El manual de organizacin constituye un instrumento de apoyo al proceso de modernizacin organizacional de la Secretara de Relaciones Exteriores, al proporcionar informacin sobre la estructura

orgnica, atribuciones, objetivos y funciones que realizan cada uno de los rganos administrativos que la integran.
Dentro de las atribuciones que tiene encomendadas la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto (DGPOP), se encuentra la de dictaminar los manuales de organizacin de la Secretara, que de conformidad con el artculo 19 de la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal, las dependencias debern mantener permanentemente actualizados sus manuales administrativos.

La DGPOP elabor la presente gua, la cual incluye los lineamientos y aspectos metodolgicos para facilitar el proceso de elaboracin y actualizacin de los manuales de organizacin de las unidades administrativas y de las representaciones de Mxico en el exterior.

Elementos que integran el manual de organizacin.

a) Introduccin. b) Objetivo del manual. c) Antecedentes histricos. d) Marco jurdico. e) Atribuciones. f) Misin y visin. g) Estructura orgnica. h) Organigrama. i) Objetivo y funciones. j) Glosario de trminos.

a) Introduccin
Se refiere a la explicacin que se dirige al lector sobre el contenido del manual, de su utilidad y de los fines y propsitos generales que se pretenden cumplir a travs de l. Incluye informacin de cmo se usar, quin, cmo y cundo har las revisiones y actualizaciones. Es recomendable que al formular la introduccin, se emplee un vocabulario sencillo, a efecto de facilitar su entendimiento; asimismo, que comprenda totalmente los siguientes rubros: Propsito y utilidad. Sntesis del contenido. mbito de su aplicacin. reas que participaron en la elaboracin del manual. Importancia de mantener permanentemente actualizado este manual. La redaccin deber se concisa, clara y comprensible. La introduccin habr de elaborarse en un mximo de tres cuartillas.

b) Objetivo del manual

En este apartado se deber expresar el propsito que se pretende alcanzar con la aplicacin del manual. Proporcionar un instrumento tcnico-administrativo que norme la elaboracin de los manuales con uniformidad, contenido y presentacin que permita optimizar la eficiencia en la organizacin y funcionamiento de las unidades administrativas de la Secretara. El objetivo deber ser lo ms concreto posible, y su redaccin clara y en prrafos breves; adems, la primera parte de su contenido deber expresar: QU SE HACE; y la segunda, PARA QU SE HACE. La descripcin de los objetivos se iniciar con un verbo en infinitivo, y en un mximo de cinco lneas.

c) Antecedentes histricos
Se darn a conocer las principales transformaciones sobre la organizacin y funcionamiento de la unidad administrativa correspondiente, en orden cronolgico indicando las disposiciones jurdico-administrativas que hayan dado origen y/o modificado la estructura organizacional de la misma.

d) Marco jurdico
En esta parte del manual se mencionan las disposiciones jurdicas relacionadas por orden jerrquico, que dan origen a la organizacin, que establecen su creacin y sus atribuciones, as como aquellas que regulan su funcionamiento. Se deber ordenar y jerarquizar los documentos jurdicoadministrativos vigentes, en forma descendente, segn se muestra a continuacin: a) Constitucin Poltica de los Estados Unidos mexicanos. b) Leyes. c) Cdigos. d) Reglamentos. e) Decretos.

f) Convenios. g) Acuerdos. h) Circulares y/u Oficios. i) Documentos Normativo-Administrativos (manuales, guas o catlogos). j) Otras disposiciones (se anotarn los documentos que por su naturaleza no pueden ser incluidos en la clasificacin anterior). Se debern indicar en forma clara y precisa los nombres de los ordenamientos jurdicos y administrativos y citar su nmero de referencia (captulo, artculo, fraccin y en su caso, letra de inciso), fecha de publicacin o expedicin, as como su ltima reforma. Debe seguirse el orden cronolgico en que fue expedida cada disposicin.

e) Atribuciones
Desde el punto de vista jurdico, las atribuciones son medias para alcanzar fines. En el caso de los rganos administrativos, las atribuciones estn representadas por las competencias que marca la Ley. Las atribuciones le dan su amplitud y su limitacin, determinan su mbito de competencia. Se deber hacer una trascripcin textual y completa de las atribuciones de la unidad administrativa con base en la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal y en el Reglamento Interior de la Dependencia de que se trate.

f) Misin y Visin
La Misin es la razn de ser de la institucin, la cual explica su existencia. Es una declaracin de alto nivel que describe su propsito fundamental. La Visin representa el escenario altamente deseado por la Dependencia que se quisiera alcanzar en un periodo de largo plazo.

g) Estructura orgnica
Debern identificarse y mostrarse los niveles jerrquicos y la relacin que guardan entre si cada uno de los rganos que integran la estructura autorizada apegndose al nmero de cdigo organizacional establecido por la D.G.P.O.P.; enseguida del nmero del cdigo organizacional, se anotarn los nombres de los rganos que integran la unidad administrativa de acuerdo con la estructura autorizada . La descripcin de la estructura orgnica debe corresponder a su representacin grfica en el organigrama, tanto en lo referente a la nomenclatura de las unidades administrativas como a su nivel jerrquico y al orden de presentacin.
Se debern representar en primer lugar las reas sustantivas y a continuacin las de apoyo, siempre y cuando formen parte de la estructura orgnica autorizada.

Para ejercer una mejor funcin de direccin y control por parte de las unidades de mando, se recomienda que stas no tengan ms de 6 reas subordinadas.
Una unidad de mando justifica su existencia cuando las funciones asignadas son congruentes con las atribuciones conferidas y cuando depende de sta ms de un rea subordinada.

h) Organigrama
Se deber representar grficamente la relacin ordenada de las reas que componen una unidad administrativa, autorizada por la SHCP y la SFP, reflejando en forma sistemtica la ubicacin del rgano administrativo, su integracin, sus niveles jerrquicos y sus lneas de autoridad y asesora. En un organigrama se localiza el tipo de unidades que conforman una estructura, sus relaciones, las caractersticas de la dependencia, y sus funciones bsicas.

Los organigramas, por sus caractersticas: a) Proporcionan una imagen formal de la organizacin, constituyndose en una fuente autorizada de consulta. b) Indican las relaciones de jerarqua que guardan entre s los principales rganos de la institucin. c) Facilitan al personal el conocimiento de su ubicacin y relaciones dentro de la estructura orgnica. d) En las tareas de organizacin, ayudan a descubrir posibles duplicidades o dispersiones en el quehacer o las atribuciones; fracturas en los procesos; dualidades de mando; omisiones; incongruencia en relaciones de dependencia y niveles jerrquicos; y tramos insuficientes o excesivos de supervisin y control. e) Constituyen un elemento valioso en el apoyo de la induccin y capacitacin de los trabajadores. f) En general, auxilian en el anlisis, conocimiento y diseo de la organizacin.

Para la elaboracin de los organigramas se deber observar lo siguiente:

Conocer la organizacin de la Dependencia. Dibujar el organigrama con figuras de dimensiones semejantes para representar cada rea y con lneas de conexin para indicar las relaciones existentes entre stas. Ubicar cada rea representada, de acuerdo al nivel jerrquico que le corresponde. Conectar todas las reas dependientes del titular de la Dependencia, por medio de una sola lnea. Representar en primer lugar las reas sustantivas y a continuacin las de apoyo. Establecer la relacin principal de autoridad, a travs de lneas de conexin. Representar reas de asesora (staff), mediante lneas discontinuas colocadas perpendicularmente a la autoridad principal o rea. Utilizar una lnea de trazo discontinuo en forma transversal, para indicar rganos o unidades desconcentradas. El organigrama deber representar los niveles jerrquicos que han sido autorizados, desde el mximo nivel y hasta jefatura de departamento.

i) Objetivos y funciones
El objetivo constituye el propsito que se pretende cumplir, y que especifica con claridad el qu y para que se proyecta y se debe realizar una determinada accin. Se plantearn como mximo tres objetivos por rea. La descripcin de los objetivos se iniciar con un verbo en infinitivo, y se evitar el uso de adjetivos calificativos. Describe la finalidad hacia la cual se orientan los recursos y los esfuerzos de una unidad administrativa, para el cumplimiento de una actividad institucional que corresponde por atribucin a una dependencia y/o unidad administrativa. Las unidades administrativas pueden participar en el cumplimiento de una o varias actividades de la institucin, por lo que sus objetivos reflejarn su contribucin al cumplimiento de stas.

Para el objetivo: Especificar la finalidad que pretende alcanzar el rea a travs del desarrollo de sus funciones, es decir el QU, el CMO y l PARA QU, debiendo ser congruente con el objetivo del rea superior de la cual depende funcional y jerrquicamente. Cuando exista ms de un objetivo, jerarquizar de acuerdo a su importancia y con relacin a sus atribuciones. Funciones Constituyen el conjunto de actividades afines, a travs de las cuales se alcanzar el desarrollo de las atribuciones y objetivos planteados. Las funciones debern ordenarse de acuerdo a la importancia y naturaleza del rea que se trate. Las funciones descritas para cada rgano administrativo sern las ms relevantes con relacin al mbito de su competencia e incluirn slo las de carcter sustantivo. Se recomienda un mximo de diez. La descripcin de las funciones deber iniciarse con un verbo en infinitivo.

 Para la descripcin de las funciones en los niveles

jerrquicos de Direccin General, Direccin de rea, Subdireccin y Jefatura de Departamento, a continuacin se enlista una serie de verbos con los que puede iniciarse la descripcin. Funciones Sustantivas: Son las que identifican la esencia de la unidad administrativa para el cumplimiento de los objetivos. Se derivarn de las atribuciones conferidas a cada unidad administrativa en el Reglamento Interior vigente de la Dependencia. La redaccin de las funciones deber tener caractersticas de ser veraz, breve, clara y precisa. Cada funcin iniciar con verbo en infinitivo, teniendo especial cuidado en vigilar que las funciones asignadas a los rganos de nivel jerrquico superior, cuenten con el respaldo correspondiente en sus unidades subordinadas.

 Funciones de apoyo: Son aquellas que facilitan y contribuyen al logro de las

funciones sustantivas, ya que forman parte del proceso administrativo y que por su naturaleza tcnico administrativa, son de carcter obligatorio y de aplicacin general por todas las dependencias. Se debe enunciar el objetivo y a continuacin las funciones de cada una de las reas que integran la unidad administrativa, encabezando cada descripcin con el nombre del rea. Se deber considerar para su redaccin

i) Glosario de trminos
Es un listado alfabtico de definiciones de aquellas palabras o trminos utilizados en el documento y que pueden prestarse a confusin en virtud de que no siempre tienen la misma acepcin o no son ampliamente conocidos. Para redactarlo se recomienda ajustarse a los criterios siguientes: a) Defina con la mayor claridad y concrecin posible los trminos tcnico administrativos sealados en el manual. b) Incluya solamente los trminos que se presten a confusin. c) Ordene los trminos en forma alfabtica. d) Describa los conceptos sin incluir para ello el trmino que pretende definir.

Biografa
http://www.sre.gob.mx/images/stories/docnormateca/h istorico/dgpop/guia_elab_manu_org.pdf