adaptveis devido constante variao da demanda recebida. Ex.: construtoras, agncias de publicidade. Departamentalizao por Cliente. Muito utilizada na rea de servios. Os Bancos costumam ter gerncias separadas para pessoas jurdicas e para pessoas fsicas. Usada tambm na Indstria Farmacutica, para atender diversidade entre produtos ticos (vendidos sob prescrio mdica) e produtos OTC ou populares (vendidos no balco, sem receita). Departamentalizao por Produto. Adotada quando a linha de produtos ou servios ofertados exige tratamento diferenciado em termos de produo ou comercializao. Exemplos: supermercados ou uma transportadora que atue na rea de movimentao de cargas e que passe a operar com transporte de passageiros. Departamentalizao por rea geogrfica: quando uma organizao de grande porte atende a clientes em vrios Estados diferentes, ou at em vrios pases.

Tipos de Departamentalizao
Departamentalizao por funes
Diretoria

Depto. Produo

Depto. Vendas

Depto. Finanas

Seo Fabricao

Seo de Compras

Seo Manuteno

Seo Vendas

Seo de Faturam.

Seo de Contabilid.

Seo de Tesouraria

Tipos de Departamentalizao
Departamentalizao por linhas de produtos
Diretoria

Diviso Farmacutica Depto. Analgsic. Depto. Antibit. Depto. Xaropes

Diviso Veterinria

Cosmticos

Diviso

Depto. Medicam.

Depto. Vacinas

Depto. Protetor Solar

Depto. Bronzead ores

Tipos de Departamentalizao
Departamentalizao por localizao geogrfica nos nveis 2 e 3
Diretoria de Operaes

Regio Centro-Sul

Regio Norte

Regio Centro

Ag. SP

Ag. Braslia

Ag. BH

Ag. Recife

Ag. Norte

Ag. Braslia

Ag. Goinia

Tipos de Departamentalizao
Departamentalizao por cliente
Direo de Marketing

Depto. Cliente Pessoa Fsica

Depto. Cliente Pessoa Jurdica

Depto. Cliente governo

Seo Vendas

Seo Faturamento

Seo Publicida de

Seo Vendas

Seo Faturam ento

Seo Licitao

Seo Faturamen to

Tipos de Departamentalizao
Departamentalizao por Projeto

Gerente do Projeto

Eng do Projeto

Encarreg. Compras Projeto

Eng de Controle Projeto

Contador do Projeto

Analista de RH do Projeto

Organograma

o esqueleto de uma organizao. a representao grfica de como a empresa foi organizada. Representa a estrutura formal da empresa, ou seja, a sua estrutura organizacional. Segundo STONER (1999), o organograma um diagrama da estrutura de uma organizao, mostrando as funes, os departamentos ou as posies de poder na organizao, e como estes elementos se relacionam. No organograma aparecem claramente: A estrutura hierrquica (definindo os diversos nveis da organizao); Os rgos componentes (rgos de linha e rgos de staff); Os canais de comunicao que ligam os rgos;

Organograma

Linhas de comunicao

Hierarquia

Unidades de trabalho (cargos e departamentos)

Diviso Horizontal do Trabalho - Especializao

Exemplo Organograma
Organograma indicando a diferenciao horizontal e vertical.
Diferenciao Horizontal Diferenciao Vertical (Nveis Hierrquicos) (Departamentos e Divises)

Exemplo Organograma
O Nveis Hierrquicos

Presidente

Diretores

Gerentes

Chefes

Supervisores

Exemplo Organograma