MANAJEMEN

MANAJEMEN DAN TUGAS MANAJER

Chapter I

TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah mengikuti mata kuliah ini diharapkan mahasiswa mampu :
1. Menjelaskan pengertian Manajemen dan Tugas Manajer. 2. Menjelaskan dan membedakan teori-teori Manajemen 3. Menjelaskan hubungan antara lingkungan eksternal dan lingkungan internal dlm organisasi 4. Menjelaskan fungsi Perencanaan dalam Manajemen 5. Menjelaskan fungsi Pengorganisasian dalam Manajemen 6. Menjelaskan fungsi Pengarahan (leading) dalam Manajemen 7. Menjelaskan fungsi Pengendalian dalam Manajemen
2

Buku referensi
1.

2.

3.

4.

5.

6.

Basu Swasta, Azas Manajemen Modern, BPFE, Yogyakarta George R Terry, Prinsip-prinsip Manajemen, Bumi Aksara, Jakarta, 2000 Hani Handoko, Manajemen, BPFE, Yogyakarta. James AF Stoner, Manajemen, Erlangga , Jakarta, 1992 Ricky W Griffin, (Texas A & M University), Manajemen, Erlangga, Jakarta, 2002 Winardi, Kepemimpinan Dlm Manajemen, Rineka Cipta, 2000
3

Bagian I
PENGANTAR MANAJEMEN
1. Proses Manajemen 2. Jenis-jenis Manajer 3. Peran dan Keahlian Manajerial Dasar 4. Sumber Keahlian Manajerial 5. Lingkup Manajemen

Learning Objectives
Setelah mempelajari Bab ini, anda dpt :
1.

2.

3. 4.
5. 6.

Menjelaskan karakteristik manajemen, mendefinisikan manajemen dan pentingnya manajemen Mengidentifikasi dan menjelaskan 4 fungsi manajemen dalam organisasi. Menjelaskan jenis manajer Mengidentifikasi peran manajerial dasar dan ketrampilan manajer Mendiskusikan manajemen sebagi ilmu dan manajemen sebagai seni Membuat resume ttg lingkup manajemen dlm organisasi
5

Siapa yg membutuhkan manajemen ? Perusahaan ? Pemerintah ? Yayasan ? Universitas ? Semua kegiatan yang terorganisir ! ORGANISASI
6

What is an organization?
Sekelompok orang yang bekerja bersama dlm suatu struktur yang terkoordinasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

17

 Apa hubungan organisasi dgn manajemen ?

1. Manajemen dibutuhkan utk mencapai tujuan organisasi 2. Untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan yang mungkin berbeda diantara para stakeholder (Pemilik, Karyawan, Konsumen, Kreditur, Suplier, Pemerintah, Asosiasi dsb) 3. Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas dlm mencapai tujuan.

Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

18

What is Management
Seni dlm menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain ( the art of getting things done through the others (Mary Parker Follet) Is the process directing and facilitating the work of people organized in formal group to achieve a desired end (John D Millet) Proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian kegiatan anggota organisasi dgn menggunakan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yg telah ditetapkan (James AF Stoner)
Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved. 19

 Proses : cara sistematis utk melakukan sesuatu 1. Perencanaan (Planning) : sebelum melakukan
sesuatu manajer memikirkan apa tujuan organisasinya, bagaimana mencapainya, bagaimana sumber dayanya, kapan selesainya. 2. Pengorganisasian (Organizing): bagaimana manajer mengelompokkan kegiatan-kegiatan yang ada dlm organisasinya, menempatkan orang-orang dan mengalokasi sumber daya 3. Kepemimpinan /mengarahkan (Leading) : bagaimana manajer mempengaruhi bawahan agar mau bekerja dlm mancapai tujuan organisasi

4. Pengendalian (Controlling) : bagaimana manajer

mengawal seluruh aktivitas dlm organisasinya agar tetap berada pada jalur yang benar (on the right track)
Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved. 110

PROSES MANAJEMEN (James AF Stoner)

MANAJEMEN
P E R E N C A N A A N

P E N G O R G N S

P E N G A R A H A N

P E N G E N D A LI A N

TUJUAN ORGN
11

Other def : Management

A set of activities
(planning and decision making, organizing, leading, and controlling)

directed at an organizations resources

(human, financial, physical, and information)

with the aim of achieving organizational goals in an efficient and effective manner. (RW Griffin)

Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

112

Management in Organizations

Planning and decision making

Inputs from the environment

Organizing

Human resources Financial resources Physical resources Information resources Controlling Leading

Goals attained Efficiently Effectively

Figure 1.1
Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved. 113

Sumber Daya Organisasi

Human resources
Managerial talent and labor

Financial resources
Capital investments to support ongoing and long-term operations

Physical Assets
Raw materials; office and production facilities, and equipment

Information
Usable data, information linkages
Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved. 114

Contoh Sumber Daya Organisasi

Orgns Human Resources Dosen, Karywan Financial Resources SPP, SPI, DIPA Physical Resources Gedung , Peralatan Tanah, Bangunan, Mesin, Peralatan Tanah, Bangunan, Peralatan Information Resources Laporaran Penelitian, Jurnal Rencana Penjualan, Laporan Keuangan Data Badan Statistik

UNDIP

PERUSAHA Manajemen, Modal AN Karyawan Sendiri, Modal Asing, Laba Pemkot Smg Karyawan (PNS) PAD, DAU, DAK

Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

115

Manfaat dasar Management

EFFICIENTLY
Using resources wisely and in a cost-effective way
And

EFFECTIVELY
Making the right decisions and successfully implementing them

Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

116

Efektif - Efisien
Efektif : membuat keputusan yang tepat dan melaksanakannya dengan berhasil Efisien : menggunakan berbagai sumber daya secara tepat dengan cara yang hemat biaya
Perusahaan berhasil membuat mobil dengan harga yang murah, tapi disain/bentuknya tidak disukai masyarakat, sehingga tidak laku efisien tapi tidak efektif

Efektif efisien berarti tepat sasaran dan hemat biaya

Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved. 117

 Efektivitas
Kemampuan (seorang manajer) utk memilih/menggunakan cara, metode, peralatan yang tepat, guna mencapai tujuan tertentu

Efisiensi
Kemampuan utk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar

Seorang manajer yang efisien ialah :

Manajer yang mampu mencapai hasil (output) lebih tinggi dibanding masukan (input) yang digunakan Dengan sumber daya (input) sekecil-kecilnya bisa memperoleh hasil (output) tertentu atau dengan sumber daya (input) tertentu memberikan hasil (output) sebesar-besarnya.
Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved. 118

Efektif dan efisien sbg tolok ukur keberhasilan/kinerja manajemen

Seorang manajer yg dapat memproduksi mobil (suatu produk) dgn efisien (biaya murah), akan tetapi mobil tsb tidak laku dijual , dia bukan manajer yang berhasil Seorang manajer yang produknya laku dipasar, tetapi tidak memberikan profit, sama saja dia bukan manajer yang berhasil
Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved. 119

What is a Manager ?
Seseorang yang tanggung jawab utamanya melaksanakan proses manajemen
Seseorang yang merencanakam dan membuat keputusan , mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan sumber daya manusia, finansial, fisik dan informasi.

Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

120

Proses Manajemen (Fungsi Dasar Manajemen)

1. Planning and Decision Making
Menetapkan tujuan organisasi dan menentukan bagaimana cara terbaik untuk mencapainya Pemilihan suatu tindakan dari serangkaian alternatif

2. Organizing
Menentukan bagaimana cara mengelompokkan berbagai aktifitas dan sumber daya

3. Leading
Serangkaian proses yang dilakukan agar anggota organisasi bekerja bersama demi pencapaian tujuan organisasi

4. Controlling
Pemantauan perkembangan organisasi dalam mencapai tujuannya
121

Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

The Management Process (contd)

Planning and Decision Making Setting the organizations goals and deciding how best to achieve them
Organizing Determining how best to group activities and resources

Controlling Monitoring and correcting ongoing activities to facilitate goal attainment

Leading Motivating members of the organization to work in the best interests of the organization

Figure 1.2 22

Jenis Manajer Berdasarkan Tingkatannya

1. Top Managers
Sekelompok kecil eksekutif yang mengelola keseluruhan organisasi, mereka menciptakan tujuan organisasi, strategi pencapaian dan kebijakan operasional (CEO, Pres Dir, Wk)

2. Middle Managers
Kelompok manajer yang paling banyak dlm organisasi, bartanggung jawab untuk mengimplementasikan kebijakan dan rencana yang dikembangkan oleh manajer puncak serta untuk mengevaluasi, supervisi dan mengkoordinasikan pekerjaan manajer bawahannya.

3. First-Line Managers
Mengawasi/supervisi dan mengkordinasikan aktifitas karyawan

Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

123

Jenis Manajer Berdasarkan Bidang Tugas

1. Marketing Managers Bekerja pada bidang yang berhubungan dengan fungsi pemasaran (pengembangan produk baru, promosi, distribusi, jaringan klien, konsumen) 2. Financial Managers Terutama berhubungan dengan pengelolaan sumber daya keuangan (acounting, manajemen kas, investasi) 3. Operations Managers Berurusan dengan penciptaan dan pengelolaan sistem yang menciptakan produk / jasa perusahaan (pengendalian produksi, pengendalian persediaan, pengendalian kualitas, lay out pabrik dan pemilihan lokasi)
Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved. 124

4. Human Resource Managers

Bertanggung jawab untuk menerima dan mengembangkan karyawan ( human resource planning, recruiting and selecting employees, training and development, designing compensation and benefit systems, formulating performance appraisal systems, and discharging low-performing employees.) 5. Administrative Managers Lebih bersifat umum, akrab dengan semua bidang manajemen dari pada berspesialis pada satu bidang 6. Other Kinds of Managers Sesuai dengan bidang usaha/tujuan organisasi ( Public relations managers, R & D managers etc).
25

Jenis Manajer berdasarkan Tingkatan & Bidang tugas

Levels of Management Top managers

Middle managers

First-line managers

Areas of Management

Figure 1.3 26

Peran Manajerial (H Mintzberg)

Interpersonal Roles
Figurehead, leader, and liaison roles involve dealing with other people.

Informational Roles
Monitor, disseminator, and spokesperson roles involve the processing of information.

Decisional Roles
Entrepreneur, disturbance handler, resource allocator, and negotiator are managerial roles primarily related to making decisions.

Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

127

Ten Basic Managerial Roles

Category
Interpersonal

Role
Figurehead Leader Liaison Monitor Disseminator Spokesperson

Sample Activities
Attending ribbon-cutting ceremony for new plant Encouraging employees to improve productivity Coordinating activities of two projects Scanning industry reports to stay abreast of developments Sending memos outlining new organizational initiatives Making a speech to discuss growth plans Developing new ideas for innovation Resolving conflict between two subordinates Reviewing and revising budget requests Reaching agreement with a key supplier or labor union

Informational

Decisional

Entrepreneur Disturbance handler Resource allocator Negotiator

Table 1.2
Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved. 128

Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

129

Managerial Skills
1. Technical
Keahlian yang diperlukan untuk menyelesaikan atau memahami jenis kerja tertentu yang dilakasanakan dalam suatu organisasi

2. Interpersonal
Kemampuan untuk memahami, memotivasi dan berkomunikasi dengan individu maupun kelompok

3. Conceptual
Kemampuan untuk memahami dan memandang organisasi sebagai satu kesatuan. Bagaimana semua bagian dlm organisasi bisa berjalan bersama melalui keputusan yang berbasis pada kepentingan keseluruhan organisasi

4. Diagnostic
Keahlian untuk memvisualisasikan jawaban yang paling sesuai untuk situasi tertentu
Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved. 130

Managerial Skills (contd)

5. Communication
Kemampuan manajer utk mengirimkan ide dan informasi secara efektif kpd orang lain dan menerima ide dan informasi dari orang lain

6. Decision-Making
Kemampuan manajer untuk mengenali dan mendefinisikan masalah dengan benar dan kemudian menentukan satu tindakan yang tepat untuk memecahkan masalah tsb.

7. Time-Management
Keahlian manajer utk memprioritaskan pekerjaan , mengendalikan waktu bekerja secara efisien , mendelegasikan pekerjaan secara tepat

Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

131

Managerial Skills (R Katz)

.
Top Middle Lower
Conseptual

Human relations

Teknical

Robert L Katz
32

Pekerjaan Manajerial
How CEOs spend a typical day.
Desk Work 22%

Scheduled Meetings 59%

Unscheduled Meetings 10% Telephone 6% Touring Facilities 3%

33

Management : Science or Art?

Science of Management
Banyak masalah manajemen diselesaikan dgn cara rasional, logis, obyektif dan sistematis Dgn menggunakan metode ilmiah masalah manajemen bisa diselesaikan ( model kuantitatif dan berbagai teknik pengambilan keputusan untuk memecahkan masalah).

Art of Management
Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan sering juga diambil atas dasar intuisi, pengalaman, insting dan pandangan pribadi. Dgn keahlian konseptual, komunikasi, manajemen waktu, seorang manajer dpt memecahkan masalah yang kadang-kadang tidak bisa dipecahkan dgn dasar ilmu pengetahuan.
Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved. 134

Menjadi seorang Manajer

Sumber keahlian Management
Dasar pendidikan yang baik, dilanjutkan Dgn pengalaman pen didikan seumur hidup Perolehan dan peng Gunaan keahlian Manajemen dasar Yang sukses Pengalaman pekerjaan Yang pertama, dilanjut Kan dgn pengalaman Dlm berbagai jenis tu gas

Kombinasi Pendidikan & Pengalaman Figure 1.4 35

Lingkup Manajemen dlm Organisasi

For-profit Organizations
Large businesses
Industrial firms, commercial banks, insurance companies, retailers, transportation companies, utilities, communication companies, service organizations

Small businesses and start-up businesses International management

Not-for-profit Organizations
Governmental organizations : local, state. Educational organization : public and privat schools, colleges, and universities Healthcare facilities : public hospitals Nontraditional settings : community, social, spiritual groups
Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved. 136