Professeur Laïd BOUZIDI

I.A.E
Université Jean Moulin – Lyon 3

GED et Worflow

L. BOUZIDI - IAE - Université Jean Moulin Lyon3

 Professeur Laïd BOUZIDI
I.A.E
Université Jean Moulin – Lyon 3

Module
Systèmes d’Information et
Nouvelles Technologies
Partie2

L. BOUZIDI - IAE - Université Jean Moulin Lyon3

Spécificité et enjeux de
la Gestion Electronique
de Documents*
 Sommaire
I) Préambule
II) Définition
III) Les enjeux de la G.E.D.
IV) Les composantes de la G.E.D.
V) La création de documents
électroniques
VI) Les supports de stockage
VII) L'organisation des documents
 Sommaire
VIII)Architecture d'un système de G.E.D.
IX) L'aspect juridique
X) La mise en place d'un projet de G.E.D.
XI) Les applications
XII) Les perspectives de développement
XIII) Un logiciel de G. E.D. : MULTIGEST
I) Préambule

De la Gestion Electronique de
Documents à la Gestion de
Documents Electroniques
Le document (cf.
AFNOR)

"Un document est l ’ensemble d ’un

support d ’information et des
données enregistrées sur celui-ci
sous une forme permanente et
lisible par l ’homme ou par une
machine "
Le document
électronique
(cf. AFNOR)

"On appelle document électronique

tout document existant sous forme
de fichier numérique et accessible
uniquement par des installations
de traitement de données"
Typologie des
documents

 Documents textuels
 Documents visuels
 Documents sonores
 Documents audiovisuels
 Documents 3D
II) Définition

 La gestion Electronique de documents a

pour vocation de gérer tous les types de
documents et ce, indépendamment de
leur contenu et du support original
 Son action s ’étend de l ’archivage
électronique jusqu’à la modélisation des
flux d ’informations
III) Les enjeux de la
G.E.D.
 Réduire l ’espace de stockage
 Améliorer la conservation des documents
 Faciliter l'accès aux informations
 Intégrer et fédérer des sources d'informations
hétérogènes
 Gérer l'information transmise, sa pertinence et
son évolution
 Assurer l'éventuelle diffusion d'informations à
l'extérieur de l'entreprise
IV) Les composantes de
la G.E.D.
 des outils et des techniques de numérisation
 des algorithmes de
compression/décompression
 des outils logiciels de caractérisation (OCR) et
de vectorisation
 des techniques d'indexation et de balisage
documentaires
 des supports de stockage
 des périphériques de visualisation et de
restitution de l'information
V) La création de
documents
électroniques

 La transformation des documents

préexistants
 Les normes de codage
 La structuration des documents
Cycle de vie d’un
document
CREATION
CONSERVATION

MISE A JOUR
VI) Les supports de
stockage

 Le Disque Magnétique (Disque

Dur)
 Le Disque Optique Numérique

(DON)
 Le Compact Disc (CD)

 Le Digital Versatile Disc (DVD)

 Le Disque Optique
Numérique
 WORM (Write Once Read Many )

12"  16 Go

5"1/4  1,3 Go
 WMRA (Write Many Read Always)
 3"12  230 Mo
 5"14  1,3 Go
 Juke Boxes
 140 disques optiques
Le Compact Disc
 CD ROM (Read Only Memory)

12 cm  650 Mo
 Auto changeur
 6 à 9 disques
 Juke boxes
 1500 disques
 CD WORM (ou CD R - Recordable)
 CD E (Erasable)
Le Digital Versatile Disc
 DVD Vidéo (lecture seule)
 Films vidéo haute qualité avec Digital Dolby
Surround ou son stéréo numérique

 DVD ROM (lecture seule)

 Haute capacité de mémorisation des
données pour application informatique
Le Digital Versatile Disc
 DVD simple face/simple couche (12 cm)
 Capacité  4,7 Go
 DVD double face/simple couche (12 cm)
 Capacité  8,5 Go
 DVD simple face/double couche (12 cm)
 Capacité  9,4 Go
 DVD double face/double couche (12 cm)
 Capacité  17 Go
VII) L'organisation des
documents
 La recherche documentaire
 L'approche multi critères
 La recherche "Full Text"
 Le mode hypertexte
 Le Workflow
 La circulation des documents
 Les procédures
 L'EDI (Echange de Données
Informatisées)
VIII) Architecture d'un
système de G.E.D.

 Stockage des documents

 Solution monoposte

 Solution réseau
 Stockage des documents

Unité d'archivage
Documents faiblement consultés
STOCKAGE

Système de classement
Documents originaux

Disque magnétique
Documents vivants
 Solution monoposte

Scanner vidéo ou SCSI

Unité d'archivage
- Interface SCSI (faible débit)
Documents faiblement consultés
-Interface VIDEO (débit important)

Disque magnétique
Imprimante Laser
Documents vivants
- Mode TEXTE (faibles tirages)
- Mode VIDEO (tirages importants)
 Schéma à Expliquer
Serveur de télécommunications Poste de consultation/impression

MODEM
Poste de consultation/numérisation

Réseau local
Disque magnétique Unité d'archivage

Serveur de réseau

Serveur G.E.D.
Bouzidi
IX) L’aspect juridique

 La sécurité et la confidentialité des

documents
 La dématérialisation du document
 Le droit d’auteur
La sécurité et la
confidentialité des
documents

 Le risque de déformation
volontaire du document
 L ’authenticité de l ’expéditeur

 La confidentialité du document
La dématérialisation du
document

 L ’article 1348 du Code Civil précise qu’en matière

d ’archivage de documents, leur copie sur un support
électronique doit être une reproduction fidèle mais aussi
durable

 Est réputée durable toute reproduction indélébile de

l ’original qui entraîne une modification irréversible du
support

 La durabilité en matière de GED est apportée par les

supports de type WORM
Le droit d ’auteur
 Les droits moraux
 Le droit au respect de l ’œuvre
 Le droit au respect de l ’auteur
 Les droits patrimoniaux
 Le droit de reproduction ou droit de copie
 Le droit d ’exploitation ou de représentation
de l œuvre
X) La mise en place
d'un projet de G.E.D.

 La G.E.D. souffre d'une profonde

absence de méthodologie
 La conduite d'un projet G.E.D. impose la
connaissance des différents métiers de
l'entreprise
 La participation des dirigeants et leur
implication dans le projet est un facteur
majeur de réussite
XI) Les applications

 La G.E.D. administrative et Bureautique

 Le C.O.L.D.
 La G.E.D. métier
 La G.E.D. documentaire
La G.E.D.
administrative et
Bureautique

Intégration et banalisation des

systèmes de G.E.D. comme outils de
traitement dans les systèmes
bureautiques (cf. accord entre Microsoft
& Wang Labs)
Quelques exemples :
 Gestion de courrier
 Dossiers de sinistres des compagnies d'assurance
 Relevés cadastraux
 Fichier des cartes grises & permis de construire
 Plans d'occupation des sols
 Réseaux de voirie
 Archivage des fonds historiques des collectivités locales
 Etat civil
 Dossiers de sécurité sociale
Le C.O.L.D.

Le C.O.L.D. (Computer Output on

Laser Disc) s'intéresse au stockage
et à l'archivage des données issues
de traitements informatiques
Quelques exemples :
 Etats comptables (listings)
 Factures clients
 Commandes fournisseurs
 Relevés de comptes
 Bulletins de salaire
La G.E.D. métier

Seules les applications

spécifiques propres à un métier
et qui demandent des solutions
sur mesure sont concernées par
cette catégorie
Quelques exemples :
 Gestion des dossiers médicaux
 Gestion des dossiers d'autorisation de
mise sur le marché des médicaments
 Gestion de la documentation
technique
 Catalogue de pièces détachées
 Manuels de maintenance
La G.E.D. documentaire

Les applications de type

bibliothéconomique ou
documentaire présentent à la fois
les aspects les plus variés mais
aussi les plus importants de la
G.E.D.
Quelques exemples :
 La fourniture électronique de documents (cf. INIST)
 fourniture d'articles scientifiques

 mise à disposition de périodiques et de revues spécialisés

 La consultation de fonds documentaires

 Le fonds documentaire de la Bibliothèque Nationale de France

 L'Institut National de la Propriété Industrielle (I.N.P.I.)

 Les études et recherches d'Electricité de France

 Les dossiers documentaires

 La G.E.D. permet la constitution de fonds documentaires sécurisés

(dossiers), accessibles à distance et de manière partagée (cf. centre de

documentation de Paribas)
 Les banques d'images
 La photothèque du C.N.E.S. (Centre National d'Etudes Spatiales)

 La banque d'images du musée d'Orsay

 La banque d'images Sémaphore du centre Georges Pompidou

XII) Les perspectives de
développement
 Le développement des supports de stockage
 Le développement des périphériques
d'affichage
 Le développement des réseaux et systèmes
en ligne (INTERNET/INTRANET)
 Le développement des outils linguistiques
 Workflow
Eléments introductifs

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Clarification et automatisation des processus
Gestion automatisée de la qualité

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 Exemple de cas :Université Lyon 3
 Besoins des Utilisateurs
- Maîtriser, accélérer et faciliter le processus de gestion des propositions
et des décisions des Conseils.
- Gestion des dossiers d’inscription des étudiants étranger

 Gains attendus
- Respect des délais,
- Réduction des tâches sans valeur ajoutée
- Respect des procédures (best practices)

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 Moteur de Workflow

 Pourquoi utiliser un moteur de workflow ?

1) Il s’agit d’un générateur graphique paramétrable, permettant de réaliser vite une

application 100 % fidèle à l’organisation cliente.

2) Le workflow sert à à synchroniser les activités et transferts de données, en

prenant en charge les activités administratives sans valeur ajoutée.

3) C’est le seul moyen de respecter les engagements de délais et les règles de

gestion..

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 Workflow, outil de conception

 Des icônes paramétrables « Activité » :

L’activité définit « le travail » à effectuer pour une étape en terme: Rôle B

Data
2 Activité 3
Rôle A
d’information nécessaire d’information produite
Activité 1 Data
Data 1
Data 2 Rôle C
3 Activité 2
 Des liens conditionnels pour une Procédure :
Une procédure est un modèle qui définit :
 Les étapes de flux de travail
 Le flux de données
 Les règles d’assignation des tâches aux acteurs
Logigramme d’automates paramétrables.
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Workflow, outil de conception
Processus de gestion des conseils centraux

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 Monde d’actions interactives
décisionnelles (activités**)
Outil d’ordonnancement et
supervision tâches / intranet

Bases de données,fluidité, flexibilité,

interropérabilité,
Sauvegarde continue

Transactions entre rôles (#acteurs)

Gestion priorités, délais,

Reporting et traçage automatiques

Exploitation native des données

de documents dématérialisés

* Savoir ** Savoir quoi faire & quand

Gestion des activités «métier»

Paramétrage des procédures

« métier » avec l’outil

Guidage des activités par les

meilleures pratiques
Capitalisation du savoir-faire

Transferts de charges, tâches

confiées aux clients et fournisseurs
Il y a loin de la description
au résultat
Pour décrire air
e
-f
le métier de cet homme, voir
s a
e
il s'agit d'une simple tâche : sl
e pa
cèl
Consigner la détection d'un e
er
besoin "Client"! ren
édu
c
pro
de
En fait, pour tion
cr ip
s
cet homme de métier, e de
Un
son SAVOIR FAIRE n'est
pas simple du tout.

Il S’ENSEIGNE … OU SE CAPITALISE
 PHASE 1 : Elaboration du logigramme détaillé
Analyse fonctionnelle Clarification du processus
détaillée avec le patron

PHASE 2 : Consultation des Rôles

Validation de l'analyse fonctionnelle.

Représentants des acteurs + manager

Recueil de précisions nécessaires à

l'automatisation ultérieure (ex. délais)

démarche de clarification
 PHASE 3 : Accompagnement managérial

Modélisation
didactique Présentation à l’ensemble des acteurs

PHASE 4 : Simplification des procedures

Rationalisation des
procédures tenant
compte de l‘économie
d'automatisation

Homologation Présentation aux décideurs

 Un peu de vocabulaire
 Intranet / formulaires
L’internet devient un standard de support de travail interactif grâce aux
formulaires dynamiques et à la nécessaire entreprise étendue
 Automatisation
La production de services va connaître l’évolution de la production technique.
Le PC va devenir un poste de supervision pour gérer:
- Les dossiers au niveau utilisateur
- Le processus au niveau manager (~ procédé de fabrication).
 Tâches
- A l’inverse de l’informatique qui fossilise l’organisation, l’automatisation les tâches
permet une adaptation permanente
- Le modèle de travail est rapidement modifiable
 Documents On travaille sur des données
Les documents sont en arrière-plan (contexte).
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 Un peu de vocabulaire
 Rôle :
Les rôles sont utilisés pour :
 Définir des compétences
 Gérer des droits d’accès
 Définir des groupes d’utilisateurs

Acteur :
Un acteur est un utilisateur qui a un rôle dans le workflow.
Il participe aux processus workflow et peut avoir plusieurs rôles.

Variables :

Les données de chaque dossier sont sauvegardées dans des variables.

Ces variables sont celles des formulaires papier qui ont été optimisées et
automatisés.
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Professeur Laïd BOUZIDI
IAE – Université Jean Moulin – Lyon 3
6, cours Albert Thomas BP 8242
69355 Lyon Cedex 08
E-Mail : bouzidi@univ-lyon3.fr
Téléphone 00-33-4.78.78.72.73
Fax : 00.33.4.78.78.72.74

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