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ALTA DIRECCION
AUDITORIA DE CALIDAD
SGC
FORTALEZAS Y DEBILIDADES
EFICAZ Y EFICIENTE
Numeral 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN 5.1 Compromiso de la Direccin. 5.2 Enfoque al Cliente 5.3 Poltica de Calidad 5.4 Planificacin 5.5 Responsabilidad, autoridad y Comunicacin. 5.6 Revisin por la Direccin Numeral 6. GESTIN DE LOS RECURSOS 6.1 Provisin de los recursos. 6.2 Recursos Humanos 6.3 Infraestructura. 6.4 Ambiente de trabajo Numeral 7. REALIZACIN DEL PRODUCTO 7.1 Planificacin de la RP. 7.2 Procesos relacionados con el cliente (requisitos) 7.3 Diseo y Desarrollo (N/A). 7.4 Compras 7.5 Produccin y prestacin del servicio (IyE) 7.6 Control de los dispositivos de seg y Med (calibracin) Numeral 8. MEDICIN ANLISIS Y MEJORA 8.1 Generalidades 8.2 Seguimiento y Medicin (cliente, AI, procesos y producto) 8.2.1 Satisfaccin al cliente. 8.2.2. AUDITORIA INTERNA 8.2.3 Seguimiento y medicin de los procesos 8.2.4 Seguimiento y medicin de productos 8.3 Control del Producto No Conforme 8.4 Anlisis de Datos 8.5 Mejora (Accin Correctiva, Accin Preventiva)
EVIDENCIA DE LA AUDITORIA Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin pertinente para el criterio de auditoria y que son verificables.
EVIDENCIA OBJETIVA: Datos que apoyan la existencia o veracidad de algo. CRITERIOS DE LA AUDITORIA Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia
Conformidad
SGC
La Norma Iso 9001-2008 especifica los requisitos de los sistemas de gestin de la calidad aplicables a toda organizacin que necesite demostrar su capacidad para proporcionar productos que cumplan con los requisitos de sus clientes y los reglamentarios que le sean de su aplicacin y su objetivo es aumentar la satisfaccin del cliente.
La Norma Iso 9004-2010 proporciona orientacin a las organizaciones para ayudar a lograr el xito sostenido mediante un enfoque de gestin de la actividad. Es aplicable a cualquier organizacin, independiente de su tamao, tipo o actividad. La Norma Iso 19011-2012 proporciona orientacin sobre la auditoria de los sistemas de gestin, incluyendo los principios de auditoria y la realizacin de las auditorias de sistemas de gestin, as como orientacin sobre la evaluacin de la competencia de los individuos que participan en el proceso de auditoria, incluyendo a la persona que gestiona el programa de auditoria, los auditores y el equipo de auditores.
TERMINOS Y DEFINICIONES
Se incluyen definiciones sobre: Observador: persona que acompaa al equipo auditor pero no audita
Competencia: Capacidad para aplicar conocimientos y habilidades para alcanzar los resultados pretendidos (Nota: La capacidad implica la aplicacin apropiada del
comportamiento personal durante el proceso de auditoria)
PRINCIPIOS DE LA AUDITORIA
Relacionados con auditores Integridad Presentacin Ecunime Confidencialidad Seguridad de la informacin Debido Cuidado Profesional
CRITERIOS
LO QUE SE DEBE HACER
Adecuacin
REALIDAD
LO QUE SE HACE
Hallazgo
ENTRADAS
OBJETIVO
LO QUE SE QUIERE LOGRAR
HECHOS Y DATOS
CONCEPTOS DE AUDITORIA
CLIENTE DE LA AUDITORIA
PROGRAMA DE LA AUDITORIA
AUDITADO
AUDITORIA
HALLAZGOS DE LA AUDITORIA
CRITERIOS DE LA AUDITORIA
EQUIPO AUDITOR
EVIDENCIA DE LA AUDITORIA
EXPERTO TECNICO
AUDITOR
CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA
A V
ENTRADAS DEL PROCESO
(8)
Actividades posteriores
P H
(4-5)
Preparacin
(8)
(6-7)
Seguimiento al proceso
Auditoria de Campo
A V
P H
Los programas se van actualizando en la medida en que se obtienen los resultados esperados
ESTABLECIMIENTO DEL PROGRAMA DE AUDITORIA REVISION Y MEJORA DEL PROGRAMA DE A. COMPETENCIA Y EVALUACION DE LOS AUDITORES REAUDITORIALIZACION DE UNA AUDITORIA SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA DE AUDITORIA
H
P H V
Establecimiento del programa de auditorias (funciones y competencia, alcance, objetivos, identificacin de riesgos, recursos, procedimientos) etc.
Implementar el programa (definicin de objetivos, alcance, criterios para una auditoria individual, seleccin de mtodos y miembros del equipo auditor, gestin del resultado de Programa de de Auditoria, gestin y mantenimiento de los registros de programa de auditoria). Seguimiento al programa de auditoria: (Evaluar la conformidad con los programas de auditoria, calendarios y Evaluar el desempeo del equipo auditor Evaluar la capacidad de los equipos auditores para implementar el plan de auditoria Evaluar la retroalimentacin de la alta direccin, los auditados, los auditores y otras partes interesadas Revisin y mejora del programa de auditoria Resultados y tendencias del seguimiento del programa de auditoria Conformidad con los procedimientos del programa Evolucin de las necesidades y expectativas de las partes interesadas Los Registros del programa Mtodos de auditoria alternativos o nuevos Eficacia de las medidas para tratar los riesgos asociados al programa de auditoria Los temas de confidencialidad y seguridad de la informacin relacionados con el programa de auditoria
Asignar los recursos para auditar los aspectos de mayor significancia dentro de los sistemas de gestin
ANLISIS
PLANIFICAR
INFORME
PREPARAR
AUDITAR
ISO 19011:2002
ISO 19011:2002
ETAPAS DE LA AUDITORIA
1.
2. INICIAR LA AUDITORA
Designar auditor lder Definir los objetivos, alcance y criterios Determinar la viabilidad Conformar equipo auditor
3. REVISAR DOCUMENTOS
Que podemos obtener de la documentacin del SGC y del Proceso? Manual de Calidad: La configuracin del SGC y sus propsitos Caracterizacin del proceso a auditar: Procedimientos , instructivos, guas, etc.: Entender el hacer del proceso documentos, registros, datos). Reportes de auditoria, no conformidades, acciones tomadas, etc.: la evolucin del proceso y su historia a travs de los resultados.
ETAPAS DE LA AUDITORIA
5. REALIZAR AUDITORA DE CAMPO Reunin de Apertura H
Definicin de Canales de Comunicacin Funciones y responsabilidades de los observadores y guas Recoleccin y verificacin de la informacin (hallazgos, preparar conclusiones, realizar reunin de cierre)
H V
LISTA DE VERIFICACION
Herramienta IDENTIFICAR
PROCESOS
REQUISITOS APLICABLES DOCUMENTOS
INTERRELACIONES
RECURSOS
VERIFICAR
IMPLEMENTACIN, EFICACIA SGC
MEJORA SGC
LISTA DE VERIFICACION
UTILIDAD: Ayudar a la gestin del tiempo, indicando lo que ha de cubrirse en cada proceso. Recopilar las evidencias de la auditoria en orden lgico Facilitar el cubrimiento de cada actividad, obteniendo respuesta para los requerimientos Con enfoque de suficiencia. Basadas en los requisitos de la norma. Para cumplir con los DEBES Pregunta/Requerimiento Datos y Registros Comentarios, Observaciones, Conclusiones y Hallazgos Numeral Norma Iso 9001:2008
PREGUNTAS DEL PHVA DEL PROCESO, PARA IDENTIFICAR SU CAPACIDAD DE CUMPLIR CON LA PLANIFICACION
CUALES HACER?
Tipos de preguntas ABIERTAS
(Generan ambiente de
Qu busca?
Las preguntas abiertas estimulan al auditado a ser el que mas hable, y as se reduce el numero de preguntas que el auditor debe formular Las preguntas de sondeo o aclaracin son preguntas abiertas diseadas para extraer informacin especifica y mas profunda acerca de un tpico
Ejemplos
Dgame que procedimientos sigue usted? Mustreme como funciona esto? Cmo }procesa los resultados del servicio? De donde viene este formato? Que hace cuando .? Por favor, explqueme Qu esta ocurriendo aqu? Por qu estas quejas no han sido atendidas? Qu quiere decir? Deme algunos ejemplos Cmo funciona esto? Me va a decir algo mas? Usted diligencio este formato Es ese el archivo para ubicar los documentos internos y externos? Qu informacin entrego al usuario? Quin trabajo con usted en la entrega de la informacin? Djeme ver si entend correctamente. Me dijo que primero hablaron con el usuario y luego enviaron una carta de respuesta con la misma informacin soportada con otros documentos Correcto?
conformidad)
SONDEO
(Mas especificas)
CERRADAS
(Se cierra el tema, se concreta).
Las preguntas cerradas estn diseadas para obtener respuestas breves del auditado.
CUALES EVITAR?
Tipos de preguntas CAPCIOSAS Qu busca?
Las preguntas sugieren al auditado la respuesta correcta o polticamente correcta. Las preguntas mltiples pueden confundir al auditado y hacerle olvidar algunas de sus respuestas, o hacer que se enfoque en algo de menor importancia.
Ejemplos
Siempre programa a los profesionales asi.verdad? Supongo que sabe que esto que encontramos va contra la ley.. Por supuesto, para usted es obvio que esta es la informacin que necesito, no. Por supuesto que esta solicitud debio ser tramitada? Cundo comenz en este trabajo le informaron acerca del manual de procedimientos? sabe en donde se encuentra este manual? Quien le enseo a hacer su trabajo? As que usted es al que le ocurri.? Finalmente pudieron trabajar juntos y rso0lver este problema? Parece que usted realmente tiene problemas para manejar este proceso No pudo averiguar como archivar esto correctamente? En el tiempo que lleva en este puesto no se ha molestado en leer el procedimiento? Ese asistente suyoDjeme decirle.!
MULTIPLES
AGRESIVAS
Estas preguntas son una via segura para poner al auditado fuera de lugar
FUENTES DE INFORMACION
CONDICIONES DE OPERACION EQUIPO EN FUNCIONAMIENTO
MEDICION MEDICION
OBSERVACION
CONDICIONES DE ENSAYO
CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO
ESTADISTICA (DATOS)
CONCLUSION HALLAZGO
EVIDENCIA
ESCUHA ACTIVA
Cierre
Criterios de la auditoria
vs
Evidencia de la auditoria
HALLAZGO DE LA AUDITORIA
La organizacin debe asegurar que el producto que no sea conforme con los requisitos se identifica y controla para prevenir su uso
PR-GR-06
FO-GR-06
SE DEBE: Tomar acciones para eliminar la No Conformidad detectada Autorizar su uso, liberacin o aceptacin por una autoridad y cuando es aplicable por el cliente Tomando acciones para impedir su uso
La organizacin debe tomar acciones para eliminar las causas de no conformidades, para que no vuelvan a ocurrir
PR-GR-04 FO-GR-04
La organizacin debe tomar acciones para eliminar las causas de no conformidades POTENCIALES, para PREVENIR que sucedan
PR-GR-05 FO-GR-05
Contenido Objetivo, alcance, criterios Auditor Lder, equipo auditor. Descripcin de las actividades realizadas en la auditores. Procesos auditados Responsables de los procesos y el personal entrevistado Aspectos favorables Aspectos dbiles Solicitud de acciones correctivas Conclusiones de la auditoria
REALIZACION DE LAS ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO DE UN AUDITORIA Auditor Lder, Equipo Auditor, Auditado
H
Verificar respuestas a las solicitudes de acciones correctivas Verificar la eficacia de las acciones implementadas En caso de tener acciones pendientes, reprogramar un nuevo seguimiento Elabora el programa de auditoria de seguimiento de ser necesario
El informe de auditoria no deberia incluir Opiniones subjetivas Informacin confidencial Criticas a las personas Declaraciones ambiguas Detalles triviales Observaciones y hallazgos que no fueron presentados o discutidos en la reunin de cierre
En las entrevistas de alta carga emocional este alerta a: Ponerse en contra de un tercero para expresar simpatia por el auditado Aceptar afirmaciones sin tener acceso a los hechos Criticar a la organizacin o sus procesos Expresar sus propios valores o juicios Tomar las cosas de manera personal
REDACCION DE NO CONFORMAIDADES
Con la menor cantidad de palabras posibles/ corta y precisa. Evidencia
La orden de compra OC-879 del cliente XXX S.A que implica modificaciones en la presentacin y forma de la entrega no se reviso, segn lo establecido en el Procedimiento P013
Clara y entendible
NO CONFORMIDADES LARGAS: La revisin por la direccin programada para ejecutarse el da 10 de enero fue realizada en las instalaciones del club y el programa elaborado coincida con el evento de entrenamiento en calidad para los procesos administrativos, por lo cual fue necesario posponerla hasta el da siguiente (11 de enero) y como ocurri un corte de energa, no se dejo registro. REFERENCIA A NOMBRES El jefe de entrenamiento no posee los registros que demuestran la competencia del personal que realiza trabajos que afectan la calidad del producto
EVITE CITAR:
Algunos .. Equipos estn con certificado de calibracin Muchos Registros no tienen los resultados de Pocos . Auditores no tienen la independencia Casi todos . Los contratos estn vencidos Varios . Reclamos muestran despachos tardos Ciertos Operarios desconocen donde estn los instructivos
5. Elaborar Informe Sabe que al redactar bien los hallazgos, asegura que no haya retrabajos en la elaboracin del informe y que facilita al auditado la adecuada focalizacin en la formulacin de las acciones correctivas o preventivas a que haya lugar
EVIDENCIA OBJETIVA