Gestin de Proyectos

Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK) Cuarta edicin, Project Management Institute, Inc., 2008.

Gestin de los Recursos Humanos

Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto

La Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto incluye los procesos que organizan y gestionan al equipo de proyecto. El equipo de proyecto est compuesto por la gente que tiene asignados roles y responsabilidades para completar el proyecto.

Planificacin
Planificacin de los RRHH:

Identificar y documentar los roles, responsabilidades, y relaciones de reporte del proyecto, as como crear el Plan de Gestin de Personal.

Ejecucin
Adquirir el Equipo de Proyecto : Obtener los recursos humanos necesarios para completar el proyecto.

Ejecucin
Desarrollar el Equipo de Proyecto Mejorar las competencias y la interaccin de los miembros del equipo para mejorar la perfomance del proyecto.

Control
Gestionar el Proyecto : Equipo de

Realizar seguimiento al rendimiento de los miembros de equipo, proporcionar retroalimentacin, resolver temas pendientes, y coordinar cambios para mejorar el rendimiento.

Proceso 9.1: Planificacin de los Recursos Humanos

Planificacin de los RRHH

Determina roles, responsabilidades, relaciones de reporte, y crea el Plan de Gestin de Personal.

Planificacin de los RRHH

Planificacin de los RRHH

Entradas:
Factores ambientales de la empresa. Activos de los procesos de la organizacin. Plan de gestin del proyecto: Requerimientos de recursos de las actividades.

Entradas: Factores Ambientales de la Empresa

La definicin de los roles y responsabilidades del proyecto se desarrolla con un entendimiento de los modos en que se involucrarn las organizaciones; y las formas en que las disciplinas tcnicas y las personas interaccionan actualmente.

Entrada: Activos de los Procesos Organizacionales

A medida que las metodologas de gestin de proyectos maduran en una organizacin, las lecciones aprendidas de experiencias previas estn disponibles como activos de los procesos organizacionales para ayudar a planificar el proyecto actual. Entre estos activos tenemos:

Plantillas. Listas de verificacin.

Entrada: Plan de Gestin del Proyecto

Incluye los requerimientos de recursos de las actividades, y las descripciones de las actividades de gestin de proyectos, tales como: aseguramiento de la calidad, gestin de riesgos, y procura, que ayudarn al equipo de proyecto a identificar los roles y responsabilidades requeridos.

Planificacin de los RRHH

Herramientas y tcnicas:
Organigramas y descripciones de puestos. Creacin de conexiones (networking).

Teora de la organizacin.

Herramientas y Tcnicas: Organigramas y Descripciones de Puestos

Existen varias formas de documentar responsabilidades, la mayora cae dentro de jerrquicos, matriciales y texto.

roles y los tipos

Algunas otras asignaciones se especifican en otros planes subsidiarios de proyecto.

Organigrama de tipo jerrquico

Organigrama de responsabilidades basado en una matriz

Formato orientado al texto

Figura 9-4. Formatos de Definicin de Roles y Responsabilidades

(Gua del PMBOK, 3ra Edicin, Pgina 205)

Herramientas y Tcnicas: Organigramas y Descripciones de Puestos

Cualesquiera combinacin de mtodos que se utilice, el objetivo final es asegurar que cada paquete de trabajo tiene un propietario definido y que todo el equipo tiene una clara comprensin de sus roles y responsabilidades.

Organigrama de tipo jerrquico

Organigrama de responsabilidades basado en una matriz

Formato orientado al texto

Herramientas y Tcnicas: Organigramas y Descripciones de Puestos

Organigramas de Tipo Jerrquico:

Los organigramas tradicionales se pueden usar para mostrar puestos y relaciones en forma jerrquica. El WBS (EDT) muestra como los entregables se descomponen en paquetes de trabajo. El OBS muestra como se descompone una organizacin en departamentos, unidades, o equipos, y las actividades o paquetes de trabajo del proyecto se listan debajo de cada unidad. El RBS se utiliza para descomponer los recursos del proyecto por tipo de recurso.

Organigrama de tipo jerrquico

Herramientas y Tcnicas: Organigramas y Descripciones de Puestos

Organigramas Basados en Matriz:

Una RAM se utiliza para ilustrar las conexiones entre el trabajo y los miembros del equipo de proyecto. Se pueden usar a diferentes niveles. Un ejemplo de una RAM de bajo nivel es una matriz RACI.

Herramientas y Tcnicas: Organigramas y Descripciones de Puestos

Formatos Orientados al Texto:

Las responsabilidades de los miembros de equipo que requieren descripciones detalladas se pueden especificar en formatos orientados al texto. Proveen informacin tal como responsabilidades, autoridad, competencias, y calificaciones. Se conocen como descripciones de puestos o formatos rol-responsabilidad-autoridad. Son excelentes plantillas para futuros proyectos sobre todo si la informacin es actualizada por las lecciones aprendidas.

Herramientas y Tcnicas: Organigramas y Descripciones de Puestos

Otras secciones del Plan de Gestin del Proyecto:

Algunas responsabilidades relacionadas con la gestin del proyecto se listan y explican en otras secciones del plan de gestin del proyecto, por ejemplo:
o
o

El registro de riesgos lista a los propietarios de riesgos.

El plan de comunicaciones lista a los miembros del equipo responsables de las actividades de comunicacin. El plan de calidad designa a las personas responsables de llevar a cabo las actividades de aseguramiento y control de calidad.

Herramientas y Tcnicas: Organigramas y Descripciones de Puestos

La interaccin informal con otros es una manera muy constructiva de entender los factores polticos e interpersonales que impactarn la efectividad de las diversas opciones para gestionar el personal.
Las actividades de creacin de conexiones incluyen correspondencia proactiva, almuerzos de negocios, conversaciones informales, y conferencias especializadas.

Si bien esta tcnica es til al inicio del proyecto, tambin es muy til emplearla en forma regular antes de que empiece el proyecto.

Herramientas y Tcnicas: Organigramas y Descripciones de Puestos

La teora organizacional proporciona informacin concerniente a los modos en que se comportan las personas, equipos, y unidades organizacionales. Aplicar estos principios disminuye la cantidad de tiempo necesaria para crear las salidas del planeamiento de recursos humanos, y mejora la probabilidad de que el planeamiento sea efectivo.

Planificacin de los RRHH

Salidas: Roles y responsabilidades. Organigramas del proyecto. Plan de gestin del personal.

Salidas: Roles y Responsabilidades

Rol, etiqueta que describe la porcin del proyecto por la cual es responsable la persona: ingeniero civil, enlace con los tribunales, analista de negocios, etc.
Autoridad, derecho de aplicar los recursos del proyecto, tomar decisiones, y firmar aprobaciones. Responsabilidad, trabajo que el miembro del equipo de proyecto debe ejecutar para completar las actividades del proyecto. Competencia, habilidades y capacidades requeridas para completar las actividades del proyecto.

Salidas: Organigrama del Proyecto

Representacin grfica de los miembros del equipo de proyecto y sus relaciones de reporte.
Puede ser formal o informal, altamente detallada o esbozada en forma general, de acuerdo las necesidades del proyecto.

Salidas: Plan de Gestin de Personal

Describe cuando y cmo satisfar los requerimientos recursos humanos.

se de

Puede ser formal o informal, altamente detallada o esbozado en forma general, de acuerdo las necesidades del proyecto.

El plan se actualiza continuamente durante el proyecto para dirigir el reclutamiento continuo y el desarrollo del personal.

Salidas: Plan de Gestin de Personal

Adquisicin de Personal Cuando se planifica el reclutamiento surgen las siguientes preguntas:

Los recursos humanos provendrn de la misma organizacin o de fuentes externas? Los miembros trabajarn en un solo local o en varios?

Cules son los costos asociados con cada nivel de experiencia necesario?
Cunto apoyo se recibir del rea de RRHH de la organizacin?

Salidas: Plan de Gestin de Personal

Horarios
Se debe describir los marcos de tiempo para los miembros del equipo de proyecto, tanto individual como colectivamente, as como tambin se debe detallar cuando se iniciarn las actividades de adquisicin tales como el reclutamiento y otras. Una herramienta que se utiliza para presentar el requerimiento de recursos humanos en forma de diagrama es el histograma de recursos.

Salidas: Plan de Gestin de Personal

Criterios de Liberacin
El determinar el mtodo y la oportunidad para liberar a los miembros del equipo beneficia tanto al proyecto como a los miembros en s mismos. El liberar a los miembros en forma oportuna reduce los pagos innecesarios. La motivacin se mejora si se planifica con anticipacin la transicin de los miembros hacia nuevos proyectos.

Salidas: Plan de Gestin de Personal

Necesidades de Entrenamiento

Si los miembros del equipo no tendrn las competencias requeridas se debe desarrollar un plan de entrenamiento como parte del proyecto. Este plan puede incluir modos de ayudar a los miembros a obtener certificaciones que podran beneficiar al proyecto.

Salidas: Plan de Gestin de Personal

Reconocimiento y Recompensas
El tener criterios claros para las recompensas y un sistema planificado para usarlas, promover y reforzar los comportamientos deseados. Para ser efectivos stos reconocimientos y recompensas se deben basar en actividades y rendimientos bajo el control de la persona. El crear un plan para sto asegura que el reconocimiento se har efectivo y no se olvidar a medida que se ejecute el proyecto.

Salidas: Plan de Gestin de Personal

Cumplimiento
Se pueden incluir estrategias para cumplimiento de regulaciones gubernamentales, pactos colectivos, y otras polticas establecidas de recursos humanos.

Salidas: Plan de Gestin de Personal

Seguridad Se pueden incluir polticas y procedimientos para proteger a los miembros del equipo de peligros de seguridad.

Proceso 9.1: Adquirir el Equipo de Proyecto

Adquirir el Equipo de Proyecto

Es el proceso de obtener los recursos humanos necesarios para completar el proyecto.

Adquirir el Equipo de Proyecto

Adquirir el Equipo de Proyecto

Entradas: Factores ambientales de la empresa.

Activos de los procesos de la organizacin.

Roles y responsabilidades. Organigrama del proyecto. Plan de gestin de personal.

Entradas: Factores Ambientales de la Empresa

Los miembros del equipo de proyecto se obtienen de todas las fuentes disponibles, tanto internas como externas.
Cuando el equipo de proyecto puede influenciar o dirigir la asignacin del personal, debe considerar:

Disponibilidad. Capacidad. Experiencia. Intereses. Costos.

Entradas: Activos de los Procesos Organizacionales

Alguna de las organizaciones involucradas en el proyecto puede tener polticas, guas, o procedimientos que gobiernen la asignacin de personal. El departamento de recursos humanos puede tambin ayudar en el reclutamiento, contratacin, y orientacin de los miembros del equipo de proyecto.

Entradas: Roles y Responsabilidades

Rol, etiqueta que describe la porcin del proyecto por la cual es responsable la persona: ingeniero civil, enlace con los tribunales, analista de negocios, etc.
Autoridad, derecho de aplicar los recursos del proyecto, tomar decisiones, y firmar aprobaciones. Responsabilidad, trabajo que el miembro del equipo de proyecto debe ejecutar para completar las actividades del proyecto. Competencia, habilidades y capacidades requeridas para completar las actividades del proyecto.

Entradas: Organigramas del Proyecto

Representacin grfica de los miembros del equipo de proyecto y sus relaciones de reporte. Puede ser formal o informal, altamente detallada o esbozada en forma general, de acuerdo las necesidades del proyecto.

Entradas: Plan de Gestin de Personal

Describe cuando y cmo satisfar los requerimientos recursos humanos:

se de

Adquisicin del personal. Horarios. Criterios de liberacin. Necesidades de entrenamiento. Reconocimiento y recompensas. Cumplimiento de normas. Seguridad.

Adquisicin del Equipo de Proyecto

Herramientas y Tcnicas:
Asignacin previa. Negociacin. Adquisicin.

Equipos virtuales.

Herramientas y Tcnicas: Asignacin Previa

En algunos casos se conoce con anterioridad quienes sern los miembros del equipo, es decir estn preasignados.
Esto puede ocurrir cuando:
o

El proyecto es resultado de personas especficas que han sido comprometidas como parte de una propuesta competitiva. El proyecto depende de experiencias particulares de ciertas personas. Si ya ha sido definido as en el Project Charter (Acta de Constitucin del proyecto).

Herramientas y Tcnicas: Negociacin

En muchos proyectos se negocian las asignaciones de personal, por ejemplo con:

o

Gerentes funcionales para asegurar que el proyecto recibir el personal competente requerido en el tiempo adecuado. Otros equipos de gestin de proyectos que compiten por recursos escasos o especializados.

La habilidad del equipo de gestin de proyecto para influenciar a otros, juega un papel muy importante en las negociaciones de asignacin de personal.

Herramientas y Tcnicas: Adquisicin

Cuando la organizacin no posee el personal necesario para completar el proyecto, se pueden conseguir los servicios requeridos de fuentes externas.
Esto puede involucrar contratar consultores individuales o subcontratar trabajo a otra organizacin.

Herramientas y Tcnicas: Equipos Virtuales

El uso de equipos virtuales crea nuevas posibilidades cuando adquirimos a los miembros del equipo de proyecto.
Los equipos virtuales se definen como grupos de personas con metas compartidas que cumplen sus roles con muy poco o ningn tiempo empleado en reuniones de trabajo en persona. La disponibilidad de las nuevas modalidades de comunicacin electrnica ha hecho posible estos tipos de equipos de proyecto.

Adquisicin del Equipo de Proyecto

Salidas:
Asignaciones del personal del proyecto. Disponibilidad de recursos. Plan de gestin de personal.

Salidas: Asignaciones del Personal del Proyecto

El proyecto est dotado de personal cuando las personas adecuadas han sido asignadas al trabajo. La documentacin puede incluir:

Directorio del equipo de proyecto.

Memos a los miembros del equipo.

Nombres actualizados en otras partes del plan de gestin de proyecto tales como organigramas o cronogramas.

Salidas: Disponibilidad de Recursos

La disponibilidad de recursos documenta los periodos de tiempo en que cada miembro del equipo de proyecto puede trabajar en el proyecto. El crear y disponer de un cronograma final confiable depende de tener un buen entendimiento de los conflictos de cronograma que cada persona pueda tener, incluyendo las vacaciones y los compromisos con otros proyectos.

Salidas: Plan de Gestin de Personal (actualizaciones)

A medida que las personas cumplen los roles y responsabilidades del proyecto, se pueden necesitar cambios en el plan de gestin de personal debido a que rara vez las personas se ajustan exactamente a los requerimientos planeados. Otras razones para actualizar el plan son:

Promociones. Retiros.

Enfermedades.
Temas de rendimiento. Cargas de trabajo cambiantes.

Proceso 9.3: Desarrollar el Equipo de Proyecto

Desarrollar el Equipo de Proyecto

Mejora las competencias y la interaccin de los miembros de equipo para mejorar a su vez el rendimiento del proyecto.

Desarrollo del Equipo de Proyecto

Desarrollo del Equipo de Proyecto

Entradas:

Asignaciones del personal del proyecto. Plan de gestin de personal.

Disponibilidad de recursos.

Entradas: Asignaciones del Personal del Proyecto

La documentacin puede incluir:

o

Directorio del equipo de proyecto.

o
o

Memos a los miembros del equipo.

Nombres actualizados en otras partes del plan de gestin de proyecto tales como organigramas o cronogramas.

Entradas: Plan de Gestin de Personal

Describe cuando y cmo se satisfar los requerimientos de los recursos humanos:

o o o o

Adquisicin del personal. Horarios. Criterios de liberacin. Necesidades de entrenamiento.

o
o o

Reconocimiento y recompensas.
Cumplimiento de normas. Seguridad.

Entradas: Disponibilidad de Recursos

La disponibilidad de recursos documenta los perodos de tiempo en que cada miembro del equipo de proyecto puede trabajar en el proyecto.

Desarrollo del Equipo de Proyecto

Herramientas y Tcnicas:

Habilidades de gestin general. Formacin. Actividades de formacin de equipos.

Reglas bsicas.
Reubicacin. Reconocimiento y recompensa.

Herramientas y Tcnicas: Habilidades de Gestin Gerencial

Las habilidades interpersonales conocidas como habilidades blandas son particularmente importantes para el desarrollo del equipo.

Habilidades de Gestin General

OBJETIVOS METAS
COMPETENCIAS Y HABILIDADES DURAS COMPETENCIAS Y HABILIDADES BLANDAS

Raciocinio lgico Coeficiente Capacidad intelectual analtica Conocimientos y experiencia tcnicas

Liderazgo

Comunicacin Inteligencia efectiva Emocional Capacidad de trabajo en equipo

Orientacin a resultados Negociacin

Herramientas y Tcnicas: Formacin

La formacin incluye todas las actividades diseadas para mejorar las competencias de los miembros del equipo de proyecto.
La formacin puede ser formal o informal.

Ejemplos de mtodos de formacin son:

En aulas. En lnea. Basado en computadoras.

En el trabajo.
Tutora. Entrenamiento.

Herramientas y Tcnicas: Actividades de Formacin de Equipos

Pueden variar desde una actividad de cinco minutos en la agenda de una reunin de revisin de estado de proyecto hasta un evento especializado que se disea para mejorar las relaciones interpersonales.

Herramientas y Tcnicas: Reglas bsicas

Establecen expectativas claras relativas al comportamiento aceptable por los miembros del equipo de proyecto. Un compromiso temprano hacia lneas guas claras, reduce los malos entendidos e incrementa la productividad.

Herramientas y Tcnicas: Reubicacin

Involucra colocar a todos o a la mayora de los miembros ms activos del equipo, en el mismo lugar fsico para mejorar su habilidad de desenvolverse como equipo. La reubicacin puede ser temporal, durante perodos estratgicamente importantes, o durante todo el proyecto.

Herramientas y Tcnicas: Reconocimiento y Recompensas

Parte del proceso de desarrollo del equipo involucra reconocer y recompensar el comportamiento deseado. Los planes originales relativos a los modos en que se recompensar a las personas se desarrollan durante el planeamiento de los recursos humanos. Las decisiones de recompensa se hacen, formal o informalmente, durante el proceso de gestionar al equipo de proyecto a travs de las evaluaciones de rendimiento.

Desarrollo del Equipo de Proyecto

Salidas: Evaluacin del rendimiento del equipo.

Desarrollo del Equipo de Proyecto

A medida que los esfuerzos de desarrollo de equipo tales como entrenamiento, construccin de equipo, y reubicacin se van implementando, el equipo de gestin de proyectos debe evaluar formal o informalmente la efectividad del equipo. Se espera que las estrategias y actividades efectivas de desarrollo de equipo incrementen el rendimiento del mismo, lo cual incrementa la probabilidad de lograr los objetivos del proyecto.

Proceso 9.4: Gestionar el Equipo de Proyecto

Gestionar el Equipo de Proyecto

Involucra hacer seguimiento al rendimiento de los miembros del equipo, proporcionar retro alimentacin, resolver pendientes, y coordinar cambios para mejorar la performance del proyecto.

Gestin del Equipo de Proyecto

Gestin del Equipo de Proyecto

Entradas:
Activos de los procesos de la organizacin.

Asignacin del personal del proyecto.

Roles y responsabilidades. Organigrama del proyecto. Plan de gestin de personal.

Evaluacin del rendimiento del equipo.

Informacin de rendimiento del trabajo. Informacin de rendimiento.

Entradas: Activos de los Procesos Organizacionales

El equipo de gestin de proyecto debe utilizar:

Polticas, procedimientos y sistemas de reconocimiento para los empleados durante el curso del proyecto. Cenas de reconocimiento, certificados de agradecimiento, boletines informativos, tableros de anuncios, sitios web, estructura de bonificaciones, indumentaria de la empresa y otros beneficios extra.

Entradas: Asignaciones del Personal del Proyecto

Lista de los miembros del equipo de proyecto a ser evaluados durante este proceso de monitoreo y control.

Entradas: Roles y Responsabilidades

Lista de los roles y responsabilidades del personal, a ser usados en el monitoreo y evaluacin del rendimiento.

Entradas: Organigrama del Proyecto

Proporcionan una representacin de las relaciones de reporte entre los miembros del equipo.

Entradas: Plan de Gestin de Personal

Lista los periodos de tiempo en que los miembros del equipo trabajarn en el proyecto, junto con otra informacin tal como planes de entrenamiento, requerimientos de certificacin, y temas de cumplimiento de normas.

Entradas: Evaluacin de la Performance del Equipo

El equipo de gestin de proyecto realiza evaluaciones permanentes del rendimiento del equipo de proyecto.
Mediante la evaluacin continua del rendimiento del equipo, se toman acciones para resolver pendientes, modificar las comunicaciones, afrontar los conflictos, y mejorar la interaccin del equipo.

Entradas: Informacin del Rendimiento del Trabajo

Como parte del proceso de Direccin y Gestin de la Ejecucin del proyecto, el equipo de gestin de proyecto observa directamente el rendimiento de los miembros del equipo conforme este acontece. Para gestionar el equipo de proyecto se deben considerar observaciones relacionadas a reas tales como nivel de participacin de los miembros, seguimiento de puntos de accin, y claridad en las comunicaciones.

Entradas: Reportes de Rendimiento

Proveen documentacin acerca del rendimiento versus el plan de gestin del proyecto sobre reas tales como: control del schedule, control de costos, control de calidad, verificacin de alcance, y auditorias de procura. Informacin de reportes de rendimiento y sus pronsticos relacionados ayudan a determinar futuros requerimientos de recursos humanos, reconocimientos y recompensas, y actualizaciones al plan de gestin de personal.

Gestin del Equipo de Proyecto

Herramientas y tcnicas:

Observacin y conversacin.

Evaluaciones de perfomance de proyecto.

Gestin de conflictos. Registro de polmicas.

Herramientas y Tcnicas: Observacin y Conversacin

La observacin y conversacin utilizan para mantenerse contacto con el trabajo y actitudes de los miembros equipo de proyecto.

se en las del

El equipo de gestin de proyecto monitorea indicadores tales como: progreso hacia los entregables del proyecto, logros que son motivo de orgullo para los miembros del equipo, y temas interpersonales .

Herramientas y Tcnicas: Evaluaciones de Performance del Proyecto

La necesidad de evaluaciones formales o informales de la performance del proyecto dependen de la duracin del proyecto, complejidad del producto, polticas organizacionales, requisitos de los contratos de trabajo, y la cantidad y calidad de las comunicaciones regulares.

Herramientas y Tcnicas: Gestin de Conflictos

Una gestin de conflictos exitosa resulta en una mayor productividad y en relaciones de trabajo positivas. Las fuentes de conflicto incluyen:
o o o

Recursos escasos. Prioridades de cronograma.

Estilos personales de trabajo.

Reglas bsicas del equipo. Normas de grupo.

Reducen el nivel de conflicto:

o o

Prcticas slidas de gestin de proyectos.

Herramientas y Tcnicas: Registro de Polmicas

A medida que los temas polmicos van presentando en el curso de gestin del equipo de proyecto, documenta en un registro escrito persona responsable de resolver tema especfico y la fecha lmite.

se la se la el

El registro ayuda al equipo de proyecto a monitorear los temas hasta su conclusin, lo cual remueve obstculos que de otra manera podran bloquear al equipo en la consecucin de sus objetivos.

Gestin del Equipo de Proyecto

Salidas: Cambios solicitados. Acciones correctivas recomendadas. Acciones preventivas recomendadas. Activos de los procesos organizacionales. Plan de gestin de proyecto (actualizaciones).

Salidas: Cambios Solicitados

Los cambios de personal podran afectar el resto del plan de proyecto, sea por eleccin propia o por eventos no controlables. Cuando los temas de personal van a afectar el plan de proyecto, por ejemplo causando que el cronograma se extienda o que el presupuesto se exceda, se debe procesar una solicitud de cambio a travs del Control Integrado de Cambios.

Salidas: Acciones Correctivas Recomendadas

Pueden incluir temas tales como:

o
o o

Cambios de personal.
Entrenamiento adicional. Acciones disciplinarias.

Salidas: Acciones Preventivas Recomendadas

Pueden incluir temas tales como:

o o o

Entrenamiento cruzado. Clarificacin adicional de roles. Adicin de tiempo personal.

Salidas: Activos de los Procesos de la Organizacin

Input para las evaluaciones de rendimiento organizacional. Documentacin aprendidas. de lecciones
+

Salidas: Plan de Gestin de Proyecto (actualizaciones)

Las solicitudes de cambio aprobadas y las acciones correctivas pueden resultar en actualizaciones al plan de gestin de personal, el cual a su vez es parte del plan de gestin del proyecto.