CURSO DE ESPECIALIZACIN PROFESIONAL DE POST GRADO

SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION

MODULO VI AUDITORA DE SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIN

Ing. Milagro Malpartida Reynoso

Interfases del Sistema de Gestin

Medio ambiente
DESARROLLO SOSTENIBLE

Sistema medioambiental

Sistema de Calidad
CLIENTES

SIG

Sistema de Seguridad
EMPLEADOS

Responsabilidad Social SOCIEDAD

Qu es una auditoria? Para qu se realiza?

Quines intervienen en la auditora?

EL AUDITOR
Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora

EL AUDITADO
Organizacin que es auditada

EL CLIENTE
Organizacin o persona que solicita una auditora

Uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora.

Un auditor del equipo auditor se designa generalmente como auditor jefe del equipo. El equipo auditor puede incluir auditores de formacin y, cuando sea preciso, expertos tcnicos Los observadores pueden acompaar al equipo auditor pero no actan como parte del mismo.

EQUIPO AUDITOR

Los tipos de auditora Interna o De Primera Parte

Proveedor

Cliente

Organizacin

Los tipos de auditora De proveedores o Externa de segunda parte

Proveedor Organizacin

Cliente

Los tipos de Evaluacin De Certificacin o Externa de tercera parte

Proveedor

Organizacin

Cliente

Organismo certificador

ISO 9001: 2008

ISO 14001:2004

OSHAS 18001
Auditoria del sistema de gestin de prevencin riesgos laborables Procedimiento para el control activo. Procedimiento para la verificacin. Procedimiento para las no conformidades. Incidentes, accidentes, enfermedades laborables.

SA 8000

Auditoria interna

Auditoria interna

(Auditoria interna)

Seguimiento y medicin de los procesos. Seguimiento y medicin de los productos.

Procedimiento de control y medicin.

Acceso para verificacin Control de los proveedores, sub contratistas y sub proveedores

Control del producto no conforme.

Procedimiento para las no conformidades

Incumplimiento de la norma No conformidades

Mejora continua. Acciones correctivas y preventivas.

Acciones correctivas y preventivas.

Acciones correctivas y preventivas.

Mejora continua Acciones correctivas

Fuente: Ministerio de Fomento, Espaa, Mayo 2005 (modificacin personal)

Qu se busca con la Norma ISO 19011-2002?

Establecer una gua comn para:
Uso de terminologa y conceptos comunes.
Principios de auditoria. Administracin de programas de auditoria.

Conduccin de auditorias.
Calificacin de auditores

Captulos que integran ISO 19011:2002

Objeto y Campo de Aplicacin. Referencias Normativas.

Trminos y definiciones.
Principios de auditoria. Gestin de un programa de auditoria. Actividades de auditoria. Competencia y Evaluacin de auditores de sistemas de gestin de calidad y/o ambiental.

1. Objeto y Campo de Aplicacin

La norma ISO 19011:2002 ha reemplazado a la serie de normas ISO 10011 y proporciona directrices para auditar sistemas de gestin de calidad y/o ambiental . La norma contiene opciones relativas a mtodos de auditora y competencias de los auditores. La directriz tiene la intencin de ser flexible y la aplicacin puede diferir de acuerdo al tamao, naturaleza y complejidad de la organizacin a ser auditada.

2. Referencias y Normativas
Los documentos normativos siguientes contienen disposiciones que, a travs de referencias en este texto, constituyen disposiciones de esta Norma Internacional. Para las referencias fechadas, no son aplicables las modificaciones posteriores, o las revisiones, de la publicacin citada. ISO 9000: 2000, Sistemas de gestin de la calidad - Fundamentos y vocabulario ISO 14050: 2000, Gestin ambiental Vocabulario

Trminos y Definiciones Auditoria

Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar hasta qu punto se cumplen los criterios de auditora.

Evidencia de la Auditora
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables.

Criterios de Auditoria
Hallazgos.- hechos, registros o informacin de carcter cuantitativo cualitativo, resultado de la Auditora. Observacin.- comprobar hechos y sustentos. No conformidad o desvo.- detectan incumplimiento de requisitos. Efectividad.- cmo se realiza lo planeado y sus resultados Eficiencia.- relacin entre lo alcanzado y recursos empleados.

PRINCIPIOS DE UNA AUDITORIA

Asociados a los auditores:
1. Conducta tica 2. Presentacin imparcial 3. Cuidado profesional debido

Asociados al proceso de auditora

4. Independencia 5. Evidencia

Objetivos de una auditora (I)

Determinar conformidad o no conformidad de elementos del sistema de gestin. Determinar la efectividad del sistema de gestin. Evaluar la necesidad de mejoramiento o de accin correctiva (no es supervisin, inspeccin o control).
Proveer al auditado la oportunidad de mejorar

su sistema de gestin. Satisfacer requisitos reglamentarios. Permitir la incorporacin del sistema de gestin de la organizacin auditada en un registro.

Requisitos fundamentales para una auditoria efectiva

Apoyo de la direccin. Auditores Entrenados. Independencia de los auditores. Acceso a los documentos. Acceso a todos los niveles. gerenciales. Procedimientos de auditoria definido.

Un objetivo de la auditora Determinar la Coherencia del Sistema

POLITICA DE LA GESTION

OBJETIVOS Y METAS

DISPOSICIONES

REALIDAD

CUALES SON ESTAS DISPOSICIONES?

Poltica de la calidad y Manual de Gestin de la Calidad. Manual de Procesos, Manual de Operacin de Equipos.
Mtodo de Ensayo, Procedimientos Otros: Normas, Catlogos, Planes, Programas, documentos externos.

Que describen los documentos?

Estructura organizacional Planificacin de actividades

SGC

Responsabilidades

Prcticas
Procedimientos Procesos Recursos

Ejercicio N 1 Conociendo la organizacin

Qu tipo de organizacin es? A qu se dedica la organizacin? Qu instalaciones tiene? Qu tipos de auditorias requiere? Qu documentacin del SIG tiene?

Ver Separata del Ejercicio Prctico, pgina N 07

Gestin de un Programa de Auditoria

Autoridad para el programa (5.1)
Objetivos/ Extensin Responsabilidades Recursos Procedimientos

Accin de mejora (5.6)

Definir el programa (5.2 5.3)

Competencia de los auditores(7) Actividades de Auditoria (6)

Evaluacin de auditores Asignacin de equipos de auditores Direccin de actividades de Auditoria Registros

Implementar el programa (5.4 5.5)

Seguir y revisar el programa (5.6)

Gestin de un Programa de Auditoria

Autoridad para el programa (5.1)
Objetivos/ Extensin Responsabilidades Recursos Procedimientos

Accin de mejora (5.6)

Definir el programa (5.2 5.3)

P H

Competencia de los auditores(7) Actividades de Auditoria (6)

Evaluacin de auditores Asignacin de equipos de auditores Direccin de actividades de Auditoria Registros

Implementar el programa (5.4 5.5)

Seguir y revisar el programa (5.6)

Ciclo Deming

PROGRAMA DE AUDITORIA
Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo de tiempo especfico y dirigidas para un propsito especfico.

PLAN DE AUDITORIA
Descripcin de las actividades in situ y los preparativos de una auditora.

Actividades de Gestin de un Programa de Auditora

Autoridad
Definicin de un Programa de Auditora Mejora del Programa de Auditora
Objetivos Extensin Responsabilidades Recursos Procedimientos

Implementacin del Programa

Seguimiento y revisin de la Implementacin del Programa

Objetivos de un programa de auditora (PA)

Determinar la intencin del programa de auditora. Algunos ejemplos: Cumplir los requisitos para la certificacin de un sistema de gestin estndar. Asegurar la conformidad con los requisitos contractuales. Obtener y mantener la confianza en la capacidad de un proveedor.

Extensin de un programa de auditoras

Determinar la duracin, las especialidades, reas o actividades que incluir. Considerar: Alcance, objetivo y duracin de cada auditoria. Frecuencia de las auditoras que se realicen. Tamao y complejidad de la organizacin auditada. Nmero y complejidad de emplazamientos auditados. Los criterios de auditora a aplicar (legales, normas, etc). Resultados de auditoras previas. Cambios significativos en la organizacin o en las operaciones.

Procedimientos para la gestin de un programa de auditoras

Planificacin y calendario para auditores. Asegurar la competencia de los auditores. Seleccionar miembros del equipo de auditores. Realizacin de auditoras. Seguimiento de la auditora. Mantenimiento de los registros de auditora. Control del desempeo y mejora del PA.

Da Auditores Documentos Relacionados

4 4.1 Requisitos Generales 4.2 Poltica Ambiental 4.3 4.3.1 Aspectos Ambientales 4.3.2 Requisitos Legales 4.3.3 Objetivos y metas 4.3.4 Programa de Gestin 4.4 4.4.1 Estructura y Responsabilidades 4.4.2 Entrenamiento, Sens. Y Comp. 4.4.3 Comunicacin 4.4.4 Documentacin 4.4.5 Control de Documentos 4.4.6 Control Operacional 4.4.7 Contingencias y emergencias 4.5 4.5.1 Monitoreo y medicin 4.5.2. No conformidad . Accin correctiva 4.5.3 Registros 4.5.4 Auditoras Internas 4.6 Revisin del SGA

Ejemplo de un Programa de Auditoras Internas

PROGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS DEL SGC

Programa de Auditoras Internas
Elementos a Auditar Equipo auditor P E P E EN E FN B M AR AB R M AY JU N JUL L A G O

Ao:
SE T O CT N O V D I C

P E P E

Responsabilidades de los encargados de gestionar un programa de auditora

Establecer los objetivos y extensin del programa de auditora.

Establecer las responsabilidades, los recursos y los procedimientos.

Asegurarse de la implementacin del programa.

Controlar, revisar y mejorar el programa.

Asegurarse que los registros del programa se mantienen.

Recursos para la gestin de un programa de auditoras

Financieros para: desarrollar, implementar, dirigir y mejorar el PA.

Las tcnicas de auditora

Los procesos para alcanzar y mantener la competencia del auditor. La disponibilidad de auditores y expertos tcnicos competentes.

Gastos de viajes, alojamiento, estada, etc.

Registros del programa de auditoras

Mantener los siguientes registros que demuestran la implementacin del PA:
Resultados de la revisin del PA
Evaluacin de cada auditor Seleccin del auditor Formacin del auditor Planes de auditora.

Informes de auditora.
Informes de no-conformidades. Informes de acciones correctivas y preventivas.

Ejercicio N 2 Preparacin de la Organizacin para una auditora externa

Qu recursos se requiere?
Cronograma de auditoria interna
Ver Separata del Ejercicio Prctico, pgina N 08

Actividades de Auditora
Inicio de la Auditora 6.2

Revisin documentaria
Preparacin Actividades de Auditora In Situ Realizacin Actividades de Auditora In Situ

6.3 6.4 6.5 6.6

Preparacin, aprobacin y distribucin Informe

Terminacin de la Auditora Seguimiento 6.7

6.8

Inicio de la auditora
Designacin del auditor responsable.

Definicin de objetivos.
Definicin de alcance.

Definicin de criterios de auditora.

Determinacin de la viabilidad de la auditora. Establecimiento del equipo auditor. Establecimiento de los contactos iniciales con el auditado.

Contenido de un plan de auditora

Objetivos y alcance. Identificacin de los criterios y documentos de referencia. Lugares y fechas de auditora. Tiempo esperado y duracin para cada actividad. Cronograma de actividades. Funciones y responsabilidades de los miembros del equipo y acompaantes.

Contenido de un plan de auditora

Identificacin de recursos necesarios por rea.
Identificacin del representante del auditado. Idioma de trabajo y del informe incluyendo la clasificacin de NC. Arreglos de logstica. Requerimientos de confidencialidad.

PRIMER DIA: 23-8-06 TURNO: 7:30 -15:30 PERSONA QUE GUIARA: Karen Ganvinni

PROGRAMA DE AUDITORIA PLAN DE AUDITORIA

REQUISITOS DE LA NORMA ISO 14001:2004 HORARIO AUDITOR AREAS A EVALUAR AUDITADOS 4.1 4.2 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.4.4 4.4.5 4.4.6 4.4.7 4.5.1 4.5.2 4.5.3 4.5.4 4.5.5 07:00 - 07:30 Ruth Villareal Jaime Amaya Katty Gonzales 08:30 - 09:30 Evelyn Cuadros Katty Gonzales 09:30 - 10:30 Evelyn Cuadros 07:30 - 08:30 10:30 - 11:30 11:30 - 12:30 12:30 - 13:30 Jefe de Capacitacin Jefe de Transporte Jefe de Asuntos Ambientales Ana Soplin. Kathia McFarlem Miluska Prado REUNIN DE APERTURA 4.3 4.4 4.5 4.6

Katty Gonzales Jefede Operaciones Ruth Villareal Jefe de Refinacin/Produccin

Julio Rios

Jaime Amaya Evelyn Cuadros Evelyn Cuadros 13:30 - 14:30 Ruth Villareal Jaime Amaya 14:30 - 15:30 Katty Gonzales 15:30 - 16:30 15:30 - 16:31

Percy Gutierrez

Jefe de almacenamiento Sandro Pezo Jefe de Mantenimiento Carlos Vargas ALMUERZO ALMUERZO
REUNION AUDITORES REUNINDE DE AUDITORES

REALIZACION DE AUDITORIA EN EL EMPLAZAMIENTO Recopilacin y verificacin de la informacin

Fuentes de informacin
Recopilacin mediante muestreo

Informacin
Verificacin

Evidencia de la auditora
Evaluacin frente a criterios

Hallazgos de la auditora
Revisin

Conclusiones de la auditora

LISTA DE VERIFICACION (GENERICA)

LISTA DE VERIFICACION
Nro. de Auditora Pgina

Documentos de referencia

REQUISITO

Cumplimiento
SI NO

OBSERVACIONES

Un ejemplo de Registro de Encuentros

Fecha Hora No secuencia de entrevista Departamento/Funcin/ Proceso/Local Pgina

No

Observaciones de Auditora/Documentos verificados/ Personas entrevistadas

Tipo Hallazgo

Fuentes de informacin
Entrevistas. Observacin de actividades, condiciones y ambiente de trabajo. Documentos (poltica, planes, procedimientos, contratos, instrucciones, etc). Registros. Resumen de datos, indicadores de desempeo. Informes de otras fuentes (clientes, clasificacin de proveedores, etc.)
COMO? DONDE?
ESTA ES LA MANERA DE PREGUNTAR:

CUANDO? QUE? POR QUE? QUIEN?

Preguntas durante las entrevistas

COMO?
ESTA ES LA MANERA DE PREGUNTAR:

DONDE? CUANDO?

QUE?
POR QUE? QUIEN?

Identificacin y anlisis de evidencias objetivas

N.C. Hallazgos

Indicios o datos

C.

Evidencias
Enriquecer

Objetivas

Analizar

Observacin

Observe Entreviste Lea Revise Cruce informacin

Contra criterios de auditora

Agenda para la reunin final

Distribuir la lista de asistencia. Volver a explicar el propsito y el alcance. Indicar la decisin y la conclusin. Explicar las SACs mayores y menores. Obtener la firma del representante del cliente en la SAC. Explicar importancia de tcnica de muestreo. Informar sobre las observaciones. Explicar el informe y seguimiento. Obtener el registro y lista de asistencia. Dar las gracias al cliente.

Laboratorio Meteorolgico y de Calidad de Aire

Divisin de Servicios Ambientales

INFORME DE AUDITORIA INTERNA

Equipo auditor

Fecha de auditora

Pag. X de y

rea Auditada Objetivo de la Auditora Alcance de la Auditora

Personas entrevistadas
Actividades realizadas
(Adjuntar plan de auditora ejecutado)

Resultados de la auditora:
Numero de no conformidades Numero de observaciones

Adjuntar SACs

Lista de observaciones:
Nombre y firma del auditor lder: Fecha:

Ejemplo de una SAC llena

Empresa: ALFASA Norma de Referencia: ISO/TEC 25 Observacin No Conformidad No: 1 No
A U D I T O R; DESCRIPCION DE LA NO CONFORMIDAD

Tipo de Auditora: Auditora interna Fecha de Auditora; 05-02-2008 Item de la Norma: 9.2 NC MAYOR NC menor:

Se constat que en los laboratorios de ensayos microbiolgicos y fsicos se ha realizado la calibracin de balanzas de cdigos 024 y 233, evidencindose que los certificados de calibracin obtenidos (No 302 y 655) no identifican la trazabilidad a patrones certificados o nacionales de medicin. Esto contraviene lo especificado en el punto 9.2 de la gua ISO/Tec 25 Firma Representante de la empresa: JP
DETERMINACION DE LAS CAUSAS DE NO CONFORMIDAD

Firma del Auditor; AD

E M P R E S A
E M P R E S A A U D I T O R;

Responsable del Area Auditada; ACCION CORRECTIVA PROPUESTA:

Responsable del Area Auditada; VERIFICACION DE LA EJECUCUON DE LA ACCION CORRECTIA: NO CONFORMIDAD CERRADA NO CONFORMIDAD PENDIENTE Firma del Auditor Responsable; Fecha;

Fecha propuesta de aplicacin;

Atributos Personales
Caractersticas deseables del auditor
Mente abierta Diplomtico Flexible Imparcial Honesto
Saber escuchar Paciente

Claro
Buena comunicacin

Interesado
No teme ser impopular

Puntual Administra el tiempo Enftico

Indicadores para calificacin de auditores

Auditor Educacin Auditor en ambas disciplinas Nada adicional Nada adicional 2 aos en la segunda disciplina (vase la nota 3) 24 horas de formacin en la segunda disciplina (vase la nota 4) Lder de equipo auditor Nada adicional Nada adicional Nada adicional

Experiencia laboral total Experiencia laboral en Al menos dos aos del total el campo (gestin de de 5 aos la calidad / ambiental) Formacin de auditor 40 horas de formacin como auditor

Educacin secundaria (vase la nota 1) 5 aos (vase la nota 2)

Nada adicional

Experiencia como auditor

4 auditoras completas y no 3 auditoras completas y no 3 auditoras completas y no menos de 20 das de menos de 15 das de menos de 15 das de experiencia de auditor como experiencia como auditor, experiencia como auditor en la auditor en formacin en la funcin de un lder de segunda disciplina Las auditoras deberan estar equipo auditor Las auditoras deberan estar terminadas durante los Las auditoras deberan terminadas durante los dos ltimos tres aos estar terminadas durante los ltimos aos consecutivos. consecutivos. dos ltimos aos.

Ejercicio N 3 Plan de auditoria externa

Qu tipo de auditoria se realizar? Cul es el alcance? Quienes participarn? Cul ser el itinerario?
Ver Separata del Ejercicio Prctico, pgina N 11